Verpackungsmanagement: Arbeitsabläufe, Lagerbestand und Tools

Die Verpackung ist ebenso Teil des Produktions- oder Versandablaufs wie die Montage, die Kommissionierung oder jeder andere Schritt im Arbeitsplan eines Produkts. Moderne Fertigungssoftware berücksichtigt dies und bietet integrierte Funktionen, die das Verpackungsmanagement vereinfachen.

Was ist Verpackungsmanagement?

Verpackungsmanagement ist der Prozess der Verwaltung von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verpackung eines Produkts während seines gesamten Lebenszyklus. Dies umfasst alles von der Entscheidung für eine Verpackungslösung über die Beschaffung von Verpackungsmaterialien bis hin zur Verwaltung der Verpackungsabläufe innerhalb der Produktion und der Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten usw.

Die Verpackung ist ein integraler Bestandteil der Produktion, der das Lieferkettenmanagement, den Lagerbestand, das Produktdesign und sogar das Marketing umfasst. Die Verpackung eines Produkts ist das Erste, was der Kunde sieht, daher muss sie während des gesamten Weges durch die Lieferkette jederzeit geschützt bleiben. Die Verpackung muss unter Berücksichtigung des gesamten Lebenszyklus entworfen werden.

Das Verpackungsmanagement umfasst Entscheidungen über die Materialien, Prozesse und Daten, die damit verbunden sind, sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Nachhaltigkeitsziele, Kosteneffizienz und Kundenerwartungen. In den meisten Fällen sind Verpackungsmaterialien Teil der Stückliste (BOM) eines Produkts, daher verdient ihre Verwaltung die gleiche Sorgfalt wie jedes andere Material oder jede andere Komponente.

Die wesentlichen Funktionen der Verpackung

Verpackungen haben viele wichtige Funktionen für ein Produkt:

• Branding und Kommunikation. Eine Verpackung vermittelt dem Kunden Produktinformationen, Gebrauchsanweisungen und die Markenidentität. Sie dient als wichtiger Marketingkanal, der Produkte in überfüllten Regalen von anderen abheben kann. Intelligente Verpackungslösungen wie QR-Codes können beispielsweise Kunden mit digitalen Inhalten verbinden, um das Engagement und Vertrauen zu fördern.
• Annehmlichkeit, Logistik und Benutzerfreundlichkeit. Verpackungen erleichtern auch die Handhabung, Lagerung und Verwendung sowohl für Händler als auch für Endkunden. Durchdachte Verpackungen verbessern häufig die Zugänglichkeit der Produkte und die Vertriebsabläufe und steigern die allgemeine Benutzerfreundlichkeit.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Verpackungen spielen auch eine Rolle bei der Einhaltung von Industriestandards, Kennzeichnungsgesetzen und Sicherheitsvorschriften und decken Aspekte wie Gefahrenhinweise, Nährwertangaben, Recyclinghinweise oder internationale Versandvorschriften ab.

Die Bedeutung eines effektiven Verpackungsmanagements

Man könnte meinen, dass die Verpackung Ihrer Waren aus betriebswirtschaftlicher Sicht keine große Rolle spielt. In Wirklichkeit hat die Verpackung jedoch erhebliche Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz, von der Kostenkontrolle über die Einhaltung von Vorschriften bis hin zur Bestandsverwaltung. Betrachten wir die wichtigsten Vorteile.

Produktintegrität

Eine gute Verpackung schützt Produkte und hält sie intakt. Ein empfindliches Gerät übersteht beispielsweise ohne stoßdämpfende Verpackung, die Schäden verhindert, möglicherweise keinen Langstreckentransport. Schutzmaterialien wie ESD-Beutel für Elektronik oder Barrierefolien für Lebensmittel bewahren die Qualität, sodass die fertigen Produkte die Kunden in ihrem vorgesehenen Zustand erreichen. Dies steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit und die Markenqualität, sondern bedeutet auch weniger Rücksendungen und eine geringere Belastung für den Kundenservice.

Fertigung und Bestandsverwaltung

Eine durchdachte Verpackung wirkt sich direkt darauf aus, wie reibungslos Produkte durch die Produktionslinie und das Lager transportiert werden. Standardisierte Verpackungsgrößen vereinfachen das Stapeln, Lagern und Kommissionieren, wodurch die Raumnutzung optimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt wird. Eine klare Kennzeichnung und scanbare Identifikatoren tragen dazu bei, Verwechslungen zu vermeiden und die Zykluszählung zu beschleunigen.

Logistik

Verpackungen wirken sich auch auf die Effizienz der Lieferkette aus. So trägt beispielsweise die Optimierung der Kartonanzahl und der Palettenmuster dazu bei, mehr Einheiten pro Lkw zu transportieren und gleichzeitig das Risiko von Transportschäden zu verringern. Selbst kleine Änderungen wie der Wechsel der Füllstoffe oder die Umstellung auf Flachverpackungen können die Versand- und Lagerkosten um einige Prozent senken und gleichzeitig die Sicherheit verbessern. Das Ergebnis sind weniger Nachsendungen und bessere Margen.

Kostenkontrolle

Kosteneffizienz ist in der Fertigung von entscheidender Bedeutung, und dazu gehören auch Überlegungen zur Verpackung. Betrachtet man die Verpackung eines Produkts als einen wesentlichen Bestandteil seiner Stückliste, so sind Material, Design und Ergonomie der Verpackung ebenso Teil des Produktdesigns wie alle anderen Aspekte. Ein effektives Verpackungsmanagement reduziert die Unternehmensausgaben auf vielen Ebenen – von der Beschaffung erschwinglicher und dennoch langlebiger Materialien bis hin zur Senkung der Frachtkosten durch die Optimierung der Abmessungen.

Auswirkungen auf die Umwelt

Nur wenige moderne Unternehmen können die Umweltbilanz ihrer Produkte ignorieren. Nachhaltige Verpackungsoptionen wie recycelbare Monomaterialien, leichtere Substrate oder wiederverwendbare Tragetaschen tragen dazu bei, Abfall zu reduzieren, ohne den Schutz zu beeinträchtigen. Die Wahl umweltfreundlicher Materialien oder ein Design mit minimalem Füllstoff hilft, Emissionen zu senken und umweltbewusste Käufer anzusprechen, ganz zu schweigen von der Einhaltung der Vorschriften für nachhaltige Fertigung.

Einhaltung von Vorschriften

Verpackungen müssen verschiedenen Vorschriften wie Sicherheitskennzeichnungen, Nährwertangaben, internationalen Versandstandards usw. entsprechen. Die Erfüllung dieser Anforderungen ist in der Regel nicht optional. Konforme Verpackungen kommen sowohl Kunden als auch Unternehmen zugute. Sie schützen Verbraucher, gewährleisten einen reibungslosen grenzüberschreitenden Handel und bewahren Sie vor Geldstrafen, Rückrufaktionen oder Reputationsschäden.

Kernkomponenten des Verpackungsmanagements

Als Nächstes wollen wir uns die wichtigsten Prozesse des Verpackungsmanagements sowie Tipps zur Vorhersage von Problemen, zur Verwaltung von Arbeitsabläufen und zur Einrichtung eines Verpackungsbestands ansehen.

Verpackung als Produktdesign

Wie bereits erwähnt, spielt die Verpackung eines Produkts für viele Arten von Konsumgütern unterschiedliche Rollen. Daher sollte sie bereits in der frühen Forschungs- und Entwicklungsphase der Markteinführung eines neuen Produkts berücksichtigt werden. Die hier getroffenen Entscheidungen können sich gleichermaßen auf das Aussehen, die Kosten, die Herstellbarkeit (DFM), die Konformität usw. auswirken.

Das Verpackungsdesign hat direkten Einfluss auf die Attraktivität für den Kunden, die Bestandsverwaltung, die Effizienz der Lieferkette und die Fertigungsabläufe. Das bedeutet, dass bei der Gestaltung die Art des Marktes und der Verkaufsstellen, die Kundenprofile, die logistischen und vertrieblichen Anforderungen sowie die Kosteneffizienz des gesamten Herstellungsprozesses berücksichtigt werden müssen.

Beispielsweise könnte sich ein D2C-Hersteller (Direct-to-Consumer) von modularen Möbeln für Flatpack-Kartons entscheiden, um die Versandkosten und den Lagerplatzbedarf zu reduzieren und gleichzeitig Kunden anzusprechen, die Wert auf einfachen Transport und Montage zu Hause legen. Diese Entscheidung erfordert möglicherweise eine Neugestaltung des gesamten Produkts, aber die Vorteile wirken sich auf vielen Ebenen aus.

Optimierung des Verpackungsworkflows

Auf der Produktionsseite sollten Verpackungsworkflows mit der gleichen Sorgfalt wie jeder andere Fertigungsprozess gestaltet werden. Es sollte sorgfältig überlegt werden, wann und wie Verpackungsmaterialien zur Produktionslinie transportiert werden, wo sie vor der Verwendung gelagert werden und in welcher Phase des Produktflusses die einzelnen Verpackungskomponenten zum Einsatz kommen.

Bei simplen Produkten mit einfacher Verpackung kann die Verpackung der letzte Schritt im Produktionsprozess eines Produkts oder ein einfacher zusätzlicher Schritt vor dem Versand oder der Lagerung sein. Wenn die Verpackung jedoch Teil der Stückliste ist und insbesondere wenn die Verpackung viele Schritte umfasst, wird die Optimierung der Arbeitsabläufe noch wichtiger.

Optimierte Arbeitsabläufe verhindern, dass die Verpackung zu einer versteckten Quelle von Verschwendung wird. Beispielsweise kann die Kombination von Etikettierung und Verpackung in einer einzigen Station oder die Verwendung von Barcodes zur Verfolgung der Verpackungsschritte die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen. Auch die Verpackung ist ein Bereich, in dem kontinuierliche Verbesserungen möglich sind, da regelmäßige Überprüfungen und Verfeinerungen oft Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzeigen, zur Verbesserung der Qualitätskontrolle beitragen oder Nacharbeiten minimieren.

Verwaltung des Verpackungsbestands

Die Verwaltung von Verpackungsmaterialien ist ebenso wichtig wie der Umgang mit anderen Rohstoffen. Kartons, Etiketten und Paletten mögen im Vergleich zur Endmontage nicht besonders wichtig erscheinen, bis ein Mangel die Lieferungen stoppt und Sie die Produktion nicht mehr abschließen können. Behandeln Sie daher das Verpackungsinventar mit derselben Sorgfalt wie alle anderen Lagerartikel.

Wenn die Verpackung Teil der Stückliste eines Produkts ist, muss die Beschaffung auf die Produktionspläne abgestimmt werden, damit die Materialien zum richtigen Zeitpunkt und in den richtigen Mengen verfügbar sind. Dazu gehört auch die Entscheidung, wie Wellpappkartons geliefert werden, wie Einlagen gelagert werden, um Beschädigungen zu vermeiden, oder wann Artikel nachgefüllt werden sollten. Selbst wenn Verpackungen nicht Teil der Stückliste sind und aus einfacheren Artikeln wie Klebeband oder Füllmaterial bestehen, sollte Ihr Bestandsverwaltungssystem dennoch in der Lage sein, den Verbrauch zu erfassen, um hektische Last-Minute-Besuche im Baumarkt zu vermeiden.

Wie bei jedem Lagerbestand sorgt eine ordnungsgemäße Verwaltung des Verpackungsbestands für mehr Platz im Lager, senkt die Lagerkosten und gewährleistet einen kosteneffizienten Betrieb. Stapeln Sie daher Ihre Wellpappenmaterialien, um Verformungen zu vermeiden, verwenden Sie spezielle Regale für Etiketten und implementieren Sie eine Rückverfolgbarkeit, um über die Lagerbestände informiert zu bleiben.

Technologische Lösungen im Verpackungsmanagement

Technologie kann eine wichtige Rolle dabei spielen, Ihre Verpackungsabläufe unter Kontrolle zu halten. Je nach Größe und Komplexität des Unternehmens können Unternehmen alles von einfachen Tabellenkalkulationen bis hin zu integrierten ERP-Systemen einsetzen.

Tabellenkalkulationen und manuelle Nachverfolgung

Der bewährte Ansatz besteht darin, Tabellenkalkulationen oder sogar Stift und Papier zu verwenden, um Verpackungsmaterialien und -prozesse neben Ihren anderen Fertigungsabläufen und Ihrem Lagerbestand zu verfolgen. Dies mag zwar für sehr kleine Unternehmen mit einfachen Anforderungen eine praktikable Option sein, wird jedoch mit zunehmendem Betriebsumfang oft fehleranfällig und immer zeitaufwändiger.

Das wesentliche Problem besteht darin, dass manuelles Projektmanagement und manuelle Nachverfolgung keine Echtzeit-Transparenz bieten. Dies führt häufig zu doppelten Dateneingaben, Eingabefehlern und Unklarheiten über den Status von Bestellungen, was es schwierig macht, den zukünftigen Bedarf zu prognostizieren oder den tatsächlichen Lagerbestand zu erfassen. Manuelle Systeme mögen zwar auf den ersten Blick eine kostengünstige Lösung sein, sind jedoch selten gut skalierbar.

Barcode-Bestandsverwaltungssysteme

Eine solide Verbesserung ist der Einsatz von barcodebasierten Bestandsverwaltungstools. Barcodes erleichtern die Echtzeit-Verfolgung von Verpackungs- und anderen Materialien, reduzieren Fehler und beschleunigen Lageraufgaben. Handheld-Scanner oder mobile Apps, die mit einem einfachen Barcode-Bestandsverwaltungssystem verbunden sind, können die Überwachung des Lagerbestands revolutionieren.

Barcode-Systeme sind relativ kostengünstig, aber obwohl sie bei der grundlegenden Rückverfolgbarkeit und Aufgabenberichterstattung helfen, sind sie für fortgeschrittenere Funktionen wie Produktionsplanung, Rückrufe, Compliance-Workflows usw. weiterhin auf Tabellenkalkulationen oder spezielle Bestandsverwaltungssoftware angewiesen.

IoT, RFID und intelligente Etiketten

Zu den fortgeschritteneren Tracking-Tools gehören IoT-Sensoren, RFID-Tags oder intelligente Etiketten, die an Verpackungen angebracht werden. Diese maschinenlesbaren Lösungen ermöglichen eine automatische Identifizierung und Verfolgung im gesamten Lager und in der Fertigung. Beispielsweise helfen RFID-Tags Lagern, die mit automatisierten Scannern ausgestattet sind, zu protokollieren, wann Paletten ohne manuelles Zutun in ein Lager gelangen oder es verlassen.

Intelligente Verpackungen eröffnen eine neue Dimension der Verfolgbarkeit im Verpackungsprozess. Sensoren können Temperatur, Feuchtigkeit oder Manipulationen überwachen, was insbesondere in Branchen wie der Pharma- oder Lebensmittelindustrie nützlich ist. Diese Systeme verbessern die Transparenz, sind jedoch mit deutlich höheren Anschaffungskosten verbunden.

ERP-Systeme und Verpackungssoftware

Den größten Einfluss auf das Verpackungsmanagement haben integrierte ERP-Systeme oder Bestandssoftware. Diese Systeme bieten die Automatisierung vieler kritischer Arbeitsprozesse und tragen zur Rationalisierung der Verpackung im Rahmen des gesamten Fertigungs- und Lieferkettenmanagements bei. Mit ERPs für die Fertigung können Verpackungsmaterialien einfach in die Stückliste aufgenommen, zusammen mit anderen Beständen verfolgt und mit Produktionsplänen verknüpft werden.

Für die meisten kleinen und mittleren Hersteller oder Händler bieten Fertigungs-ERP- oder Bestandsverwaltungssoftware das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Hochspezialisierte Arbeitsabläufe und komplexere Verpackungsanforderungen können zusätzlich von einer speziellen Verpackungsmanagement-Software profitieren.

ERP-Tools gehen weit über die Verwaltung von Verpackungsabläufen hinaus. Sie unterstützen die Kostenverfolgung, die Dokumentation der Compliance, die KPI-Berichterstattung, Rückrufe, die Qualitätskontrolle und vieles mehr. Die Investition ist zwar höher, aber dafür profitiert das gesamte Unternehmen von mehr Transparenz und besserer Koordination.

Die Auswahl der richtigen Verpackungsmanagement-Lösung

Bei der Auswahl einer Lösung sollten Unternehmen ihre Größe, Branche, Anforderungen und langfristigen Wachstumspläne abwägen. Die beste Option sollte ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Erschwinglichkeit, benutzerfreundlichen Funktionen und Skalierbarkeit bieten.

1. Bewerten Sie die organisatorischen Anforderungen. Beginnen Sie mit einer Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und Engpässe. Benötigen Sie lediglich einen besseren Überblick über den Verpackungsbestand oder benötigen Sie auch Compliance-Dokumentation und Workflow-Integration? Definieren Sie Ihre Anforderungen klar, um die Auswahl einzugrenzen und überhöhte Ausgaben zu vermeiden.
2. Wählen Sie Funktionen und Skalierbarkeit. Suchen Sie nach Lösungen, die Ihren aktuellen Anforderungen entsprechen, aber auch sinnvolle Upgrades zu realistischen Preisen bieten. Wenn Sie beispielsweise derzeit nur eine grundlegende Nachverfolgung benötigen, reicht möglicherweise ein einfaches Barcode-Bestandsverwaltungssystem aus. Nach der Automatisierung werden Sie jedoch möglicherweise schnell die Vorteile einer automatisierten Planung oder Versionskontrolle erkennen. Berücksichtigen Sie, wie gut sich das von Ihnen ausgewählte Tool später in eine vollständige ERP-Implementierung integrieren lässt.
3. Integration und Betriebskosten. Eine Lösung ist nur so gut wie ihre Kompatibilität mit dem Rest Ihres Unternehmens. Prüfen Sie, ob sie sich in Ihre Produktions-, Buchhaltungs-, Logistik- oder E-Commerce-Tools integrieren lässt. Und ob sie für Ihre Mitarbeiter benutzerfreundlich genug ist. Berücksichtigen Sie schließlich immer die Gesamtbetriebskosten – nicht nur die Lizenzgebühren, sondern auch die Kosten für Schulungen, Wartung und Infrastruktur, technischen Support usw.

Wie kann Fertigungssoftware das Verpackungsmanagement verbessern?

Fertigungssoftware hebt das Verpackungsmanagement auf eine neue Ebene, indem sie es in dasselbe System einbettet, das auch Ihre Produktion, Ihr Lager, Ihre Finanzen und Ihre Lieferkette steuert. Das bedeutet, dass die Verpackung zu einem integrierten Bestandteil des Geschäftsbetriebs wird und nicht mehr nur eine Nebenaufgabe ist.

• Stücklistenverwaltung. Mit Fertigungssoftware können Sie Verpackungen wie jedes andere Material in Ihrer Stückliste behandeln. Das bedeutet, dass sie automatisch als Teil der Produktion geplant, beschafft und nachverfolgt werden. Dadurch werden Engpässe vermieden und die tatsächlichen Produktkosten lassen sich leichter berechnen.
• Bestandsverwaltung und Rückverfolgbarkeit. Mit Fertigungssoftware sind Ihr gesamter Bestand, Ihre Lagerbewegungen und Ihre Kosten in Echtzeit einsehbar. So wissen Sie genau, wie viele Kartons, Etiketten oder Paletten verfügbar sind und wann Sie Nachbestellungen vornehmen müssen. Integrierte Rückverfolgbarkeitsfunktionen erleichtern außerdem die Verwaltung von Rückrufaktionen und die Durchführung von Bestandsaufnahmen, Audits oder Konformitätsprüfungen.
• Berichterstellung und Steuerung. Die Software bindet die Verpackung auch in Ihre Berichts- und Steuerungsabläufe ein. Mitarbeiter können schnell Mengen und Prozessschritte melden, und Manager können Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifizieren und Prozesse auf der Grundlage realer Daten verbessern. Die Verpackung wird zu einem verwalteten, messbaren Teil des Betriebs und nicht zu einer Nebensache.
• Spezielle Verpackungsfunktionen. Moderne Fertigungs-ERPs enthalten Verpackungsfunktionen als separate Funktionalität, die die Verpackung als formalen Schritt in Produktions- oder Versandabläufen ohne Workarounds oder Modifikationen behandeln.

In MRPeasy ermöglicht die Verpackungsfunktion den Benutzern, Verpackungsvorgänge als separaten Schritt im Produktions- oder Versand-Workflow zu registrieren. Sie können Verpackungsaufgaben zuweisen, die verwendeten Verpackungsmaterialien erfassen, Packlisten und Etiketten drucken und sicherstellen, dass die Verpackungsdaten nahtlos in die Bestands- und Versanddokumente einfließen. Dies sorgt für vollständige Transparenz und Rückverfolgbarkeit und reduziert gleichzeitig Fehler und manuelle Arbeit.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Das Verpackungsmanagement ist ein strukturierter Ansatz für die Planung, Beschaffung und Kontrolle von Verpackungen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Es wirkt sich auf alle Bereiche aus, vom Design über die Herstellung bis hin zur Logistik und Kundenzufriedenheit.
• Eine gute Verpackung schützt die Produktintegrität und rationalisiert gleichzeitig die Produktions- und Lagerabläufe. Durchdachte Entscheidungen reduzieren Schäden, Rücksendungen und Bearbeitungskosten und verbessern direkt das Kundenerlebnis und die Margen.
• Verpackungsentscheidungen haben einen starken Einfluss auf die Logistik und die Kosteneffizienz. Optimierte Designs können die Lkw-Ladekapazität maximieren, den Lagerplatz reduzieren und die Frachtkosten senken, wodurch die Verpackung zu einem Treiber der Rentabilität wird.
• Nachhaltige und konforme Verpackungen sind nicht mehr optional. Von Unternehmen wird erwartet, dass sie Umweltvorschriften einhalten, Abfall reduzieren und eine klare Kennzeichnung vornehmen, um Vertrauen aufzubauen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
• Fertigungssoftware bindet die Verpackung in das Gesamtbild der Betriebsabläufe ein. Von der Stücklistenverwaltung über die Rückverfolgbarkeit bis hin zur Berichterstellung helfen Fertigungs-ERPs Unternehmen dabei, vollständige Transparenz zu erlangen, Fehler zu reduzieren und die Verpackung so nahtlos wie jeden anderen Produktionsschritt zu verwalten.

Häufig gestellte Fragen

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