Wie lässt sich Bestandstransparenz in Echtzeit erreichen?

Echtzeit-Bestandstransparenz hilft Unternehmen dabei, jederzeit genau zu erkennen, welche Bestände verfügbar, zugewiesen, in Produktion, von Lieferanten erwartet und versandbereit sind. Dieser Artikel erklärt, warum Bestandstransparenz in der Fertigung komplexer ist, was ohne sie schiefgehen kann und wie man sie erreicht.

Was bedeutet Echtzeit-Bestandstransparenz?

Echtzeit-Bestandstransparenz bedeutet, einen genauen, aktuellen Überblick über den Bestand zu haben, während sich Lagerbestände, Standorte und Verfügbarkeit im gesamten Unternehmen ändern. Dies geht jedoch über eine einfache Bestandsaufnahme oder zyklische Inventur hinaus.

Um Echtzeit-Transparenz zu erreichen, müssen die Bestandsdaten mit allen Geschäftsprozessen verknüpft sein, einschließlich Einkauf, Produktion, Vertrieb und Versand. Dies gibt jeder Abteilung einen klaren Überblick darüber, welche Bestände verfügbar sind, welche Materialien für Aufträge gebucht wurden, welche Bestände voraussichtlich verfügbar werden und welche Produkte fertiggestellt und versandbereit sind.

Warum ist Echtzeit-Bestandstransparenz wichtig?

Für E-Commerce-Händler bedeutet Bestandsmanagement möglicherweise lediglich, zu wissen, wie viele Produkte über alle Vertriebskanäle hinweg vorrätig sind, welche Mengen bereits für Kundenbestellungen reserviert wurden und welche Mengen für die Auftragsabwicklung verfügbar sind. Für Hersteller ist die Bestandsübersicht jedoch komplexer, da Produkte nicht nur gelagert und verkauft, sondern auch hergestellt werden. Dies erfordert eine lückenlose Bestandsübersicht über alle Geschäftsabläufe und die gesamte Lieferkette hinweg.

Verfolgung von vorrätigen, zugewiesenen und verfügbaren Beständen

Wenn Sie ein Hersteller sind, zeigt Ihnen eine Echtzeit-Bestandsübersicht, welche Bestände zu jedem Zeitpunkt vorrätig, zugewiesen oder verfügbar sind. Dies ist entscheidend, da ein Material zwar physisch vorrätig sein kann, aber bereits für einen Kundenauftrag reserviert oder einem Fertigungsauftrag zugeordnet ist.

Wenn Materialien zugewiesen, verbraucht, zurückgegeben oder versendet werden, sollte ihr Status in den Bereichen Lager, Produktion, Vertrieb und Einkauf aktualisiert werden. So haben Sie stets einen klaren Überblick darüber, welche Bestände für Fertigungsaufträge verfügbar sind und wann weitere Materialien bestellt werden müssen.

Transparenz in jeder Produktionsphase

In der Fertigung ändern sich Standort, Status und Verfügbarkeit des Bestands, während er vom Einkauf über die Produktion bis zum Versand wandert. Ein typischer Bestandsfluss könnte etwa so aussehen:

• Wareneingang: Materialien treffen von Lieferanten ein und werden im System erfasst.
• Lagerung: Artikel werden im richtigen Lager, Lagerplatz oder Standort gelagert.
• Zuordnung: Der Bestand wird einem Kundenauftrag, Fertigungsauftrag oder einem bestimmten Auftrag zugeordnet.
• Freigabe an die Produktion: Materialien werden an die Fertigung freigegeben.
• Unfertige Erzeugnisse (WIP): Materialien werden bearbeitet, montiert oder warten zwischen den Produktionsstufen.
• Verbrauch: Materialien werden während oder nach der Produktion als verbraucht markiert.
• Ausschuss oder Nacharbeit: Beschädigte, verschwendete oder zurückgewiesene Materialien werden im System erfasst.
• Fertigwaren: Fertige Artikel werden als Fertigprodukte in den Bestand aufgenommen.
• Versand: Fertige Waren werden kommissioniert, verpackt, versandt und aus dem Bestand entfernt.

Echtzeit-Bestandskontrolle ist wichtig, da sie jederzeit aufzeigt, welche Materialien vorrätig, zugewiesen, in der Fertigung, verbraucht und versandbereit sind. Ohne diese Echtzeitdaten kann es passieren, dass Sie Aufträge auf der Grundlage von bereits verbrauchten Materialien planen, Aufträge zusagen, die nicht rechtzeitig fertiggestellt werden können, oder Engpässe erst entdecken, nachdem die Produktion bereits begonnen hat.

Verbinden Sie Bestandsänderungen unternehmensweit

Echtzeit-Bestandstransparenz bedeutet auch, dass alle Bestandsdaten in einem System integriert sind. Wenn Sie ein Hersteller sind, ist diese Integration entscheidend. Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb und Versand beeinflussen alle die Bestandsverfügbarkeit. Wenn also jede Abteilung mit separaten Tabellen arbeitet, hat jeder einen anderen Überblick über die Lagerbestände.

Echtzeit-Transparenz bedeutet, dass all diese Geschäftsprozesse miteinander verbunden sind. Wenn beispielsweise eine Bestellung eingeht, kann die Produktion sehen, dass das Material verfügbar ist. Oder wenn Materialien in der Fertigung verbraucht werden, kann der Einkauf erkennen, dass Nachschub bestellt werden muss.

Jede Bestandsänderung wird unternehmensweit widergespiegelt, sodass Teams fundierte Entscheidungen auf der Grundlage derselben aktuellen Informationen treffen können. So können Sie Doppelbuchungen von Materialien, überzogene Zusagen bei Bestellungen oder das Übersehen von Materialengpässen vermeiden.

Die Auswirkungen mangelnder Bestandstransparenz

Fehlmengen

Fehlmengen können zur Regel werden, wenn Sie keine aktuelle Bestandsübersicht und keine Warnmeldungen bei sinkenden Beständen haben. Dies kann sich nachteilig auf Ihr Unternehmen auswirken, denn schon wenn nur eine einzige wichtige Komponente nicht vorrätig ist, kann dies die Produktion zum Erliegen bringen und Lieferungen an Kunden verzögern.

Genau das ist bei CDI passiert, einem Hersteller von Segelausrüstung mit Sitz in Kalifornien. Eines ihrer Produkte besteht aus rund 50 Teilen, von denen viele lange Vorlaufzeiten haben. Sie bestellten eine Komponente zu spät und konnten ihr Produkt daher nicht herstellen.

„Wir haben nicht bemerkt, dass wir ein bestimmtes Teil benötigten, und haben es zu spät bestellt. Zu Beginn der Saison war es noch nicht angekommen. Das hat uns die gesamte Verkaufssaison für diesen speziellen Rollreff gekostet“, sagt David, Inhaber von CDI.“

Seitdem das Unternehmen ein MRP-System eingeführt hat, das zuverlässige Bestandsübersicht und Auftragsverwaltung bietet, sind solche Engpässe keine ständige Bedrohung mehr.

Bestandslücken verursachen zudem Produktionsengpässe. Wenn ein Auftrag geplant ist, aber ein benötigtes Material fehlt, muss die Produktion gestoppt, auf einen anderen Auftrag umgestellt oder auf die Ankunft der Materialien gewartet werden. Diese Störungen verzögern andere Aufträge und führen zu Ineffizienzen in der Fertigung.

Überbestände

Wenn Sie keine gute Bestandsübersicht haben, kaufen Sie möglicherweise „für alle Fälle“ mehr Material, als Sie benötigen. Dieser Ansatz verhindert zwar Bestandslücken, treibt aber auch die Lagerhaltungskosten in die Höhe, zum Beispiel durch:

• Kapitalbindung in Materialien, die noch nicht verwendet oder verkauft wurden
• Lagerfläche
• Risiko von Beschädigung, Verfall oder Verschwendung
• Zusätzlichen Arbeitsaufwand für das Zählen, Umlagern und Organisieren von Materialien

Wenn Lagerflächen mit überschüssigen Materialien gefüllt sind, bleibt weniger Platz für schnell drehende Komponenten, Baugruppen, unfertige Erzeugnisse oder versandfertige Fertigwaren.

Überversprechen

Für Hersteller hängt die Verfügbarkeit von Bestellungen von mehr als nur dem Bestand an Fertigwaren ab. Sie müssen auch wissen, ob die richtigen Rohstoffe, Komponenten, Baugruppen, Verpackungen, Arbeitskräfte und Produktionszeiten verfügbar sind. Wenn diese Informationen über isolierte Systeme verteilt sind, arbeitet der Vertrieb möglicherweise auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen und macht überzogene Zusagen für Bestellungen, die die Produktion nicht erfüllen kann.

Unzufriedene Kunden

Letztendlich leidet die Kundenzufriedenheit, wenn Unternehmen keinen genauen Überblick über den Lagerbestand haben. Überverkäufe und Fehlbestände führen zu unvollständigen oder verspäteten Bestellungen, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Die Kundenzufriedenheit hängt nicht nur von der Produktqualität ab, sondern auch von vorhersehbaren Lieferzeiten und klarer Kommunikation. Ohne ein Bestandsverwaltungssystem, das Ihnen genau sagt, was verfügbar ist oder wann die Produktion abgeschlossen sein wird, ist es jedoch schwierig, Kunden genaue und zeitnahe Informationen zu geben.

Verspätete Lieferungen, unklare Lieferzeiten und Änderungen in letzter Minute schaden dem Kundenvertrauen und führen zu Umsatzverlusten. Kunden geben möglicherweise weniger Nachbestellungen auf, suchen nach zuverlässigeren Lieferanten oder sind weniger bereit, Ihr Unternehmen weiterzuempfehlen.

Vorteile einer Echtzeit-Bestandstransparenz

Weniger Fehlmengen und Überbestände

Fehlmengen zu vermeiden, kann in der Fertigung schwierig sein. Mit einer Bestandssoftware mit Echtzeit-Transparenz können Sie jedoch besser nachvollziehen, was Sie bis wann bestellen müssen. MRPeasy beispielsweise macht Lagerbestände, Bestellungen und die geplante Produktion in einem System sichtbar, sodass Engpässe leicht erkannt werden können, bevor sie zu Fehlbeständen führen.

Bestandsverfolgungssoftware kann die Nachschubplanung verbessern, indem sie Ihnen die Festlegung von Nachbestellpunkten ermöglicht. Das bedeutet, dass Sie Warnmeldungen bei niedrigem Lagerbestand erhalten, wenn Materialien unter ein kritisches Niveau fallen, sodass Sie genügend Zeit haben, nachzubestellen, bevor die Materialien ausgehen.

Schließlich ermöglicht ein vollständiger Überblick über den Lagerbestand, dass Beschaffungsentscheidungen auf der Grundlage des tatsächlichen Bedarfs, der geplanten Produktion und der Lieferzeiten der Lieferanten getroffen werden, was Überbestände und die damit verbundenen Kosten verhindert.

Bessere Prognosen, Planung und Terminierung

Bestandsverwaltungssoftware bietet einen vollständigen Überblick über den aktuellen Lagerbestand, Bestellungen, Lieferzeiten der Lieferanten und die geplante Produktion. Das Ergebnis sind genauere Bedarfsprognosen, Planungen und Terminierungen.

Produktionsplanung: Echtzeit Bestandstransparenz macht die Produktionsplanung genauer, da Planer überprüfen können, ob für jeden Auftrag die erforderlichen Materialien, Komponenten, Baugruppen und Verpackungen vorhanden sind, bevor er an die Fertigung freigegeben wird. Fehlt etwas, können sie das Material nachbestellen, den Auftrag neu terminieren oder einem anderen Auftrag Vorrang einräumen.

Terminierung: Die Echtzeit-Bestandsverfolgung ermöglicht es Ihnen, Arbeiten auf der Grundlage der tatsächlichen Materialverfügbarkeit und nicht aufgrund von Annahmen zu priorisieren. Ein Auftrag mag dringend erscheinen, aber wenn Ihr Bestandssystem anzeigt, dass ein Schlüsselmaterial fehlt, können Sie einem anderen, vollständig vorbereiteten Auftrag Vorrang einräumen. Dies hält die Produktion am Laufen und reduziert kurzfristige Terminänderungen.

Prognosen: Durch den Abgleich der prognostizierten Nachfrage mit dem aktuellen Lagerbestand, den zugewiesenen Materialien, den Stücklistenanforderungen, offenen Bestellungen und den Lieferzeiten der Lieferanten können Hersteller erkennen, ob die zukünftige Nachfrage realistisch ist.

Verbessertes Kundenerlebnis

Eine Echtzeit-Bestandssoftware kann Ihnen helfen, Kunden genauere Auskünfte darüber zu geben, wann eine Bestellung ausgeführt und geliefert werden kann. Anstatt eine Lieferzeit auf der Grundlage von Vermutungen anzugeben, können Sie überprüfen, ob Sie über die Materialien und die Produktionskapazität verfügen, um den Auftrag tatsächlich auszuführen.

Sollten dennoch Unstimmigkeiten auftreten, verbessert eine gute Bestandstransparenz auch die Kommunikation mit den Kunden. Wenn ein Materialengpass, eine verspätete Bestellung oder eine Produktionsverzögerung einen Auftrag beeinträchtigt, kann Ihnen die Fertigungssoftware das Problem aufzeigen, und Sie können den Kunden umgehend informieren. Eine schnelle Kommunikation mit den Kunden kann Ihnen helfen, deren Erwartungen zu steuern.

So erreichen Sie Echtzeit-Bestandsübersicht

Pflegen Sie genaue Artikel-, SKU- und Standortdaten

Genaue Bestandsaufzeichnungen sind die Grundlage für Echtzeit-Bestandstransparenz. Wenn Sie über vollständige und genaue Daten verfügen, wird jede Bestandsbewegung dem richtigen Artikel am richtigen Ort zugeordnet. Dies gibt Ihnen einen zuverlässigen Überblick darüber, welcher Bestand vorrätig und verfügbar ist und wo er sich befindet.

Wenn Bestandsdaten ungenau sind, zeigt Ihr System möglicherweise Bestände an, die tatsächlich nicht nutzbar sind. Wenn beispielsweise Bestände im falschen Lager erfasst werden, erscheinen sie im System zwar als verfügbar, können aber von den Mitarbeitern in der Fertigung nicht gefunden werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

Ein weiteres Beispiel ist, wenn dasselbe Material mehr als eine Artikelnummer (SKU) hat. Das System behandelt es als separate Artikel und kann den Lagerbestand auf doppelte Datensätze aufteilen, wodurch es so aussieht, als gäbe es weniger verfügbaren Bestand, als tatsächlich vorhanden ist.

Auch die Maßeinheiten müssen einheitlich sein. Wenn eine Stückliste ein Material in Gramm vorsieht, der Bestand jedoch in Kilogramm, Litern, Rollen oder Packungen erfasst ist, muss das System diese Einheiten korrekt umrechnen. Andernfalls können Materialbedarfs- und Verfügbarkeitsberechnungen ungenau sein.

Halten Sie Stücklisten auf dem neuesten Stand

Genaue und aktuelle Stücklisten sind unerlässlich, um Echtzeit-Bestandstransparenz zu erreichen. Wenn Stücklistendaten falsch sind, zeigt Ihr Bestandsverwaltungssystem möglicherweise an, dass Sie genügend Lagerbestand haben, um einen Auftrag abzuschließen, obwohl Sie in Wirklichkeit mehr Material bestellen müssen.

Genaue Stücklistendaten werden noch wichtiger, wenn es um mehrstufige Stücklisten geht, bei denen ein Endprodukt von vielen Baugruppen abhängt, die jeweils ihre eigenen Komponenten haben. Das Endprodukt mag fertigungsbereit aussehen, aber wenn auch nur ein Artikel auf einer niedrigeren Ebene in der Stückliste falsch ist, kann dies die gesamte Produktion durcheinanderbringen.

Um Ihre Stücklisten korrekt und aktuell zu halten, sollten Sie diese regelmäßig überprüfen und aktualisieren, insbesondere wenn sich Produkte, Materialien oder Lieferanten ändern. Achten Sie außerdem darauf, Mengen, Maßeinheiten und alle Produktvarianten zu definieren, die sich auf den Materialbedarf auswirken.

Die Implementierung einer Software mit Versionskontrollfunktion ist ebenfalls unerlässlich, wenn sich Ihre Stücklistenanforderungen ständig ändern.

Verfolgung von unfertigen Erzeugnissen (WIP)

Die Verfolgung von unfertigen Erzeugnissen kann eine Herausforderung sein. Rohstoffe können für einen Auftrag ausgegeben, während des Betriebs teilweise verbraucht, verschrottet, nachbearbeitet oder in Fertigwaren umgewandelt werden. Ohne gute WIP-Transparenz ist es schwierig, den Status eines Artikels im Blick zu behalten und die Bestandsgenauigkeit aufrechtzuerhalten.

Ein Lagerverwaltungsmodul kann Sie verfolgen lassen, wo Materialien gelagert, kommissioniert oder empfangen werden. Die WIP-Verfolgung erfordert jedoch Einblick in das Geschehen, nachdem Materialien das Lager verlassen und in die Produktion gelangen.

Zwar können viele Bestandsaktualisierungen durch die WIP-Tracking-Funktionalität automatisiert werden, doch erfordert die Echtzeit-Transparenz von WIP, dass Mitarbeiter in der Fertigung Bestandsbewegungen sofort erfassen, beispielsweise wenn:

• Materialien an die Produktion ausgegeben werden
• Materialien verbraucht werden
• Vorgänge gestartet, unterbrochen oder abgeschlossen werden
• Aufträge verzögert werden oder auf Materialien warten
• Produkte verschrottet oder nachbearbeitet werden
• Fertigwaren fertiggestellt werden

Wenn Mitarbeiter in der Fertigung diese Informationen in eine Fertigungssteuerungsoberfläche eingeben, werden die Änderungen systemweit übernommen, was die Produktionsberichterstattung und Bestandsaktualisierungen optimiert.

Barcode-Scanning oder RFID

Die manuelle Eingabe von Artikelinformationen in eine Tabellenkalkulation oder eine Bestandsverwaltungssoftware kann für wachsende Hersteller unüberschaubar werden. Ein Barcode-, RFID- oder IoT-fähiges Nachverfolgungssystem erleichtert die Erfassung von Bestandsbewegungen in Echtzeit.

Mit einem Barcode-Bestandssystem können Mitarbeiter einen Artikel mit einem Smart-Gerät scannen, und das System erfasst die Bestandsbewegung unter dem richtigen Artikel, der richtigen Bestellung und dem richtigen Standort. RFID kann einen ähnlichen Zweck erfüllen, aber anstatt Artikel einzeln zu scannen, können RFID-Tags je nach Konfiguration automatisch oder in Stapeln gelesen werden.

Dashboards, Benachrichtigungen und Berichte

Dashboards, Benachrichtigungen und Berichte präsentieren Bestandsinformationen auf eine Weise, die leicht verständlich ist und auf die man reagieren kann.

Ein Dashboard bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Bestände und Produktionsabläufe. Es kann Ihrem Team helfen, die dringendsten Probleme auf einen Blick zu erkennen, wie z. B. aktuelle Lagerbestände, verspätete Bestellungen und Artikel, die unter ihrem Nachbestellpunkt liegen.

Warnmeldungen sind besonders nützlich, da sie Sie auf kleine Probleme hinweisen können, bevor diese zu großen Problemen werden. Wenn beispielsweise eine kritische Komponente unter ihren Nachbestellpunkt fällt, kann ein ERP für die Fertigung Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung senden, um Sie daran zu erinnern, mehr von diesem Material zu bestellen. So wird verhindert, dass aus geringen Lagerbeständen ein Materialengpass und eine verzögerte Auftragsabwicklung wird.

Schließlich können Produktionsberichte Ihnen einen langfristigen Überblick über den Lagerbestand verschaffen. Sie können Muster wie wiederkehrende Bestandslücken, langsam drehende Materialien oder Lieferanten, die häufig zu spät liefern, aufzeigen. Die Auswertung von Berichten kann Ihnen helfen, Einkauf, Produktionsplanung und Bestandskontrolle im Laufe der Zeit zu optimieren.

Warum ERP-Software für Echtzeit-Bestandstransparenz unerlässlich ist

Um Echtzeit-Bestandstransparenz zu erreichen, müssen Vertrieb, Einkauf, Lager und Produktion alle auf derselben Datenquelle basieren. Ohne ein integriertes System sind Bestandsdaten auf Tabellenkalkulationen, verschiedene Buchhaltungstools und E-Mail-Kommunikation verteilt. Dies erschwert es den verschiedenen Abteilungen, in Echtzeit zu erkennen, welche Bestände tatsächlich verfügbar sind, insbesondere wenn diese ständig zwischen Einkauf, Produktion, unfertigen Erzeugnissen und Versand wechseln.

ERP-Software für die Fertigung ist unverzichtbar, da sie alle Arbeitsabläufe und Abteilungen miteinander verbindet, die den Bestand beeinflussen. Wenn jemand den Bestand in einem Bereich aktualisiert, wird die Änderung sofort im gesamten ERP-System widergespiegelt. Anstatt dass jede Abteilung mit unterschiedlichen Datensätzen arbeitet, hat das gesamte Unternehmen Zugriff auf denselben aktuellen Überblick über Lagerbestand, Produktion, Einkauf und Auftragsstatus.

ERP-Systeme umfassen auch fertigungsspezifische Tools, die Echtzeit-Transparenz unterstützen. Beispielsweise verbinden integrierte Fertigungssteuerungssysteme die Aktivitäten in der Fertigung mit der Bestandsverwaltung. So können Mitarbeiter in der Fertigung das System aktualisieren, wenn Materialien verbraucht, Aufträge abgeschlossen oder Fertigwaren in den Lagerbestand aufgenommen werden.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Echtzeit-Bestandstransparenz ist mehr als nur Bestandszählung: Sie bedeutet, Bestandsdaten mit Einkauf, Produktion, Vertrieb und Versand zu verknüpfen, sodass jedes Team sehen kann, was verfügbar, zugewiesen, erwartet und versandfertig ist.
• Hersteller benötigen Transparenz über die Fertigwaren hinaus: Sie müssen Rohstoffe, Komponenten, Baugruppen, unfertige Erzeugnisse, Fertigwaren und den Bestandsstatus in jeder Produktionsphase nachverfolgen.
• Eine schlechte Bestandsübersicht führt zu Lieferengpässen, überzogenen Versprechungen und unzufriedenen Kunden: Eine fehlende Komponente kann die Produktion zum Stillstand bringen, während unklare Verfügbarkeitsangaben dazu führen können, dass Vertriebsteams Bestellungen versprechen, die nicht rechtzeitig geliefert werden können.
• Genaue Daten sind die Grundlage für Echtzeit-Transparenz: Saubere SKUs, korrekte Lagerorte, einheitliche Maßeinheiten, aktualisierte Stücklisten und eine zuverlässige WIP-Verfolgung sind allesamt erforderlich, damit die Bestandssoftware eine genaue Verfügbarkeit anzeigen kann.
• ERP-Software ist die Grundlage für Echtzeit-Bestandstransparenz: Ein Fertigungs-ERP verbindet Lagerbestand, Einkauf, Produktion, Fertigungsaktivitäten und Auftragsstatus in einem System, sodass Aktualisierungen in einem Bereich unternehmensweit übernommen werden.

Häufig gestellte Fragen

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