Mis on MRP-süsteem ehk materjalivajaduse planeerimissüsteem?

Mis on MRP-süsteem?

MRP-süsteem on tsentraalne tootmistarkvara, mida tootmisettevõtted saavad kasutada erinevate tootmisprotsesside juhtimiseks, optimeerimiseks, planeerimiseks ja automatiseerimiseks. See tarkvara seob tootmise põhiaspektid nagu tootmise kavandamine ja ajakavastamine, varude ja tellimuste haldamine, hangete planeerimine jpm ühtseks tootlikkussüsteemiks.

Termin MRP viitab oma algsel kujul materjalivajaduse planeerimisele (material requirements planning). Termin võeti kasutusele umbes 60 aastat tagasi ja toona kujutas see endast revolutsioonilist metoodikat varude haldamiseks ja tootmisprotsesside planeerimiseks. Tänapäeval tuntakse materjalivajaduse planeerimist MRP I nime all. Kuigi algne „MRP” MRP-süsteemis pärineb sealt, kasutavad kaasaegsed MRP-süsteemid tegelikult palju arenenumat tootmise planeerimise metoodikat, mida nimetatakse tootmisressursside planeerimiseks (manufacturing resource planning), mida tuntakse ka MRP II nime all.

Kaasaegsete süsteemide eelised käsitsi planeerimise või lihtsamate planeerimisvahendite ees on tohutud. Tänu süsteemsele lähenemisele tootmisettevõtte juhtimisse kanduvad need eelised ka lõppkliendile läbi lühendatud tarneaegade ja madalama toote maksumuse.

Kui varajased arvutipõhised MRP-süsteemid nõudsid ulatuslikku tehnilist infrastruktuuri, siis tänapäevane MRP-tarkvara on enamasti pilvepõhine. See ei nõua IT-infrastruktuuri haldamiseks enam kohapealseid servereid ega spetsialiste. Need edusammud on muutnud sellise tootmistarkvara kasutamise ja rakendamise palju taskukohasemaks ja kättesaadavamaks mis tahes suurusega tootjatele.

MRP-süsteemide üleminek pilvepõhistele ja SaaS (Software as a Service) tüüpi ärimudelitele on üsna hiljutine muudatus. Veel 10-15 aastat tagasi oleks MRP-süsteemi implementeerimine maksnud kümneid ja sadu tuhandeid eurosid. Tänapäeval pakuvad paljud tarkvarapakkujad oma süsteeme madala kuutasuga veebipõhise teenusena. Mõned MRP-süsteemid lähevad veelgi kaugemale ja on kasutatavad ka nutiseadmete kaudu. See lihtsustab muuseas tootmisoperatsioonide raporteerimist ja pakub juhtidele ka tootmisüksusest eemal olles põhjaliku ülevaate ettevõtte toimimisest.

MRP I ja MRP II erinevused

Kuna MRP-süsteemi taga on kaks ühise nimega kontseptsiooni, vaatleme lähemalt, mis on MRP I ja MRP II ja mille poolest need erinevad.

Mis on MRP I? Materjalivajaduse planeerimine

Nagu mainitud, viitab MRP I materjalivajaduse planeerimisele. See on ressursside planeerimise ja varude juhtimise meetod, mis töötati välja 20. sajandi keskpaiku ja mis on tootmises olnud ühel või teisel kujul kasutuses sellest ajast alates.

Esimesi tootmisüksustes rakendust leidnud materjalivajaduse planeerimise süsteeme kasutati selleks, et ammutada tootmise jaoks kasulikku infot nõudluse statistikast ja tootespetsifikatsioonidest. Selle info põhjal arvutati välja materjalivajadused, toorme ostuplaanid ja koostati esialgsed tootmisgraafikud.

MRP I varajased versioonid pidid vastama ainult kahele põhiküsimusele: milliseid kaupu on vaja ja mis koguses on neid vaja. Tegelikult oli tootjatel aga vajadus vastuste järele ka paljudes muudes küsimustes nagu millised on tootmiskulud ja tarneaeg, millised on optimaalsed varude tasemed töövoogude jaoks, millal on parim aeg materjalihangeteks, milliseid ressursse on tootmiseks vaja ja millal, kuidas võtta tootmise planeerimisel arvesse piiranguid ja tootmisvõimsust jne.

Kui esimesed kommertsarvutid 60-ndatel ja 70-ndatel turule tulid, olid algsed MRP metoodikat kasutavad arvutisüsteemid ühed esimestest integreeritud tootmistarkvaradest maailmas. See võimaldas MRP-süsteemidel, mis senini olid olnud suuresti paberipõhised, laieneda ja hakata välja arvutama jooksvaid varude tasemeid, keerulisemaid materjalinimekirju ja müügiprognoose ning neid tootmis- ja ostuplaanideks muundama.

Kuigi nende varajaste süsteemide rakendamine oli väga kallis, kujutasid need hiiglaslikud masinad endast siiski tohutut hüpet suuremahulise tootmise tõhususe tõstmisel. Need aitasid tootjatel vähendada laovarude kulutusi, saada süsteemset teavet sisendvajaduste kohta ning korraldada tootmise ja ostude planeerimist palju teadlikumalt. See oli algus.

Mis on MRP II? Tootmisressursside planeerimine

MRP II ehk tootmisressursside planeerimine on süsteem, mida on kirjeldatud kui organiseeritud tervet mõistust. Ja seda põhjusega. 1983. aastal Oliver Wight’i eestvedamisel loodud MRP II on algse MRP I metoodika edasiarendus, mis võtab arvesse mitmeid täiendavaid tootmisprotsesside aspekte nagu tootmisvõimsuse planeerimine, tootmisosakonna ja laoseisu kontroll, hangete juhtimine jne. Kõik MRP II tootmissüsteemid on tarkvarapõhised.

Võrreldes oma eelkäijaga kasutab tootmisressursside planeerimise tarkvara mitmeid täiendavaid sisendeid nagu näiteks tootmisvõimekuse plaanid, töö edenemise aruanded, ressursiplaanid, partiidokumendid, müügitellimused, kuluarvestused jne. Tänu sellele on MRP II võimeline väljastama ka palju täpsemaid ja kasulikemaid väljundeid ning olulise lisanüansina suudab lisada ka aja mõõtme. Seega suudab MRP II vastata küsimustele kui kaua aega kulub konkreetsete kaupade tootmiseks, millal tuleb ressursid tootmisele kättesaadavaks teha, kuidas vältida kitsaskohti toote marsruutimisel jms.

See tähendab, et MRP II võimaldab tootjatel kasutada palju arenenumaid planeerimistehnikaid ja töötada välja üksikasjalikumad tootmisgraafikud. See tagab juurdepääsu andmetele tööjõu kättesaadavuse, materjalide tarnimise, marsruutide, töökoha mahu jms koordineerimiseks. Süsteem aitab planeerida ja saada reaalajas ülevaadet kõigist tootmises kasutatavatest ressurssidest, simuleerida tootmisprotsesse, optimeerida töökeskuseid ja marsruute ning prognoosida nõudlust.

Enamik tänapäeva MRP-süsteeme põhineb MRP II-l. See metoodika on osutunud väga mitmekülgseks ja seda saab kasutada täiesti iseseisva süsteemina või ka integreerituna tootmise ERP-süsteemi (ettevõtte ressursside planeerimise). Tavaliselt peetakse tootmise ERP-süsteemiks tarkvarasid, mis lisavad MRP-süsteemile vähemalt CRM- ja raamatupidamismooduli. Sellest lähemalt hiljem. Igal juhul, selle artikli jooksul vaatleme edaspidi MRP II-põhiseid MRP-süsteeme.

Kuidas MRP-süsteem töötab?

MRP-süsteemid võtavad sisendandmed ja teisendavad need vajalikeks väljunditeks. Seega on väga oluline tagada, et süsteemi sisestataks võimalikult täpsed andmed. Ehk olete kuulnud mõistest “garbage in, garbage out” ehk GIGO. See andmeteaduse reegel kinnitab, et süsteemist kvaliteetsete väljundite saamiseks on vaja sööta sellesse proportsionaalselt kvaliteetseid sisendeid.

Korralikult integreeritud MRP-süsteem saab sisendeid paljudest erinevatest allikatest. Ettevõtte töötajad sisestavad tarkvarasse teavet paljudest eri osakondadest ja töökeskustest. Andmed hõlmavad klienditellimusi ja hankeandmeid, varude liikumist, tootmisaruandeid või koguni automaatseid sisendeid süsteemi tarkvaraliidestest.

MRP-süsteem väljastab seejärel kasulikke andmeid töökorralduste, materjaliplaanide ja aruannete kujul. Kaasaegsed MRP-süsteemid teevad suure osa töötlemisest automaatselt, mis tähendab, et süsteemi sisestatud teave kajastub koheselt aruannetes ja see väljastatakse funktsionaalsetes vormingutes. Parimad MRP-süsteemid suudavad koguni valmistoodete omahinda ja tarneaega arvutada pea automaatselt.

MRP-süsteemi toimimise lihtne ülevaade:

1. Kõigepealt aitab MRP-süsteem tootmise planeerijal varasemate müügitehingute, kinnitatud tellimuste, hetke laoseisude ja juba planeeritud töötellimuste abil uue tootmisplaani koostada. Tootmisplaanide kavandamisel võetakse arvesse ka selliseid tegureid nagu olemasolev tootmisvõimsus ja teadaolevad tarneajad.
2. Seejärel koostab süsteem tootmisgraafiku alusel materjalivajaduse plaani, milles on esitatud tooraine ja komponentide konkreetse arvu valmistoodangu tootmiseks vajalikud kogused. Nende andmete põhjal tõstab süsteem esile või loob automaatselt ka ostutellimused kõikide puuduvate või vähese varuga materjalide jaoks.
3. Kui materjalid on ostetud või teel, jälgib süsteem reaalajas varude taset ja võimaldab paindlikku kontrolli kogu tootmisprotsessi üle.

Kas ma peaksin hankima MRP-süsteemi?

Tänu taskukohase pilvepõhise tootmistarkvara kättesaadavuse hüppelisele kasvule viimastel aastatel on väiketootjatel täna rohkem häid põhjusi kui kunagi varem, et samuti MRP-süsteemide rongile hüpata. Järgnevalt tutvume peamiste põhjustega, miks MRP-süsteemi valida.

1. Kontroll varude ja tarneahela üle. Iga korraliku MRP-süsteemi põhifunktsioonide hulka kuulub võimekas laovarude haldamine. MRP-süsteemid aitavad tagada, et materjalid ja komponendid on alati õigel ajal ja õiges koguses kättesaadavad. Võrreldes tabeltarkvara või käsitsi tellimisega võimaldavad MRP-süsteemid saavutada varude ja hankemenetluste üle oluliselt suuremat kontrolli. See võimaldab parema kontrolli ja jälgitavuse ka kogu tarneahelale.
2. Timmitud tootmine. Teine peamine põhjus MRP-süsteemi kasuks on tootmistõhususe suurendamine ja tootmismudeli sujuvamaks muutmine. Parim näide on JIT ehk Just-in-time tootmine, mida on sisuliselt võimatu ilma võimeka tootmistarkvarata korralikult rakendada. Timmitud tootmine (lean manufacturing) tähendab suuremat tõhusust, väiksemaid kulusid, lühemaid tarneaegu ja vähem raiskamist. Võimekas MRP-süsteem suudab kohandada sisuliselt kõiki tootmismeetodeid, alates lattu tootmisest (make-to-stock) kuni tellimustootmiseni (engineer-to-order).
3. Suurenenud tootlikkus. Lisaks üldisele tõhususe suurenemisele aitab hästiseadistatud ja kaasaegne MRP-süsteem oluliselt tõsta ka töötajate tootlikkust. Kuna tootmisandmed on reaalajas kättesaadavad on töötajatel kohene juurdepääs asjakohasele teabele. Andmete ja nende liikumise automatiseerimine tähendab vähem inimlikke vigu ning aruandluse ja andmete sisestamisega seotud aja kokkuhoidu. Samuti suureneb tootmisvõimekus kuna suurem kontroll tootmisgraafikute üle tähendab, et masinate seisakud hooldustsüklite jms tõttu vähenevad.
4. Mitmekülgsus. Viimaks, kuigi M MRP-s tähistab tootmist (manufacturing), ulatub MRP tarkvara potentsiaalne kasulikkus keerukate tootmisliinide korraldamisest oluliselt kaugemale. Ei pea olema keerulisi tootmisseadmeid, et MRP-süsteemist kasu saada. Tootmise hulka kuulub sisuliselt kõik, mille abil lisatakse kaupadele füüsiliselt väärtust, olgu see siis kokkupanek, komplekteerimine või kasvõi lihtsalt ümberpakendamine. MRP-süsteemid aitavad lihtsustada ja ühtlustada kõikvõimalikke rohkem ja vähemkeerukaid töövooge.

MRP-süsteemide juurutamine

Kui olete otsustanud MRP-süsteemi kasuks, tasub enne juurutamise etapi algust kaaluda teatud põhiküsimusi. Ükski tootmisettevõte ei ole samasugune ja igal juhul on juurutamisel vajalik võtta individuaalne lähenemine. Sellegipoolest, siin on mõned juurutamise parimad tavad, mida arvesse võtta:

1. Kõik otsusest mõjutatud töötajad peavad mõistma, miks juurutamine üldse vajalik on. Selge ja läbipaistev teabevahetus kõigis osakondades on hädavajalik.. Vähemasti peaksid kõik peamised sidusrühmad olema ühel meelel. Mida entusiastlikumad on aga ettevõtte töötajad MRP tarkvara suhtes, seda suurema tõenäosusega on nad toetavad ja koostööaltid ka juurutamisel.
2. Enne juurutamise alustamist tuleks protsessi eelnevalt kavandada vastavalt organisatsiooni võimalustele ja prioriteetidele. Koostada tuleks juurutamisplaan ning määrata juurutamise eesmärgid ja peamised tulemusnäitajad (KPI-d). Oluline on tagada, et ettevõtte üldine tootlikkus ei kannataks juurutamise ajal ulatuses, mis kliendi- või tulukadu kaasa tooks.
3. Tootmistarkvara kasutuselevõtu korraldamise võti peitub õigete oskustega õigete inimeste mobiliseerimises. Juurutusmeeskond vastutab tarkvara testimise, juurutusplaani koostamise ja selle täitmise eest. Juurutamise eest vastutava projektijuhi jaoks peaks see ülesanne olema juurutamise ajal esmatähtis tööülesanne. Seega ei tohiks juurutamisprotsessi juhtida firma tegevjuht või omanik. Siiski peaks see olema keegi, kellel on piisavalt autoriteeti ja kindel arusaam ettevõtte tootmispüüdlustest.
4. Väikeettevõtete puhul on edukaks järeleproovitud praktikaks määrata juurutamise eest vastutama üks töötaja või siis väga koostööaldis väike meeskond, kes vastutab tarkvara tundmaõppimise ja selle funktsionaalsuse etapiviisilise juurutamise eest. Mõtelge üks moodul korraga, laadige sisse mõned fiktiivsed andmed või piiratud hulk tõelisi BOM-e ja vaadake, kuidas tarkvara on üles ehitatud teavet töötlema. Samuti on väga oluline mitte viia kogu tootmisliini korraga üle uuele süsteemile – selle asemel kaaluge, kas vana ja uut süsteemi tuleks mõnda aega paralleelselt kasutada.

Paraku on tõsi, et paljud ERP/MRP juurutamised võivad ebaõnnestuda. Kõige sagedamini on põhjuseks mõne eespool nimetatud soovitustest eiramine. Näiteks kui juhtkond ei suhtle ja ei kaasa kogu ettevõtet protsessi, kui puudub piisav juurutamise planeerimine, kui ei arvestata organisatsiooni kultuuri ja võimekust vms.

Õnneks on SaaS-tüüpi pilvepõhise tarkvara juurutamisega seotud kulud oluliselt madalamad kui eelmise põlvkonna lokaalsete tarkvarade omad. Ei ole vaja hankida eraldiseisvat IT-infrastruktuuri ega palgata pikaajaliste lepingutega juurutamismeeskondi. Enamik teenusepakkujaid pakub ka prooviperioode, mis vähendab esialgseid kulutusi veelgi. Kui on vajalikud ettevaatusabinõud on kasutusele võetud, siis isegi kui ebaõnnestunud juurutamise korral kaotate aega, ei ole teie ettevõtte elatis ohus ja vähemasti olete ikkagi saanud hindamatut oskusteavet MRP-tarkvara kohta.

Mis vahe on MRP- ja ERP-süsteemidel?

Ettevõtte ressursside planeerimine ehk ERP (Enterprise resource planning) on tarkvara, mille juhtidee on integreerida kõik äriprotsessid ühtsesse paketti. Nagu MRP II puhul, seisneb ka ERP võti ühtses andmebaasis ja andmetöötluses. Erinevus MRP II-ga seisneb selles, et ERP hõlmab kogu organisatsiooni, mitte ainult tootmiskeskseid protsesse. See tähendab, et kogu ärikriitiline teave saab vabalt ja reaalajas liikuda kõigi asjassepuutuvate osakondade vahel.

Erinevaid ERP-lahendusi on palju. Need on saadaval nii kohapealsete kui ka pilvepõhiste tarkvaradena. ERP-süsteemide skaala kulgeb väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele (VKEdele) suunatud pakettidest kuni suurettevõtete ERP-süsteemideni. Kuigi enamik ERP-süsteeme sisaldab vähemalt mingisugust varude ja tellimuste haldamise võimekust, on need funktsioonid ERP tarkvaras optimeeritud reeglina suuremate organisatsioonide ja ettevõtete haldamiseks ja ühendamiseks. Viimastel aastatel on aga turule tulnud üha rohkem ka tootmiskeskseid ERP-süsteeme, mis ühendavad endas MRP-süsteemi tasemel varude- ja tootmisjuhtimise ning üldised ärijuhtimismoodulid.

Tootmise ERP ongi sisuliselt võimas MRP II süsteem, mis sisaldab vajalikke mooduleid ka teiste ettevõtte põhiosakondade juhtimiseks. Kui te olete näiteks edasimüüja, kuid teil on ka väike ladu ja seega mõningane vajadus tarneahela haldamiseks, peaks tavaline ERP-süsteem või veebipõhine CRM-süsteem tööga hakkama saama. Kui aga olete tootja ja teil on vaja hallata tootmisliine, kuid soovite ka paremat kontrolli oma CRM-, personali- ja finantsteabe üle, siis on tootmise ERP-süsteem parim valik.

Paljud kaasaegsed ERP-lahendused lähevad veelgi kaugemale ja hõlmavad sisseehitatud integratsioone finantstarkvara (nagu QuickBooks või Xero), e-kaubanduse või CRM-tarkvaraga (nt Shopify või Salesforce) ühildumiseks. Kokkuvõttes on korralik pilvepõhine tootmise ERP-süsteem parim valik mis tahes tüüpi tootjatele väikeettevõtetest tehasteni.

Võimsad tootmise ERP-süsteemid võimaldavad ettevõtetel:

• Põhjalikult planeerida ja kavandada tootmist paljude eri tootmistüüpide puhul;
• Hallata varude liikumist ja tellimuste töötlemist ning lihtsustada nende vormistamist;
• Kontrollida kliendiinfot ja hõlbustada klientidega suhtlemist integreeritud kliendisuhete haldamise mooduli kaudu;
• Hallata tõhusalt inimressursse ja tööjaamade kasutust;
• Aidata saavutada põhjalikku jälgitavust nii tarneahelas kui ka tootmisprotsessis;
• Automatiseerida ja lihtsustada hangete protsessi ja koostada hankeanalüüse;
• Lihtsustada nõuetelevastavust ja finantsaruandlust sisseehitatud tootmis- ja finantsarvestuse moodulite abil.