Guía de gestión de la mano de obra en el sector de la fabricación para pequeñas empresas

El sector de la fabricación se encuentra en una crisis constante de personal. Sin embargo, una gestión eficiente de la mano de obra en el sector de la fabricación puede ayudar a mitigar los problemas derivados de la escasez de trabajadores.

El sector de la fabricación se encuentra en una crisis de personal

El sector de la fabricación sufre una falta crónica de personal. El envejecimiento de la mano de obra, la escasez de trabajadores cualificados y los problemas de retención han llevado a los expertos a temer que, de persistir la actual escasez de mano de obra, en 2033 podrían quedar sin cubrir casi dos millones de puestos de trabajo en el sector de la fabricación estadounidense.

Del mismo modo, en el Reino Unido actualmente, el 36 % de las vacantes en el sector de la fabricación están resultando difíciles de cubrir debido a la falta de habilidades y experiencia.

Sin embargo, un sector con falta de personal implica que hay que aumentar la eficiencia de los trabajadores actuales, evitando al mismo tiempo sobrecargarlos de trabajo. Una gestión adecuada de la plantilla del personal de fabricación permite hacerlo mediante la introducción de procedimientos operativos estándar (SOPs) y una planificación precisa.

¿Qué es la gestión de la mano de obra en el sector de la fabricación?

La gestión de la mano de obra en la industria de la fabricación es el proceso de organizar, programar y coordinar a las personas que realizan el trabajo de producción. Significa garantizar que se disponga del número adecuado de trabajadores con las habilidades adecuadas en el momento adecuado para que la producción funcione sin problemas.

En la práctica, esto incluye:

• Contratar y capacitar a nuevos trabajadores de producción.
• Planificar las necesidades de mano de obra en función de los próximos pedidos de producción.
• Asignar trabajadores a departamentos, máquinas u operaciones de acuerdo con sus habilidades.
• Equilibrar las cargas de trabajo para que ningún equipo esté sobrecargado o sin trabajo.
• Seguimiento de la asistencia, el tiempo y el rendimiento, a menudo vinculado a los informes de la planta de producción.
• Ajustar la dotación de personal cuando cambian la demanda, los pedidos urgentes o la disponibilidad de los trabajadores.

El objetivo principal es ajustar la capacidad a la demanda. Cuando la gestión de la mano de obra se realiza correctamente, la producción se desarrolla según lo previsto, los equipos se mantienen en funcionamiento y se minimizan las horas extras o las contrataciones de última hora. Cuando no se gestiona adecuadamente, aparecen rápidamente cuellos de botella: las máquinas se detienen mientras esperan a los trabajadores, los tiempos de entrega se alargan y se retrasan las entregas a los clientes.

¿Cómo gestionar la mano de obra de fabricación en una PYME?

La gestión eficiente de la mano de obra en el sector de la fabricación depende del equilibrio entre la mano de obra y las necesidades reales de producción, así como del cumplimiento de los calendarios. El enfoque más confiable consiste en planificar en función de la demanda y la capacidad reales, y luego realizar ajustes cuando cambian las condiciones. A continuación, presentamos las mejores prácticas para la gestión de la mano de obra en el sector de la fabricación:

1. Planifique la mano de obra en función de la demanda

Comience con su plan de producción, no con el número de empleados. Una vez programadas las órdenes de trabajo, podrá ver cuántos operarios, soldadores, ensambladores, etc., se necesitan al día. Esto evita el exceso de personal cuando no hay trabajo y previene la escasez cuando la producción alcanza su punto álgido.

2. Asigne las operaciones a los departamentos y grupos de habilidades

Organice el trabajo en grupo según las habilidades necesarias. Esto hace que la demanda sea visible: si mañana se superponen cinco operaciones de soldadura, necesitará cinco soldadores. Si hay pocas tareas de ensamblaje que realizar la próxima semana, esos empleados pueden ser reasignados o recibir capacitación cruzada.

3. Mantenga la utilización de las estaciones de trabajo como prioridad

Las máquinas y las líneas son caras, la mano de obra es más flexible. Programe la producción para mantener una buena carga de las máquinas y, a continuación, planifique el trabajo de los empleados en función de ese calendario. No adapte la producción a la mano de obra a menos que no tenga otra alternativa. Esto garantiza un alto rendimiento y tiempos de entrega cortos.

4. Siempre que sea posible, realice capacitación cruzada.

Cuanto más pequeño sea el equipo o más variable sea la demanda, más importante será la capacitación cruzada. Cuando una persona está ausente o cuando la demanda cambia, el personal capacitado de manera cruzada mantiene la producción en marcha sin necesidad de reprogramar constantemente.

5. Utilice informes en tiempo real desde la planta de producción

Haga un seguimiento de quién trabajó en cada tarea, durante cuánto tiempo y con qué resultados. No tiene por qué ser algo complejo: por ejemplo, la aplicación de quiosco de Internet de MRPeasy permite a los trabajadores iniciar sesión y pulsar un botón de inicio y parada para informar de sus operaciones. El objetivo es obtener información precisa para que la planificación se base en la realidad.

6. Ajuste la capacidad en función de la disponibilidad de los trabajadores, no de la asistencia diaria.

No reescriba el calendario de producción cada vez que alguien se enferme. Planifique la capacidad en función del número promedio de trabajadores cualificados que suelen estar disponibles. En períodos cortos, algunos días se quedarán atrás y otros se pondrán al día. Esto mantiene la planificación estable y realista.

7. Comunique los cambios con antelación y de forma coherente

Cuando la demanda cambia, no es necesario que la planificación de los turnos sea drástica. Las reuniones semanales de programación, las listas de tareas diarias claras y los tableros de producción visibles ayudan a que todos se mantengan alineados de manera constante.

Gestión de la mano de obra en la industria de la fabricación con software ERP

Los modernos ERP para la industria de la fabricación facilitan la gestión del personal mediante la previsión de la demanda de mano de obra, mostrando las necesidades diarias de personal por departamento y ayudando a las empresas a adaptarse cuando varía la disponibilidad de mano de obra cualificada. Esto garantiza que las decisiones sobre la dotación de personal se basen en las necesidades reales de producción y no en conjeturas.

En sistemas ERP como MRPeasy, la vista de Planificación de Recursos Humanos ofrece una previsión clara del número de trabajadores que se necesitan por departamento y por día. Cuando las operaciones de la ruta se asignan a los departamentos, el sistema calcula el número máximo de operaciones paralelas programadas en ese departamento en un día determinado. Por ejemplo:

	Día 1	Día 2	Día 3	Día 4
Departamento 1	10	12	8	10
Departamento 2	10	10	10	9

Este número no es arbitrario. Se basa en trabajos reales ya programados:

• Si se asigna una operación a un departamento, se requiere un trabajador.
• Si otra operación en el mismo departamento comienza solo después de que finalice la primera, el mismo trabajador puede encargarse de ambas.
• Si dos operaciones se superponen, se necesitan dos trabajadores.

Esto ofrece una visión realista del número de trabajadores que realmente se necesitan para ejecutar el programa, suponiendo que un trabajador no puede realizar dos tareas al mismo tiempo.

La ventaja es clara: puede ver con antelación dónde se producen cuellos de botella en la mano de obra y hacer los ajustes necesarios, en lugar de reaccionar cuando la producción se paraliza en la planta.

Planificación de la mano de obra en el panorama general de la programación

Al planificar la producción, la mano de obra suele seguir este orden de prioridad:

1. Materiales: si los componentes no están disponibles, la producción no puede comenzar.
2. Estaciones de trabajo: la capacidad de las máquinas es costosa y debe utilizarse de manera eficiente.
3. Trabajadores: la mano de obra es más flexible y, a menudo, se puede negociar o reasignar.

Por ello, el ERP primero programa los materiales y las estaciones de trabajo, y solo después asigna a los trabajadores. Intentar programar primero a los trabajadores suele conducir a una peor utilización de la maquinaria, tiempos de entrega más largos y, en última instancia, un menor rendimiento.

El objetivo es mantener el equipo cargado de manera óptima y luego equilibrar la disponibilidad de la mano de obra en torno a ese plan.

Planificación cuando la disponibilidad de los trabajadores fluctúa

Pocas empresas de fabricación tienen una disponibilidad de mano de obra perfectamente predecible. Los trabajadores cualificados pueden rotar, los turnos varían, la gente se enferma y los picos estacionales van y vienen.

Un enfoque práctico consiste en programar la capacidad en el software basándose en el número promedio de trabajadores cualificados disponibles. Por ejemplo, si normalmente se cuenta con cinco soldadores:

• Programe la capacidad para cinco estaciones de trabajo de soldadura.
• Los días en que solo acudan dos soldadores, la producción se retrasará ligeramente.
• Los días en que hay ocho disponibles, la producción se pondrá al día.

Esto evita tener que reprogramar constantemente de forma manual y mantiene las estimaciones de tiempos de entrega razonablemente precisas a lo largo del tiempo.

Por lo tanto, con un sistema ERP de fabricación:

• Ofrece visibilidad de las necesidades diarias de mano de obra por departamento.
• Evita retrasos en la producción causados por la falta de personal.
• Mantiene una utilización de los equipos más alta y estable.
• Reduce las situaciones de emergencia y los cambios de última hora en la programación.
• Planifica la mano de obra de forma estratégica en lugar de reactiva.

En resumen, el ERP convierte la gestión de la mano de obra en una parte planificada y predecible de la producción, en lugar de una lucha diaria.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La escasez de mano de obra es estructural, no temporal. Con más vacantes que trabajadores calificados, las pequeñas empresas de fabricación deben centrarse en sacar el máximo partido a los equipos con los que ya cuentan.
• La gestión de la mano de obra alinea el trabajo con la demanda real de producción. La planificación comienza a partir de las órdenes de producción y la capacidad de las estaciones de trabajo, no del número de empleados ni de la intuición.
• La capacitación cruzada y la asignación basada en habilidades reducen los cuellos de botella. Cuanto más puedan cambiar de tareas los miembros del equipo, menos interrupciones habrá por ausencias o cambios de prioridades.
• Una planificación estable se basa en promedios, no en la asistencia diaria. Planifique la capacidad en función del número habitual de trabajadores cualificados disponibles; deje que los días fuertes compensen a los más flojos.
• El software ERP aporta visibilidad y capacidad de anticipación. Al mostrar las necesidades de mano de obra por departamento y por día, el ERP ayuda a evitar retrasos, mejorar la utilización de la maquinaria y reducir las prisas de última hora.

Preguntas frecuentes

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