Por qué el software de inventario no es suficiente para los fabricantes
El software de gestión de inventarios parece la solución obvia para mejorar el control y la visibilidad del stock. Pero en la fabricación, un recuento de stock preciso no significa necesariamente que pueda fabricar y entregar un pedido a tiempo.
- Los recuentos precisos de stock no garantizan la disponibilidad. El software de inventario puede mostrar un número técnicamente correcto y aun así pasar por alto lo que está reservado, retenido para inspección o ya consumido pero aún no registrado.
- Los fabricantes no solo rastrean el stock. Los fabricantes convierten materias primas en productos terminados a través de múltiples etapas. Las herramientas básicas de inventario rastrean la cantidad, no el proceso por el que pasa el stock para convertirse en otra cosa.
- Las herramientas desconectadas dificultan la coordinación. Cuando la producción, las compras y las ventas trabajan desde sistemas separados, un cambio de programa o una reserva puede pasar desapercibida para todos excepto para el departamento que lo realizó.
- Tener materiales en stock no significa tener la capacidad para usarlos. El software de inventario rastrea los materiales, no el tiempo de máquina, la disponibilidad de mano de obra ni el espacio en planta. Un pedido puede parecer que está completamente disponible y, aun así, quedar estancado porque no se cuenta con el equipo o el personal capacitado para ejecutarlo.
- Un ERP de fabricación conecta el inventario con el resto del negocio. Conecta los datos de inventario con los programas de producción, las compras y los pedidos de ventas en un solo sistema. Esto permite a los departamentos verificar información en tiempo real (como disponibilidad de materiales, capacidad y tiempos de entrega) antes de tomar decisiones que afectan a otras partes del negocio.
Qué rastrea realmente el software de gestión de inventarios
El software de gestión de inventarios (IMS, por sus siglas en inglés) está diseñado para rastrear los cambios de inventario en tiempo real. Cada vez que se recibe, transfiere a otra ubicación o vende stock, el cambio se registra en el software y los niveles de stock se actualizan automáticamente. El software de gestión de inventarios está diseñado para responder preguntas clave como:
- ¿Qué artículos tenemos en stock?
- ¿Cuánto tenemos en stock?
- ¿Dónde está ubicado el stock?
- ¿Cuándo debemos reponer?
Cuando se registra cada movimiento de stock, el software de gestión de inventarios puede proporcionar una vista precisa y actualizada de los niveles de inventario. Nadie tiene que hacer recuentos manuales de stock para saber qué hay disponible, y las alertas automáticas señalan el inventario bajo antes de que ocurran desabastecimientos. Cuando se usa apropiadamente, el software básico de gestión de inventarios puede traer beneficios reales.
Por ejemplo, considere un minorista que compra zapatillas de deporte de múltiples proveedores, las almacena en diferentes almacenes y las vende tanto en línea como en sus tiendas físicas.
El software de gestión de inventarios puede mostrar cuántos pares de cada talla hay en el estante, dónde están y cuándo es el momento de hacer un nuevo pedido. Esto evita que el negocio se quede sin stock de las tallas populares y tenga exceso de stock en los estilos que no se venden.
Por qué los fabricantes necesitan más que un recuento de stock
Muchas pequeñas empresas de fabricación comienzan usando sistemas de gestión de inventarios. Sin embargo, a medida que el negocio crece, llegan más pedidos y la producción se vuelve más compleja, por lo que resulta cada vez más difícil dar seguimiento al inventario con estos sistemas básicos.
Esto se debe a que los fabricantes no solo compran, almacenan y venden stock; lo transforman. Convierten materias primas en productos terminados, todo a través de un proceso que el software de inventario nunca fue diseñado para rastrear.
Por ejemplo, considere una empresa de fabricación de productos metálicos que usa software de gestión de inventarios. Un sistema de inventario básico podría mostrar 200 láminas de chapa de acero disponibles, lo que parece más que suficiente para iniciar un nuevo pedido. Lo que el software no muestra es que ya se han asignado 130 láminas a un trabajo que se encuentra actualmente en producción, y que otras 25 están en espera para la inspección de calidad.
El recuento inicial de stock es técnicamente preciso, pero no proporciona suficiente información para ayudar al fabricante a entender si puede cumplir realmente el pedido.
Lo que no ofrece el software de gestión de inventario
El software de gestión de inventarios a menudo no proporciona suficiente contexto para los fabricantes. La siguiente tabla muestra ejemplos de lo que un IMS muestra y qué información falta para los fabricantes.
| Term | What an IMS shows | What’s missing for manufacturers |
|---|---|---|
| On-hand quantity | A unit sitting in a bin counts as available | Reservation, inspection, or consumption status |
| Reorder point | Stock has dropped below a set threshold, triggering a reorder signal | Whether that threshold still matches what upcoming jobs need, and how urgent the shortage actually is |
| Stock movement | An item has moved in or out of a location | Confirmation that the item was consumed for a job, not just relocated |
| Warehouse location | Where a physical item is currently sitting | Whether the item is already claimed by a scheduled job |
Limitaciones del uso de software de inventario en la fabricación
Falta de coordinación entre departamentos
Para los fabricantes, el inventario se mueve a través de muchos departamentos diferentes y etapas de producción. Se cuenta, se reserva para trabajos, se consume y se repone.
El software de gestión de inventarios no tiene manera de conectar todo esto. Cada departamento trabaja desde su propia versión de la verdad, lo que inevitablemente conduce a una mala coordinación entre equipos.
Por ejemplo, considere un fabricante de muebles que recibe un pedido de 200 mesas de comedor, con vencimiento en tres semanas. Su software de gestión de inventarios muestra suficientes tubos de acero en stock para fabricar las patas de las mesas, por lo que se procesa el pedido.
Sin embargo, el software no muestra que, para incorporar el nuevo trabajo, la producción debe modificar el calendario y retrasar otro trabajo cuatro días. El departamento de compras no está al tanto del cambio, por lo que no se entera hasta la semana siguiente. Para entonces, ya han realizado su revisión habitual de reabastecimiento, han visto que hay suficientes tubos disponibles y han decidido no realizar un nuevo pedido.
En este caso, cada equipo trabajaba con una herramienta que parecía precisa por sí sola. Pero ninguno podía ver que su información ya no coincidía con la realidad en la planta de producción.
Este tipo de fallo es común cuando los departamentos dependen del software de gestión de inventarios para rastrear el inventario, y de otras herramientas para gestionar las ventas, las compras y la producción. De hecho, el 37% de las PYMEs reporta múltiples herramientas desconectadas como un desafío operativo importante.
Los costos se vuelven difíciles de rastrear
El software de gestión de inventarios puede mostrarle los costos básicos por unidad. Pero no puede decirle lo que una unidad cuesta realmente para producir, porque no rastrea cosas como la mano de obra, el tiempo de máquina, la chatarra y el retrabajo. RTO Lighting se encontró exactamente con este mismo problema:
“Habíamos empezado a usar un sistema de gestión de inventario, pero nos dimos cuenta de que no registra el tiempo dedicado a la fabricación ni a la mano de obra. Como fabricantes, necesitábamos registrar el tiempo como un gasto, para cotizar los tiempos de entrega y conocer nuestros costos con mayor precisión”, dice Robert Ogden, fundador de RTO Lighting.
Con el software básico de gestión de inventarios, los costos unitarios suelen ser solo un precio de compra o un costo estándar ingresado manualmente. No cambian cuando un trabajo necesita más mano de obra de la esperada, sufre una avería de máquina o genera más chatarra de lo habitual. El mismo número estático se aplica a cada pedido, independientemente de los costos de producción.
Esta limitación es crucial en la fabricación, porque si no sabe lo que cuesta producir realmente un producto, no puede saber de forma confiable qué pedidos son rentables ni cómo fijar los precios de los productos.
Los costos reales son más fáciles de entender cuando el inventario y los costos de producción se gestionan juntos. En nuestro análisis de 70 pequeños fabricantes, el 49% de los pequeños fabricantes reportó mejor visibilidad de costos después de implementar un software ERP.
La capacidad de producción se pasa por alto
El software básico de gestión de inventarios no vincula los niveles de stock con la planificación de la capacidad. No muestra si tiene el tiempo de máquina, las horas de mano de obra o el espacio en planta para convertir los materiales en productos terminados. Por lo que aunque tenga todos los componentes necesarios para fabricar un producto, no puede obtener una visión confiable de si puede cumplir realmente el pedido.
Esto puede llevar a comprometerse con pedidos que no puede entregar a tiempo, lo que significa absorber costos como horas extra, retrasar otras tiradas de producción para dar lugar a un pedido o pagar a un copacker para completar el trabajo. También puede significar rechazar un trabajo que, de hecho, podría haber aceptado.
Por ejemplo, Light Composites, un fabricante de componentes de carbono compuesto, no tenía manera de ver el tiempo de máquina, las horas de mano de obra o la disponibilidad de las estaciones de trabajo junto con su inventario. No fue hasta que la empresa adoptó un sistema ERP de fabricación que pudo descubrir capacidad que había estado allí sin usar todo el tiempo.
“Llevamos dos años usando MRPeasy y hemos visto los beneficios. Pero ahora mismo, también estamos obteniendo ganancias de capacidad significativas que estaban algo ocultas porque simplemente no podíamos verlas”, dice Andy Hosmer, gerente general de Light Composites.
Light Composites no es un ejemplo aislado, y adoptar el sistema correcto también puede generar una serie de beneficios relacionados con la planificación de la producción. En nuestra investigación, el 67% de las empresas vio una reducción en el tiempo de planificación de la producción después de implementar un ERP de fabricación, mientras que el 43% vio una mejor precisión en los tiempos de entrega y las cotizaciones.
Sin visibilidad de la demanda futura
El software de inventario puede decirle qué hay en stock ahora mismo, pero no tiene manera de anticipar lo que necesitará un pedido futuro o una tirada de producción. Reacciona a los faltantes una vez que ya están ocurriendo, en lugar de preverlos con antelación.
CDI, un fabricante de equipos de navegación, se encontró exactamente con este mismo problema. Durante años, la empresa dependió de un sistema básico de inventario que rastreaba el stock con precisión pero no ofrecía manera de prever la demanda o estimar los tiempos de entrega.
Esto resultaba costoso para productos como los enrolladores, ya que cada uno se ensambla a partir de docenas de componentes. El sistema no podía procesar la demanda a través de una lista de materiales, carecía de alertas automáticas de reabastecimiento y no ofrecía ninguna forma de anticipar la escasez de existencias.
“Cada enrollador consta de unas 50 piezas, muchas con largos tiempos de entrega. La escasez de incluso un componente puede detener la producción de toda la línea”, explica el copropietario David Blumhorst. “No notamos que necesitábamos una pieza en particular y la pedimos demasiado tarde. Al inicio de la temporada, no había llegado. Eso nos costó toda la temporada de ventas de ese enrollador en particular”.
Para resolver este problema, CDI ahora tiene un sistema MRP que conecta una lista de materiales (BOM) con la demanda real. En lugar de esperar a que una pieza se agote, el nuevo sistema les permite prever la demanda de los próximos pedidos de ventas a través de la BOM. El sistema calcula qué se necesitará para cada orden y lo compara con los tiempos de entrega de los proveedores. Si una pieza no llegará a tiempo, esa brecha se muestra tan pronto como se planifica la orden.
Ir más allá del software de gestión de inventarios
Si usted es un pequeño fabricante con unos pocos productos y una lista reducida de pedidos, es posible que un software básico de administración de inventario sea todo lo que necesite para gestionar su stock. Por ejemplo, si una o dos personas pueden tener toda la operación en la cabeza, por lo general detectarán un conflicto en la programación o una reserva antes de que se convierta en un problema real.
Sin embargo, a medida que crecen, la mayoría de los fabricantes se quedan cortos con su software de gestión de inventario. Factores como el aumento de las referencias (SKU), la existencia de múltiples tareas simultáneas y un mayor número de empleados que toman decisiones de manera independiente hacen que las operaciones se vuelvan más complejas. Sin una fuente única de información que conecte a los departamentos, hay más probabilidades de que alguien actúe basándose en información errónea.
Un ERP de fabricación aborda esto conectando el inventario con el resto del negocio. Esto da a cada departamento acceso a la información que necesita para tomar decisiones informadas. Por ejemplo:
- Los equipos de ventas pueden consultar el inventario actual y la capacidad de producción, por lo que saben si realmente pueden cumplir con un pedido antes de comprometer una fecha de entrega.
- El departamento de compras puede ver las próximas órdenes de fabricación, por lo que un faltante aparece semanas antes en lugar del día que ocurre.
- Los planificadores de producción pueden ver la disponibilidad de materiales junto con el programa, por lo que los trabajos no se planifican alrededor del stock que ya está reservado para otra cosa.
Cuando todos los departamentos usan el mismo sistema, pueden ver los cambios de stock en tiempo real y pueden ver cómo la información de otros departamentos impacta sus propias tareas, toda su operación funciona de manera más fluida. Los pedidos tienen menos probabilidades de retrasarse, es menos probable que la falta de existencias se convierta en una crisis en el área de producción y los costos unitarios reflejan la producción real.
Preguntas frecuentes
El software de inventario no está diseñado para planificar la producción. Está pensado para rastrear qué tiene en stock, dónde está y cuándo reponerlo. Algunos software de inventario pueden integrarse con herramientas de planificación de la producción, pero eso significa gestionar dos sistemas conectados. El software ERP de fabricación resuelve esto conectando inventario, producción, compras y ventas en un solo sistema.
Para un pequeño fabricante con pocos empleados, unos pocos productos y un proceso de producción sencillo, el software de inventario puede ser suficiente. Sin embargo, una vez que las operaciones se vuelven más complejas y necesita gestionar reservas, trabajo en proceso y múltiples etapas de producción en un número creciente de trabajos, es necesario un software de fabricación dedicado que rastrea el inventario.
Es probable que su sistema esté reportando una cifra aproximada sin tomar en cuenta lo que ya está comprometido. Una pieza puede estar físicamente en el almacén y, aun así, estar reservada para un trabajo diferente, retenida para una inspección de calidad o ya utilizada en el taller antes de que el sistema se actualice. Todas esas piezas siguen apareciendo como “en stock” aunque, en realidad, ninguna de ellas esté disponible para su uso.
Los puntos de pedido se basan en un umbral fijo, no en lo que su programa de producción realmente necesita. El software de inventario no puede ver la demanda que aún no ha ocurrido, por lo que el stock puede estar por encima de ese umbral hoy y aun así quedarse corto para un próximo trabajo. Un ERP de fabricación evita esto al señalar los faltantes basándose en la demanda futura que se aproxima, no solo en lo que actualmente está agotándose.
También le puede interesar: Principales errores que cometen los fabricantes al elegir un software de inventario
Get manufacturing know-how delivered to your inbox!
