Bestandsverlust – Ursachen, Folgen und Tipps

Bestandsverluste sind ein häufiges Problem in den meisten Unternehmen, die mit physischen Beständen arbeiten. Zu den Folgen von Bestandsschwund können finanzielle Verluste, Betriebsstörungen und ein Verlust der Wettbewerbsfähigkeit gehören. Aber wie kommt es zu ihnen und wie können Sie sie verhindern?

Was ist Bestandsverlust?

Bestandsverluste treten auf, wenn die tatsächlichen Mengen in Ihrem Bestand kleiner sind als die in Ihren Büchern oder in Ihrem Bestandsverwaltungssystem verzeichneten. Dies ist in der Regel auf eine Kombination von Faktoren zurückzuführen, darunter Verwaltungsfehler, Beschädigung, Verderb, Diebstahl und Betrug durch Lieferanten.

Einem Bericht von Statista zufolge haben mehr als 64 % der US-Einzelhandelsunternehmen einen jährlichen Schwund von mehr als 1 % ihres gesamten Bestandswertes zu verzeichnen. Und kein Geschäft, das mit physischen Beständen zu tun hat, ist gegen Bestandsverluste gefeit.

Die zuverlässigste Methode zur Aufdeckung von Bestandsverlusten ist die Durchführung von Inventuren und der Vergleich der Ergebnisse mit Ihren Bestandsaufzeichnungen, da dies konkrete Beweise für Diskrepanzen liefert.

Wie berechnet man Bestandsverluste?

Um den Wert des Bestandsverlustes zu berechnen, können Sie die folgende Formel verwenden:

Bestandsverlust = Wert des Buchbestands – Wert des physischen Inventars

Nehmen wir an, in den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens sind 80.000 $ als Inventarwert angegeben. Nach einer Inventurzählung wurde der tatsächliche physische Inventarwert auf 78.000 $ berechnet. Das bedeutet, dass der Wert des Schwunds wie folgt war:

80.000 $ – 78.000 $ = 2.000 $

Das Unternehmen hat also während des Berichtszeitraums Bestände im Wert von 2.000 $ verloren.

Wie berechnen Sie den Bestandsverlust?

Da der Bestandswert schwanken kann, ist der Schwundwert nicht die zuverlässigste Kennzahl, um den Schwund im Laufe der Zeit zu verfolgen. Um den Bestandsverlust kontinuierlich zu messen und als KPI für Ihre Bestandsmanagementleistung zu verwenden, beginnen Sie mit der Berechnung der Bestandsverlustrate.

Bestandsverlustrate = Schwundwert / Buch-Inventarwert x 100

Lassen Sie uns mit dem vorherigen Beispiel fortfahren. Der erfasste Bestandswert betrug 80.000 $ und der Schwund 2.000 $. Die Schwundrate war also:

2.000 $ / 80.000 $ x 100 = 0,025 x 100 = 2,5%

Das bedeutet, dass Ihr Schwundprozentsatz oder der durch Schwund verlorene Bestandswert 2,5% betrug. Aber wie konnte das passieren?

Ursachen für Bestandsverluste

Bestandsverluste können durch viele Faktoren verursacht werden, die in der Regel in Kombination miteinander wirken. Hier sind einige der häufigsten Ursachen für Schwund:

• Beschädigung. Schäden an Lagerartikeln können in verschiedenen Phasen der Lieferkette auftreten, von der Handhabung im Lager bis zum Transport. Physische Schäden führen oft zu einer Verringerung des tatsächlichen Lagerbestands im Vergleich zu dem, was in der Buchhaltung verbucht wird.
• Verderb. Bei verderblichen Waren oder Produkten mit Verfallsdatum kann es zu Verderb kommen. Wenn diese Artikel verderben, bevor sie verkauft werden, führt dies zu einem Bestandsverlust.
• Produktionsfehler. Fehler im Produktionsprozess können dazu führen, dass Material verschrottet wird oder mangelhafte Produkte abgeschrieben werden müssen.
• Diebstahl durch Mitarbeiter. Interne Diebstähle durch Mitarbeiter tragen in erheblichem Maße zu Inventarverlusten bei. Wenn Mitarbeiter Inventarartikel stehlen, führt dies zu einem direkten Verlust. Während die vorherigen Ursachen für Bestandsverluste gemeldet werden können und die Artikel abgeschrieben werden, ist Diebstahl etwas, das nur durch Bestandsprüfungen und Untersuchungen aufgedeckt werden kann.
• Ladendiebstahl. Ladendiebstahl durch Dritte ist eine weitere häufige Ursache für Warenschwund im Einzelhandel. Er tritt auf, wenn Kunden Produkte aus dem Geschäft stehlen.
• Betrug durch Lieferanten. Lieferantenbetrug liegt vor, wenn Lieferanten Bestellungen oder Rechnungen manipulieren, indem sie weniger als die vereinbarten Artikel liefern oder höhere Preise verlangen. Dies führt zu einer Diskrepanz zwischen dem tatsächlichen Bestand und dem verbuchten Betrag.
• Falsche Bestandszählung. Fehler bei der Zählung der Bestände während der physischen Bestandszählung oder der Zykluszählung können zu Ungenauigkeiten bei den erfassten Bestandsmengen führen. Diese menschlichen Fehler können aus Fehlzählungen, Auslassungen oder Doppelzählungen von Artikeln resultieren.
• Verwaltungsfehler. Verwaltungsfehler in der Bestandsbuchhaltung, wie z.B. Fehler bei der Dateneingabe, können zu Diskrepanzen zwischen dem tatsächlichen Bestand und den erfassten Mengen führen. Dabei handelt es sich oft um unbeabsichtigte menschliche Fehler, die jedoch schwerwiegende Folgen haben können.

Jede dieser Ursachen für Bestandsverluste stellt eine potenzielle Verlustquelle für ein Unternehmen dar. Aber ist der finanzielle Verlust die einzige Folge?

Folgen von Bestandsverlusten

Bestandsverluste können eine Reihe von Konsequenzen nach sich ziehen. Hier sind einige der schwerwiegenderen davon:

• Finanzieller Verlust. Eine der unmittelbarsten und direktesten Folgen von Schwund sind finanzielle Verluste. Er mindert den Wert der Vermögenswerte eines Unternehmens und wirkt sich direkt auf Ihr Endergebnis aus, da die Kosten für den verlorenen Bestand von den Einnahmen abgezogen werden, ohne dass ein entsprechender Nutzen aus dem Verkauf entsteht.
• Fehlbestände. Schwund kann zu unerwarteten Fehlbeständen führen, wenn Ihnen die zu verkaufenden Produkte oder die für die Produktion benötigten Materialien ausgehen.
• Überbevorratung. Um den Schwund zu kompensieren, überlagern manche Unternehmen ihre Bestände als Puffer und binden so Kapital, das anderweitig verwendet werden könnte.
• Störungen des Betriebsablaufs. Häufige Fehl- und Überbestände stören den normalen Betrieb und führen zu Ineffizienzen und höheren Kosten im Lieferkettenmanagement, zu Produktionsausfällen aufgrund von Materialmangel und zur Unfähigkeit, Aufträge rechtzeitig zu erfüllen.
• Schädigung des Rufs. Ständig verspätete oder unvollständige Lieferungen können zu Kundenunzufriedenheit und Geschäftsverlusten führen.
• Erhöhte Kosten. Die Aufrechterhaltung von Überbeständen als Schutz vor schwundbedingten Ausfällen erhöht die Lagerhaltungskosten, während der Umgang mit und die Analyse von Bestandsverlusten oft zusätzliche Arbeitsstunden erfordert.
• Verlust der Wettbewerbsfähigkeit. Ein Unternehmen, das ständig mit Schwund zu kämpfen hat, verliert möglicherweise seinen Wettbewerbsvorteil bei der Preisgestaltung, der Verfügbarkeit und dem Kundenservice gegenüber effizienteren Konkurrenten.

Wie wir sehen, ist Bestandsverlust ein ernsthaftes Problem, mit dem man sich auseinandersetzen muss. Werfen wir einen Blick darauf, was Sie tun können, um dies zu verhindern.

Tipps zur Minimierung von Bestandsverlusten

Führen Sie regelmäßige Bestandsprüfungen durch

Bei regelmäßigen Bestandsprüfungen wird der tatsächliche Bestand gezählt und mit den Angaben in Ihren Unterlagen abgeglichen. Diese Prüfungen tragen dazu bei, Unstimmigkeiten und Schwundprobleme sofort zu erkennen, sodass Sie Korrekturmaßnahmen ergreifen können. Die Einführung eines Zeitplans für diese Prüfungen, z. B. monatlich oder vierteljährlich, stellt sicher, dass Sie die Genauigkeit Ihrer Bestände im Auge behalten.

Darüber hinaus kann die Verwendung von Zykluszählungen, bei denen Sie kontinuierlich einen Teil Ihres Inventars zählen, einen Echtzeit-Überblick über die Lagerbestände liefern und die Notwendigkeit umfangreicher jährlicher Audits verringern. Indem Sie Ihren Bestand regelmäßig überprüfen, können Sie Probleme frühzeitig aufdecken, die Ursachen angehen und verhindern, dass der Schwund eskaliert.

Mitarbeiter schulen

Schulungen sollten verschiedene Aspekte abdecken, z.B. den richtigen Umgang mit dem Inventar, um Schäden zu vermeiden, das Verständnis der Produktionsprozesse, um Überproduktion oder Fehler zu vermeiden, die genaue Dateneingabe zur Pflege der Bestandsaufzeichnungen und die Einhaltung des FEFO-Prinzips (First Expired, First Out) für verderbliche Waren. Gut geschultes Personal kann menschliche Fehler, die zu Bestandsverlusten beitragen, drastisch reduzieren.

Die Schulungsprogramme sollten fortlaufend sein und regelmäßig aufgefrischt werden und auch das Sicherheitsbewusstsein einschließen, um internen Diebstahl zu verhindern. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter für die Bedeutung der Bestandsgenauigkeit sensibilisieren und ihnen bewusst machen, wie sich ihr Handeln auf das Endergebnis auswirkt, kann dies ein motivierender Faktor sein, um Bestandsverluste zu minimieren.

Einführung von Sicherheitsmaßnahmen

Die Einführung von Sicherheitsmaßnahmen ist wichtig, um sowohl internen als auch externen Diebstahl zu verhindern. Interner Diebstahl, z.B. durch Mitarbeiter, kann durch Sicherheitssysteme wie Überwachungskameras und Zugangskontrollmaßnahmen verhindert werden. Diese dienen nicht nur der Abschreckung, sondern liefern auch Beweise im Falle verdächtiger Aktivitäten.

Bei E-Commerce- und Point-of-Sale (POS)-Einrichtungen tragen eine sichere Zahlungsabwicklung und Auftragsüberprüfung ebenfalls dazu bei, Inventarverluste zu verhindern.

Externe Diebstähle, wie z.B. Ladendiebstähle, können durch wachsame Mitarbeiter, eine angemessene Ladengestaltung und Sicherheitspersonal reduziert werden. Es ist wichtig, die Sicherheitssysteme regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um potenziellen Bedrohungen einen Schritt voraus zu sein und eine sichere Umgebung für Ihr Inventar zu schaffen.

Führen Sie Lieferanten-Audits durch

Regelmäßige Audits der Lieferanten sind entscheidend für die Bekämpfung von Lieferantenbetrug. Bei diesen Audits wird überprüft, ob die erhaltenen Produkte mit der Bestellung übereinstimmen, sowohl in Bezug auf die Menge als auch auf die Qualität. Sie stellen auch sicher, dass die vereinbarten Preise und Bedingungen eingehalten werden. Die Pflege guter Lieferantenbeziehungen und eine transparente Kommunikation können dazu beitragen, das Betrugsrisiko zu verringern.

Darüber hinaus können Sie durch die Einführung von Lieferanten-Scorecards und KPIs regelmäßig die Leistung Ihrer Lieferanten bewerten. Wenn ein Lieferant die Erwartungen immer wieder nicht erfüllt, ist es vielleicht an der Zeit, die Beziehung neu zu bewerten und alternative Bezugsquellen zu prüfen, um Ihren Bestand vor lieferantenbedingtem Schwund zu schützen.

Verwenden Sie angemessene Inventurverfahren

Zu den Inventurverfahren gehören Richtlinien für die Durchführung von Inventuren, Abstimmungsprozesse, um bei der Zählung entdeckte Unstimmigkeiten zu beseitigen, sowie Maßnahmen zum Umgang mit beschädigten oder verdorbenen Bestandsposten. Die doppelte Überprüfung von Zählungen und die Verwendung von Barcode-Scansystemen können die Genauigkeit weiter verbessern und menschliche Fehler reduzieren.

Die Einrichtung klarer Protokolle für die Meldung und Behandlung von Diskrepanzen zwischen physischen Zählungen und aufgezeichneten Lagerbeständen stellt sicher, dass die Probleme umgehend untersucht und gelöst werden. Die Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Schulung neuer Mitarbeiter und der Aufrechterhaltung eines einheitlichen Ansatzes für die Bestandsverwaltung in Ihrem Unternehmen.

Implementieren Sie Bestandsmanagementsoftware

Bestandsmanagementsoftware ermöglicht die Verfolgung von Lagerbeständen in Echtzeit, automatisiert Aufgaben der Bestandskontrolle und bietet Einblicke in den Lagerumschlag. Sie rationalisiert den gesamten Prozess der Bestandsverwaltung, von der Erstellung von Bestellungen und dem Wareneingang bis zur Verfolgung von Bestandsbewegungen und Verkäufen.

Barcode-Scanfunktionen machen die Dateneingabe effizienter und genauer und verringern das Risiko von Fehlern, die zu Schwund beitragen. Bestandsmanagementsoftware bietet auch detaillierte Berichte und Analysen, die Ihnen helfen, Trends und Anomalien zu erkennen, die auf potenzielle Schwundprobleme hindeuten, sodass Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen können.

Insgesamt steigert die Implementierung einer solchen Software die Effizienz, die Genauigkeit und die Transparenz bei der Verwaltung von Beständen und trägt so zur Vermeidung und Minimierung von Schwund bei.

Wie wird der Bestandsverlust in den Jahresabschlüssen ausgewiesen?

Bestandsverluste werden in den Jahresabschlüssen als Aufwand verbucht, in der Regel unter der Kategorie Wareneinsatz oder als separater Posten, je nach der verwendeten Buchhaltungsmethode. So wird der Schwund in den Jahresabschlüssen verbucht:

1. Als Bestandteil des Wareneinsatzes. Bei der Methode der Periodenabgrenzung wird der Schwund als Wertminderung des Vorratsvermögens verbucht. Diese Verringerung wird als Aufwand behandelt und in den Abschnitt Wareneinsatz der Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen. Er wirkt sich direkt auf die Berechnung des Bruttogewinns aus.
2. Separater Posten in den Aufwendungen. In manchen Fällen entscheiden sich Unternehmen dafür, den Bestandsverlust als separaten Posten in ihrer Gewinn- und Verlustrechnung unter den betrieblichen Aufwendungen auszuweisen. Dieser Ansatz bietet eine klarere Aufschlüsselung der Ausgaben und ermöglicht eine einfachere Verfolgung und Analyse des Schwunds im Laufe der Zeit. Die Gewinn- und Verlustrechnung könnte einen Posten wie „Aufwand für Bestandsverluste“ oder „Verluste aus Vorräten“ enthalten.
3. Besondere buchhalterische Behandlung. Der Schwund kann je nach den Umständen und den vom Unternehmen angewandten Rechnungslegungsstandards buchhalterisch besonders behandelt werden. Wenn der Verlust zum Beispiel aus einem plötzlichen und unerwarteten Ereignis resultiert, kann er anders behandelt werden als ein routinemäßiger Schwund. Unternehmen sollten sich bei der Erfassung von Bestandsverlusten an die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) oder andere relevante Rechnungslegungsstandards in ihrer Region halten.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Methode zur Erfassung von Bestandsverlusten in den Jahresabschlüssen je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich sein kann. Die gewählte Methode sollte mit den Rechnungslegungsstandards übereinstimmen und die Auswirkungen des Schwunds auf die finanzielle Leistung des Unternehmens genau widerspiegeln. Darüber hinaus ist es für die Transparenz und die Einhaltung der Rechnungslegungsvorschriften unerlässlich, genaue Aufzeichnungen und Dokumentationen von Verlustvorfällen zu führen.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Bestandsverluste treten auf, wenn die tatsächlichen Mengen in Ihrem Bestand kleiner sind als die in Ihren Büchern oder in Ihrem Bestandsverwaltungssystem ausgewiesenen.
• Bestandsverluste können auf verschiedene Faktoren zurückzuführen sein, z.B. Beschädigung, Verderb, Produktionsfehler, Diebstahl durch Mitarbeiter, Ladendiebstahl, Betrug durch Lieferanten, Fehlzählungen und Verwaltungsfehler.
• Bestandsverluste können zu verschiedenen schwerwiegenden Folgen führen, wie z.B. finanziellen Verlusten, Fehlbeständen, Überbeständen, Betriebsunterbrechungen, Rufschädigung, erhöhten Kosten und Verlust der Wettbewerbsfähigkeit.
• Bestandsverluste können verhindert oder minimiert werden, indem Sie regelmäßige Bestandsprüfungen durchführen, Mitarbeiter schulen, Sicherheitsmaßnahmen einführen, Lieferantenprüfungen durchführen, ordnungsgemäße Inventurverfahren anwenden und eine Bestandsmanagementsoftware einsetzen.

Häufig gestellte Fragen

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