Los 9 mejores sistemas de software ERP para pequeñas empresas

Los sistemas ERP modernos para pequeñas empresas ya no son versiones simplificadas de las plataformas empresariales. Son herramientas asequibles y diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades específicas de diferentes sectores. La siguiente lista destaca las soluciones líderes, cada una de ellas seleccionada por su fortaleza en un sector concreto.

¿Por qué incluso las pequeñas empresas necesitan un ERP?

Aunque el software ERP se ha reservado tradicionalmente para las grandes empresas, las modernas soluciones basadas en la nube han puesto esta herramienta al alcance incluso de las empresas más pequeñas. Pero, ¿por qué cambiar de hojas de cálculo gratuitas a un ERP?

Eliminar el caos y ganar control

Las hojas de cálculo suelen empezar como una solución sencilla para las pequeñas empresas, pero a medida que su negocio crece, rápidamente se vuelven abrumadoras. Un sistema ERP centraliza todos los datos de su empresa en un solo lugar, lo que le ofrece una visión general clara y en tiempo real de sus operaciones. Ya no tendrá que buscar en múltiples documentos o sistemas separados: todo lo que necesita está organizado y accesible, lo que le permite encontrar la información necesaria con solo unos clics.

Reducción de las tareas administrativas y los errores

Los procesos manuales requieren mucho tiempo y son propensos a errores humanos. Con un sistema ERP, muchas tareas rutinarias como la facturación, el procesamiento de pedidos y el seguimiento de inventario se automatizan en gran medida, lo que libera a su equipo para que se centre en actividades de mayor valor y reduce la cantidad de errores que pueden afectar sus resultados finales.

Mejor control de los costos y reducción de los mismos

Una gestión eficaz de los costos es fundamental para cualquier empresa pequeña. Los sistemas ERP proporcionan información sobre sus finanzas, lo que le ayuda a realizar un seguimiento de los gastos, supervisar el flujo de caja e identificar áreas en las que se pueden reducir los costos. Al automatizar los procesos y mejorar la visibilidad, los ERP pueden ayudarle a fijar precios competitivos, reducir costos y crear presupuestos viables.

Mejora de la comunicación interna y la toma de decisiones

Cuando los empleados utilizan diferentes sistemas o dependen de datos desconectados, la comunicación suele fallar. Los sistemas ERP promueven la colaboración entre departamentos al proporcionar una plataforma unificada para compartir información. Esto conduce a una mejor toma de decisiones, ya que los actores clave de toda la organización pueden acceder a los mismos datos y colaborar en tiempo real.

Mayor satisfacción del cliente

Con un ERP, los pedidos de los clientes se procesan con mayor rapidez y precisión, lo que mejora la experiencia general. Desde entregas puntuales hasta una mejor gestión del inventario, los clientes estarán más satisfechos cuando su negocio funcione sin problemas. Los ERP también permiten una mejor comunicación con los clientes, lo que le permite responder a las consultas más rápidamente y realizar un seguimiento más eficaz de las interacciones con los clientes.

Escalabilidad

Una de las mayores ventajas de un sistema ERP para una pequeña empresa es su capacidad para adaptarse al crecimiento de su negocio. A medida que su empresa incorpora nuevos productos, ubicaciones o empleados, un ERP puede adaptarse a sus nuevas necesidades de una forma que las hojas de cálculo no pueden. Esta flexibilidad garantiza que su software crezca con usted, en lugar de quedar obsoleto a medida que sus operaciones se expanden.

ERP para pequeñas empresas vs. ERP para grandes empresas

Aunque ERP significa “planificación de recursos empresariales”, no es necesario ser una empresa de gran tamaño para aprovechar sus ventajas. A continuación se explica en qué se diferencia el ERP para pequeñas empresas del ERP para grandes empresas.

Costo

Los sistemas ERP para pequeñas empresas suelen ser mucho más asequibles que sus homólogos para grandes empresas. Con las soluciones ERP basadas en la nube, las pequeñas empresas solo pagan una pequeña cuota de suscripción mensual o anual sin tener que invertir en servidores locales, gastos de instalación o departamentos de TI. Además, los sistemas ERP basados en la nube siempre funcionan con la última versión, y los costos de mantenimiento los cubre el proveedor del software en lugar de su empresa. Por otro lado, los ERP para grandes empresas suelen conllevar elevados costos de implementación que pueden alcanzar millones de dólares, además de cuotas de mantenimiento continuas y una amplia personalización.

Complejidad

Los ERP empresariales suelen ser complejos y con numerosas funciones, diseñados para satisfacer las necesidades de grandes organizaciones con múltiples departamentos, unidades de negocio y operaciones globales. Por otro lado, los ERP para pequeñas empresas son más sencillos, con funciones adaptadas a las necesidades de las pequeñas empresas. Se centran en las funcionalidades clave del sector sin la complejidad añadida de módulos innecesarios. Esta menor complejidad permite a muchas empresas implementar un sistema por su cuenta, sin necesidad de personal informático especializado ni consultores costosos.

Instalación

Las soluciones ERP basadas en la nube para pequeñas empresas suelen requerir poca o ninguna instalación, gracias al modelo Software-as-a-Service (SaaS). Esto permite una implementación rápida y una mínima intervención del departamento de TI. Por el contrario, los ERP de nivel empresarial suelen requerir un hardware importante, la configuración de servidores y un equipo dedicado a gestionar la instalación y el mantenimiento continuo.

Personalización

Mientras que los ERP empresariales suelen ser altamente personalizables para adaptarse a las necesidades específicas de las grandes organizaciones, los ERP para pequeñas empresas están más estandarizados. Incluyen funciones preconfiguradas que abordan los retos comunes de las pequeñas empresas, pero que pueden adaptarse a sus operaciones. Las opciones de personalización pueden ser limitadas en comparación con los sistemas de nivel empresarial, pero esto hace que los ERP para pequeñas empresas sean más rápidos de implementar y más fáciles de gestionar.

Los 9 mejores sistemas de software ERP para pequeñas empresas

La elección del mejor sistema ERP depende en gran medida de su sector empresarial. Aunque hay sistemas que afirman hacerlo casi todo, lo mejor es buscar una solución que tenga su sector como competencia principal.

Lo mejor para el comercio minorista y el e-commerce: Square

Square ofrece funciones de punto de venta (POS) con seguimiento de inventario, informes de ventas, funciones de base de datos de clientes y procesamiento de pagos integrado. Funciona tanto en tiendas físicas como en línea, y da soporte a pequeños minoristas con necesidades operativas básicas. El sistema es fácil de configurar y su modelo de precios permite a las pequeñas empresas evitar grandes costos iniciales. Aunque cubre la mayoría de los flujos de trabajo minoristas, no incluye herramientas avanzadas de cadena de suministro o fabricación.

A partir de: $0, solo tasas adicionales por procesar las transacciones

Prueba gratuita: Sí

Lo mejor para la fabricación y la distribución: MRPeasy

MRPeasy está diseñado para pequeñas y medianas empresas de fabricación, pero también cuenta con una amplia funcionalidad para distribuidores. Incluye módulos para la planificación de la producción, la gestión de inventarios, las compras, las ventas y las finanzas. El sistema admite la gestión de listas de materiales (BOM), la elaboración de informes de planta y la trazabilidad de extremo a extremo. Es adecuado para la fabricación para almacenamiento, bajo pedido y en modo mixto, así como para distribuidores pequeños y medianos. La implementación es relativamente rápida en comparación con los sistemas ERP más grandes y requiere un desarrollo personalizado mínimo para los procesos de fabricación estándar.

A partir de: $49/mes

Prueba gratuita: Sí

Lo mejor para restaurantes: Toast

Toast es una plataforma de punto de venta y operaciones para restaurantes. Permite introducir pedidos, gestionar menús, realizar un seguimiento del uso del inventario y programar los turnos del personal. Entre sus funciones adicionales se incluyen los pedidos online, la gestión de entregas y los sistemas de visualización en cocina. El software está diseñado para gestionar las operaciones de atención al público y de gestión interna de restaurantes de distintos tamaños. Se integra con sistemas de contabilidad y nóminas.

Precio desde: $69/mes

Prueba gratuita: No

Lo mejor para servicios profesionales: Scoro

Scoro está dirigido a empresas de servicios que necesitan funciones de gestión de proyectos, seguimiento del tiempo, facturación y CRM en una sola plataforma. Permite a las empresas realizar un seguimiento del progreso del trabajo, la asignación de recursos y los presupuestos. Los paneles del sistema se pueden configurar para mostrar información sobre proyectos, finanzas o clientes. Aunque la configuración es relativamente rápida, algunas funciones avanzadas requieren formación para un uso óptimo.

Precio desde: $19,90/mes

Prueba gratuita: Sí

Lo mejor para la asistencia sanitaria: Azalea Health

Azalea Health ofrece herramientas basadas en la nube para registros médicos electrónicos (EHR), programación de citas, facturación y telesalud. Está diseñado para cumplir con requisitos normativos como el cumplimiento de la HIPAA. El sistema ayuda a los proveedores de atención médica a gestionar los registros de los pacientes, las reclamaciones y la coordinación de la atención. La incorporación suele implicar una personalización para adaptarse a los flujos de trabajo específicos de las clínicas o los hospitales pequeños.

A partir de: $299/mes

Prueba gratuita: Sí

Lo mejor para la construcción: Contractor Foreman

Contractor Foreman ofrece herramientas para la programación, la estimación, el cálculo de costos, los registros diarios y la gestión de documentos. Está dirigido a pequeñas empresas de construcción que necesitan realizar un seguimiento de los proyectos de construcción desde la licitación hasta su finalización. El sistema admite el acceso móvil para la elaboración de informes de campo y la documentación de cumplimiento. Algunas funciones financieras avanzadas pueden requerir la integración con un software de contabilidad independiente.

A partir de: $49/mes

Prueba gratuita: Sí

Lo mejor para el transporte: Fleetio

Fleetio es un sistema de gestión de flotas con herramientas para la programación del mantenimiento de vehículos, el seguimiento del combustible y la gestión de conductores. Es compatible con la integración con dispositivos de seguimiento GPS y proporciona informes sobre los costos operativos y el rendimiento. La plataforma permite realizar inspecciones móviles y enviar recordatorios de servicio automatizados para ayudar a reducir el tiempo de inactividad. La implementación suele ser rápida gracias a su configuración basada en la nube.

A partir de: $4/vehículo/mes

Prueba gratuita: Sí

Lo mejor para la educación: Moodle

Moodle es un sistema de gestión del aprendizaje de código abierto utilizado por escuelas, universidades y proveedores de formación. Permite crear cursos, matricular a alumnos, asignar tareas, calificar y utilizar herramientas de comunicación. Las instituciones pueden alojar Moodle ellas mismas o utilizar un servicio de alojamiento gestionado, como MoodleCloud. La plataforma ofrece un alto nivel de personalización a través de complementos y temas, lo que permite a las instituciones adaptar las funciones a sus necesidades específicas. Aunque es muy flexible, la instalación y la configuración pueden requerir conocimientos técnicos, especialmente en el caso de las implementaciones auto-alojadas.

A partir de: $120/mes para la opción alojada

Prueba gratuita: No

Lo mejor para la hostelería: Preno

Preno es un sistema de gestión hotelera basado en la nube para pequeñas y medianas empresas del sector hotelero, incluyendo hoteles, moteles y apartamentos con servicios. Abarca reservas, operaciones de recepción, programación del servicio de limpieza y comunicación con los huéspedes. Preno se integra con plataformas de reserva y gestores de canales para sincronizar la disponibilidad de habitaciones y los precios en todos los canales. También se conecta con herramientas de contabilidad como Xero para la facturación y la elaboración de informes financieros. Se puede acceder al sistema tanto desde ordenadores de mesa como desde dispositivos móviles, lo que permite realizar las operaciones diarias in situ o de forma remota.

Precio: a partir de $24/mes + 1 % de tasa adicional por transacción

Prueba gratuita: Sí

Conclusión

Elegir un sistema ERP no consiste en encontrar la plataforma con más funciones, sino en seleccionar una que se adapte a su modelo de negocio, su sector y sus planes de crecimiento. Para las pequeñas empresas, el ERP adecuado puede optimizar las operaciones, reducir los errores, mejorar la toma de decisiones y liberar tiempo para el trabajo estratégico. Las soluciones basadas en la nube ahora permiten acceder a estos beneficios sin los altos costos ni los largos tiempos de implementación que antes se asociaban con el ERP. Al centrarse en sus requisitos básicos y evaluar cada opción en función de la funcionalidad, la facilidad de uso, el precio, el tiempo de implementación y la escalabilidad, puede encontrar un sistema que respalde sus operaciones actuales y se adapte a medida que su negocio evoluciona.

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