Todos tienen un papel que desempeñar en el inventario

En las últimas décadas, las estructuras empresariales han pasado de departamentos aislados a equipos integrados, en los que la colaboración es fundamental. Esta evolución es especialmente evidente en la gestión del inventario, donde casi todos los departamentos desempeñan ahora un papel fundamental para garantizar el buen flujo de bienes y servicios.

Las empresas se han vuelto más colaborativas entre departamentos.

Los entornos empresariales, o la forma en que las empresas gestionan sus recursos, han cambiado en los últimos 30 años.  Lo que antes era una estructura centralizada y jerárquica ha evolucionado (algunos dirían que “se ha descentralizado”) hacia equipos con responsabilidades compartidas y logros colectivos. Las empresas de todo el mundo destacan las necesidades y los beneficios de la colaboración y la creación de equipos. Los resultados pueden traducirse en mejores resultados tanto para las empresas como para las personas involucradas.

Una metamorfosis similar se está produciendo en el sector de las empresas que realizan gestión de inventarios. Anteriormente, solo el agente de compras hablaba con los proveedores sobre los requisitos y las especificaciones de los productos. Ahora, los ingenieros se comunican directamente con ellos. Los departamentos de contabilidad solo se preocupaban por las finanzas de la empresa, pero ahora participan en las decisiones operativas y de compra. El departamento de envíos y recepciones debe trabajar con el resto del personal del almacén y de producción para llevar rápidamente las materias primas al lugar adecuado y enviar los productos a los clientes, coordinándose con los transportistas. Mientras que antes los departamentos se centraban únicamente en sus propias responsabilidades, ahora se necesita un equipo multifuncional para coordinar el movimiento de mercancías.

A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo han cambiado las funciones en los procesos de distribución y fabricación:

Envío/recepción

La humilde función de recepcionista de hace muchos años se ha convertido en un ninja de los datos que escanea y empaqueta, lo que afecta a la cadena de suministro para la producción y al área de atención al cliente de las ventas. Los camiones de los transportistas ahora funcionan con horarios muy ajustados, por lo que los recepcionistas deben descargar, escanear, controlar la calidad y colocar los productos en los lugares designados rápidamente para satisfacer las demandas de producción y de los clientes. La precisión es importante porque un error puede significar el retraso de una línea de producción o de una entrega a un cliente.

Impactos:

• Producción: en un entorno de producción por lotes, saber cuándo se han recibido las materias primas puede ser el detonante para iniciar la producción.
• Operaciones: la gestión eficaz del almacén depende de que las materias primas o los productos terminados se encuentren en la ubicación correcta (almacén, contenedor) según lo designado en el software. La búsqueda de artículos disponibles añade costos de mano de obra a los gastos generales operativos.
• Ventas: el departamento de ventas depende de que los productos terminados lleguen a manos de los clientes en las fechas previstas.  Los retrasos o la confusión en el área de envíos generan costos de mano de obra adicionales e insatisfacción entre los clientes.  La coordinación con los transportistas para garantizar la entrega puntual implica un aumento de la tecnología y la comunicación.

Aprovisionamiento/compras

Estas funciones a veces están separadas y otras veces las desempeña la misma persona, pero no se puede subestimar el papel colectivo que desempeñan en los resultados de la empresa. El aprovisionamiento consiste en encontrar los proveedores y las fuentes adecuadas de productos o materias primas. Las compras consisten en poner en marcha la entrega de esas materias primas (en la fabricación) o productos terminados al centro de distribución adecuado en el momento oportuno. Esto implica coordinar los tiempos de entrega, una comunicación eficaz y los recursos financieros necesarios para que todo salga bien.

Impactos:

• Producción: las entregas puntuales de materias primas son fundamentales para las producciones por lotes.
• Contabilidad: los fondos deben estar disponibles y coordinados para satisfacer las demandas de los proveedores.
• Operaciones: tener demasiado o muy poco inventario afecta a los costos de transporte.
• Ventas: las compras inadecuadas afectan al cumplimiento y la satisfacción de los clientes.

Operaciones/gestión de almacenes.

Gestionar un almacén es como ser el anfitrión de una fiesta. Debe asegurarse de tener todo a mano para satisfacer a todos, mientras la gente entra y sale constantemente. La persona que se encarga de almacenar las mercancías recibidas probablemente no será la misma que se encarga de “preparar” los pedidos de los clientes, por lo que es imprescindible contar con un almacén bien organizado. Las operaciones se ocuparán de la rotación de existencias en casos de control de lotes y números de serie, la gestión del acceso a las estanterías y contenedores, la respuesta a las solicitudes de la zona de preparación de la producción o el envío, y la seguridad de los trabajadores.

Impactos:

• Envío/recepción: coordina la ubicación y las limitaciones de espacio de las mercancías que llegan.  Además, una vez que los preparadores han reunido los pedidos de los clientes, los alistan para su envío.
• Producción: los fabricantes necesitan que las materias primas se coloquen en la zona de preparación para la producción por lotes.  Las operaciones suelen coordinar la recogida de estos artículos y su colocación para la producción.
• Ventas: garantizar la entrega puntual de los productos, así como el embalaje y la apariencia correctos del producto, repercute en última instancia en la satisfacción del cliente.

Producción

El corazón de una empresa de fabricación es el lugar donde se producen los productos terminados.  Esto puede implicar procesos de taller, por lotes, de ensamblaje o de flujo continuo.  El personal de esta área depende en gran medida de los agentes de aprovisionamiento y compras para disponer de las materias primas en stock, y del equipo de operaciones para preparar los materiales para la línea de producción. Los directores de planta están “bajo presión” para coordinar los materiales y la mano de obra disponible para fabricar los productos necesarios.

Impactos:

• Ventas: la demanda de los clientes impulsa la planta de producción.  Las averías en los equipos o la escasez de mano de obra retrasan las entregas y, en última instancia, la satisfacción de los clientes. La relación entre ventas y producción debe ser siempre estrecha, pero dejando margen para ajustes. El departamento de ventas quiere satisfacer a los clientes, pero el de producción debe equilibrar muchos recursos para satisfacer la demanda.
• Envíos/Recepciones: la producción se mantiene en contacto con el personal de recepción a medida que llegan los artículos y cuando se necesitan pedidos “especiales”.   También deben trabajar juntos cuando los pedidos de proyectos personalizados están a punto de completarse para su entrega al cliente.
• Contabilidad: cualquier cambio en los calendarios de producción o en los materiales necesarios puede afectar a las finanzas. Los responsables de planta o de materiales deben comunicar los cambios necesarios al personal de contabilidad.

Ventas

En la mente de todo empresario está siempre presente la obsesión constante por alcanzar o ampliar las ventas a los clientes. Y aunque la función comercial es el motor del negocio, se necesita una planificación metódica y honesta para alcanzar los objetivos de ventas. Esto implica analizar la demanda actual y anticipar los pedidos futuros basándose en la demanda prevista. Los vendedores deben entonces traducir las expectativas en requisitos específicos de productos en el futuro. Si el presupuesto se fija demasiado bajo, los clientes se quedan sin productos. Si se planifica con demasiada ambición, el almacén se llena de exceso de stock y los trabajadores se quedan sin trabajo.

Impactos:

• Producción: los calendarios de materiales y mano de obra se basan en la demanda prevista.   Algunos de los costos fijos más significativos están vinculados a la producción, por lo que utilizar los recursos en su máximo rendimiento aumenta el valor de la empresa.  El tiempo de inactividad lo lleva en la dirección opuesta.
• Operaciones/almacén: al igual que en la producción, los gastos y recursos del almacén se utilizarán en función de las expectativas de ventas. Un exceso o un déficit de existencias aumenta los costos de mantenimiento o los costos de expedición relacionados con la escasez de existencias.

Contabilidad

Autorizar fondos para la compra de inventario es la función principal de este departamento en lo que respecta al inventario.  El inventario suele ser la clase de activos más importante en el balance general de una empresa de distribución.  El departamento de compras determina las necesidades mediante previsiones y solicitudes, pero el departamento de contabilidad debe pagar las facturas cuando vencen.  Al formar parte de la planificación financiera de esta parte de la gestión de materiales, el departamento financiero puede equilibrar las necesidades de producción con lo que es posible para la empresa.  Las compras sin restricciones pueden suponer un obstáculo financiero para la capacidad de la empresa de obtener financiación. Dos de sus funciones son: 1) comparar los documentos de envío de los artículos recibidos con las órdenes de compra y las facturas de los proveedores, y 2) supervisar la finalización satisfactoria del recuento físico de inventario (normalmente) al final del año. También se encarga de realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar pendientes en relación con el inventario.

Impactos:

• Operaciones: aprueba el presupuesto para los materiales solicitados durante un periodo determinado.
• Envíos/recepciones: recibe los documentos de envío para compararlos con las facturas.
• Compras: aprueba la financiación de las solicitudes de compra.

Gestión

Todos los miembros del equipo directivo deben ser conscientes de los impactos operativos y financieros del control de inventario. Esto suele hacerse mediante informes, como los de ventas por artículo, rotación de inventario y márgenes. También implica revisar la distribución general del almacén y cómo las diferentes áreas funcionales trabajan juntas como un equipo.

¿Cómo se consigue que las diferentes áreas trabajen juntas?

Una herramienta utilizada desde hace mucho tiempo en la gestión para controlar los niveles de inventario es la reunión de planificación de ventas y operaciones (S&OP, por sus siglas en inglés). Los principales participantes en la reunión son el director de producción y/o almacén, el departamento de ventas y un miembro del departamento de contabilidad. El personal de estos departamentos comienza a recopilar datos de su área con semanas de antelación: el departamento de ventas determina el volumen de ventas previsto; el de producción analiza sus capacidades actuales en términos de mano de obra y equipamiento, y el de finanzas determina la disponibilidad de fondos.

En la reunión de S&OP, el director comercial suele comenzar con las ventas previstas o proyectadas para el periodo de referencia, normalmente el mes o trimestre siguiente. El departamento de producción intentará ajustar la capacidad a la proyección de ventas, y el departamento de contabilidad informará si hay fondos disponibles para respaldar la operación durante ese periodo.

Una vez acordados los objetivos, los ejecutivos de la empresa aprueban el plan y se ponen en marcha medidas en cada departamento para alcanzar los objetivos establecidos. Esta colaboración hace que cada departamento sepa qué esperar en el futuro a corto plazo y pueda planificar los materiales y el personal necesarios para lograrlo. También hace que todos se responsabilicen de cumplir los objetivos establecidos y no se pierdan en promesas vagas.

La gestión del inventario es un proceso, no una tarea. Aunque muchas personas desempeñan un papel en la cadena de suministro, todas deben trabajar al unísono para completar el proceso con éxito. La dirección debe comprender esto para obtener un control total del proceso de inventario/cadena de suministro y hacer que funcione dentro de su empresa.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Hoy en día, un control eficaz del inventario implica la participación de varios departamentos, incluidos los de ventas, producción, contabilidad, operaciones y compras.
• Lo que antes era una tarea básica ahora requiere precisión, rapidez y el uso de tecnología para cumplir con los ajustados tiempos de producción y de los clientes.
• Las decisiones de compra oportunas afectan al flujo de caja, los calendarios de producción, la capacidad del almacén y, en última instancia, la satisfacción del cliente.
• Un almacén bien organizado y con capacidad de respuesta permite una preparación de los pedidos precisa, una rápida respuesta y un apoyo sin fisuras tanto para la producción como para el envío.
• Prometer en exceso o subestimar las ventas puede sobrecargar la producción o dar lugar a un exceso de inventario que agote los recursos.
• Los departamentos de ventas, operaciones y finanzas deben colaborar regularmente para alinear los objetivos empresariales y garantizar que todos sean responsables de un plan unificado.

Preguntas frecuentes

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