Bestandsaufnahme – Ein praktischer Leitfaden für die Inventur

Die meisten kleinen Unternehmen lernen es auf die harte Tour – wenn in der Hochsaison wichtige Komponenten ausgehen, kostet das weit mehr als eine regelmäßige Inventur. Deshalb machen kluge Hersteller und Händler Bestandsaufnahmen zu einem Eckpfeiler ihres Betriebs.

Was ist eine Bestandsaufnahme?

Eine Bestandsaufnahme oder Inventur ist der Vorgang, bei dem alle Lagerartikel physisch gezählt werden, um zu überprüfen, ob der tatsächliche Lagerbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt. Betreten Sie eine beliebige kleine Fertigungsstätte und fragen Sie den Eigentümer, wie viel Lagerbestand er hat. Sie werden wahrscheinlich eine selbstbewusste Antwort erhalten, die auf seinem Computersystem basiert. Bitten Sie ihn dann, dies zu beweisen, indem er tatsächlich zählt, was sich in den Regalen befindet. Dann wird es interessant.

Wichtige Komponenten des Inventurprozesses

Eine gründliche Bestandsaufnahme umfasst alles, von den Rohstoffen in Ihrem Wareneingangsbereich bis hin zu den fertigen Produkten, die für den Versand am nächsten Tag bereitstehen. Einige Teile warten in beschrifteten Behältern, während andere halbfertig auf den Montagetischen liegen. Vergessen Sie nicht die Wartungsmaterialien, die über verschiedene Lager- und Vorratsräume verteilt sind. Wenn Sie eine Kategorie auslassen, spiegelt Ihre Zählung nicht die Realität wider. Dies könnte zu Fehlmengen oder zumindest zu falschen Lagerbeständen führen.

Bestandsaufnahme vs. Bestandsverwaltung

An dieser Stelle sind viele kleine Hersteller verwirrt. Eine Bestandsaufnahme erfasst einen einzelnen Moment, wie ein Schnappschuss. Die Bestandsverwaltung ist viel umfassender und verfolgt den konstanten Materialfluss durch Ihren Betrieb. Die Ergebnisse Ihrer Bestandsaufnahme werden zur Realitätsprüfung, die Ihr Bestandsverwaltungssystem ehrlich hält. Wenn diese beiden übereinstimmen, können Sie Ihrem Computer tatsächlich vertrauen, wenn er angibt, dass Sie genügend Teile haben, um die Bestellungen der nächsten Woche zu erledigen.

Die Bedeutung der Bestandsaufnahme

Kleine Hersteller, die auf regelmäßige Bestandsaufnahmen verzichten, lernen oft eine teure Lektion. Ihr Steuerberater benötigt reale Zahlen, keine Wunschvorstellungen aus veralteten Computerdaten. Die Produktion kommt zum Stillstand, wenn Mitarbeiter feststellen, dass die vermeintlich vorhandenen Rohstoffe nicht mit dem physischen Bestand übereinstimmen. Kunden sind frustriert, wenn versprochene Liefertermine nicht eingehalten werden, weil niemand wusste, dass es zu einem Teilemangel kommen würde.

Durch die Bestandsaufnahme werden Probleme erkannt, bevor sie zu Katastrophen ausarten. Materialien gehen durch Beschädigungen, Fehlzählungen oder Schwund verloren. Der Arbeitsablauf der Anlagen bricht zusammen, wenn Wartungsmaterialien unerwartet ausgehen. Regelmäßige Zählungen decken diese Probleme auf, während Sie sie noch ohne größere Störungen beheben können. Fragen Sie jeden Hersteller nach seinen größten Herausforderungen, und Lagerbestände gehören in der Regel zu den drei wichtigsten.

Während die meisten Hersteller mit der Bestandsaufnahme beginnen, weil sie dazu verpflichtet sind, setzen sie sie fort, weil sie dadurch Kosten einsparen. Regelmäßige Bestandsaufnahmen decken Möglichkeiten zur Kostensenkung und Betriebsoptimierung auf, die Sie sonst nie entdecken würden. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

Verbessertes Cashflow-Management

Geld, das in ungenutzten Beständen liegt, trägt nicht zum Wachstum Ihres Unternehmens bei. Die Bestandsaufnahme zeigt Ihnen, welche Materialien seit Monaten Staub ansammeln, Lagerplatz beanspruchen und Kapital binden. Sobald Sie diese Ladenhüter und „toten Lagerbestand“ identifiziert haben, können Sie sie liquidieren und das Geld für die Modernisierung Ihrer Ausrüstung oder die Erschließung neuer Märkte wie E-Commerce verwenden.

Höhere Kundenzufriedenheit

Regelmäßige Bestandsaufnahmen verhindern Überraschungen, die Ihrer Glaubwürdigkeit schaden könnten.

Stellen Sie sich vor, Ihr größter E-Commerce-Kunde ruft am Montagmorgen an und erkundigt sich nach seiner Bestellung von 500 Einheiten, die bis zum Monatsende geliefert werden soll. Sie überprüfen das System und bestätigen zuversichtlich den Zeitplan. Drei Wochen später stellt die Produktion fest, dass diese Komponenten im letzten Monat verbraucht wurden, aber nie in der Bestandsaufnahme aktualisiert wurden. Nun müssen Sie schwierige Telefonate über Verzögerungen führen, die die Online-Produkteinführung Ihres Kunden gefährden könnten.

Bessere Produktionsplanung

Eine genaue Bestandsaufnahme liefert Produktionsplanern die realen Daten, die sie benötigen, um Produktionspläne zu erstellen, die tatsächlich laufen.

Ihr Produktionsplaner erstellt Pläne auf der Grundlage der vom Computer angegebenen Lagerbestände. Wenn diese Zahlen falsch sind, bricht alles zusammen. Die Mitarbeiter stehen untätig herum, während die Einkäufer verzweifelt nach Notfalllieferanten zu überhöhten Preisen suchen.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Gute Inventurgewohnheiten tragen dazu bei, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt sind, sodass die Behörden zufrieden sind und Ihr Unternehmen keine Probleme bekommt.

Die Steuerperiode beginnt und Ihr Buchhalter benötigt genaue Bestandszahlen für die Jahresendberichte. Der FDA-Inspektor erscheint unangekündigt und fragt nach den Unterlagen zum Verfolgen der Chargen. Beide Situationen werden ohne ordnungsgemäße Dokumentation zum Albtraum.

Wie Sie eine Bestandsaufnahme durchführen

Die meisten kleinen Hersteller gehen ihre erste Bestandsaufnahme mit unnötiger Komplexität an. Ja, eine Bestandsaufnahme erfordert Planung und Organisation, aber der Prozess selbst ist unkompliziert.

Planung vor der Bestandsaufnahme

Überlegen Sie sich, was Sie tatsächlich zählen möchten, bevor Sie mit einem Tablet losziehen. Vielleicht benötigen Sie eine vollständige Zählung der gesamten Anlage, oder vielleicht konzentrieren Sie sich auf hochwertige Artikel, die im letzten Quartal verschwunden sind. Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem die Produktion eine Unterbrechung verkraften kann, beispielsweise zwischen großen Aufträgen oder während einer geplanten Wartungsphase.

Elektronische digitale Aufzeichnungen sind zuverlässiger und genauer als herkömmliche Papierformulare. Digitale Inventarisierungstools sind nicht nur schneller und einfacher zu bedienen, sondern stellen auch sicher, dass alle Zahlen lesbar sind. Informieren Sie Ihr Team darüber, was gezählt werden soll und wie Sie den Unterschied zwischen einwandfreien Teilen und beschädigtem Inventar erkennen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wer was zählt, und dass alle den Unterschied zwischen einwandfreien Teilen und beschädigtem Inventar kennen. Machen Sie die Barcode-Scanner ausfindig, die vor sechs Monaten ausgeliehen wurden, und testen Sie sie vor dem Zähltag. Ohne sie könnte es schwierig sein, Ihr gesamtes Inventar zu erfassen.

Während des Zählvorgangs

Wählen Sie einen Bereich aus, in dem Sie beginnen möchten, und arbeiten Sie sich methodisch durch Ihre Anlage. So vermeiden Sie Doppelzählungen und stellen sicher, dass nichts übersehen wird. Verwenden Sie während des gesamten Prozesses für ähnliche Materialien die gleiche Zählmethode. Chemikalien in Großgebinden werden gewogen, Fertigprodukte werden nach Einheiten gezählt und Bleche werden nach Quadratmeterzahl gemessen.

Überprüfen Sie teure Bestände mit einem zweiten Zähler. Erwägen Sie eine ABC-Analyse, um leicht zwischen Artikeln mit hoher und niedriger Priorität zu unterscheiden. Ein Fehler bei teuren Komponenten kann Ihre gesamte Finanzlage durcheinanderbringen. Notieren Sie genau, was Sie an jedem Standort vorfinden, und nicht, was laut Ihren Computeraufzeichnungen dort sein sollte. Notieren Sie beschädigte Waren und Mengenabweichungen sofort, solange Sie sich noch genau daran erinnern können.

Analyse nach der Zählung

Nun kommt der Moment der Wahrheit, in dem Sie Ihre Zählung mit den Angaben Ihres Bestandsverwaltungssystems vergleichen. Beginnen Sie mit den größten Abweichungen – schließlich ist ein fehlendes Möbelstück wichtiger als drei zusätzliche Schrauben. Einige Abweichungen lassen sich leicht erklären, z. B. nicht gemeldete Lieferungen oder nie erfasster Verbrauch in der Produktion.

Passen Sie Ihr System nicht einfach blindlings an die Bestandszählung an. Untersuchen Sie größere Abweichungen, um festzustellen, ob Zählfehler aufgetreten sind oder ob tatsächlich Materialien fehlen. Nachdem Sie die Richtigkeit Ihrer Zahlen bestätigt haben, aktualisieren Sie das System und entwickeln Sie Strategien, um ähnliche Probleme bei zukünftigen Zählungen zu vermeiden.

Gängige Methoden der Bestandsaufnahme

Es gibt keine Zählmethode, die für alle Hersteller gleichermaßen geeignet ist. Ein kleiner Betrieb mit 15 Mitarbeitern steht vor anderen Herausforderungen als ein Werk mit drei Schichten und mehreren Produktionslinien.

Jährliche Bestandsaufnahme oder regelmäßige Bestandszählungen

Viele kleinere Hersteller wählen ein ruhiges Wochenende oder einen Feiertag, um alles in ihrer Anlage zu zählen. Während die Teams jeden Bereich durcharbeiten, kommt alles zum Stillstand. Dies sorgt für eine hervorragende Genauigkeit, da die Materialien während der Zählung nicht bewegt werden, aber eine zweitägige Schließung kostet Geld, wenn Kunden auf ihre Bestellungen warten.

Zyklische Zählung

Intelligente Hersteller zählen verschiedene Abschnitte ihres Bestands nach einem rotierenden Zeitplan über das ganze Jahr hinweg. Hochwertige Artikel werden möglicherweise monatlich gezählt, während weniger wichtige Materialien vierteljährlich überprüft werden. Dieser Ansatz sorgt für genaue Aufzeichnungen, ohne den Betrieb zu unterbrechen, erfordert jedoch mehr Koordination, um zu verfolgen, welche Bereiche kürzlich gezählt wurden.

Lesen Sie weiter über die zyklische Inventur.

Vollständige Bestandsaufnahme

Bei dieser Methode wird alles in Ihrer Einrichtung in einer einzigen koordinierten Aktion gezählt. Teams arbeiten gleichzeitig in verschiedenen Bereichen, um die gesamte Zählung innerhalb eines komprimierten Zeitrahmens abzuschließen. Sie müssen mehrere Zählteams koordinieren und den Großteil des Betriebs vorübergehend einstellen, erhalten jedoch einen vollständigen Überblick über Ihren gesamten Lagerbestand.

Stichproben und zufällige Zählungen

Manchmal müssen Sie nur bestimmte Artikel überprüfen, die problematisch erscheinen, anstatt alles zu zählen, was Ihnen ins Auge fällt. Möglicherweise sind nach der Lieferung der letzten Woche teure Komponenten verschwunden, oder bestimmte Lagerplätze weisen bei regelmäßigen Zählungen immer wieder Unstimmigkeiten auf. Eine schnelle gezielte Überprüfung hilft, diese Probleme zu untersuchen, ohne Ihren gesamten Betrieb zu stören. Beachten Sie jedoch, dass Stichproben keine umfassenderen systematischen Probleme aufdecken.

Welche Rolle spielt die Bestandsaufnahme in der Bestandsverwaltung?

Die Bestandsaufnahme ist die Realitätsprüfung, die Ihr gesamtes Bestandsverwaltungssystem aufrichtig hält. Alles andere, was Sie mit der Materialwirtschaft tun, hängt von genauen Ausgangszahlen ab.

Grundlage für Bestandsverwaltungssysteme

Ihr Computer mag Ihnen anzeigen, dass Sie 500 Artikel auf Lager haben, aber die Bestandsaufnahme zeigt Ihnen, ob diese Zahl der Realität entspricht. All diese ausgeklügelten Nachbestellberechnungen und Sicherheitsbestandsformeln funktionieren nur, wenn sie auf genauen Daten basieren. Sicher, permanente Bestandsverwaltungssysteme tragen dazu bei, dass die Aufzeichnungen länger genau bleiben. Aber ohne regelmäßige physische Überprüfungen treffen Sie im Wesentlichen Einkaufs- und Produktionsentscheidungen auf der Grundlage fiktiver Zahlen, die mit der Zeit immer weiter von der Realität abweichen.

Leistungsmessung und -verbesserung

Die Bestandsaufnahme zeigt Ihnen, wo Ihre Bestandsverwaltung versagt. Vielleicht liefert Lieferant A regelmäßig 5 % weniger als bestellt, oder im Lagerbereich B gehen ständig Materialien durch Beschädigung oder Verlegung verloren. Diese Muster können Sie nur durch regelmäßige physische Zählungen erkennen, die die Lücken zwischen den Aufzeichnungen und der Realität aufdecken. Wenn Sie diese Trends verstehen, können Sie systemische Probleme lösen, anstatt immer wieder deren Folgen zu bewältigen.

Integration mit Einkauf und Produktion

Die Produktionsplanung scheitert, wenn Ihre Daten zur Materialverfügbarkeit falsch sind. Ohne Kenntnis der tatsächlichen Lagerbestände arbeitet der Einkauf eher mit Annahmen als mit Fakten. Genaue Bestandsdaten ermöglichen es den Einkaufs- und Produktionsabteilungen, sich effektiv über Materialbestellungen, Produktionszeitpunkte und Pufferbestandsanforderungen abzustimmen.

Wie verbessern Sie die Effizienz der Bestandsaufnahme?

Die meisten Hersteller beginnen die Bestandsaufnahme mit guten Absichten, stellen jedoch schnell fest, dass das Durchsuchen des Lagers sehr zeitaufwendig ist und zu fragwürdigen Ergebnissen führt. Das Geheimnis liegt in der Implementierung von Systemen und Prozessen, die das Zählen beschleunigen und gleichzeitig die Genauigkeit verbessern.

Regelmäßige Bestandsaufnahmen

Durch die Festlegung einheitlicher Zählpläne wird verhindert, dass kleine Abweichungen zu großen Problemen werden. Ziehen Sie diese Ansätze für unterschiedliche Geschäftsanforderungen in Betracht:

• Monatliche Zählungen für hochwertige oder schnelllebige Bestände, die sich auf die Produktionssteuerung auswirken.
• Vierteljährliche Überprüfung für Artikel von mittlerem Wert, die sich nicht schnell ändern.
• Jährliche umfassende Zählungen für langsam drehende Materialien und Ersatzteile.
• ABC-Analyse-Priorisierung, die den Fokus auf Artikel mit der größten finanziellen Auswirkung legt.

Regelmäßige Übungen verbessern auch die Zählfähigkeiten Ihres Teams und tragen durch Wiederholung zur Verfeinerung der Prozesse bei.

Barcode-Systeme

Die automatisierte Identifizierung reduziert die Zählzeit erheblich und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit. Dazu können ein Barcode-System, entweder eigenständig oder in Ihre Bestandssoftware integriert, oder eine RFID-Umrüstung (Radiofrequenz-Identifikation) des Lagers gehören. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Eliminierung manueller Dateneingabefehler, die handschriftliche Zählblätter beeinträchtigen.
• Echtzeit-Integration mit Bestandsverwaltungssystemen für sofortige Aktualisierungen.
• Schnellere Zählgeschwindigkeit, da das Scannen nur wenige Sekunden dauert, im Gegensatz zum Aufschreiben von Teilenummern.
• Standardisierte Identifizierung, die an verschiedenen Lagerorten funktioniert.

Die Kosten für Scanner und Etikettendrucker amortisieren sich in der Regel schnell durch die Effizienzsteigerungen, die sie bei der Bestandsaufnahme bieten, insbesondere wenn Sie sich für eine Bestandsverwaltungssoftware entscheiden, die das Scannen mit Smartphones ermöglicht.

Optimierte Lagerraumaufteilung

Eine physische Organisation macht das Zählen schneller und genauer. Konzentrieren Sie sich auf diese Verbesserungen:

• Logische Lageranordnungen, die ähnliche Artikel zusammenfassen.
• Übersichtliche Beschriftungssysteme, die Lagerorte und Teilenummern kennzeichnen.
• Verbesserungen der Zugänglichkeit, die es den Zählteams ermöglichen, Artikel zu erreichen, ohne andere Materialien zu bewegen.
• Standardisierte Lagerungsmethoden, die eine einfache visuelle Überprüfung der Mengen ermöglichen.

Gut organisierte Einrichtungen reduzieren auch den Zeitaufwand für die Suche nach verlegten Artikeln während des regulären Betriebs.

Lesen Sie weiter über Lagerverwaltung.

Bestandsverfolgungssysteme

Moderne Bestandssoftware vereinfacht den Inventurprozess und bietet gleichzeitig einen besseren Überblick über Ihren gesamten Lagerprozess. Achten Sie auf folgende Funktionen:

• Echtzeit-Abweichungsberichte, die Unstimmigkeiten sofort aufzeigen.
• Integration in bestehende Geschäftssysteme, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden.
• Ausnahmeberichte, die ungewöhnliche Aktivitäten oder potenzielle Probleme melden.
• Digitale Zählblätter, die auf Mobilgeräten oder Tablets zugänglich sind.

Das richtige System verwandelt die Bestandsaufnahme von einer manuellen Aufgabe in einen strategischen Geschäftsprozess, der das gesamte Bestandsmanagement verbessert.

Bestandsmanagementsoftware für Hersteller und Händler

Die manuelle Bestandsaufnahme des physischen Bestands hat ihre Grenzen. Wachsende kleine Hersteller und Händler erreichen irgendwann einen Punkt, an dem die papierbasierte Zählung mit Excel-Tabellen ihren expandierenden Betrieb und die Komplexität ihrer Produkte nicht mehr bewältigen kann. Sie profitieren von einer Bestandsmanagementsoftware.

Automatisierte Zählung und Datenerfassung

Software verwandelt die Bestandsaufnahme von einer gefürchteten vierteljährlichen Aufgabe in etwas, das ganz natürlich im Arbeitsalltag geschieht. Die Mitarbeiter verwenden Barcode-Scanner, um Lagerartikel zu verfolgen, während sie Materialien im Lager bewegen, und eingehende Materialmengen werden über Internet-Kioske im Lager direkt in die zentrale Bestandsmanagementsoftware eingegeben. So bleiben die Bestände immer auf dem neuesten Stand, ohne dass spezielle Zählungen durchgeführt werden müssen, die die Produktion unterbrechen.

Vernetzte Bestandsverwaltung

Cloud-basierte Bestandsverwaltungssysteme kommunizieren direkt mit der Produktion, dem Vertrieb und dem Einkauf auf eine Weise, wie es mit Tabellenkalkulationen niemals möglich wäre. Wenn Materialien zur Neige gehen, wird der Einkauf sofort benachrichtigt, anstatt dass der Mangel erst bei der nächsten manuellen Zählung entdeckt wird. Die Produktionssteuerung sieht die tatsächlichen Materialmengen, anstatt sich auf Schätzungen aus Tabellenkalkulationen zu verlassen, die möglicherweise schon Wochen alt sind. Es zeigen sich Muster, welche Lieferanten regelmäßig zu wenig liefern oder in welchen Lagerbereichen mysteriöse Schwundraten auftreten. Alles wird kontinuierlich innerhalb desselben Datenökosystems verfolgt.

Praktische Überlegungen zur Implementierung

Viele Kleinunternehmer gehen davon aus, dass leistungsstarke Software mit einer komplexen Implementierung einhergeht. Moderne Systeme vermeiden diese Falle, indem sie sich auf Einfachheit und schrittweise Einführung konzentrieren, anstatt zeitaufwändige Umstellungen vorzunehmen. Die Einrichtung umfasst häufig zunächst den Import bestehender Daten und die Schulung einiger weniger wichtiger Benutzer, anstatt ganze Geschäftsprozesse umzustellen. Die meisten Lösungen lassen sich problemlos mit Xero oder ähnlichen bereits verwendeten Buchhaltungspaketen verbinden. Das Ergebnis ist ein effizientes System, das innerhalb weniger Tage statt Wochen online gestellt werden kann.

Wenn die Bestandsaufnahme ordnungsgemäß funktioniert, profitieren alle Bereiche Ihres Unternehmens. Der Einkauf trifft fundiertere Entscheidungen, die Produktion läuft dank besserer Prognosemöglichkeiten vorhersehbarer ab und Kunden rufen nicht mehr wegen verspäteter Bestellungen an, die durch unerwartete Materialengpässe verursacht wurden.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Eine Bestandsaufnahme ist die physische Zählung aller Lagerartikel, um zu überprüfen, ob der tatsächliche Bestand mit den erfassten Mengen übereinstimmt. Sie dient als Realitätscheck für Ihr Bestandsverwaltungssystem und sorgt dafür, dass Entscheidungen auf genauen Daten basieren.
• Regelmäßige Zählungen verhindern Fehlmengen, Produktionsstillstände und unzufriedene Kunden, indem sie Unstimmigkeiten, Schwund und Fehler frühzeitig aufdecken.
• Genaue Bestandsaufnahmen verbessern den Cashflow, indem sie unverkaufte Lagerbestände aufzeigen, die Produktionsplanung verbessern, das Vertrauen der Kunden stärken und die Einhaltung steuerlicher und gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.
• Es gibt verschiedene Methoden, darunter jährliche Vollzählungen, Zykluszählungen, flächendeckende Kontrollen und Stichproben. Der beste Ansatz für eine Bestandsaufnahme hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihres Bestands und Ihren Produktionsanforderungen ab.
• Tools wie Barcode-Systeme, organisierte Lagerlayouts und Bestandsmanagementsoftware machen die Bestandsaufnahme schneller, genauer und strategischer.

Häufig gestellte Fragen

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