¿Cómo lograr visibilidad del inventario en tiempo real?

La visibilidad del inventario en tiempo real ayuda a las empresas a saber exactamente qué stock hay disponible, asignado, en producción, pendiente de recibir de los proveedores y listo para enviar en cualquier momento. En este artículo explicamos por qué la visibilidad del inventario es más compleja en el sector de la fabricación, qué problemas pueden surgir sin ella y cómo lograrla.

¿Qué significa la visibilidad del inventario en tiempo real?

La visibilidad del inventario en tiempo real significa tener una visión precisa y actualizada del inventario a medida que los niveles de stock, las ubicaciones y la disponibilidad cambian en toda la empresa. Sin embargo, esto va más allá de un simple recuento de stock o un recuento cíclico de inventario.

Para tener visibilidad en tiempo real, los datos de inventario deben estar conectados a todos los procesos empresariales, incluyendo compras, producción, ventas y envíos. Esto da a cada departamento una visión clara de qué stock está disponible, qué materiales han sido reservados para pedidos, qué stock se espera que esté disponible y qué productos están terminados y listos para enviar.

¿Por qué es importante tener visibilidad del inventario en tiempo real?

Para los minoristas de comercio electrónico, la gestión de inventario puede significar simplemente saber cuántos productos hay en stock en todos los canales de venta, qué se ha asignado ya a los pedidos de los clientes y qué hay disponible para su entrega. Sin embargo, para los fabricantes, la visibilidad del inventario es más compleja, ya que los productos se fabrican, no solo se almacenan y se venden. Esto requiere una visibilidad completa del inventario en todas las operaciones empresariales y en la cadena de suministro.

Seguimiento del stock disponible, asignado y en existencia

Si usted es un fabricante, la visibilidad del inventario en tiempo real es importante porque puede mostrarle qué stock está en existencia, asignado o disponible para usar en cualquier momento. Esto importa porque un material puede estar físicamente en stock pero ya estar reservado para un pedido de cliente o asignado a una orden de fabricación.

Cuando los materiales se asignan, consumen, devuelven o envían, su estado debe actualizarse en el inventario, la producción, las ventas y las compras. Esto garantiza que siempre tenga una visión clara de qué stock está disponible para las órdenes de fabricación y cuándo se necesita pedir más materiales.

Visibilidad en cada etapa de la producción

En la fabricación, el stock cambia de ubicación, estado y disponibilidad a medida que se mueve de las compras a la producción y al envío. Un flujo de inventario típico podría verse así:

• Recepción: Los materiales llegan de los proveedores y se registran en el sistema.
• Almacenamiento: Los artículos se almacenan en el almacén, compartimento o ubicación correctos.
• Asignación: El stock se reserva para un pedido de ventas, una orden de fabricación o un trabajo específico.
• Emisión a producción: Los materiales se liberan a la planta de producción.
• Trabajo en proceso (WIP): Los materiales se procesan, ensamblan o esperan entre etapas de producción.
• Consumo: Los materiales se marcan como utilizados durante o después de la producción.
• Desperdicio o retrabajo: Los materiales dañados, desperdiciados o rechazados se registran en el sistema.
• Productos terminados: Los artículos completados se ingresan al stock como productos terminados.
• Envío: Los productos terminados se recolectan, empaquetan, envían y se eliminan del inventario.

El control de inventario en tiempo real es importante porque muestra qué materiales están en existencia, asignados, en proceso (WIP), consumidos y listos para enviar en cualquier momento. Sin estos datos en tiempo real, puede terminar planificando trabajos alrededor de materiales que ya están utilizados, prometiendo pedidos que no pueden completarse a tiempo o descubriendo faltantes solo después de que la producción ha comenzado.

Actualizar los cambios de inventario en toda la empresa

La visibilidad del inventario en tiempo real también significa que todos los datos de inventario están integrados en un solo sistema. Si usted es fabricante, tener esta integración es crucial. Las compras, el inventario, la producción, las ventas y los envíos afectan la disponibilidad del stock, por lo que si cada departamento trabaja con hojas de cálculo separadas, cada uno tendrá una visión diferente de los niveles de inventario.

Tener visibilidad en tiempo real significa que todos estos procesos empresariales están conectados. Por ejemplo, cuando se recibe una orden de compra, el área de producción puede ver que el material está disponible. O cuando los materiales se consumen en la planta de producción, el área de compras puede ver que se necesita pedir más.

Cada cambio de inventario se refleja en toda la empresa, para que los equipos puedan tomar decisiones informadas usando la misma información actualizada. Esto significa que puede evitar la doble reserva de materiales, los compromisos excesivos de pedidos o pasar por alto los faltantes de materiales.

Consecuencias de una visibilidad deficiente del inventario

Desabastecimientos

Los desabastecimientos pueden volverse habituales si no cuenta con visibilidad actualizada del inventario y alertas cuando el stock está por agotarse. Esto puede tener un efecto perjudicial en su negocio, porque si incluso un componente crucial está sin stock, puede detener la producción y retrasar los envíos a los clientes.

Esto es exactamente lo que le ocurrió a CDI, un fabricante de equipos de navegación con sede en California. Uno de sus productos consta de alrededor de 50 piezas, muchas de las cuales tienen largos tiempos de entrega largos. Ordenaron un componente demasiado tarde y, como resultado, no pudieron fabricar su producto.

“No nos dimos cuenta de que necesitábamos una pieza en particular y la pedimos demasiado tarde. Al inicio de la temporada, no había llegado. Eso nos costó toda la temporada de ventas de ese enrollador en particular”, dice David, propietario de CDI.

Ahora que han implementado un sistema MRP que proporciona visibilidad confiable del inventario y gestión de pedidos, este tipo de desabastecimientos ya no son una amenaza constante.

Los desabastecimientos también crean cuellos de botella en la producción. Cuando un trabajo está programado pero falta un material requerido, la producción debe detenerse, cambiar de trabajo o esperar a que lleguen los materiales. Estas interrupciones retrasan otros pedidos e introducen ineficiencias en la planta de producción.

Exceso de stock

Si no tiene buena visibilidad del inventario, puede terminar comprando más materiales de los que necesita “por si acaso”. Si bien este enfoque previene los desabastecimientos, también eleva los costos de mantenimiento de inventario, como:

• Efectivo inmovilizado en materiales que aún no se han usado ni vendido
• Espacio de almacenamiento
• Riesgo de daño, vencimiento o desperdicio
• Mano de obra adicional para contar, mover y organizar materiales

Si las áreas de almacenamiento están llenas de materiales en exceso, también hay menos espacio para los componentes de alta rotación, subensamblajes, trabajo en proceso (WIP) o productos terminados esperando ser enviados.

Compromisos excesivos

Si usted es fabricante, la disponibilidad de los pedidos no depende únicamente del stock de productos terminados. También necesita saber si las materias primas, los componentes, los subensamblajes, el embalaje, la mano de obra y el tiempo de producción adecuados están disponibles. Si esa información está dispersa en sistemas desconectados, el área de ventas puede estar trabajando con diferentes supuestos y comprometerse en exceso con pedidos que la producción no puede cumplir.

Clientes insatisfechos

En última instancia, cuando las empresas no tienen una visión precisa del inventario, la satisfacción del cliente se resiente. La sobreventa y la falta de existencias provocan pedidos incompletos o retrasos en los envíos, lo que tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente.

La satisfacción del cliente depende no solo de la calidad del producto, sino también de entregas predecibles y comunicación clara. Sin embargo, sin un sistema de inventario que pueda decirle exactamente qué está disponible o cuándo se puede completar la producción, es difícil dar a los clientes actualizaciones precisas y oportunas.

Las entregas tardías, los tiempos de entrega poco claros y los cambios de último momento dañan la confianza del cliente y llevan a pérdida de ventas. Los clientes pueden hacer menos pedidos repetidos, buscar proveedores más confiables o mostrarse menos dispuestos a recomendar su negocio.

Beneficios de la visibilidad del inventario en tiempo real

Menos desabastecimientos y menos exceso de inventario

Prevenir los desabastecimientos puede ser difícil en la fabricación. Sin embargo, el software de inventario que le brinda visibilidad en tiempo real puede ayudarle a comprender qué necesita pedir y para cuándo. Por ejemplo, MRPeasy hace visibles los niveles de stock, las órdenes de compra y la producción planificada en un solo sistema, lo que facilita detectar la escasez antes de que se convierta en desabastecimiento.

El software de seguimiento de inventario puede mejorar la reposición al permitirle establecer puntos de reorden. Esto significa que recibirá alertas de stock bajo cuando los materiales caen por debajo de un nivel crítico, dándole suficiente tiempo para reponer antes de que los materiales se agoten.

Por último, tener una visión completa del inventario permite que las decisiones de compra se tomen basándose en la demanda real, la producción planificada y los tiempos de entrega de los proveedores, lo que previene el exceso de inventario y los costos que conlleva.

Mejor previsión, planificación y programación

El software de gestión de inventarios proporciona una visión completa del stock actual, las órdenes de compra, los tiempos de entrega de los proveedores y la producción planificada. El resultado es una previsión de la demanda, planificación y programación más precisas.

Planificación de la producción: La visibilidad del inventario en tiempo real hace que la planificación de la producción sea más precisa porque los planificadores pueden verificar si cada trabajo tiene los materiales, componentes, subensamblajes y embalaje requeridos antes de liberarlo a la planta de producción. Si falta algo, pueden comprar el material, reprogramar el trabajo o priorizar otro pedido.

Programación: El seguimiento del inventario en tiempo real le permite priorizar el trabajo según la disponibilidad real de materiales en lugar de suposiciones. Un trabajo puede parecer urgente, pero si su sistema de inventario muestra que falta un material clave, puede priorizar otro trabajo completamente listo. Esto mantiene la producción en marcha y reduce los cambios de programa de último momento.

Previsión: Al comparar la demanda prevista con el stock actual, los materiales asignados, los requerimientos de la lista de materiales (BOM), las órdenes de compra abiertas y los tiempos de entrega de los proveedores, los fabricantes pueden ver si la demanda futura es realista.

Mejor experiencia del cliente

El software de inventario en tiempo real puede ayudarle a dar a los clientes respuestas más precisas sobre cuándo se puede realizar y entregar un pedido. En lugar de cotizar un tiempo de entrega basado en suposiciones, puede verificar si tiene los materiales y la capacidad de producción para completar realmente el pedido.

Si ocurren discrepancias, tener buena visibilidad del inventario también mejora la comunicación con los clientes. Si un faltante de material, una orden de compra tardía o un retraso de producción afecta un pedido, el software de fabricación puede mostrarle el problema y puede actualizar al cliente de inmediato. La comunicación rápida con los clientes puede ayudarle a gestionar las expectativas de los clientes.

Cómo lograr visibilidad del inventario en tiempo real

Mantenga datos precisos de artículos, SKU y ubicaciones

Los registros de inventario precisos son la base de la visibilidad del inventario en tiempo real. Cuando se dispone de datos completos y precisos, cada movimiento de inventario se registra en el artículo correcto y en el lugar adecuado. Esto le da una visión confiable de qué stock está en existencia, disponible y dónde se puede encontrar.

Si los datos de stock son inexactos, su sistema puede mostrar inventario que en realidad no es utilizable. Por ejemplo, si el stock está registrado en el almacén incorrecto, puede aparecer disponible en el sistema pero los trabajadores de la planta de producción no pueden encontrarlo cuando realmente lo necesitan.

Otro ejemplo es si el mismo material tiene más de un SKU. El sistema lo trata como artículos separados y puede dividir el recuento de stock entre registros duplicados, haciendo que parezca que hay menos stock disponible del que realmente existe.

Las unidades de medida también deben ser consistentes. Si una lista de materiales (BOM) requiere un material en gramos pero el inventario está registrado en kilogramos, litros, rollos o paquetes, el sistema debe convertir esas unidades correctamente. De lo contrario, los cálculos de requerimientos de materiales y disponibilidad pueden ser inexactos.

Mantenga las listas de materiales (BOM) actualizadas

Las listas de materiales (BOM) precisas y actualizadas son esenciales para lograr la visibilidad del inventario en tiempo real. Si los datos de la BOM son incorrectos, su sistema de gestión de inventarios podría mostrar que tiene suficiente stock para completar un pedido, cuando en realidad necesita pedir más materiales.

Los datos precisos de la BOM se vuelven aún más importantes cuando se trabaja con listas de materiales multinivel, donde un producto terminado puede depender de muchos subensamblajes, cada uno con sus propios componentes. El producto terminado puede parecer listo para fabricar, pero si incluso un artículo de nivel inferior en la BOM es incorrecto, puede desestabilizar toda la producción.

Para mantener sus listas de materiales (BOM) precisas y actualizadas, revíselas y actualícelas regularmente, especialmente cuando cambien los productos, los materiales o los proveedores. Asegúrese también de definir las cantidades, las unidades de medida y cualquier variación de producto que afecte los requerimientos de materiales.

Implementar software con funcionalidad de control de versiones también es esencial si sus requerimientos de BOM cambian constantemente.

Realice el seguimiento del trabajo en proceso (WIP)

El seguimiento del trabajo en proceso puede ser un desafío. Las materias primas pueden asignarse a un trabajo, consumirse parcialmente durante las operaciones, desecharse, reelaborarse o transformarse en productos terminados. Sin una buena visibilidad del WIP, es difícil seguir el estado de un artículo y mantener la precisión del inventario.

Un módulo de gestión de almacén puede ayudar a rastrear dónde se almacenan, recogen o reciben los materiales. Sin embargo, el seguimiento del WIP requiere visibilidad de lo que sucede después de que los materiales salen del almacenamiento e ingresan a la producción.

Aunque la funcionalidad de seguimiento del WIP (work in process) puede automatizar muchas actualizaciones de inventario, la visibilidad en tiempo real del WIP requiere que los trabajadores de la planta de producción registren los movimientos de stock a medida que ocurren, como cuando:

• Los materiales se emiten a producción
• Los materiales se consumen
• Las operaciones se inician, pausan o completan
• Los trabajos se retrasan o esperan materiales
• Los productos se desechan o retraban
• Los productos terminados se completan

Cuando los trabajadores de la planta de producción ingresan esta información en una interfaz de ejecución de fabricación, los cambios se reflejan en todo el sistema, ayudando a agilizar los informes de producción y las actualizaciones de inventario.

Use el escaneo de códigos de barras o RFID

Ingresar manualmente la información de artículos en una hoja de cálculo o software de gestión de inventarios puede volverse inmanejable para los fabricantes en crecimiento. Tener un sistema de seguimiento habilitado con códigos de barras, RFID o IoT facilita el registro de los movimientos de stock en tiempo real.

Con un sistema de inventario con códigos de barras, los empleados pueden escanear un artículo con un dispositivo inteligente y el sistema registra el movimiento de stock contra el artículo, pedido y ubicación correctos. RFID puede servir para un propósito similar, pero en lugar de escanear artículos uno por uno, las etiquetas RFID pueden leerse automáticamente o en lotes, según la configuración.

Use páneles de control, alertas e informes

Los paneles de control, las alertas y los informes presentan la información de inventario de una manera fácil de entender y sobre la que se puede actuar.

Un panel de control le proporciona una visión completa de su inventario y las operaciones de producción. Puede ayudar a su equipo a ver los problemas más urgentes de un vistazo, como los niveles de stock actuales, las órdenes de compra tardías y los artículos por debajo de su punto de pedido.

Las alertas son especialmente útiles, ya que pueden notificarle sobre pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes problemas. Por ejemplo, si un componente crítico cae por debajo de su punto de pedido, un software ERP de fabricación puede enviarle una alerta por correo electrónico para recordarle que pida más del material. Esto evita que el stock bajo se convierta en un faltante de materiales y un trabajo retrasado.

Por último, los informes de producción pueden darle una visión a largo plazo del inventario. Pueden mostrar patrones como desabastecimientos recurrentes, materiales de movimiento lento o proveedores que con frecuencia entregan tarde. Revisar los informes puede ayudarle a optimizar las compras, la planificación de la producción y el control de inventarios con el tiempo.

Por qué el software ERP es esencial para la visibilidad del inventario en tiempo real

Para lograr la visibilidad del inventario en tiempo real, las ventas, las compras, el inventario y la producción deben trabajar desde la misma fuente de verdad. Sin un sistema integrado, los datos de inventario se dividen entre hojas de cálculo, diferentes herramientas contables y comunicaciones por correo electrónico. Esto dificulta que los diferentes departamentos sepan qué stock está realmente disponible en tiempo real, especialmente cuando se mueve constantemente a través de las compras, la producción, el WIP y los envíos.

El software ERP de fabricación es esencial porque conecta todos los flujos de trabajo y departamentos que afectan el inventario. Cuando alguien actualiza el inventario en un área, el cambio se refleja instantáneamente en todo el sistema ERP. En lugar de que cada departamento trabaje con registros diferentes, toda la empresa puede ver la misma información actualizada del inventario, la producción, las compras y el estado de los pedidos.

Los sistemas ERP también incluyen herramientas específicas de fabricación que respaldan la visibilidad en tiempo real. Por ejemplo, los sistemas de ejecución de fabricación integrados conectan la actividad de la planta de producción con la gestión de inventarios. Esto permite a los trabajadores de la planta de producción actualizar el sistema cuando los materiales se consumen, los trabajos se completan o los productos terminados se ingresan al stock.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La visibilidad del inventario en tiempo real va más allá del conteo de stock: Significa conectar los datos de inventario con las compras, la producción, las ventas y los envíos para que cada equipo pueda ver qué está disponible, asignado, pendiente y listo para enviar.
• Los fabricantes necesitan visibilidad más allá de los productos terminados: Necesitan rastrear materias primas, componentes, subensamblajes, WIP, productos terminados y el estado del stock en cada etapa de la producción.
• Una visibilidad del inventario deficiente conduce a desabastecimientos, compromisos excesivos y clientes insatisfechos: Un componente faltante puede detener la producción, mientras que una disponibilidad poco clara puede hacer que los equipos de ventas prometan pedidos que no se pueden entregar a tiempo.
• Los datos precisos son la base de la visibilidad en tiempo real: Los SKUs limpios, las ubicaciones de stock correctas, las unidades de medida consistentes, las listas de materiales (BOM) actualizadas y el seguimiento confiable del WIP son todos necesarios para que el software de inventario muestre una disponibilidad precisa.
• El software ERP es la base para la visibilidad del inventario en tiempo real: Un ERP de fabricación conecta el inventario, las compras, la producción, la actividad de la planta de producción y el estado de los pedidos en un solo sistema, para que las actualizaciones en un área se reflejen en toda la empresa.

Preguntas frecuentes

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