Guía de gestión de inventarios para pequeñas empresas

MRPeasy es un sencillo pero potente software de gestión de inventarios

Optimice su inventario y reduzca los costos. Reciba notificaciones cuando los niveles de existencias sean bajos. Consiga una trazabilidad total en su cadena de suministro.

Iniciar mi prueba gratuita

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios es el proceso de gestión del movimiento y la actividad de todos los activos físicos necesarios para producir mercancías en el proceso de fabricación. Comienza con la compra de componentes y termina con la venta del producto.

El inventario no es sólo un almacén de «cosas necesarias para el negocio». Es una parte dinámica y crítica del propio esfuerzo de producción. El inventario es un activo tan importante como un equipo y debe gestionarse con el mismo nivel de cuidado. De hecho, el valor del inventario puede superar a menudo el valor del equipo de producción y es un importante activo capitalizado.

El inventario incluye los materiales que deben ser procesados o ensamblados y puede incluir consumibles como las soluciones químicas necesarias para el procesamiento, así como subconjuntos completos como placas de circuitos, cubiertas y otros artículos. La gestión de las existencias se extiende también desde las materias primas hasta los productos terminados y, según el sector o el modo de producción, puede incluir el trabajo en curso (WIP).

La gestión de inventarios es una parte integral de la gestión global de la cadena de suministro y consiste en el proceso de planificación y pedido de los materiales y componentes necesarios para producir productos terminados, el almacenamiento de los artículos, la organización del almacén y los procesos organizativos como los procedimientos de recepción y manipulación de inventarios, el seguimiento de los lotes de existencias, la documentación de los movimientos de existencias, la preparación de pedidos para su envío, y mucho más.

Dado que la fabricación moderna abarca una gran variedad de complejidad y debe hacer seguimiento de un enorme número de unidades de mantenimiento de existencias, hay más de una forma de gestionar el inventario. Para que sea eficaz, se necesita un software de gestión de inventarios centrado en un aspecto concreto o un software ERP de fabricación más amplio. Además, métodos como el JIT (Just in Time), la planificación de requerimientos de materiales (MRP) o el punto de reorden/cantidad de reorden (ROP/ROQ) son algunos de los enfoques populares que podrían aplicarse para ser más eficaces. Lo que se utilice dependerá del tipo de empresa.

La importancia de la gestión del inventario


Una buena gestión del inventario también es importante para la salud financiera de una empresa en el largo plazo.

La mejor manera de entender la importancia del inventario y la importancia de contar con un sistema fiable y preciso para gestionarlo es fijarse en los extremos –la falta y el exceso de existencias. Pero aquí radica uno de los fallos de la gestión de inventarios de la «vieja escuela», que se basa en hojas de cálculo, recuento en papel y entradas manuales. Aunque los extremos son la falta y exceso de existencias, no existe un término medio, y las empresas pueden pasar de un extremo a otro.

La razón de este vaivén entre «demasiado» y «no suficiente» pone de manifiesto los peligros de la gestión manual del inventario, pero también destaca la importancia de una buena gestión del inventario, fiable, precisa y en tiempo real. Y si bien esto es un lastre para cualquier fabricante o distribuidor, puede ser especialmente destructivo para el flujo de caja y la salud general de las PYMES.

Una buena gestión de inventarios logra un equilibrio en ese «delgado» terreno intermedio para ayudar a la empresa a reducir costos. Con el equilibrio adecuado de materiales, el dinero en efectivo sólo se gasta en lo que se necesita, e incluso entonces, se gasta lo más cerca posible del punto de facturación.

Este equilibrio permite a las empresas cumplir con los pedidos e impulsa la satisfacción de los clientes. Los clientes pueden obtener lo que quieren cuando lo quieren sin tener que buscar fuentes alternativas. Esto proporciona un mejor servicio al cliente y un fuerte reconocimiento de la marca.

Pero una buena gestión del inventario también es importante para la salud financiera de una empresa en el largo plazo. Al conocer con un alto grado de precisión las tendencias y los aspectos estacionales del inventario, las empresas pueden encontrar vías para gestionar mejor los costos e innovar en nuevos productos, ofrecer servicios de valor añadido y negociar contratos de suministro más lucrativos con los proveedores.

Tipos de inventario

Antes de que un producto fabricado llegue al cliente, pasa por varias etapas de vida en su inventario. Comprender y contabilizar estos diferentes tipos de inventario le permite reducir los costos empresariales y aumentar la eficiencia.

Categorías principales

Materias primas

El inventario de materias primas consiste en materiales o componentes que el personal de producción necesita para crear productos finales. Por ejemplo, el inventario de materias primas de un fabricante de muebles de madera puede consistir en diferentes tipos de madera, barnices y pintura, acolchados y textiles. Si el fabricante de muebles construye sus productos utilizando componentes prefabricados, éstos pueden incluir las tapas de las mesas, las patas de los muebles, los apoyabrazos, los respaldos, etc.

Trabajo en curso (WIP)

El inventario de trabajo en curso o WIP son los artículos en existencias que no son ni materias primas ni productos terminados, sino que son algo intermedio. Por ejemplo, cuando se ha construido el armazón de un sofá y la carcasa se devuelve al inventario para esperar a que se añada el relleno, forma parte del inventario WIP.

El inventario de trabajo en curso es especialmente importante para la contabilidad. Dado que las mercancías WIP ya han incurrido en algunos costos de producción (materias primas, mano de obra y gastos generales), es importante contabilizarlos para garantizar una valuación y una contabilidad precisas.

Productos terminados

Los productos terminados son productos que han pasado por todo el proceso de producción y están a la espera de ser vendidos. Algunas empresas (como los aserraderos, las empresas químicas, los fabricantes de metal, etc.) pueden vender sus productos terminados a otros fabricantes para que los utilicen en otra instalación como materiales o componentes en una fabricación posterior. Las empresas distribuidoras compran productos a los fabricantes y los revenden.

Categorías adicionales

Artículos no inventariados

Los artículos que una empresa utiliza en sus operaciones pero que no registra se denominan artículos no inventariables. Se trata de artículos que generalmente se compran a granel y se utilizan en cantidades muy pequeñas por producto (como tornillos o pegamento en los muebles), o como artículos auxiliares en la empresa. Los artículos que entran en esta última categoría también se denominan suministros de mantenimiento, reparación y operación (MRO, por sus siglas en inglés) e incluyen equipos de seguridad, suministros de conserjería, herramientas de reparación, suministros de oficina, etc.

En los software de inventario, los artículos no inventariables (como funcionalidad técnica) también suelen utilizarse para definir los servicios con el fin de poder añadirlos a los documentos de compra y venta, pero, naturalmente, no se realiza un seguimiento de su inventario.

Inventario en consignación

El inventario en consignación es un inventario que se mantiene y pertenece a partes separadas. En este caso, el consignador conserva la propiedad de las mercancías, mientras que el consignatario las mantiene en su inventario para ser utilizados. El consignatario paga al consignador en función del consumo, es decir, cuando los materiales se utilizan en la producción o cuando los productos se venden. Cuando se hace bien, este método de gestión de la cadena de suministro puede ayudar a ambas partes a ser más eficientes, a reducir costos y a garantizar un flujo de caja saludable.

Inventario gestionado por el proveedor

El inventario gestionado por el proveedor es otro método de gestión de la cadena de suministro en el que existe un alto grado de cooperación entre el proveedor y el suministrado. En este caso, el proveedor asume la responsabilidad de optimizar y reponer las existencias del comprador. El comprador comparte sus datos de inventario con el proveedor, quien toma la decisión de cuándo y cuánto inventario adicional debe almacenar en las instalaciones del comprador.

Este método puede reducir considerablemente los costos de inventario y los resultados del efecto látigo, ya que la demanda y la oferta se equilibran de manera más eficaz.

Mercancías en tránsito

La mercancía en tránsito (también llamada inventario en tránsito) es el inventario que ha salido de las instalaciones del vendedor pero que aún no ha llegado al comprador. Este marco se utiliza para designar al propietario de la mercancía una vez que sale del muelle de embarque del proveedor, dejando a esta parte responsable de los costos de transporte y registrando la mercancía en tránsito en sus libros.

Hay dos opciones para indicar la propiedad:

  • El punto de embarque FOB (Freight on Board) significa que desde que la mercancía sale de las instalaciones del proveedor, el comprador es responsable del envío.
  • El destino FOB significa que el comprador asume la propiedad de la mercancía cuando llega a su muelle de recepción.

No contabilizar las mercancías en tránsito puede crear discrepancias contables cuando las cuentas por pagar se registran antes de recibir las mercancías.

¿Cómo mantener organizado el inventario físico?

Una buena organización es una de las claves para una gestión eficaz del inventario. Las pequeñas empresas suelen pensar que pueden manejar sus procesos de inventario sin organizar meticulosamente su inventario físico. Pero a medida que una empresa crece, cada vez es más difícil gestionar de forma eficiente y segura las existencias, y crear un sistema para hacerlo. Por eso, una organización adecuada del almacén debería ser una parte esencial de cualquier empresa, grande o pequeña.

Results of good and bad inventory management

Consejos para la distribución del almacén

La creación de un almacén requiere mucha planificación para garantizar un flujo óptimo de materiales. Un almacén típico consta de cinco áreas dedicadas a la manipulación de mercancías:

  1. El muelle de carga es el lugar donde las existencias entran y salen de las instalaciones. Es una buena práctica crear zonas separadas para las entradas y salidas de existencias.
  2. La zona de recepción es donde se registran las mercancías que llegan, se desembalan, se etiquetan y se preparan para su almacenamiento.
  3. La zona de almacenamiento es donde se guardan las mercancías a la espera de su posterior procesamiento.
  4. La zona de preparación de pedidos (picking) es un vínculo entre el almacenamiento y el embalaje o la producción. Las zonas de preparación de pedidos para la distribución y la producción también deben estar separadas.
  5. El embalaje y la distribución es donde se preparan y registran los envíos.

Un almacén también cuenta con zonas auxiliares no relacionadas con la manipulación de mercancías, como espacios de oficina, lavabos, salas de descanso, etc. También deben planificarse de manera que no impidan un flujo eficiente de mercancías.

Estas son algunas de las reglas de oro para el diseño de una distribución eficiente del almacén:

  1. Elabore un esquema de distribución muy detallado con todo, desde estantes y estanterías hasta puertas, ventanas y columnas de soporte marcadas.
  2. Cree zonas separadas para la entrada y la salida de mercancías.
  3. Utilice el espacio horizontal y vertical en la medida de lo posible.
  4. Asigne espacio suficiente a la recepción para clasificar e inspeccionar las mercancías.
  5. Almacene las materias primas y el WIP cerca de la producción.
  6. Almacene los productos terminados cerca del embalaje y la distribución.
  7. Almacene los productos que suelen recogerse juntos cerca unos de otros.
  8. Almacene los artículos que se mueven rápidamente en lugares de fácil acceso cerca de la zona de preparación de pedidos.
  9. Deje espacio para que los empleados y los montacargas se muevan y giren.
  10. Asegúrese de que todas las zonas están bien iluminadas.

Pasos de la organización del almacén

Después de encontrar un espacio para el inventario y crear una distribución del almacén, es el momento de empezar a organizar físicamente sus existencias. Hemos recopilado una guía paso a paso para garantizar flujos de trabajo fluidos, alta eficiencia y trazabilidad en el almacén.

1. Marque las zonas de su almacén o sala de almacenamiento utilizando señales, pintura y cinta de señalización. Cree indicadores visuales para las vías de circulación de los peatones y de los montacargas, divida el espacio en zonas, puestos de trabajo y diferentes lugares de almacenamiento. Las señales visuales mejoran las condiciones de seguridad y la eficiencia en el lugar de trabajo.
2. Cree un sistema de códigos SKU para su inventario. Las unidades de mantenimiento de existencias (SKU) representan mercancías distintas en el almacén, lo que permite el seguimiento del inventario. Incluso una pequeña variación en un producto debería exigir un código SKU distinto.
3. Etiquete todo, desde los materiales y los productos terminados hasta los pasillos, las estanterías, los contenedores, los puestos de trabajo y los equipos. Esto es una clara indicación de que todo en el almacén tiene su lugar apropiado.
4. Registre todos los movimientos para llevar la cuenta de lo que entra y sale a producción o envío. Esto es necesario para mantener los registros claros y para hacer un seguimiento tanto del inventario físico como de las incoherencias en la calidad o la manipulación. Esto es mucho más fácil de hacer con un software de gestión de inventario que manualmente.
5. Utilice códigos de barras para el seguimiento del inventario. Los códigos de barras utilizados junto con un sistema de inventario permanente (como un software ERP) facilitan el registro de los movimientos del inventario y mantienen los datos del mismo siempre actualizados. Esto automatiza muchas tareas administrativas, aumenta la transparencia y reduce los errores humanos.
6. Haga un seguimiento de las fechas de caducidad si trabaja con productos perecederos. Así evitará que una parte de su inventario quede inservible sin su conocimiento. Anote las fechas de caducidad de sus lotes de existencias y utilice el método FEFO (First Expired First Out) para utilizar los lotes de existencias en el orden en que caducan.
7. Utilice el análisis ABC para organizar físicamente sus existencias en función de la frecuencia de movimiento de las mercancías. El análisis ABC (también llamado regla 80/20) le ayuda a clasificar sus SKU en las clases A, B y C. Los artículos de la clase A comprenden el 80% de los movimientos totales y deben almacenarse lo más cerca posible de la producción (materiales) o de la distribución (productos terminados), los artículos de la clase B comprenden el 15% de los movimientos totales y deben almacenarse junto a los de la clase A, y los artículos de la clase C comprenden el 5% de los movimientos totales de inventario durante un período determinado y deben almacenarse en el lugar más alejado. De este modo se garantiza que los artículos que se mueven con más frecuencia ocupen el menor tiempo en el proceso de preparación de pedidos.
8. Realice controles de calidad en la zona de recepción. Esto minimiza la posibilidad de que las mercancías defectuosas acaben en la planta de producción o en manos del cliente.
9. Limpie y mantenga las áreas de inventario. El mantenimiento y la limpieza regulares son necesarios para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo y evitar que los equipos se averíen. Un mantenimiento adecuado incluye inspecciones periódicas, limpieza, revisión de las máquinas, comprobaciones de la iluminación y de la estructura, retirada de existencias muertas, etc.
10. Aplique la mejora continua para mejorar constantemente sus procesos de inventario y eliminar los posibles problemas en sus primeras etapas, antes de que se conviertan en problemas mayores. Esto puede hacerse, por ejemplo, utilizando la Teoría de las Restricciones – un método que le ayuda a centrarse en un problema urgente a la vez.

Seguimiento del inventario

¿Qué es el seguimiento del inventario?

El seguimiento del inventario es el acto de registrar los movimientos y controlar el estado de las mercancías y materiales, así como sus necesidades. Esto ayuda a las empresas a:

  • planificar y programar la producción;
  • optimizar sus procesos de inventario;
  • evitar la falta y exceso de las existencias;
  • evitar que las existencias se conviertan en existencias muertas;
  • proporcionar a los clientes plazos de entrega precisos;
  • aumentar la trazabilidad y lograr el cumplimiento de la normativa;
  • organizar eficazmente las devoluciones de llamada;
  • mejorar la comunicación dentro de la empresa, así como con los proveedores y los clientes;
  • tomar decisiones empresariales mejor informadas.

El seguimiento del inventario puede hacerse de forma manual, registrando los movimientos en hojas de cálculo físicas o digitales, o con la ayuda de un software específico. Dado que la primera opción se está quedando rápidamente obsoleta incluso en las pequeñas empresas, es muy recomendable utilizar soluciones digitales.

¿Qué es el seguimiento de los lotes de existencias?

El seguimiento de los lotes de existencias es una parte importante del seguimiento del inventario. Un lote de existencias es un lote de una sola unidad de mantenimiento de existencias (SKU). Los fabricantes que producen mercancías en lotes, como los fabricantes de alimentos o productos químicos, necesitan marcar sus productos con números de lote de existencias para garantizar la trazabilidad. Cuando aparecen inconsistencias más adelante, los productos defectuosos pueden ser rastreados hasta lotes de existencias específicos para una mayor inspección del lote o para organizar una devolución.

Fundamentos de la gestión manual de inventarios

¿Qué es un sistema de inventario periódico?

Un sistema de inventario periódico es un enfoque en el que el balance de inventario se actualiza periódicamente, al final y al principio de un período contable. Las tomas de inventario se utilizan para contar físicamente las existencias y comparar las cifras reales con las derivadas de los documentos de recepción y distribución. Esto también significa que las cifras de las existencias, así como el WIP y el costo de las mercancías vendidas (COGS), sólo se actualizan una vez por período. Además, el recuento de decenas o cientos de miles de artículos puede resultar abrumador para una pequeña empresa. Por ello, incluso las empresas más pequeñas optan hoy en día por un sistema de inventario permanente como un WMS o un software ERP.

¿Qué es un sistema de inventario permanente?

Un sistema de inventario permanente es un enfoque en el que todos los movimientos de inventario y los libros se actualizan continuamente (en lugar de periódicamente). Esto significa que toda la información de los registros de inventario, incluidos el WIP y el COGS, está siempre actualizada, y todos los departamentos pueden tomar decisiones informadas a la hora de comprar mercancías, crear programas de producción, proporcionar plazos de entrega a los clientes, etc.

Una de las razones más importantes para implantar un software de inventario permanente, como los sistemas WMS o ERP, es que estas soluciones ayudan a las empresas a hacer frente a los problemas de crecimiento con mucha más facilidad. Incluso si una empresa no tiene problemas para realizar el seguimiento de pequeñas cantidades de existencias al principio, el seguimiento manual no puede ampliarse de forma eficiente, ya que requiere más trabajo y tiempo a medida que el inventario crece. Añadir ubicaciones de existencias es también una pesadilla para los gestores de inventario, ya que la información no puede compartirse fácilmente entre las diferentes instalaciones cuando se utilizan sistemas manuales. Las soluciones de software que permiten la gestión de múltiples almacenes y centros de producción ofrecen a las empresas visibilidad en tiempo real de sus inventarios y una única fuente de verdad para todas las operaciones. Como todas las empresas se esfuerzan por crecer, sería inteligente empezar a utilizar el software desde el principio.

¿Cómo hacer un seguimiento manual del inventario?

Cuando se gestiona el inventario de forma manual, es necesario crear un rastro de papel para todo lo que se recibe en el almacén y para todo lo que sale de las instalaciones. Estas son las acciones que hay que registrar:

  1. Recepción de mercancías
    • Entrega de la orden de compra (PO)
    • Consumo de mercancías (MO)
    • Devolución de mercancías
  2. Distribución de mercancías
    • MO
    • Envío
  3. Tomas de inventario
    • Ajuste positivo (por escrito)
    • Ajuste negativo (cancelación)

Como siguiente paso, cuando se reúnen todos estos documentos, se registran en una hoja de cálculo para obtener una visión precisa de los movimientos de su inventario y de la situación actual.

Ejemplo: hoja de cálculo de seguimiento de inventario para un artículo adquirido:

Example_inventory tracking spreadsheet for a procured item_ES

Ejemplo de hoja de cálculo de seguimiento de inventario para un artículo fabricado:

Esto es más fácil de decir que de hacer. Como solución, los programas informáticos de fabricación e inventario automatizan muchos de los pasos de seguimiento y guardan automáticamente los registros de los movimientos de las existencias.

¿Cómo realizar un recuento de ciclos?

Cuando se trata de inventarios, hay que contar periódicamente las mercancías de las existencias. Hay buenas razones, tanto desde el punto de vista de la planificación del inventario como de la contabilidad, para hacer esto con más frecuencia de la que se necesita.

Como primer paso, lo mejor es preparar una hoja de cálculo, en la que tenga la cantidad de inventario según su seguimiento, y posiblemente las ubicaciones, que comparará con el inventario físico.

Para que este proceso sea menos perturbador para la empresa, no es necesario contar todos los artículos a la vez. El recuento de ciclos se utiliza a menudo junto con el análisis ABC, que ayuda a priorizar los artículos por su valor, dando así una indicación de qué artículos deben contarse con más frecuencia y qué artículos deben recibir menos atención.

¿Qué hacer si los números difieren al hacer un recuento de ciclos?

Una vez realizado el recuento físicamente, se compara con la cantidad prevista en los libros.

Si hay diferencias, hay que investigar el motivo como primer paso.

Si se encuentra un motivo, hay que solucionarlo en su origen.

  • Por ejemplo, si un envío no fue documentado, debe ser documentado. Esto hará que la cantidad en los libros coincida con la cantidad física disponible.

Si no se puede descubrir un motivo, entonces, como último recurso, se podría generar una anulación (ajuste negativo) o un nuevo lote de existencias (ajuste positivo) para ajustar la diferencia. En este caso, hay que decidir cuidadosamente cuál es el costo del artículo que se da de baja o se incorpora al inventario. El procedimiento también debe discutirse con el contable.

  • Si está haciendo un ajuste negativo, ¿de qué lote está haciendo la cancelación?
  • Si realiza un ajuste positivo, ¿utilizará el último costo, el costo promedio u otra cosa?

Una vez que haya resuelto todos los problemas, puede considerar que el recuento del ciclo ha finalizado. Como resultado, la cantidad en libros coincide con la cantidad en mano.

Contabilidad de inventarios

Las existencias se consideran un activo corriente que debe figurar en el balance de una empresa. Independientemente del producto, todas las empresas deben contar sus existencias con precisión para poder contabilizarlas en su balance. En la industria manufacturera, ese inventario suele consistir en materias primas, productos terminados y mercancías.

La fabricación también incluye la importante categoría de trabajo en curso (WIP), pero ésta puede variar de una empresa a otra en función del modo de fabricación. Las empresas con un fuerte modo de producción de ensamblaje a pedido (ATO) tendrán mucho menos WIP que las que tienen muchos pasos intermedios de subprocesamiento en los que el material puede estar en algún estado de producción durante horas, días o semanas.

Métodos de valuación de existencias

La valuación de existencias suele realizarse mediante uno de los siguientes métodos: FIFO, LIFO, costo promedio ponderado o FEFO.

  • Primero en entrar, primero en salir (FIFO – First In, First Out) es un enfoque en el que los artículos se utilizan en el orden en que se almacenan. Es muy útil en épocas de deflación, ya que se utilizan materiales más antiguos y baratos.
  • Último en entrar – primero en salir (LIFO – Last In, First Out) significa que se utilizan primero los productos más recientes. Se utiliza mejor durante los períodos de inflación, ya que se supone que las mercancías más caras se utilizan primero (y se incluyen en el costo de las mercancías vendidas), mientras que las mercancías de menor costo se incluyen en el inventario final.
  • El costo promedio ponderado (WAC) se utiliza cuando no se puede hacer un inventario exacto. Para calcular el WAC, el costo de las mercancías disponibles para la venta se divide por el número de unidades disponibles para ser vendidas. Este enfoque se utiliza cuando los sistemas no están lo suficientemente desarrollados como para utilizar FIFO o LIFO, si los productos tienen poca o ninguna variación, o cuando los artículos están muy mezclados y no se les puede asignar un costo por unidad.
  • Primero en caducar, primero en salir (FEFO – First Expired, First Out) significa que los artículos se utilizan en el orden de sus fechas de caducidad. Este es el mejor enfoque para las empresas que utilizan/venden productos perecederos, como alimentos o algunos productos químicos.

La ventaja de cada enfoque variará de una empresa a otra y el método utilizado suele estar determinado por la normativa que cumple su empresa (por ejemplo, GAAP vs IFRS) y el impacto que tendrá en los impuestos.

El costo de los bienes vendidos (COGS)

El COGS es un término contable importante que se utiliza para determinar el costo de producción o de compra de las mercancías que se han vendido durante un periodo determinado.

COGS en la distribución

Para los distribuidores, la fórmula es bastante sencilla:

COGS = inventario inicial + compras inventario final

Supongamos que hay $40.000 dólares de inventario al principio del período y que la empresa compra $70.000 dólares más durante el período. Al final del periodo, la contabilidad (corroborada con un inventario) confirma que quedan $35.000 dólares de inventario. Esto significa que el COGS para ese período es:

COGS = $40.000 dólares + $70.000 dólares $35.000 dólares = $75.000 dólares

Una vez determinado el COGS, la empresa puede calcular su beneficio bruto restando el COGS de los ingresos del periodo.

Digamos que la misma empresa acumuló unos ingresos de $160.000 dólares durante el periodo.

Beneficio bruto = $160.000 dólares $75.000 dólares = $85.000 dólares

COGS en la fabricación

En la fabricación, la fórmula se vuelve un poco más compleja porque los fabricantes no sólo tienen que contabilizar los materiales utilizados, sino que también incluyen la mano de obra directa utilizada para fabricar los productos vendidos, así como los gastos generales de fabricación.

La fórmula del COGS en la fabricación utiliza una serie de cálculos adicionales en el siguiente orden:

1. Comience con el valor del inventario inicial de materias primas y sume todas las materias primas compradas durante el período contable. A continuación, reste el valor del inventario final.

Esta es la valuación de los materiales directos utilizados en la producción:

Materiales directos utilizados = Materias primas iniciales + costo de las materias primas compradas Inventario final de materias primas

2. A continuación, añada el valor de la mano de obra directa y los gastos generales de la fábrica. (Los gastos generales de la fábrica incluirán los gastos de la misma, como el alquiler y los servicios públicos). A continuación, añada esta suma a los materiales directos del paso 1.

Costo total de fabricación = Materiales directos + Mano de obra directa + Gastos generales de fabricación

3. Utilizando el inventario inicial de trabajo en curso (WIP), reste el valor final del inventario WIP y añádalo a los costos totales de fabricación del paso 2.

Este es el costo de producción (COGM):

COGM = Inventario WIP inicial + costo total de fabricación Inventario WIP final

4. Por último, utilice el valor del inventario inicial de productos terminados y reste el valor del inventario final de productos terminados y añada esta suma al costo de los productos fabricados.

Este es el costo total de las mercancías vendidas (COGS)

COGS = Inventario inicial de productos terminados + COGM Inventario final de productos terminados

Estos cálculos se realizan periódicamente para elaborar informes financieros detallados. Sin embargo, en ese momento puede ser ya demasiado tarde para detectar un problema.

Para obtener información temprana, el software MRP/MES puede calcular automáticamente el COGS en tiempo real e incluso estimarlo por adelantado ya en la fase de planificación. Puede calcular el costo de cada producto fabricado a partir de la información de los informes en tiempo real (inicio y parada de las operaciones por parte de los trabajadores en estaciones de trabajo específicas y uso de materiales por cada trabajo) y combinándolo con la información de compras y ventas.

Inventario de trabajo en curso (WIP)

El concepto de WIP se refiere esencialmente a los productos semi terminados a los que se les ha añadido algún valor en el proceso de fabricación, pero que todavía no son productos terminados. Aunque muchas empresas tienen dificultades para controlar sus existencias en curso, es un aspecto muy importante para llevar una contabilidad precisa. Dado que el WIP se consideran un activo corriente (artículos que podrían convertirse en ingresos en el plazo de un año), es necesario contabilizarlas adecuadamente en el estado de flujos de caja de la empresa.

Al determinar el valor del inventario WIP, sólo deben incluirse las materias primas, los gastos generales y los costos de mano de obra directa en los que ya se haya incurrido al final del período contable.

¿Cómo evitar las imprecisiones?

El inventario es un componente crítico de las operaciones de cualquier fabricante o distribuidor, y la contabilidad del inventario es una parte igualmente crítica de la contabilidad adecuada. Hacerlo todo manualmente requiere muchos recursos y es muy propenso a los errores humanos. Pero la buena noticia es que con los programas de software modernos de hoy en día, especialmente los incluidos en los sistemas ERP y MRP avanzados, basados en la nube y modulares, todas las cuestiones anteriores pueden gestionarse con un alto grado de precisión y con resultados procesables en tiempo real para ofrecer a los compradores datos optimizados y el menor costo de inventario posible para su tipo de negocio.

Conceptos básicos de la gestión de inventarios asistida por software

Herramientas de seguimiento del inventario digital

Existen varias herramientas de seguimiento de inventarios que ayudan a los fabricantes a automatizar en gran medida las espantosas tareas de introducción de datos que tradicionalmente se asocian al seguimiento de inventarios. En lugar de utilizar un bolígrafo y un papel para registrar las entradas y salidas de existencias, así como el consumo, los profesionales del inventario pueden utilizar herramientas que introducen la información necesaria en un software de gestión de inventarios con sólo pulsar un botón.

En estos sistemas, cada empleado simplemente informa de su parte, por ejemplo, utilizando una tableta o un smartphone, y el sistema mantiene el inventario actualizado automáticamente.

Por ejemplo:

  • Cuando se recibe un pedido, el encargado de las existencias marca el pedido específico como «recibido». Como resultado, el inventario se actualiza automáticamente.
  • Cuando el sistema indica al trabajador que recoja algún material para la producción, el trabajador recoge el material y lo marca como «recogido» en el sistema. El sistema vuelve a actualizar los niveles de inventario.
  • Cuando se recoge un envío en el muelle, el trabajador informa de que se ha recogido un envío planificado, y el inventario de mercancías terminadas se mantiene actualizado en tiempo real.

Existen herramientas adicionales que pueden utilizarse junto con estos sistemas, que permiten acelerar aún más la entrada de datos. Algunos ejemplos de uso común hoy en día son los códigos de barras y los códigos QR.

Códigos de barras

Los códigos de barras son códigos lineales unidimensionales que se utilizan para transmitir pequeñas cantidades de información, como un código SKU y el precio del artículo. Tradicionalmente se leen con un escáner de códigos de barras, pero algunos sistemas ERP/MRP basados en la nube también permiten a los trabajadores utilizar un dispositivo inteligente como una tableta o un teléfono.

Códigos QR

Los códigos de respuesta rápida son bidimensionales y consisten en cuadrados y puntos negros que pueden transmitir mucha más información que un código de barras tradicional. También son más legibles en condiciones difíciles, como ángulos inconvenientes, o cuando las etiquetas han sufrido cierto desgaste. Los códigos QR también son mejores cuando se utilizan dispositivos inteligentes para leer las etiquetas.

Software de gestión de inventarios para PYMES

Es fácil que una empresa se encuentre en el extremo de la escasez o el exceso de existencias. Ambos pueden causar dolores de cabeza y afectar a los resultados de fabricantes y distribuidores por igual. Pero existe un software que puede ayudar a las empresas a encontrar ese estrecho «término medio» en el que existe un inventario equilibrado, preciso y fiable.

En el pasado, el inventario podía ser un asunto de todo un día o de toda una semana, con recuentos manuales, hojas de cálculo de Excel y la introducción manual de los datos, seguida de una angustiosa «conciliación». Como el sistema era manual, muchas empresas no conocían los resultados de su inventario hasta que llegaban a la fase de conciliación. En ese momento, las pérdidas y las ineficiencias ya habían pasado, y el dinero se había gastado, para no volver jamás.

Hoy en día, los fabricantes y distribuidores disponen de muchas opciones de software de gestión de inventario eficaz. Hay muchos buenos paquetes de software independientes, y éstos son en sí mismos mucho mejores que la antigua forma de hacer el inventario. Sin embargo, el camino más óptimo para una mejor gestión del inventario es un sistema de software que incluya un componente o módulo de gestión del inventario como parte de un ERP general o un sistema MRP.

Dado que el inventario no es sólo una revisión de las existencias, es importante que se integre como parte de un todo. Al vincular el inventario a un sistema global de planificación de la cadena de suministro, la producción, la mano de obra y el mantenimiento, se mejora la precisión y los datos son procesables para toda la empresa.

Las empresas también tienen otro tipo de inventario. Para mantener las operaciones complejas en marcha, necesitan una gran cantidad de piezas de repuesto y consumibles que nunca llegan al producto final. Tuercas, pernos, tornillos, carcasas, lubricantes y otros artículos son también necesarios como parte de los bienes de mantenimiento, reparación y operaciones de una empresa que mantiene el equipo y las instalaciones funcionando sin problemas.

Estas piezas pueden ser miles. Y el sólido software de gestión de inventarios de hoy en día también puede mantener un inventario preciso de estas piezas. Dado que las mercancías de mantenimiento, reparación y suministro operativo (MRO) suelen considerarse «gastos generales» o «sin valor añadido» en relación con los productos terminados, suele haber un alto nivel de preocupación por los costos. Y el software de gestión de inventarios puede ayudar a gestionar y optimizar esos costos.

Estos sistemas también son flexibles y ágiles. Independientemente del modo de producción – MTS, MTO, ETO – o de si una empresa es un fabricante de procesos, un productor Just in Time o un distribuidor, el software de gestión de inventarios puede marcar la diferencia entre una buena empresa y la «mejor en su clase».

Si se hace bien, un inventario bien gestionado puede mejorar el flujo de caja, optimizar la producción e impulsar una fábrica o un centro de distribución hacia una mayor eficiencia. Si se hace mal, un inventario mal gestionado inmovilizará un valioso dinero en efectivo y conducirá a un aumento de los residuos, una menor eficiencia, mayores costos y una reducción de las tasas de cumplimiento debido a la falta de existencias.

Pero con la llegada de sistemas ERP ágiles y basados en la nube, la gestión del inventario no está fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas. Ahora, con un software avanzado, las empresas de todos los tamaños pueden disfrutar de las mismas ventajas que las empresas más grandes y controlar su inventario con una gestión eficaz y precisa del mismo.

Los KPI de la gestión de inventarios (KIPs)

Hay decenas de indicadores de inventario que una empresa puede seguir. Desde los KPI de eficiencia de los procesos, como el tiempo promedio de preparación de pedidos y el tiempo de recepción, hasta los relacionados con los costos, como el costo de mantenimiento del inventario, las cifras ofrecen la mejor visión del rendimiento de una empresa. Aunque los gestores de inventario pueden medir casi todos los aspectos de las actividades de almacén, hay pocas métricas tan versátiles como el ratio de rotación de inventario y los días de venta de inventario.

Ratio de rotación de inventario

La fórmula del ratio de rotación de inventario se utiliza para determinar cuántas veces una empresa agota y repone sus existencias en un periodo determinado. Pondera el costo de las mercancías vendidas (COGS) frente al valor promedio del inventario de la empresa para producir el ratio.

El inventario promedio se utiliza porque cada empresa tiene fluctuaciones en su valor de inventario período a período. El inventario promedio se obtiene calculando la media aritmética de los valores del inventario final de varios períodos. Por ejemplo, el inventario promedio de un año se calcularía sumando los inventarios finales de los doce meses y dividiendo esta suma entre 12.

A continuación, para hallar el ratio de rotación de existencias, se divide el COGS por el inventario promedio.

Ratio de rotación de existencias = costo de las mercancías vendidas / Inventario promedio

Un índice de rotación de existencias bajo podría indicar unas ventas débiles y un exceso de existencias, mientras que uno alto podría ser un signo de buenas ventas o de niveles de inventario insuficientes que provocan frecuentes faltas de existencias.

Aunque algunos dicen que el ratio de rotación de inventario ideal está entre 4 y 6 o 5 y 10, realmente no existe un ITR ideal universal. El ratio perfecto difiere según el sector y los productos vendidos. Por ejemplo, las mercancías de consumo de rápida rotación, como los alimentos, deben tener un índice de rotación de inventario mucho mayor que un fabricante de muebles por encargo.

Días de venta de inventario

Los días de venta de inventario son similares al ratio de rotación del inventario, pero en lugar de proporcionarle una tasa, indica el número de días que se tardaría en vender las existencias que se tiene.

Días de Venta de Inventario = (Promedio de Inventario / Costo de Mercancías Vendidas) x 365

Muchas empresas con ciclos largos en los plazos netos de los clientes experimentan importantes oscilaciones en el flujo de caja. Por ello, pueden vincular el valor de sus existencias a la financiación a corto plazo en forma de préstamos puente, también llamados «factoring». En estos casos, el valor y la antigüedad de las existencias se utilizan para determinar la cantidad de financiación a corto plazo que se pone a disposición para cubrir el flujo de caja. El número de rotaciones por trimestre o año es una parte fundamental de estos cálculos.

Métodos de planificación de inventarios

Las necesidades de inventario de cada empresa son diferentes. Esto puede deberse al tipo de producto que producen o al tamaño de la propia empresa. La ventaja de un buen software de gestión de inventarios es que puede adaptarse a cualquier variación del tipo de inventario:

Justo a tiempo (Just in Time)

El modelo de producción «Just-in-Time» (JIT) tiene enormes ventajas. Al comprar y mantener sólo la cantidad necesaria para un corto plazo de producción, las empresas pueden ahorrar una cantidad significativa de dinero en costos de inventario, costos de mantenimiento, y pueden realizar un flujo de caja mejorado.

El sistema «Just in Time» depende de ritmos y ciclos de producción muy concretos y conocidos. Si la demanda aumenta o disminuye repentinamente debido a factores externos, la empresa puede encontrarse con una escasez de componentes críticos. También puede provocar cuellos de botella, ya que líneas de producción enteras pueden esperar por un solo componente.

Asegurarse de que la cantidad correcta de materiales llega a las instalaciones justo cuando está previsto que comience la producción no es una hazaña fácil y requiere una planificación de materiales impecable y una comunicación eficaz con los proveedores.

Planificación de requerimientos de materiales

La planificación de requerimientos de materiales (MRP) se utiliza a menudo tanto para la fabricación por procesos como para la fabricación discreta y para las mercancías que se han convertido en gran parte en productos básicos. La planificación de requerimientos de materiales depende de una previsión de ventas precisa para que el inventario se pida con confianza, basándose en el conocimiento de dónde, cuándo y cómo se producirán los productos terminados. Los componentes clave y las materias primas se almacenan en función de las previsiones de ventas y del programa maestro de producción.

Es importante entender que el MRP en sí mismo no utiliza métodos estadísticos para prever la demanda de materiales. Pero, para empezar, debe tener una buena previsión de ventas o pedidos ya firmes en el periodo de planificación. A continuación, MRP utiliza muchos datos y cálculos de toda la organización para llegar a un resultado.

La planificación de requerimientos de materiales parte de la definición de la cantidad de productos que hay que fabricar y el plazo para hacerlo.

El plan de producción está vinculado a las listas de materiales de los productos para que el software MRP pueda determinar qué materiales y en qué cantidad se necesitan.

Además, si el software dispone también de un módulo de aprovisionamiento, puede utilizar los datos de los proveedores para indicar cuándo hay que pedir los materiales que faltan para que lleguen a la planta de producción a tiempo.

Análisis ABC

Algunas empresas tienen una amplia gama de complejidad de inventario en función del producto. También pueden tener una amplia gama de costos, desde unos pocos céntimos por el costo de un material o consumible hasta decenas de miles de dólares por un componente especializado.

Debido a la amplia gama de variaciones en el costo del inventario, muchos no se sienten cómodos contando simplemente las unidades y asignando un costo. Más bien, el valor del inventario en función de la importancia del costo se utiliza como herramienta para controlar los artículos de inventario de mayor costo. Las mercancías suelen dividirse en tres categorías: alto valor/baja cantidad, valor moderado/cantidad moderada y bajo valor/alta cantidad.

Existencias de seguridad

Las existencias de seguridad son el inventario adicional que una empresa mantiene para poder seguir atendiendo a sus clientes cuando se produce un repunte de la demanda o una disminución de la oferta. Este colchón puede ser un salvavidas cuando el mercado experimenta fluctuaciones, pero es necesario basarse en los números y en el análisis matemático a la hora de determinar el nivel de existencias de seguridad de las mercancías de su inventario.

Las existencias de seguridad pueden calcularse mediante métodos estadísticos (en la práctica, desgraciadamente, se recurre más a la intuición). Hay muchas fórmulas diferentes para calcular el nivel óptimo de existencias de seguridad, cada una de ellas adecuada para una situación específica, por ejemplo, cuando los plazos de entrega son inconsistentes, cuando la demanda es inconsistente, cuando ambos son inconsistentes y cuando ambos son consistentes.

Punto de reorden

El punto de reorden (ROP) es un método de control de inventario en el que alcanzar un nivel de inventario determinado desencadena la orden de reposición de una SKU. Esto, junto con las existencias de seguridad definidas matemáticamente, ayuda a las empresas a minimizar las faltas de existencias, evitar el exceso de existencias y lograr un nivel de servicio óptimo.

Se trata de otro método estadístico para controlar los niveles de existencias, en el que el punto de reorden (ROP) se empareja con una cantidad de reorden (ROQ) (por lo que este método se denomina a menudo «ROP-ROQ»).

El punto de reorden utiliza la tasa de consumo de una SKU, su plazo de entrega y el nivel de existencias de seguridad para calcular el mejor nivel de inventario para activar un reabastecimiento.

La fórmula del punto de reorden es:

ROP = Plazo promedio de entrega x Demanda promedio + Existencias de seguridad

Cantidad económica de pedido

La cantidad económica de pedido (EOQ) es un tipo de gestión de inventario por el que una empresa calcula la cantidad de producto que se necesita con cada ejecución para mantener el costo del inventario constante ante una demanda constante. La idea es equilibrar la cantidad de inventario con la ejecución programada de un lote para que las ejecuciones de producción de productos específicos no tengan que realizarse con demasiada frecuencia. Esto es útil en empresas donde los tiempos de cambio son muy largos o complejos.

Existencias muertas y cómo manejarlo

Las existencias muertas se refiere a los artículos del inventario que han perdido su propósito y que probablemente no se utilizarán en sus instalaciones. Esto puede ocurrir debido a varios factores, por ejemplo, cambios en la lista de materiales de un producto, condiciones inadecuadas de almacenamiento, prácticas ineficientes de gestión de inventario o malas ventas.

Hay varios tipos de existencias muertas:

  1. El inventario obsoleto consiste en mercancías que carecen de demanda.
  2. Las mercancías dañadas son artículos que se han vuelto inutilizables debido a errores o a condiciones deficientes.
  3. Las mercancías caducadas son artículos que han alcanzado su fecha de caducidad.
  4. Las mercancías defectuosas son artículos que están defectuosos, por ejemplo, debido a un error de producción o de ingeniería.
  5. El inventario olvidado son artículos que se han recibido en el almacén pero sin el seguimiento y la contabilidad adecuados.

Aferrarse a unas existencias muertas puede ser perjudicial para su empresa, ya que crea problemas de liquidez, acumula costos ocultos, desperdicia espacio en el inventario y, en última instancia, se lleva sus ganancias.

Aunque es mucho lo que se puede hacer en el ámbito de la gestión de inventarios para evitar las existencias muertas, una empresa tiene que trabajar como un solo organismo para garantizar la máxima eficiencia y el mínimo de existencias muertas. Aparte de hacer un seguimiento de las existencias y utilizar técnicas de control de inventario, las existencias muertas pueden evitarse creando previsiones precisas de la demanda, revisando las prácticas de compra, evaluando el rendimiento de los proveedores, realizando inspecciones de calidad y haciendo más hincapié en el marketing y las ventas.

Sin embargo, si ha acumulado existencias muertas y quiere deshacerse de ellas, hay algunas formas de darles un buen uso:

  1. Venderlas a otra empresa
  2. Reciclar los materiales
  3. Donar las mercancías
  4. Agrupar el inventario obsoleto con artículos que se venden

Si estas opciones no funcionan, es el momento de contar las pérdidas y tirar la basura.

Vea las funcionalidades que ofrece el software de gestión de inventarios MRPeasy.

inventory management_ES

MRPeasy facilita la gestión del inventario

Manténgase al tanto del inventario, los movimientos de existencias y las adquisiciones. Realice un seguimiento sin esfuerzo de los lotes de existencias, los números de serie y las fechas de caducidad. Establezca puntos de reorden y reciba notificaciones cuando los niveles de inventario caigan por debajo de ellos.

Software de inventario integrado para empresas de fabricación

  • Planificación de la producción

    Planificación automática precisa y programa de producción realista. Reprograma dinámicamente con solo arrastrar y soltar las órdenes de manufacturación y las operaciones en el cronograma o el diagrama de Gantt.

  • Existencias

    Gestión de inventarios, movimientos de existencias, seguimiento de lotes y números de serie. Establezca y optimice los niveles de existencias y evite las roturas de inventarios. Tenga un historial claro de sus operaciones de inventario.

  • CRM (Gestión de ventas)

    Con unos pocos clics se calcula el costo del producto y el mejor plazo de entrega. Envíe presupuestos y facturas, prepare los envíos. Envíe el pedido confirmado del cliente a producción. Siga el proceso de ventas desde el presupuesto hasta la entrega mediante una sencilla vista del proceso.

  • Equipo

    Entorno sencillo para que los trabajadores de línea sigan las tareas en el escritorio o en el dispositivo móvil. Informes de la planta en tiempo real. Visión general en tiempo real de la necesidad y disponibilidad de recursos humanos.

  • Compras

    Gestione las compras y eleve las órdenes de compra precargadas con un solo clic. Proveedores, precios, plazos de entrega, todo está ahí. Gestione su cadena de suministro con la ayuda de estadísticas precisas. Prevea sus necesidades de abastecimiento.

  • Contabilidad

    Disfrute de una clara visibilidad del rendimiento de su negocio. Siga el flujo de caja, el balance y los beneficios/pérdidas en tiempo real. Comprenda la rentabilidad del negocio, y mucho más.

Más de 1000 clientes confían en MRPeasy

Reviews

Brandon Ames

CEO, Anicell Biotech

MRPeasy nos da la oportunidad de realizar un seguimiento de todos nuestros costos de producción con precisión. MRPeasy ofrece software basado en la nube, pero siempre ha estado disponible. Como su nombre lo indica, fue fácil de implementar y podemos producir nuestros productos con precisión, con una descripción detallada de la producción.

Ann Richmond

Director de Desarrollo, Randr

Vosotros sois los mejores y el software es un salvavidas para las pequeñas empresas como la nuestra. También debemos decir que a nuestros auditores ISO les encantó todo lo que MRPeasy les mostró. ¡Todo está documentado en el sistema! Y no necesitamos ningún otro software.

Alessandro Zanotelli

Director General, RIEDL GmbH

Gran solucion Extremadamente fácil de usar, el Manual en línea está siempre actualizado y bien escrito. Un montón de videos que muestran diferentes características. Pudimos configurar el ERP de forma autónoma. El software ofrece todas las características más importantes que se requieren para administrar las actividades de producción y la adquisición.

Algunos de nuestros clientes que usan MRPeasy

  • AniCell Biotech
  • goodfish-logo
  • Skin Actives Scientific
  • Starship
  • Whoop

Inicie una prueba gratuita para probar MRPeasy - 15+15 días gratis

MRPeasy es un sencillo pero potente software de inventario para la fabricación que ayuda a los pequeños fabricantes a organizar la producción. Solo tiene que registrarse para probar MRPeasy, seleccionar el plan de características que se ajuste a sus necesidades y acceder a funciones adicionales a medida que crezca su negocio.