Planificación de la producción para pequeños fabricantes

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¿Qué es la planificación de la producción?

La planificación de la producción es el proceso de considerar estratégicamente las variables clave que afectan al proceso de fabricación con el fin de maximizar la eficiencia de la producción. Es una parte integral de la gestión de la producción e incluye muchas facetas de una empresa de fabricación, como CRM, inventario, abastecimiento, programación de la producción, asignación de empleados, etc.

El concepto de cómo hacer negocios ha cambiado radicalmente en las últimas décadas. Esto es especialmente evidente en las industrias de fabricación. En el siglo pasado, la planificación exhaustiva de la producción sólo era habitual en los grandes fabricantes. Hoy en día, sin embargo, los procesos de fabricación son cada vez más sofisticados y complejos también en las PYMES.

Muchos empresarios siguen planificando su producción con métodos anticuados o evitan por completo invertir tiempo y recursos en una planificación sistémica, sin ser conscientes de que ello puede acarrear la pérdida de oportunidades y afectar negativamente a la competitividad, a menudo de forma decisiva. En este artículo daremos una visión general de las preguntas clave relacionadas con la planificación y programación de la producción.

¿Por qué es importante la planificación de la producción?

Independientemente del tipo de negocio que tenga, existen los mismos principios fundamentales del éxito.

Sólo tiene que lograr dos cosas:

  • Un buen producto
  • Un buen servicio

Es todo lo que necesita para llegar al corazón de sus clientes.

El producto que venda debe estar bien hecho, ser fácil de usar, de buena calidad, atractivo, etc. Su actitud hacia los clientes debe ser atenta. La entrega debe realizarse en el plazo prometido, las facturas deben ser correctas, etc. Con estos dos puntos, todos los clientes serán suyos, y por mucho tiempo.

Pero mantener esto no es tan fácil como parece. Por ejemplo, puede que de repente tenga más pedidos de los que suele tener. ¡Son buenas noticias! ¡Un pedido grande! Va a comprobar sus existencias y, de repente, se da cuenta de que no tiene suficientes artículos para satisfacer el pedido. Empieza a ponerse en contacto con su proveedor y con otros proveedores, pero la fecha más temprana en la que llegarán los artículos es muy posterior a la fecha límite. En resumidas cuentas, ha fracasado y este cliente no volverá a ponerse en contacto con usted.

¿Cómo evitar que se produzca una situación así?

¡Lo ha adivinado! Mediante una correcta planificación de la producción.

Una correcta planificación de la producción desempeña un papel importante en cualquier empresa exitosa, y es difícil encontrar un caso en el que la planificación desempeñe un papel tan importante como en las empresas de fabricación, donde una mala planificación de la producción puede desencadenar una catástrofe o, por el contrario, una planificación adecuada puede convertirse en una gran ventaja competitiva.

Como dijo Benjamin Franklin: «Si no planifica, está planeando fracasar».

La importancia de la planificación de la producción radica en que le proporciona conocimientos (es decir, lo que tiene, lo que necesita comprar, cuándo lo necesita, cuánto tardará en conseguirlo y mucho más) e información esencial sobre su empresa. Le ofrece un control total sobre su proceso de fabricación, y esto, a su vez, le proporciona el poder para dejar de perder el tiempo, evitar los cuellos de botella, gestionar eficazmente a su personal y hacer que el proceso fluya sin interrupciones ni problemas. Si le suena a «eficiencia» es porque lo es.

La definición de planificación de la producción es más o menos así:

«La planificación de la producción puede definirse como la técnica de prever cada paso de una larga serie de operaciones separadas, cada paso que debe darse en el momento y lugar adecuados y cada operación que debe realizarse con la máxima eficacia (Kumar, 2008).» «Tecnología de fabricación de prendas de vestir», Woodhead Publishing, 2015.

Suena bien, pero aclaremos todo ese «producir algo».

¿Qué es el control y la programación de la producción?

La planificación de la producción es su estrategia para todo el proceso de fabricación. Usted elabora un mapa con todos los procesos necesarios para fabricar su producto. Este mapa conduce desde la nada hasta el producto final. Su proceso de fabricación seguirá este mapa paso a paso.

La programación de la producción es lo mismo que la planificación, pero su proceso es específico. Organiza partes separadas de todo el proceso de producción y se ajusta en función del flujo de trabajo en tiempo real.

Una buena planificación y programación de la producción da lugar a un buen control de la misma.

El control de la producción significa que siempre tendrá una visión general real de su fabricación, que podrá acceder rápidamente a toda la información sobre su inventario, que lo sabrá todo sobre el flujo de trabajo en tiempo real y que estará preparado para reaccionar inmediatamente en una situación imprevisible.

No subestime nunca el control de producción.

Sin él, la eficiencia es inalcanzable. Un buen control de la producción es una ventaja competitiva porque le da una gran confianza en su fabricación. Un buen control de la producción es cuando se está seguro de que se dispone de todas las materias primas necesarias, se conoce la capacidad y se sabe cuánto se puede producir en cada momento.

Lo necesita aunque su empresa sea una pequeña empresa de fabricación por encargo. Se sentirá seguro ante un cliente y podrá hacer rápidamente presupuestos precisos. Le dará al cliente una sensación de seguridad y confianza en usted. Inmediatamente después de recibir el pedido, programará rápidamente todo lo necesario y pasará a formar parte de su plan de producción.

Ahora que todos los términos que empiezan por «producción» están claros, profundicemos en el tema.

Más información sobre la programación de la producción.

Conocimientos sobre planificación de la producción

Todas las empresas de fabricación desde una pequeña panadería hasta una fábrica de producción tienen el mismo objetivo: fabricar productos de calidad con un mínimo de tiempo y recursos. Veamos paso a paso lo que necesita para conseguirlo.

En primer lugar, ¿qué información se necesita para planificar correctamente la fabricación?

Por supuesto, debe tener una visión completa de los materiales y componentes necesarios para su producto. Eso es lo primero que se necesita en la planificación de la producción.

1. Componentes de su producto:

  • Lista de materiales
  • Rutas (cómo se va a producir el artículo)
  • Disponibilidad de materias primas en existencias
  • Costo de las materias primas
  • Plazos de entrega y precios de los proveedores

Luego hay que conectar todos los componentes en un solo producto. Ese es el trabajo de los trabajadores o las máquinas, y por eso es la segunda categoría de información necesaria para la planificación de la producción.

2. Puestos de trabajo y trabajadores

  • Disponibilidad
  • Información sobre otras obras en las máquinas
  • Capacidad y productividad
  • Costos relacionados con las máquinas o los trabajadores de los puestos de trabajo

Con esta información, es posible responder a dos preguntas clave: ¿cuándo estará listo el producto y cuánto costará? Y sí, las respuestas a estas preguntas merecen el tiempo que se dedica a investigarlas. Como se ha dicho antes, el objetivo es «fabricar productos de calidad con un mínimo de tiempo y recursos».

Si sabemos cuándo estará listo el producto, podemos planificar el inicio de la fabricación del siguiente producto justo después de terminar el anterior. Así el proceso será lo más rápido posible. Calcular correctamente el costo de producción ayudará a estimar el precio óptimo para el fabricante y el cliente.

Suena muy bien, pero si miramos la enorme cantidad de esta información con una pizca de realismo, quedará claro que hacer todos los cálculos necesarios llevará una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo. La programación llevará más tiempo que su simple realización.

Esto es algo problemático, ¡pero no se preocupe! Sólo tiene que usar la herramienta adecuada para hacerlo. El cerebro humano es 10 millones de veces más lento con los cálculos en comparación con un computador. Así que, ¿por qué no dejar todo el trabajo duro a los computadores?

La herramienta adecuada

Para algunos fabricantes, elegir el software de planificación de la producción adecuado es la parte más difícil de todos los procesos de optimización de su producción.

El clásico de los clásicos, un veterano de las hojas de cálculo – Excel

Todo el mundo que se ha visto obligado a hacer algo en Excel lo ama y lo odia. Por desgracia, Excel no es adecuado para la planificación y programación de la fabricación.

  1. No se actualiza automáticamente, lo que significa que un trabajador tiene que hacerlo de forma manual.
  2. Es muy fácil equivocarse cuando se rellenan muchas columnas y filas con distintos tipos de datos.
  3. Requiere mucho tiempo y esfuerzo. Es casi lo mismo que hacerlo todo en papel.

¿Por qué utilizar el programa multidisciplinario Excel cuando existen sistemas hechos especialmente para los fabricantes? Algunos fabricantes siguen utilizando Excel porque creen que todos los sistemas de planificación de la producción son los mismos monstruos gigantescos que SAP y que para implantarlo se necesita un presupuesto superior al presupuesto anual de los EE.UU.

Además, muchas personas se sienten confundidas por la gran variedad de soluciones de software y términos técnicos como MRP, MRP II, APS, ERP, etc. No tenga miedo. No se necesita ser un especialista en software de fabricación para encontrar la solución adecuada para su producción. Sólo necesita dos cosas:

  • Conocimientos sobre su empresa (por ejemplo, tamaño, número de trabajadores)
  • Una prueba gratuita

Normalmente, los proveedores de software de producción ofrecen información en su página de inicio sobre los que consideran adecuados.Eso no significa que no pueda probarlo si no se ajusta a sus requisitos. Sólo significa que su software se ha creado pensando en los fabricantes a los que va dirigido y en sus respectivas necesidades, que pueden diferir de las suyas.

La mejor manera de saber si esta solución le conviene es probarla. Hoy en día, la gran mayoría de las empresas de SaaS (Software as a Service) disponen de versiones de prueba gratuitas. En este momento tiene una visión general de por qué la planificación de la producción es crucial, y está dispuesto a optimizar su proceso de producción con un buen software de fabricación.

Eso está muy bien, pero ahora tiene que encontrar el mejor sistema de planificación de la producción, y sólo tiene una vaga idea de qué funcionalidad necesita en él.

Dejémoslo claro ahora mismo…

¿Qué funciones son necesarias para una buena planificación de la producción?

Por regla general, la fabricación suele comenzar a partir de los pedidos de los clientes. Por lo tanto, la información sobre los clientes y sus pedidos debe almacenarse de alguna manera. Esta es la tarea de la parte CRM del sistema de software.

CRM (abreviatura de Customer Relationship Management) no sólo almacena la información mencionada. Sus principales funciones son:

  • Ser la mano derecha del Departamento de Ventas o Atención al Cliente almacenando y reflejando los flujos de ventas.
  • Ser una fuente de información para el Departamento de Planificación de la Producción almacenando los pedidos de los clientes junto con sus plazos de entrega.
  • Ser la fuente de información contable importante proporcionando facturas y documentos de envío.

No es posible producir bienes de la nada. Por eso, las materias primas y los componentes necesarios deben encargarse antes de la producción. Hay tres departamentos responsables de ello.

El Departamento de Producto se encarga de elaborar los documentos de producto, que son, en general, la lista de materiales (BOM) y la hoja de ruta. A menudo, se complementan con planos.

BOM es la lista de materiales y componentes necesarios para fabricar el producto final, y sus cantidades suelen ser por unidad o por una cantidad mínima de producción.

La ruta es la lista de las operaciones de fabricación con el equipo necesario, el tiempo de trabajo, y los recursos de mano de obra también son a menudo necesarios.

Sin embargo, para la respuesta final, es necesario disponer de la información en el Departamento de Existencias en el módulo de Existencias del sistema ERP de fabricación. ¿Qué materiales y componentes están disponibles en existencias? ¿Cuántos de ellos están disponibles? ¿Cuántos de ellos ya están reservados para pedidos anteriores?

La importante funcionalidad de un módulo de Existencias es la capacidad de distinguir claramente entre el inventario actualmente disponible y el inventario que se espera que llegue. Además, le ayuda a reducir los costos de fabricación optimizando el inventario y evitando el exceso de existencias.

Si no hay suficientes piezas y materiales para fabricar el producto, deben adquirirse. El Departamento de Compras dispone de toda la información necesaria sobre posibles proveedores, sus plazos de entrega y precios en el módulo de Abastecimiento. Esto permite crear rápidamente una orden de compra e introducir las fechas de entrega previstas antes de que la mercancía llegue físicamente al almacén.

Así pues, todos estos componentes mencionados de un sistema ERP de fabricación participan en la planificación eficaz de la producción. Una funcionalidad importante de un sistema de este tipo es la fácil reprogramación de las órdenes de trabajo, por lo que un sistema con posibilidades dinámicas (arrastrar y soltar en la pantalla del monitor) supone una ventaja.

Production planning_manufacturing orders_ES

MRPeasy es un software ERP basado en la nube para pequeños fabricantes (10-200 empleados)

Un sistema ERP/MRP de fabricación sencillo pero potente. Gestión sin complicaciones de la producción, las existencias, los clientes, las compras, las finanzas y el equipo.

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  • Planificación de la producción

    Planificación automática precisa y programa de producción realista. Reprograma dinámicamente con solo arrastrar y soltar las órdenes de manufacturación y las operaciones en el cronograma o el diagrama de Gantt.

  • Existencias

    Gestión de inventarios, movimientos de existencias, seguimiento de lotes y números de serie. Establezca y optimice los niveles de existencias y evite las roturas de inventarios. Tenga un historial claro de sus operaciones de inventario.

  • CRM (Gestión de ventas)

    Con unos pocos clics se calcula el costo del producto y el mejor plazo de entrega. Envíe presupuestos y facturas, prepare los envíos. Envíe el pedido confirmado del cliente a producción. Siga el proceso de ventas desde el presupuesto hasta la entrega mediante una sencilla vista del proceso.

  • Equipo

    Entorno sencillo para que los trabajadores de línea sigan las tareas en el escritorio o en el dispositivo móvil. Informes de la planta en tiempo real. Visión general en tiempo real de la necesidad y disponibilidad de recursos humanos.

  • Compras

    Gestione las compras y eleve las órdenes de compra precargadas con un solo clic. Proveedores, precios, plazos de entrega, todo está ahí. Gestione su cadena de suministro con la ayuda de estadísticas precisas. Prevea sus necesidades de abastecimiento.

  • Contabilidad

    Disfrute de una clara visibilidad del rendimiento de su negocio. Siga el flujo de caja, el balance y los beneficios/pérdidas en tiempo real. Comprenda la rentabilidad del negocio, y mucho más.

Más de 1000 clientes confían en MRPeasy

Reviews

Brandon Ames

CEO, Anicell Biotech

MRPeasy nos da la oportunidad de realizar un seguimiento de todos nuestros costos de producción con precisión. MRPeasy ofrece software basado en la nube, pero siempre ha estado disponible. Como su nombre lo indica, fue fácil de implementar y podemos producir nuestros productos con precisión, con una descripción detallada de la producción.

Alessandro Zanotelli

Director General, RIEDL GmbH

Gran solucion Extremadamente fácil de usar, el Manual en línea está siempre actualizado y bien escrito. Un montón de videos que muestran diferentes características. Pudimos configurar el ERP de forma autónoma. El software ofrece todas las características más importantes que se requieren para administrar las actividades de producción y la adquisición.

Ann Richmond

Director de Desarrollo, Randr

Vosotros sois los mejores y el software es un salvavidas para las pequeñas empresas como la nuestra. También debemos decir que a nuestros auditores ISO les encantó todo lo que MRPeasy les mostró. ¡Todo está documentado en el sistema! Y no necesitamos ningún otro software.

Algunos de nuestros clientes que usan MRPeasy

  • AniCell Biotech
  • goodfish-logo
  • Skin Actives Scientific
  • Starship
  • Whoop

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