Innovador alimentario abandona un gran ERP sin perder el control

El innovador fabricante de recubrimientos para frutas, Apeel Sciences, implementó un ERP de nivel empresarial para gestionar su rápido crecimiento. Sin embargo, el sistema generó costos que superaron el valor que aportaba. Luego encontraron una solución funcional a una fracción del costo y la complejidad.

Desarrollo de un recubrimiento que extiende la vida útil de los productos frescos

Apeel Sciences es una empresa de tecnología alimentaria con sede en California que fabrica recubrimientos a base de plantas diseñados para extender la vida útil de los productos frescos. Su tecnología puede aplicarse a productos como aguacates, naranjas, mandarinas y limones, ayudando a que las frutas se mantengan maduras por más tiempo, lleguen a los consumidores en mejores condiciones y, con ello, se reduzca el desperdicio de alimentos y el uso de plásticos de un solo uso en toda la cadena de suministro.

Fundada en 2012 por el científico James Rogers, la empresa surgió de investigaciones realizadas en la Universidad de California, Santa Bárbara. Hoy, Apeel tiene su sede en Goleta, cerca de Santa Bárbara, y emplea a casi 100 personas.

Un ERP de una marca reconocida resultó ser demasiado complejo y costoso

Al operar múltiples entidades empresariales en todo el mundo, la empresa debe gestionar los requisitos de fabricación, inventario, calidad, trazabilidad y finanzas propios de un negocio internacional de tecnología alimentaria.

“Durante un período de crecimiento acelerado alrededor de 2020, implementamos un ERP de renombre”, dice Dave Giannini, Arquitecto Principal de Software. “Si bien cubría nuestros requisitos funcionales, resultó demasiado complejo y costoso para nosotros”.

A medida que la empresa buscaba formas de optimizar costos, el equipo comenzó a buscar una solución en la nube más asequible que aún pudiera satisfacer sus requisitos de seguridad, usabilidad y flexibilidad. El equipo realizó una búsqueda de mercado y evaluó varias soluciones de software de fabricación.

“Al final de la evaluación, MRPeasy resultó ser, con diferencia, la mejor solución para nosotros”, dice Giannini.

La implementación tomó 4-5 meses

Apeel Sciences comenzó a implementar MRPeasy en junio de 2025 y entró en operación a finales de octubre, completando la transición en aproximadamente 4-5 meses.

Uno de los principales retos fue la migración de datos. El equipo tuvo que extraer los datos del sistema existente, asignar los campos a MRPeasy e importar todo en el orden correcto. Para simplificar el proceso, Apeel decidió no migrar toda su base de datos histórica. En su lugar, se centró en la información necesaria para continuar con las operaciones, como los saldos actuales de inventario, en lugar de transferir años de historial.

La migración técnica fue solo una parte del desafío. Los empleados también tuvieron que adaptarse a un sistema completamente diferente, habiendo aprendido a usar el anterior hace apenas unos años. Según Giannini, la resistencia fue desapareciendo gradualmente a medida que los usuarios se familiarizaban con MRPeasy.

“Con el tiempo, todos se dieron cuenta de lo fácil que es usar MRPeasy”, dice. “Ahora, les encanta el producto en comparación con el anterior”.

Apeel también recibió ayuda externa durante las primeras etapas de la implementación. Business Solution Providers, una consultora con experiencia en MRPeasy, trabajó con la empresa varias veces a la semana durante las primeras semanas, ayudando al equipo a entender cómo trasladar sus procesos existentes al nuevo sistema. Tras esa orientación inicial, Apeel pudo continuar la implementación de forma independiente.

El 100% de la fabricación pasa por MRPeasy

Hoy, MRPeasy ocupa el centro de las operaciones de fabricación de Apeel. El software se utiliza en todo el flujo de trabajo central de fabricación de la empresa, desde la compra de materiales hasta la producción e inspección de productos terminados. La empresa depende en gran medida de la gestión de inventario para rastrear materiales y productos terminados, mientras que las listas de materiales definen los materiales y las cantidades que entran en los productos. Las órdenes de fabricación conectan todo el proceso, vinculando las actividades de compra, producción y calidad, incluidas las inspecciones de materiales entrantes y productos terminados.

“El cien por ciento del flujo de trabajo de fabricación pasa por MRPeasy”, afirma Giannini.

La empresa gestiona los pedidos de los clientes a través de un sistema front-end independiente, que se sincroniza con MRPeasy mediante una API, mientras que Xledger se utiliza para la generación de informes financieros de múltiples entidades y Grafana para la inteligencia de negocios.

En lugar de que los empleados tengan que trabajar con paneles de control distintos en cada sistema empresarial, Apeel consolida la información en un único panel de control de inteligencia empresarial para toda la empresa. Esto les permite a los usuarios contar con un solo lugar desde donde monitorear la actividad empresarial, mientras que MRPeasy sigue encargándose de los procesos de fabricación e inventario subyacentes.

Menores costos y mejor trazabilidad

Uno de los principales beneficios que Apeel Sciences ha obtenido desde su migración a MRPeasy son los ahorros en costos. Reducir los gastos de software fue una de las principales razones para reemplazar su ERP anterior y, según Giannini, la transición generó los ahorros que la empresa esperaba.

“Esa fue la razón principal por la que lo hicimos, y resultó exactamente como esperábamos”, dice.

Dado que Apeel opera en la industria alimentaria, la trazabilidad es especialmente importante. La empresa utiliza MRPeasy para mantener una trazabilidad de un paso adelante, un paso atrás en todos los materiales y productos involucrados en el procesamiento de productos frescos.

“MRPeasy nos permite rastrear qué ingredientes se utilizan en nuestros recubrimientos, qué producto se procesó y adónde va a parar ese producto”, dice Giannini.

Para los clientes, eso significa mayor visibilidad y control en los procesos internos, lo que respalda los requisitos de calidad y trazabilidad esperados en toda la cadena de suministro alimentaria.

Otro factor clave en la elección de MRPeasy fue la seguridad. Giannini configuró los permisos de usuario en MRPeasy y otorgó acceso a direcciones IP específicas a través de su propia VPN y autenticación de dos factores, haciendo que el acceso sea imposible para quienes no cuenten con la autorización adecuada.

La personalización del nuevo software también desempeñó un papel importante en su elección. Apeel pudo agregar campos obligatorios a las órdenes de compra, órdenes de venta y flujos de trabajo de fabricación, lo que facilita la asignación correcta de transacciones y la conciliación de datos financieros en sus operaciones internacionales.

Deje atrás las hojas de cálculo antes de que se conviertan en un cuello de botella

Giannini afirma que las hojas de cálculo pueden ser perfectamente adecuadas para empresas muy pequeñas. Pero a medida que un negocio crece y más personas necesitan trabajar con la misma información, mantener el historial, controlar los cambios y ampliar los procesos basados en hojas de cálculo se vuelve cada vez más engorroso.

“Si usted tiene una empresa pequeña con tal vez dos o tres empleados, las hojas de cálculo son perfectamente lógicas”, dice. “A medida que empieza a crecer y más personas intervienen en todo, se vuelve más difícil”.

Para las empresas de fabricación en crecimiento, él considera que el software de fabricación especializado es una opción mucho más escalable.

“El precio que pagamos por MRPeasy, es muy razonable”, dice. “Le permite extender sus procesos sin necesidad de tener conocimientos de ingeniería de software”.

Giannini también señala la facilidad de uso como una consideración importante al alejarse de las hojas de cálculo o reemplazar otro sistema ERP.

“Por eso MRPeasy es una buena elección”, dice. “Es fácil de aprender y se siente muy intuitivo”.

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