Un innovador del sector mobiliario para el hogar implementa un software MRP en dos empresas simultáneamente

Cuando un simple sistema de gestión de inventario y un enredo de hojas de cálculo ya no fueron suficientes para sostener el crecimiento de sus operaciones, el empresario de Pensilvania Robert Ogden supo que era hora de un cambio. Lo que siguió fue una doble implementación del software MRP que desbloqueó un nuevo nivel de precisión y colaboración.

De empresa de garaje a fábrica exitosa

RTO Lighting es una empresa de iluminación personalizada de alta gama con sede en Pensilvania. Se especializa en el diseño y fabricación de luminarias personalizadas de alta calidad que combinan diseño artístico con una artesanía superior. Robert Ogden fundó la compañía en 2002 como un proyecto paralelo que le permitiera explorar soluciones creativas en iluminación. Tras un comienzo humilde en el garaje de su casa, RTO Lighting ha crecido hasta convertirse en una empresa que opera a gran escala.

En 2008, Robert y su esposa adquirieron Lostine, una empresa de mobiliario para el hogar en la que la pareja había trabajado anteriormente como diseñadores. Lostine ofrece una gran variedad de productos de gama alta, desde espejos y muebles hasta accesorios de cocina y elementos decorativos de inspiración vintage. Al igual que RTO Lighting, Lostine se ha convertido en una marca muy conocida en el mercado del mobiliario doméstico de alta gama. A pesar de tener identidades distintas, RTO Lighting y Lostine comparten una sinergia única y con frecuencia fabrican productos entre sí.

Impulsadas por la visión de los propietarios de fabricar productos de alta calidad, de origen sostenible y dignos de una reliquia, orgullosamente elaborados en Estados Unidos, las empresas pasaron de un pequeño equipo inicial de siete personas a una plantilla combinada de casi 60 empleados a tiempo completo en ambas empresas.

Las empresas en crecimiento requieren soluciones escalables

Operar dos negocios distintos pero interconectados presentó a Robert y a su esposa desafíos únicos, especialmente en la gestión del inventario, los cronogramas de producción y los costos laborales. Durante años, utilizaron múltiples herramientas: una plataforma básica para el seguimiento de materiales y una serie de hojas de cálculo para los costos y la planificación de la producción. A medida que las empresas crecían, esta solución improvisada empezó a mostrar sus limitaciones. Agobiados por la ineficiencia, finalmente se dieron cuenta de que necesitaban una solución más eficaz.

El punto de inflexión llegó cuando Robert se dio cuenta de que ninguna de las dos empresas podía controlar los costos de mano de obra ni calcular los tiempos de entrega con precisión. “Habíamos empezado a utilizar un sistema de gestión de existencias, pero nos dimos cuenta de que no hacía un seguimiento del tiempo de fabricación ni de la mano de obra. Como fabricantes, necesitábamos registrar el tiempo como un gasto, calcular los tiempos de entrega y conocer nuestros costos con mayor precisión”, explica Robert.

A medida que se hacía más urgente la necesidad de un sistema unificado que proporcionara una gestión eficaz del inventario, el seguimiento de la mano de obra y los costos, y la programación de la producción, la dirección empezó a buscar una solución de software adecuada para apoyar el crecimiento de las empresas.

Descubrimiento de los sistemas MRP y decisión de implementarlos

Al principio, Robert no estaba seguro de en qué tipo de software centrar su búsqueda. Afortunadamente, el representante de ventas de un software CRM le indicó la dirección correcta. Reconociendo que un sistema CRM no podía satisfacer las necesidades de RTO Lighting, el vendedor le proporcionó una lista de sistemas MRP que debía examinar, entre ellos MRPeasy.

La facilidad de uso de MRPeasy y sus completas funciones de programación de la producción le impresionaron de inmediato. “Cuando vi lo fácil que era manipular el calendario de producción en MRPeasy, pensé que era perfecto. Se lo enseñé a mi equipo y todos estuvieron de acuerdo en cuanto vieron la facilidad de uso”, recuerda Robert.

Otros factores clave en la decisión fueron el seguimiento de la mano de obra sin esfuerzo de MRPeasy y las precisas funciones de estimación de costos y tiempos de entrega, que prometían analizar con exactitud los márgenes por producto. También descubrió que MRPeasy era totalmente compatible con la plataforma de contabilidad preferida de RTO Lighting, QuickBooks, lo que le dio confianza para seguir adelante.

“MRPeasy parecía capaz de resolver todas nuestras necesidades de planificación de los requerimientos de materiales y ofrecía funcionalidades que ni siquiera sabíamos que necesitábamos en el momento de la implementación, pero que ahora utilizamos a diario”, afirma Robert.

El reto de la doble implementación dio sus frutos

El plan inicial de Robert era implementar MRPeasy sólo en RTO Lighting. Sin embargo, pronto se dio cuenta de que gestionar dos sistemas diferentes de fabricación y pedidos de compra de forma paralela sería demasiado engorroso y poco intuitivo. Así pues, tomó la audaz decisión de implementar MRPeasy en ambas empresas simultáneamente.

Aunque el plan original consistía en implementar MRPeasy primero en RTO Lighting, Lostine consiguió poner en marcha el nuevo sistema un mes antes. A pesar de las dificultades, la doble implementación resultó beneficiosa en general, ya que ambas empresas se apoyaron mutuamente, compartiendo conocimientos y resolviendo los problemas de forma conjunta. Esta colaboración también fue decisiva para facilitar la curva de aprendizaje y garantizar una transición fluida para ambos equipos.

El proceso duró unos ocho meses en total, cuatro de los cuales fueron de pruebas paralelas con los sistemas antiguos para asegurarse de que todo era correcto antes de continuar exclusivamente con MRPeasy. En un principio, Robert pensó que una sola persona podría encargarse de la implementación, pero finalmente requirió la atención de dos empleados. Reflexionando sobre la experiencia, Robert señala: “Ojalá hubiera puesto a dos personas a tiempo completo desde el principio. Fue una tarea más grande de lo que esperábamos, pero los beneficios superaron ampliamente los retos”.

Robert también se puso en contacto con un consultor autorizado de MRPeasy para acelerar el proceso y obtener más orientación.

MRPeasy no sólo informa sobre los tiempos de entrega, sino que los acorta

Desde que implementaron con éxito MRPeasy en la primavera de 2023, RTO Lighting y Lostine han alcanzado una mayor eficiencia operativa. El software ha transformado muchos aspectos de su proceso de fabricación, desde el seguimiento preciso de la mano de obra hasta la gestión del inventario en tiempo real y el cálculo preciso de los costos.

Dos empleados a tiempo completo utilizan MRPeasy a diario: uno se encarga de la gestión de pedidos y la programación, y el otro es responsable de las adquisiciones. Sin embargo, todo el equipo se beneficia del software y de los datos que ofrece, y se ha adaptado muy bien a su uso.

MRPeasy está permitiendo a ambas empresas no sólo predecir con exactitud los tiempos de entrega, sino también acortarlos, gracias al tiempo ahorrado en tareas de gestión. La utilización de la mano de obra también ha experimentado un aumento significativo, al igual que la precisión en el seguimiento de los materiales.

Robert describe el impacto: “MRPeasy es una herramienta potente y necesaria para la fabricación. Es como un montacargas: cuando por fin te compras el primero, enseguida te preguntas cómo has podido vivir sin él!”.

Un enfoque integral es clave al implementar el software de fabricación

Reflexionando sobre el proceso de implementación, Robert señala que subestimar el tiempo y los recursos necesarios para implementar un sistema MRP es probablemente uno de los mayores errores que puede cometer una empresa. En retrospectiva, aconseja encarecidamente asignar suficiente mano de obra, al menos dos empleados familiarizados con el sistema de producción de la empresa, para garantizar un proceso fluido y eficaz.

Más allá de los recursos internos, también destaca el valor de buscar expertos externos. Tanto RTO Lighting como Lostine trabajaron con consultores externos que les ayudaron a acelerar la implementación y a profundizar en las mejores prácticas. Robert recomienda a otros fabricantes que estén pensando en implementar un sistema MRP que no tengan miedo de pedir ayuda, ya sea a proveedores de software, consultores o compañeros del sector.

Robert es miembro activo de Makers Alliance, una red de 50 pequeñas y medianas empresas de fabricación estadounidenses. Dentro de este grupo, ha compartido su experiencia con MRPeasy y ha visto de primera mano cómo los fabricantes se benefician aprendiendo unos de otros. Incluso acogió a otro miembro de la alianza que vino a observar su instalación, prueba de que a veces las mejores ideas proceden de quienes ya han pasado por el proceso.

El último consejo de Roberts es tener siempre presente el panorama general: “Los datos precisos permiten tomar mejores decisiones. Conocer el beneficio por metro cuadrado, por hora de trabajo y por uso de material nos permite maximizar la utilización de la capacidad y optimizar la eficiencia. Invertir en el sistema adecuado —y en las personas adecuadas para implementarlo— ha supuesto un cambio radical para nosotros”.

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