Reducción de costos de fabricación: guía práctica para pequeños fabricantes

Gestionar bien los costos es clave para la rentabilidad, junto a una estrategia de precios adecuada. Esta guía ofrece un panorama práctico de la reducción de costos de fabricación. Aborda los principales tipos de costos (materiales, mano de obra y gastos generales), formas de reducirlos y cómo el lean apoya el control de costos.

¿Por dónde empezar con la reducción de costos de fabricación?

1. Comprenda los tres tipos de costos de fabricación

En la fabricación, los costos suelen dividirse en tres tipos distintos. Estos son:

• Materiales directos son los materiales que se utilizan para fabricar un producto final. Si fabrica muebles a pequeña escala y produce mesas de comedor, los materiales directos pueden incluir madera, tornillos, herrajes y materiales de embalaje.
• Mano de obra directa es toda la mano de obra vinculada directamente a la producción. Siguiendo el ejemplo del fabricante de muebles, la mano de obra directa sería un trabajador que corta, ensambla o da el acabado a una mesa.
• Los gastos generales de fabricación son cualquier costo asociado al funcionamiento de las operaciones de fabricación que no puede atribuirse a la producción de un bien específico. Algunos ejemplos de gastos generales de fabricación incluyen servicios públicos, impuestos prediales y seguros. Los materiales indirectos (como el equipo de seguridad) y la mano de obra (como la administrativa) también se consideran generalmente gastos generales.

2. Identifique sus principales factores de costo

A continuación, identifique dónde se generan sus costos y en qué debe enfocarse primero. Para la mayoría de las empresas, un pequeño número de problemas tiende a tener el mayor impacto en los costos. Esto sigue el principio de Pareto, que sugiere que aproximadamente el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas.

Tomarse el tiempo para identificar el origen de los costos ayuda a enfocarse en las áreas donde los cambios pueden tener un mayor impacto en la eficiencia de costos. No identificar los principales factores de costos puede llevar a realizar recortes generales que hacen poco para mejorar el resultado final.

3. Localice los costos

Una vez que comprenda los orígenes de sus mayores presiones de costos, el siguiente paso es intentar reducirlos. Antes de pasar a estrategias específicas de reducción de costos, es útil usar la metodología lean como marco para identificar dónde se desperdician tiempo, materiales y esfuerzo en su operación.

Lean es un sistema de gestión que se centra principalmente en eliminar el desperdicio del proceso de fabricación, manteniendo la calidad del producto y priorizando la satisfacción del cliente. La metodología lean define las formas más comunes de desperdicio en la fabricación como las 8 fuentes de desperdicio de lean:

• Defectos – el tiempo y las oportunidades perdidas por la baja calidad del producto.
• Sobreproducción – fabricar más de lo necesario o antes de tiempo, lo que inmoviliza recursos y suele generar más desperdicio en otras áreas.
• Esperas – tiempo improductivo causado por retrasos en materiales, información, aprobaciones o disponibilidad de equipos.
• Talento no aprovechado – no aprovechar plenamente las habilidades, ideas, conocimientos y capacidad de resolución de problemas de los empleados.
• Transporte – el movimiento innecesario de materiales o productos entre ubicaciones, que añade tiempo y riesgo sin agregar valor.
• Exceso de inventario – mantener más materias primas, trabajo en proceso (WIP) o productos terminados de lo necesario, lo que incrementa los costos de almacenamiento y oculta problemas subyacentes.
• Movimientos innecesarios – desplazamientos innecesarios de las personas, como caminar, estirarse o buscar herramientas y materiales, que reducen la productividad.
• Sobreprocesamiento – hacer más trabajo del necesario, usar más pasos o aplicar estándares más estrictos de lo que el cliente realmente requiere.

El objetivo con lean es identificar dónde aparecen estos desperdicios en su operación y luego intentar reducirlos de forma sistemática y continua. Por ejemplo, si nota que los operarios pasan mucho tiempo esperando porque los materiales no están disponibles a tiempo, puede tomar medidas para mejorar la programación de la fabricación y reducir el retraso, lo que disminuye el desperdicio de mano de obra.

A continuación, veamos formas concretas de abordar los costos adicionales derivados de materiales, mano de obra y gastos generales.

¿Cómo reducir los costos de materiales en la fabricación?

Refuerce el control del inventario

Una gestión de inventarios deficiente puede incrementar rápidamente los costos de materiales. El exceso de inventario eleva los costos de almacenamiento y ocupa espacio en el almacén, mientras que un inventario insuficiente puede causar interrupciones en la producción, entregas incumplidas y órdenes urgentes.

Un sistema integral de gestión de inventarios es una de las mejores maneras de reforzar el control del inventario. Al vincular ventas, compras, inventario y producción, le ayuda a asegurarse de tener siempre el stock adecuado para completar los pedidos y evita las compras excesivas. Esto reduce los costos de almacenamiento y manipulación, y libera capital de trabajo.

El software de gestión de inventarios dedicado también facilita la identificación del inventario antiguo, vencido u obsoleto antes de que se convierta en una pérdida financiera mayor. Además, proporciona datos en tiempo real sobre el uso de materiales, la rotación de inventarios y los tiempos de entrega, para que pueda realizar pedidos con mayor precisión. Esto es especialmente importante para los fabricantes con tiempos de entrega largos y listas de materiales multinivel (BOM multi-nivel).

Revise sus listas de materiales

Las cantidades de materiales inexactas en la lista de materiales de un producto también pueden incrementar los costos de fabricación. Si las cantidades son demasiado bajas, es posible que se produzcan desabastecimientos y retrasos. Si son demasiado altas, puede terminar con exceso de inventario y costos de almacenamiento innecesarios. Para evitarlo, revise sus listas de materiales (BOM) regularmente y compárelas con el uso real en producción.

Revisar las listas de materiales con regularidad también ayuda a detectar componentes que se han encarecido, identificar materiales que podrían estar sobredimensionados y evaluar si se pueden usar alternativas de menor costo sin afectar la calidad del producto. También es una buena oportunidad para verificar si los productos están usando más material del necesario, o si las piezas comunes podrían estandarizarse en múltiples productos para simplificar las compras.

Las listas de materiales deben estar siempre actualizadas si quiere asegurarse de que las compras, la producción y el costeo se basen en información precisa. Usar software de listas de materiales (BOM) con control de versiones y seguimiento de revisiones facilita el registro de cambios, la actualización de costos de materiales y el mantenimiento de la consistencia en toda la producción.

Mejore el control de calidad

El control de calidad no debe pasarse por alto al intentar reducir los costos de fabricación. Si bien las iniciativas de control de calidad requieren una inversión inicial, a largo plazo reducen costos como el desperdicio, los materiales rechazados y las reposiciones.

Una de las mejores formas de asegurar que su proceso de gestión de la calidad esté al nivel adecuado es obtener la certificación con normas ISO de fabricación. Por ejemplo, las empresas que siguen la norma ISO 9001 deben mejorar sus procesos internos, lo que suele generar menos defectos y menos desperdicio. Otro ejemplo es la ISO 14001. Esta norma se centra en minimizar el impacto ambiental y generalmente conduce a un uso más eficiente de los recursos y una reducción del desperdicio.

Fortalezca su cadena de suministro

Su estrategia de abastecimiento puede tener un impacto significativo en sus costos de fabricación. Depender demasiado de un solo proveedor puede incrementar los costos si ese proveedor decide aumentar los precios, ampliar los tiempos de entrega o incumple la entrega a tiempo.

Para reducir estos riesgos, revise el rendimiento de los proveedores regularmente y evite depender demasiado de una sola fuente de materias primas. Diversificar las alianzas con proveedores puede mejorar la resiliencia y darle más flexibilidad cuando los precios o los tiempos de entrega cambian.

Al comparar proveedores, analice el costo total de propiedad, no solo el precio unitario. Esto ayuda a garantizar que está reduciendo costos sin crear nuevos problemas en otras áreas. Por ejemplo, considere costos adicionales como:

• Envío y flete
• Cantidades mínimas de pedido
• Tiempos de entrega
• Tasas de defectos
• Costos de manipulación

¿Cómo reducir los costos de mano de obra en la fabricación?

Mejore los procesos de producción

Una de las formas más rápidas de reducir los costos de mano de obra es eliminar el tiempo improductivo del proceso de producción. En muchas plantas, las horas de mano de obra se pierden no porque los empleados tengan bajo rendimiento, sino porque el flujo de trabajo en sí es ineficiente. Los trabajadores pueden estar esperando materiales, cambiando de trabajo con demasiada frecuencia, buscando las instrucciones más recientes o lidiando con interrupciones evitables causadas por una planificación deficiente.

Comience buscando las mayores fuentes de desperdicio de mano de obra en la planta de producción. Estas suelen incluir cuellos de botella entre estaciones de trabajo, prioridades poco claras, movimientos innecesarios, cambios frecuentes en la programación de la fabricación o materiales faltantes que detienen el trabajo a mitad del proceso. Incluso pequeñas mejoras en estas áreas pueden acumularse en importantes ahorros de mano de obra con el tiempo.

También es útil revisar cómo se programan los trabajos. Si los planes de producción no coinciden con la capacidad real, la mano de obra se desperdicia en paros, horas extra y repriorización constante. Una mejor programación mejora el flujo de trabajo, mantiene a las personas productivas y hace que las necesidades de mano de obra sean más fáciles de predecir.

El software de fabricación puede apoyar estas mejoras al dar a los equipos mejor visibilidad sobre los programas, los materiales y las prioridades de las tareas, pero los mayores beneficios suelen derivarse de la optimización previa del flujo de trabajo subyacente.

Estandarice los flujos de trabajo

Los procesos de producción informales pueden incrementar rápidamente los costos.

Piense en un pequeño taller de fabricación sin un sistema de almacenamiento estandarizado. Los trabajadores pierden tiempo habitualmente caminando por las instalaciones en busca de piezas, herramientas o planos. Esto incrementa los costos de mano de obra sin agregar valor. Estos costos podrían reducirse estandarizando los procesos de fabricación.

La estandarización comienza con identificar la forma más eficiente de llevar a cabo un proceso, documentar ese método y hacerlo repetible para todos los trabajadores mediante SOPs de fabricación.

La estandarización puede optimizar eficazmente la producción, reducir sus costos y mejorar sus resultados, pero requiere el compromiso de toda la organización. Todos los empleados deben aprender los nuevos procesos a través de los SOPs establecidos, comprender por qué son importantes y seguirlos activamente.

¿Cómo reducir los gastos generales de fabricación?

Haga más eficiente la planificación de la producción

La planificación de la producción puede ser muy demandante en tiempo cuando se realiza manualmente. Muchos fabricantes aún dependen de hojas de cálculo, pizarras, correos electrónicos y notas en papel para elaborar programas, asignar recursos y ajustar planes cuando cambian los pedidos. Si bien esto puede funcionar en operaciones muy pequeñas, a menudo se convierte en una fuente importante de gastos generales a medida que el negocio crece.

Utilizar software de planificación de la producción puede reducir significativamente esta carga. En lugar de crear y actualizar programas manualmente, los planificadores pueden usar software para generar automáticamente planes de producción basados en la demanda, el inventario disponible, los tiempos de entrega y la capacidad de los centros de trabajo. Esto hace que sea mucho más rápido crear programas realistas y reaccionar a los cambios sin empezar desde cero cada vez.

El ahorro de tiempo puede ser considerable. Menos planificación manual significa menos horas dedicadas a tareas rutinarias de programación, menos errores de coordinación y menos vaivenes entre producción, compras y ventas. En otras palabras, la empresa reduce los gastos generales no recortando atajos, sino reduciendo el esfuerzo administrativo necesario para mantener la producción en marcha.

Reduzca el tiempo de inactividad de los equipos

La inactividad de la producción es un factor de costos importante para los pequeños fabricantes. Una avería inesperada puede generar costos directos como reparaciones, piezas y mano de obra. Sin embargo, el impacto raramente se detiene ahí. La inactividad también reduce la producción y la interrumpe. Para los pequeños fabricantes, el costo de la producción perdida por tiempo de inactividad no planificado oscila entre $1,000 y $3,000 por hora.

Si bien algo de tiempo de inactividad es inevitable en la fabricación, su costo puede reducirse adoptando un enfoque proactivo. Por ejemplo, el mantenimiento preventivo puede ayudar a detectar problemas a tiempo, lo que reduce los costos totales de mantenimiento entre un 15% y un 20%. Las herramientas de monitoreo predictivo, como los sensores IoT, pueden ayudar a detectar fallas antes de que ocurran.

La inactividad de la producción también se puede reducir capacitando a los empleados en el uso correcto de los equipos y manteniendo un mantenimiento adecuado

Reduzca el consumo de energía

El consumo de energía representa una parte significativa de los gastos generales de fabricación. Esto es especialmente cierto para negocios como talleres de maquinado o plantas de procesamiento de alimentos, que requieren mucha energía para operar los equipos. Para reducir el consumo de energía, primero busque ineficiencias en su proceso de fabricación.

Por ejemplo, fabricar en lotes pequeños puede generar ineficiencia. Cada vez que inicia, apaga y limpia sus equipos, se consume energía adicional. Podría mejorar la eficiencia agrupando productos similares en corridas más largas. Esto reduciría los cambios innecesarios y disminuiría el uso de energía sin afectar la producción.

También puede reducir los costos de energía utilizando un sistema de gestión de energía para monitorear el consumo e implementar mejores prácticas. Estos sistemas destacan cuándo se está usando energía en horas pico y qué equipos consumen más de lo necesario. El acceso a datos de consumo en tiempo real también puede ayudarle a trasladar el trabajo intensivo en energía fuera de los períodos de tarifas pico.

KPIs para monitorear al reducir los costos de fabricación

Una parte clave para reducir los gastos de fabricación es utilizar KPIs de fabricación para medir sus procesos de producción actuales e identificar oportunidades de mejora. Las siguientes métricas pueden ayudarle a entender qué partes de su operación tienen mayor potencial de ahorro de costos:

Costo de operación por hora: Esta métrica indica el costo total de operar una máquina o estación de trabajo durante una hora, incluyendo todos los costos relacionados con la estación: mantenimiento, mano de obra y consumo de energía.

Índice de desperdicio: El índice de desperdicio mide cuánto material o producción se pierde como rechazo durante la fabricación. Generalmente se calcula como el porcentaje del total de material de entrada o del total de unidades producidas que no pueden venderse ni utilizarse. Un índice de desperdicio alto incrementa los costos de materiales, el desperdicio de mano de obra y los costos de eliminación.

Índice de energía: Este KPI mide la cantidad de energía utilizada para producir una determinada cantidad de bienes. El índice de energía se mide típicamente en kilovatios-hora por unidad de producción. Puede ayudarle a identificar dónde se está desperdiciando energía y tomar mejores decisiones de producción para reducir los costos de servicios públicos.

Inactividad de la producción: Es cualquier período en que la producción se detiene, ya sea de forma planificada o imprevista. Puede incluir mantenimiento, cambios de formato, averías y tiempo improductivo. El seguimiento del tiempo de inactividad ayuda a identificar dónde ocurren las interrupciones, reducir las paradas evitables y mejorar la confiabilidad de los equipos.

Rendimiento de primera pasada: Esta métrica muestra el porcentaje de unidades producidas que no requirieron retrabajo. Si el rendimiento de primera pasada es bajo, significa que se están produciendo muchos productos defectuosos, lo que genera costos como materiales desperdiciados, mano de obra para retrabajos y envíos retrasados.

Obtenga mejor visibilidad de costos con software ERP

Reducir los costos de fabricación es más fácil cuando se cuenta con sistemas que permiten ver todos los costos. El software ERP de fabricación puede brindarle visibilidad clara y en tiempo real de sus costos de producción, para que tenga toda la información necesaria para reducir gastos.

Por ejemplo, MRPeasy registra los costos de materiales, mano de obra y gastos generales a medida que avanza la producción, calcula los costos reales de fabricación de los productos terminados y calcula el costo de los bienes vendidos (COGS) a medida que se venden los productos. Dado que esta información fluye automáticamente hacia los informes financieros, como el balance general, el estado de resultados y el flujo de caja, resulta mucho más fácil monitorear costos, detectar desviaciones presupuestarias y reducir el trabajo contable manual.

Para Technodynamics, la mayor visibilidad de costos ha sido un beneficio central de la implementación del software de fabricación. Esto es lo que dijo Alfred Neufeld, Ingeniero de Producción Senior:

“Con MRPeasy, podemos volver a una orden de fabricación y ver un desglose completo de costos: exactamente qué piezas fueron inusualmente costosas, qué pasos de la ruta de producción fueron más intensivos en mano de obra, y así sucesivamente. Ese nivel de detalle es increíblemente valioso.”

Si bien todavía es posible lograr ahorros de costos con hojas de cálculo o procesos manuales, el software de fabricación puede facilitar mucho la detección de ineficiencias, el control del gasto y la toma de mejores decisiones basadas en datos en tiempo real.

Además, el software ERP de fabricación puede reducir drásticamente el tiempo y el esfuerzo dedicados a tareas administrativas, como la planificación de materiales y la planificación de la producción, lo que le permite hacer más sin necesidad de contratar más personal.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Antes de decidir dónde recortar costos, los fabricantes deben analizar los costos en tres categorías: materiales, mano de obra y gastos generales. Una vez que esas categorías estén claras, resulta mucho más fácil identificar el pequeño número de factores de costos que tienen el mayor impacto.
• La reducción de costos de materiales depende de un mejor control del inventario, las listas de materiales (BOM), la calidad y el abastecimiento. El exceso de inventario, las listas de materiales inexactas, el control de calidad deficiente y las decisiones de abastecimiento débiles pueden incrementar silenciosamente los costos de materiales. Mejorar estas áreas reduce el desperdicio, previene los desabastecimientos y mejora las decisiones de compra.
• Los costos de mano de obra suelen aumentar por una planificación deficiente y procesos inconsistentes. Cuando la producción no está bien planificada, los trabajadores pasan más tiempo esperando, buscando información o lidiando con interrupciones evitables. Optimizar la programación de la fabricación, la estandarización de procesos y la automatización puede reducir el desperdicio de mano de obra.
• Los gastos generales de fabricación pueden reducirse abordando el tiempo de inactividad y el uso de energía. Las averías de equipos, el mantenimiento ineficiente y el consumo innecesario de energía pueden incrementar los costos. Un enfoque más proactivo del mantenimiento y la gestión de la energía ayuda a reducir los gastos generales.
• Una mejor visibilidad de costos facilita el control del gasto y la mejora de la rentabilidad. El software ERP de fabricación ayuda a conectar los datos de producción, inventario, compras y finanzas para que los costos puedan rastrearse en tiempo real. Esto da a los fabricantes una visión más clara de dónde se está perdiendo dinero y dónde la acción correctiva tendrá el mayor efecto.

Preguntas frecuentes

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