Cómo un fabricante de alimentos para mascotas multiplica por cinco su capacidad de producción

Para Advanced Pet Care of Australia, escalar hasta ser uno de los principales fabricantes de alimentos para mascotas requirió más que una nueva capacidad de producción: requirió mejores sistemas, visibilidad y control. “Al atravesar esta gran expansión, sentimos que MRPeasy es el software que nos asistirá y guiará”, dice su director, Peter Atsaros.

Convirtiéndose en uno de los mayores fabricantes de alimentos para mascotas de Australia

Advanced Pet Care of Australia es un fabricante australiano de alimentos para mascotas especializado en kibble seco para perros y gatos. La planta lleva más de 30 años en funcionamiento, pero los actuales propietarios de la empresa comenzaron a participar en ella en 1997 como clientes de la instalación. Para el año 2000, ya habían adquirido una participación minoritaria en el negocio, y con el tiempo ampliaron su participación hasta alcanzar una propiedad total.

El crecimiento de la empresa ha sido impulsado principalmente por las exportaciones, que hoy representan alrededor del 73% de su producción, principalmente hacia Asia. A medida que aumentó la demanda, Advanced Pet Care of Australia llegó al límite de capacidad con un turno, luego con dos turnos, antes de decidir llevar el negocio al siguiente nivel. En 2019, la empresa inició un gran proyecto de expansión, construyendo una nueva planta diseñada a propósito en el mismo sitio mientras continuaba operando su instalación existente.

La planta, que pronto entrará en operación, agregará 50.000 toneladas métricas de capacidad anual, lo que elevará la capacidad de Advanced Pet Care of Australia de 13.000 a 63.000 toneladas métricas y la situará entre los cinco principales fabricantes de alimentos para mascotas de Australia. La planta, equipada con tecnología suiza de última generación de Bühler, sistemas automatizados de ensacado y paletización, control de humedad con aire seco, control de densidad, gestión de residuos y control de olores con plasma, representa un gran avance para la empresa.

“Realmente hemos pasado a otro nivel en términos de tamaño”, dice Peter Atsaros, Director. “No es barato fabricar en Australia, y es una inversión de capital masiva que hemos realizado a largo plazo”.

Se necesitaba un sistema escalable para una operación más grande y compleja

A medida que Advanced Pet Care of Australia se preparaba para su próxima etapa de crecimiento, los sistemas existentes de la empresa ya no eran suficientes para gestionar la escala y complejidad de la operación. La contabilidad, el control de stock, la gestión de inventarios, la nómina y otros procesos principales habían funcionado bien cuando el negocio era más pequeño, pero la expansión a múltiples sedes y el aumento de la capacidad de producción exigían un enfoque más estructurado.

“Los sistemas que teníamos en ese momento funcionaban”, dice Atsaros. “Pero a medida que la empresa crece, se vuelve un poco más difícil administrarla de esa manera”.

La empresa primero reestructuró su configuración contable y migró a Xero. A partir de ahí, Advanced Pet Care of Australia comenzó a buscar un sistema que pudiera gestionar la facturación, la gestión de inventarios, la producción y la trazabilidad, al tiempo que se integrara con Xero.

Después de revisar las opciones disponibles, MRPeasy destacó como la mejor opción. Cubría la mayoría de los requisitos de la empresa, respaldaba sus necesidades de fabricación e inventario, y se conectaba con Xero. Igual de importante, proporcionó una base para vincular la planificación de la producción con los sistemas de gestión de equipos de la empresa, permitiendo a Advanced Pet Care of Australia avanzar hacia datos de producción en vivo y una toma de decisiones más rápida.

“MRPeasy cumplía la mayoría de los requisitos para nosotros”, dice Atsaros.

Un proceso de implementación cuidadosamente planificado

La implementación de MRPeasy no fue un proyecto rápido y sencillo para Advanced Pet Care of Australia. Dado que las operaciones de la empresa involucraban recetas complejas, múltiples etapas de producción, estrictos requisitos de trazabilidad y un número creciente de ubicaciones, el equipo primero necesitó entender exactamente cómo debía encajar el sistema en la forma en que el negocio ya funcionaba. El proceso completo de implementación, desde la investigación de opciones de software hasta la configuración, las pruebas y la capacitación interna, tomó cerca de 12 meses. 

Como con muchas implementaciones de ERP, el mayor desafío no fue solo el software en sí, sino el cambio de hábitos. Los equipos acostumbrados a las hojas de cálculo tuvieron que aprender a registrar los movimientos de stock, el progreso de la producción y el uso de materiales directamente en el sistema. El personal de la planta de producción también comenzó a usar tabletas para iniciar, pausar y detener las operaciones de producción, lo que permitió a la empresa recolectar datos de producción en tiempo real con mayor precisión.

“Hay que asegurarse de que el equipo de trabajo esté comprometido con el proceso”, dice Atsaros. “Si tienes sistemas y la gente no los adopta de verdad, básicamente es una pérdida de tiempo”.

Mejor visibilidad para el negocio y respuestas más confiables para los clientes

Para Advanced Pet Care of Australia, uno de los mayores beneficios de MRPeasy ha sido la visibilidad. La empresa ahora puede ver qué stock hay disponible, dónde están ubicados los materiales, qué se ha consumido, qué está por llegar y cómo las órdenes de producción actuales y futuras afectan el inventario. Esto es especialmente importante en un negocio donde algunos ingredientes importados pueden tener tiempos de entrega de hasta tres meses.

Esta mejor visibilidad respalda mejor la previsión, las compras, la planificación de la producción, el costeo y el servicio al cliente. En lugar de depender de hojas de cálculo y verificaciones manuales, el equipo puede tomar decisiones basadas en datos actuales de toda la empresa.

“A menudo nos preguntamos cómo nos las arreglábamos antes para hacer todo sin esta visibilidad”, dice Atsaros.

Los beneficios también llegan a los clientes de Advanced Pet Care of Australia, aunque no vean el sistema directamente. Cuando un cliente realiza un pedido o pregunta si un trabajo puede adelantarse, el equipo puede verificar rápidamente los niveles de stock, la disponibilidad de materias primas, los programas de producción y los tiempos de entrega. Esto ayuda a la empresa a dar respuestas realistas en lugar de prometer en exceso.

“MRPeasy nos permite determinar rápidamente si somos capaces de cumplir un pedido en el plazo solicitado o cuándo sería la fecha de finalización más temprana”, dice Atsaros. “Esto garantiza que no prometamos en exceso y entreguemos menos de lo prometido, y que mantengamos a los clientes satisfechos”.

MRPeasy también ayuda durante el desarrollo de nuevos productos y las discusiones de precios. Advanced Pet Care of Australia crea recetas personalizadas para los clientes, a menudo con requisitos específicos de nutrición, ingredientes y precio. Al usar datos históricos de costos e información de ingredientes en MRPeasy, el equipo puede comparar recetas similares, evaluar la disponibilidad de materias primas, considerar las limitaciones de vida útil y tomar mejores decisiones durante el proceso de diseño.

Se espera que el sistema se vuelva aún más valioso a medida que la empresa ponga en línea su nueva línea de producción. Con dos líneas disponibles, Advanced Pet Care of Australia podrá usar datos de costeo para decidir si una receta específica debe fabricarse en la línea existente o en la nueva línea automatizada, dependiendo del tamaño de la tirada de producción, el consumo de energía, los requisitos de mano de obra y las economías de escala.

“Con el lanzamiento de la nueva línea de producción en septiembre, podemos usar MRPeasy para determinar si una tirada de producción sería más rentable en la línea antigua o en la nueva”, dice Atsaros.

La trazabilidad, el inventario, la producción y el costeo son centrales para el uso diario

El cumplimiento normativo y la trazabilidad son fundamentales en la fabricación de alimentos para mascotas, especialmente para un negocio orientado a la exportación que cuenta con la certificación HACCP y es miembro de la Pet Food Industry Association of Australia. Para mantener su estatus de exportador acreditado, la empresa debe demostrar regularmente el control total sobre el manejo, almacenamiento y movimiento de ingredientes, incluyendo los materiales importados que pueden estar sujetos a requisitos de bioseguridad. MRPeasy ayuda al equipo a mantener los registros necesarios para responder preguntas de auditoría de forma rápida y segura, desde cuándo llegó un ingrediente al sitio hasta dónde se almacenó, cuánto tiempo permaneció allí y en qué productos se utilizó finalmente.

“Durante las auditorías, no basta con decir que todo se manejó correctamente. Hay que poder mostrar el registro completo”, afirma Atsaros. “MRPeasy nos brinda la visibilidad que necesitamos para cumplir con nuestros requisitos de HACCP, exportación y bioseguridad”.

El equipo de producción también usa MRPeasy para rastrear las órdenes de fabricación, las listas de materiales, las hojas de ruta y el progreso en tiempo real de la planta de producción. Esto también mejora los recuentos de stock, ya que la empresa puede comparar lo que se cuenta físicamente con lo que el sistema espera que haya, basándose en los materiales entrantes, las órdenes de fabricación y el consumo.

“MRPeasy nos permite llegar a los detalles más finos. Podemos ver lo que la receta decía que debíamos usar, lo que realmente usamos y cómo eso afecta el inventario”, dice Atsaros.

El seguimiento de costos es otra característica importante. Advanced Pet Care of Australia usa MRPeasy junto con Xero para conectar la producción, la facturación, los valores del inventario, los costos de materias primas, los productos terminados y los informes financieros. La empresa puede revisar los costos históricos de materias primas, calcular los costos de producción y respaldar las decisiones de precios con mejores datos.

“Con MRPeasy, podemos verificar los precios promedio de los ingredientes o el costo de la mano de obra en períodos anteriores, ver cómo han cambiado nuestros costos y tomar las medidas apropiadas”, dice Atsaros.

El nuevo sistema ayudó a gestionar una gran crisis

Mientras Advanced Pet Care of Australia gestionaba el proyecto de expansión de la fábrica, la empresa fue golpeada por una crisis inesperada. En junio de 2023, se produjo un incendio en uno de sus edificios, que afectó al área de secado de la planta.

“En ese momento no parecía gran cosa”, dice Atsaros. “Pensamos que el daño no era demasiado grave y que estaríamos de vuelta en funcionamiento en unas 12 semanas. Tardamos 20 meses”.

La empresa tuvo que construir una nueva planta, reemplazar el equipo dañado, recuperar y modificar la maquinaria existente, y cumplir con las normas actualizadas. Todo esto ocurrió mientras Advanced Pet Care of Australia ya estaba inmersa en su proyecto de expansión, poniendo en funcionamiento nuevo equipo y preparándose para aumentar significativamente la capacidad de producción.

Para un fabricante con compromisos a largo plazo con los clientes, demanda de exportación y producción planificada con meses de anticipación, demostrar el impacto de la interrupción no fue una tarea sencilla. La empresa tuvo que presentar los patrones de producción, las órdenes de fabricación planificadas, los compromisos con los clientes y las previsiones de demanda, al tiempo que seguía gestionando las operaciones diarias.

“Fue un período difícil”, dice Atsaros. “Las compañías de seguros que exigían que se completaran todos los procedimientos de diligencia debida durante el proceso de reclamación preguntaban: “¿Cómo pueden garantizar que lo que hicieron el año pasado, lo volverán a hacer este año? ¿Fue solo un año excepcional?””

Afortunadamente, Advanced Pet Care of Australia tenía casi un año completo de datos de producción en MRPeasy, y el equipo pudo extraer rápidamente órdenes de fabricación, trabajos planificados, movimientos de stock, registros de compras y compromisos con clientes para mostrar lo que había sido programado antes del incendio. Esto le dio a la empresa una forma clara y estructurada de demostrar las tendencias de producción y la demanda futura esperada, en lugar de depender únicamente de los registros financieros históricos y la documentación manual.

“Además de usarlo como nuestra herramienta diaria —y espero que nunca tengamos que usarlo de esta manera de nuevo— también fue muy útil para cumplir con muchas de las consultas que nos llegaban de las aseguradoras”, dice Atsaros.

Un ecosistema de software sólido que apoya las ambiciones de la empresa

Para otros fabricantes que consideran un ERP o un sistema MRP, Atsaros dice que el primer paso es entender bien su propio negocio. Una implementación exitosa depende de saber qué se quiere lograr, qué procesos necesitan ser respaldados y dónde están los cuellos de botella actuales.

Su consejo es también ser realista. Un sistema como MRPeasy puede traer mejoras importantes, pero solo si está configurado correctamente y es usado de manera consistente por el equipo. Eso significa que los fabricantes deben evitar tratar la implementación como un proyecto puramente técnico. La capacitación del personal, el diseño de procesos y la gestión del cambio son igualmente importantes.

Según Atsaros, un ecosistema de aplicaciones correctamente integrado es esencial para los fabricantes que buscan escalar sus operaciones. Para Advanced Pet Care of Australia, MRPeasy proporciona la confianza, la eficiencia y la visibilidad necesarias para quintuplicar su capacidad en un plazo relativamente corto.

“Al atravesar esta gran expansión, sentimos que MRPeasy es el software que nos asistirá y guiará, junto con las otras aplicaciones que coexisten en el mismo ecosistema”, dice.

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