Wenngleich sich Unternehmen stark auf die Fertigungsbereichsaspekte von MRP- und ERP-Systemen konzentrieren, dürfen sie keinesfalls die „Nebendarsteller“ außer Acht lassen, die mit diesen Funktionen Hand in Hand gehen. Planung, Steuerung, Prognosen, Beschaffung und viele weitere Abteilungen sind schließlich entscheidend für den Erfolg eines modernen Herstellungsunternehmens.

Ein besonders wichtiger Bereich ist das Bestandsmanagement. Richtig gehandhabter Bestand kann den Cashflow verbessern, die Produktion optimieren und einer Produktionsstätte zu höherer Effizienz verhelfen. Ein schlecht verwalteter Bestand bindet hingegen wertvolles Kapital und führt zu mehr Ausschuss, geringerer Effizienz, höheren Kosten und verminderten Produktionsquoten, da Bestände ausgehen könnten.

Mit dem Aufkommen von agilen, Cloud-basierten ERP-Systemen ist ein effektives Bestandsmanagement heutzutage auch für kleine und mittegroße Herstellungsunternehmen nicht mehr außer Reichweite. Dank fortschrittlicher Software können Herstellungsunternehmen aller Größenordnungen die gleichen Vorteile genießen wie Großunternehmen und ihren Bestand mit einem effektiven und präzisen Bestandsmanagement kontrollieren.

Was ist Bestandsmanagement?

Beim Bestandsmanagement geht es um mehr als nur eine Lagerhalle mit „Dingen, die für die Produktion gebraucht werden“. Sie ist ein dynamischer und entscheidender Teil der Produktionstätigkeiten des Unternehmens. Der Bestand ist ebenso ein Vermögensposten wie ein Teil der Produktionsausrüstung und muss mit dem gleichen Grad an Sorgfalt verwaltet werden. Tatsächlich kann der Wert des Bestands den Wert der Produktionsausrüstung oft übersteigen, was ihn zu einem wichtigen nicht-kapitalisierten Vermögensposten macht.

Das Bestandsmanagement ist ein integraler Teil des allgemeinen Supply-Chain-Managements und setzt sich aus dem Bestellungsprozess für Materialien und Bauteilen zusammen, die für die Produktion fertiger Waren benötigt werden. Es kann Materialien enthalten, die verarbeitet oder zusammengebaut werden müssen, sowie Verbrauchsgüter wie chemische Lösungen für die Verarbeitung oder komplette Unterbaugruppen wie Platinen, Gehäuse und andere Artikel.

Weiterhin dehnt sich das Bestandsmanagement von Rohmaterialien bis hin zu fertigen Produkten aus und kann, je nach Branche oder Produktionsart, auch Umlaufbestand miteinschließen. Da die moderne Fertigung eine hohe Bandbreite an Komplexität mit sich bringt und Unternehmen eine gewaltige Anzahl an SKUs verfolgen müssen, gibt es mehr als eine Möglichkeit, den Bestand zu verwalten. Methoden wie Just in Time (JIT) oder Materials Requirement Planning (Materialbedarfsplanung oder MRP) sind zwei dieser Methoden. Die letztlich verwendete Methode hängt wiederum von der Produktionsart ab.

Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren:  Was ist Just-in-Time-Fertigung?

Die Wichtigkeit des Bestandsmanagements

Sich Extreme anzusehen ist die beste Möglichkeit zu erkennen, wie wichtige der Bestand selbst und allgemein ein verlässliches und präzises System für seine Verwaltung ist. In diesem Fall müssen Sie also Bestandsausfälle und Bestandsüberschüsse heranziehen. Hier liegt einer der Schwachpunkte des „klassischen“ Bestandsmanagements, das sich auf Tabellen, Zählen auf Papier und manuelle Eingaben verlässt. Wenngleich Ausfälle und Überschüsse Extreme ausmachen, gibt es nur wenig Spielraum in der Mitte und Unternehmen könnten sich schnell von einem Extrem zum anderen bewegen.

Der Grund für dieses Hin und Her zwischen „zu viel“ und „nicht genug“ betont einerseits die Gefahren eines manuellen Bestandsmanagements und andererseits die Wichtigkeit einer guten, verlässlichen und präzisen Echtzeit-Verwaltung des Bestands. Das mag den meisten Herstellungsunternehmen zwar lästig erscheinen, doch dies zu unterlassen hat insbesondere für den Cashflow und die allgemeine Gesundheit von KMUs katastrophale Auswirkungen.

Ein gutes Bestandsmanagement findet ein Gleichgewicht in der „goldenen Mitte“ und hilft Unternehmen Kosten einzusparen. Mit der genau richtigen Menge an vorrätigen Materialien wird Geld nur für das aufgewendet, was wirklich gebraucht wird; und selbst dann wird es so nah wie möglich am Punkt der Rechnungsausstellung ausgegeben.

Dieses Gleichgewicht ermöglicht es Unternehmen, Bestellungen zu erfüllen und die Kundenzufriedenheit zu fördern. Kunden können ihre gewünschten Produkte genau dann erhalten, wann sie es wollen, ohne nach alternativen Bezugsquellen suchen zu müssen. Unternehmen können somit besseren Kundenservice bieten und für starke Markenerkennung sorgen.

Gutes Bestandsmanagement ist ebenfalls wichtig für die langfristige finanzielle Gesundheit. Wenn Unternehmen relativ genau über Trends und saisonale Aspekte ihres Bestands Bescheid wissen, können Sie Mittel und Wege für Innovationen für neue Produkte finden, Mehrwertdienste anbieten und lukrativere Lieferverträge mit Verkäufern abschließen.

Bestandsmanagementsoftware

Wie bereits erwähnt kann sich ein Unternehmen schnell in den beiden Extremen Bestandsmangel oder Bestandsüberschuss wiederfinden. Beide sorgen für Kopfschmerzen und wirken sich negativ auf den Gewinn aus. Es gibt jedoch Softwares, die Herstellungsunternehmen helfen können, jene enge „Mitte“ zu finden, in der ein ausgeglichener, präziser und verlässlicher Lagerbestand vorherrscht.

Früher konnte das Bestandsmanagement eine Aufgabe für den ganzen Tag oder die ganze Woche sein, mit manuellem Abzählen, Excel-Tabellen und händischer Dateneingabe, gefolgt von nervenzerrüttender „Abstimmung“. Da diese Systeme manuell waren, wussten viele Unternehmen nicht über die Ergebnisse ihres Bestands Bescheid, bis sie in die Abstimmungsphase gelangten. An diesem Punkt traten die Verluste und Ineffizienzen jedoch schon lange vorher auf und das bislang aufgewendete Kapital war verloren.

Heutzutage stehen Herstellern viele Optionen an effektiven Fertigungssoftwares zur Verfügung.  Es gibt viele gute unabhängige Softwarepakete, die allein schon viel besser sind als die alten Methoden zur Bestandsaufnahme und -verwaltung. Der optimale Pfad hin zu einem optimalen Bestandsmanagement ist jedoch ein Softwaresystem, das eine Bestandsmanagementkomponente bzw. -modul als Teil eines allgemeinen ERP- oder MRP-Systems enthält.

Da es beim Bestand nicht nur um Bestandsprüfungen geht, ist es wichtig, dass das Bestandsmanagement als Teil eines Ganzen integriert ist. Indem der Bestand an das allgemeine Lieferketten-, Produktions-, Arbeits- und Wartungsplanungssystem gekoppelt wird, wird die Präzision verbessert und die Daten sind für das gesamte Unternehmen nutzbar.

Das Bestandsmanagement ist als erfolgsentscheidender Faktor anerkannt und oft Teil des Supply-Chain- und MRP-Systems. Neben der präzisen Aufnahme kann eine moderne Bestandsmanagementsoftware auch die Bestandskosten in mehreren Währungen kalkulieren, was für Unternehmen mit Fertigungsstätten im Ausland ein großer Vorteil ist. Die Logik, dass diese Systeme integriert werden können und sollten, damit sie die Sichtbarkeit für den gesamten Fertigungsbereich erweitern können, ist unbestreitbar.

Die Fertigung führt außerdem eine weitere Bestandsart. Um komplexe Fertigungstätigkeiten am Laufen zu halten, sind viele Ersatzteile und Verbrauchsgüter nötig, die gar nicht im finalen Produkt verarbeitet sind. Muttern, Bolzen, Schrauben, Gehäuse, Schmiermittel und andere Artikel müssen ebenfalls als Teil der Wartungs-, Reparatur- und Betriebsgüter für die Instandhaltung der Ausrüstung und die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs der Fertigungsanlagen eines Unternehmens verwaltet werden.

Die Anzahl dieser Teile kann leicht in die tausenden gehen. Glücklicherweise können die starken Betriebsmanagementsoftwares von heute auch über diese Teile präzise Bestand führen. Da Wartungs-, Reparatur- und Instandhaltungsgüter (MRO) in Bezug auf das fertige Produkt normalerweise als „Fixkosten“ oder „nicht-wertschöpfend“ gelten, sind deren Kosten oft ein großer Sorgenfaktor. Eine Bestandsmanagementsoftware kann Ihnen jedoch helfen, auch diese Kosten zu verwalten und zu optimieren.

Diese Systeme sind außerdem flexibel und agil. Unabhängig vom Produktionsmodus - MTS, MTO, ETO - oder ob ein Unternehmen Prozess- oder Just-in-Time-Fertiger ist, kann eine Bestandsmanagementsoftware den Unterschied zwischen einem guten Unternehmen und einem „klassenbesten“ Hersteller ausmachen.

Bestandsarten

Jedes Unternehmen hat andere Bestandsanforderungen, was unter anderem an seiner Produktart liegen könnte oder an der Größe des Unternehmens selbst. Der Vorteil einer guten Bestandsmanagementsoftware ist, dass sie sich an jede Variation der Bestandsart anpassen lässt:

Just in Time

Das Just-in-Time-Produktionsmodell (JIT) bietet einige gravierende Vorteile. Indem der Bestand nur für den kurzfristigen Produktionszeitraum gekauft und gelagert wird, sparen Unternehmen erhebliche Kosten für Bestand und Lagerung und können für verbesserten Cashflow sorgen.

Just-in-Time hängt von sehr speziellen und erfassbaren Produktionsquoten und -zyklen ab. Falls die Nachfrage aufgrund externer Faktoren plötzlich nach oben oder unten ausbricht, könnte es dem Unternehmen schnell an entscheidenden Komponenten fehlen. Das könnte auch zu Bottlenecks führen, da ganze Produktionslinien auf eine einzige Komponente warten könnten.

Materials Requirement Planning

Materials Requirements Planning (MRP) oder Materialbedarfsplanung wird oft in der Prozessfertigung angewendet sowie für Waren, die größtenteils kommodifiziert wurden. MRP hängt von präzisen Verkaufsprognosen ab, damit der Bestand verlässlich bestellt werden kann, basierend auf Zeitpunkt, Ort und Methode der Produktion der fertigen Güter. Die wichtigsten Komponenten und Rohstoffe werden anhand der Verkaufsprognose eingelagert.

ABC-Analyse

Einige Unternehmen haben je nach Produkt eine breite Komplexitätspalette an Bestand. Sie können auch eine breite Kostenpalette haben, die von einigen Cents für die Kosten eines Materials oder Verbrauchsguts bis zu zehntausende Euro für spezielle Komponenten reichen können.

Aufgrund des breiten Variationsspektrums der Bestandskosten fühlen sich viele Unternehmen nicht wohl dabei, Einheiten einfach nur zu zählen und ihnen einen bestimmten Wert zuzuweisen. Vielmehr wird der Bestandswert als Funktion der Kostensignifikanz als Werkzeug verwendet, Bestandsgüter mit höheren Kosten zu kontrollieren. Güter werden allgemein in drei Kategorien aufgeteilt, einschließlich hoher Wert / niedrige Menge, mittlerer Wert / mittlere Menge und niedriger Wert / hohe Menge.

Formeln für das Bestandsmanagement

Genau wie es unterschiedliche Bestandsarten gibt, gibt es auch viele Formeln zur Bestandskalkulation:

Optimale Bestellmenge

Die optimale Bestellmenge ist eine Bestandsmanagementart, bei der ein Unternehmen kalkuliert, wie viele Produkte in jedem Produktionslauf benötigt werden, um die Bestandskosten in Anbetracht konstanter Nachfrage konstant zu halten. Der Grundgedanke lautet, die Bestandsmenge mit dem geplanten Produktionslauf einer Charge auszugleichen, damit Produktionsläufe für bestimmte Produkte nicht zu oft laufen müssen. Dies hilft Unternehmen, bei denen Umrüstungsvorgänge sehr lang oder komplex sind.

Days Sale of Inventory

Days Sale of Inventory (DSI), oder Lagerreichweite, ist eine Kalkulation der durchschnittlichen Tagesanzahl, zu der Lagerbestand in Verkäufe umgewandelt werden kann. Diese Kalkulation sieht sich Rohstoffe und WIP an, um dies festzulegen. Bei vielen Unternehmen mit langen Netto-Kundenzyklen treten erhebliche Schwankungen beim Cashflow auf. Folglich könnten sie den Wert ihres Bestands an kurzfristige Finanzierung in Form von Brückendarlehen binden - was auch als „Factoring“ bekannt ist. In solchen Fällen werden Wert und Alter des Bestands herangezogen, um den Betrag an kurzfristiger Finanzierung für die Deckung des Cashflows zu bestimmen. Die Anzahl an Umschlägen pro Quartal oder Jahr spielt bei diesen Kalkulationen eine entscheidende Rolle.

Lagerbuchführung

Der Bestand wird als aktueller Vermögensposten gesehen, der in der Bilanz eines Unternehmens aufgeführt werden muss. Unabhängig vom Produkt müssen alle Unternehmen ihren Bestand präzise zählen, wiegen, messen oder schätzen, um ihn bilanzfertig zu machen. Für gewöhnlich setzt sich der Bestand aus Rohstoffen, fertigen Gütern und Handelswaren zusammen.

Außerdem schließt er die wichtige Kategorie der Work in Process Güter (WIP) ein, die sich jedoch von Unternehmen zu Unternehmen je nach Fertigungsmodus unterscheidet. Unternehmen mit einem starken Assemble to Order (ATO) Produktionsmodus führen erheblich weniger WIP-Bestand als jene mit einer Menge Unterauftragsverarbeitungsschritten, bei denen sich Materialien manchmal stunden- oder gar tage- oder wochenlang in der Produktion befinden könnten.

Lagerbuchführung erfolgt anhand einer von drei Methoden: FIFO, LIFO oder gewichtete Durchschnittskosten. FIFO ist am nützlichsten in Zeiten der Deflation, da ältere und günstigere Materialien verbraucht werden. LIFO hingegen sollte am besten während Inflationsperioden herangezogen werden, da die teuersten Materialien als Selbstkosten angesehen werden. Und wenn der Bestand nicht präzise erfasst werden kann, wird der gewichtete Durchschnitt angewendet. Der Vorteil unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und die verwendete Methode wird normalerweise vom steuerlichen Einfluss bestimmt.

Der Bestand ist eine entscheidende Komponente im Betrieb eines jeden Fertigungsunternehmens. Die gute Nachricht lautet, dass all die oben genannten Probleme mit den heutzutage verfügbaren Softwareprogrammen (insbesondere denen, die in Cloud-basierte und modulare ERP- und MRP-Systeme integriert sind) mit hohem Präzisionsgrad in Echtzeit verwaltet werden können. Die hierdurch erlangten Ergebnisse geben den Unternehmen optimierte Daten und sorgen für die niedrigstmöglichen Bestandskosten für ihre Fertigungsart.