Lebensmittelinnovator entledigt sich Unternehmens-ERP ohne Kontrollverlust

Der innovative Hersteller von Obstbeschichtungen, Apeel Sciences, führte ein ERP-System der Unternehmensklasse ein, um sein schnelles Wachstum zu steuern. Leider verursachte das System so hohe Kosten, dass sie den erzielten Nutzen überstiegen. Schließlich fanden sie eine funktionsfähige Lösung, die nur einen Bruchteil der Kosten und der Komplexität erforderte.

Case study at a glance

Company: Apeel Sciences

Industry: Food

Product: Plant-based coatings that extend the shelf life of fresh produce

Location: Goleta, California, USA

Company size: Nearly 100 employees

Previous system: Enterprise-level ERP

Pain points: High software costs, excessive ERP complexity, difficult usability, costly system administration

Why MRPeasy: Lower cost, cloud-based deployment, ease of use, security, flexibility, traceability, API access

Implementation: 4–5 months, with initial consultant support

Key functions: Purchasing, inventory management, BOMs, manufacturing orders, quality inspections, lot traceability, custom fields, user permissions, and API integration

Results: Lower software costs, 100% of manufacturing workflows managed through MRPeasy, one-step-forward and one-step-back traceability, easier system use, and flexible integration with the wider software ecosystem

Entwicklung einer Beschichtung, die die Haltbarkeit von Frischobst verlängert

Apeel Sciences ist ein in Kalifornien ansässiges Lebensmitteltechnologieunternehmen, das pflanzliche Beschichtungen herstellt, die die Haltbarkeit von Frischobst verlängern sollen. Seine Technologie lässt sich auf Produkte wie Avocados, Orangen, Mandarinen und Zitronen anwenden und trägt dazu bei, dass Obst länger reif bleibt, in besserem Zustand zum Verbraucher gelangt und dadurch Lebensmittelverschwendung sowie der Einsatz von Einwegkunststoffen entlang der gesamten Lieferkette reduziert werden.

Das Unternehmen wurde 2012 vom Wissenschaftler James Rogers gegründet und ging aus Forschungsarbeiten an der University of California in Santa Barbara hervor. Heute hat Apeel seinen Hauptsitz in Goleta in der Nähe von Santa Barbara und beschäftigt fast 100 Mitarbeiter.

Ein namhaftes ERP-System erwies sich als zu komplex und zu teuer

Da das Unternehmen weltweit mehrere Geschäftseinheiten betreibt, muss es die Anforderungen in den Bereichen Fertigung, Lagerbestand, Qualität, Rückverfolgbarkeit und Finanzen bewältigen, die mit einem internationalen Lebensmitteltechnologieunternehmen einhergehen.

„Während einer Phase schnellen Wachstums um 2020 herum haben wir ein namhaftes ERP-System eingeführt“, sagt Dave Giannini, Chief Software Architect. „Zwar deckte es unsere funktionalen Anforderungen ab, erwies sich für uns jedoch letztendlich als zu komplex und zu teuer.“

Als das Unternehmen nach Möglichkeiten zur Kostenoptimierung suchte, begann das Team mit der Suche nach einer kostengünstigeren, Cloud-basierten Lösung, die dennoch die Anforderungen an Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität erfüllen konnte. Das Team führte eine Marktanalyse durch und bewertete mehrere Softwarelösungen für die Fertigungsindustrie.

„Am Ende der Bewertung war MRPeasy für uns mit Abstand die beste Lösung“, sagt Giannini.

Die Implementierung dauerte 4–5 Monate

Apeel Sciences begann im Juni 2025 mit der Implementierung von MRPeasy und ging Ende Oktober in Betrieb, womit die Umstellung in etwa 4–5 Monaten abgeschlossen war.

Eine der größten Herausforderungen war die Datenmigration. Das Team musste Daten aus dem bestehenden System extrahieren, Felder auf MRPeasy abbilden und alles in der richtigen Reihenfolge importieren. Um den Prozess zu vereinfachen, entschied sich Apeel dafür, nicht die gesamte historische Datenbank zu migrieren. Stattdessen konzentrierte man sich auf die für den weiteren Betrieb notwendigen Informationen, wie beispielsweise aktuelle Bestandszahlen, anstatt Daten aus vielen Jahren zu übernehmen.

Die technische Migration war nur ein Teil der Herausforderung. Die Mitarbeiter mussten sich zudem an ein völlig anderes System gewöhnen, nachdem sie erst vor wenigen Jahren den Umgang mit dem alten System erlernt hatten. Laut Giannini schwand der Widerstand allmählich, als sich die Anwender mit MRPeasy vertraut machten.

„Mit der Zeit wurde allen klar, wie einfach MRPeasy zu bedienen ist“, sagt er. „Mittlerweile schätzen sie das Produkt im Vergleich zum Vorgänger sehr.“

Apeel erhielt in der Anfangsphase der Implementierung zudem Unterstützung von außen. Business Solution Providers, ein erfahrenes MRPeasy-Beratungsunternehmen, arbeitete in den ersten Wochen mehrmals pro Woche mit dem Unternehmen zusammen und half dem Team dabei zu verstehen, wie es die bestehenden Prozesse in das neue System zu übertragen hatte. Nach dieser anfänglichen Einweisung konnte Apeel die Implementierung eigenständig fortsetzen.

100 % der Fertigung laufen über MRPeasy

Heute steht MRPeasy im Zentrum der Fertigungsabläufe bei Apeel. Die Software wird im gesamten Kernablauf der Fertigung des Unternehmens eingesetzt, vom Materialeinkauf bis hin zur Produktion und Prüfung der Fertigwaren. Das Unternehmen stützt sich in hohem Maße auf das Bestandsmanagement, um Materialien und Fertigprodukte zu verfolgen, während Stücklisten die in die Produkte einfließenden Materialien und Mengen definieren. Fertigungsaufträge verbinden dann den gesamten Prozess miteinander und verknüpfen Einkauf, Produktion und Qualitätssicherung, einschließlich der Prüfungen von eingehenden Materialien und fertigen Produkten.

„Hundert Prozent des Fertigungsablaufs laufen über MRPeasy“, erklärt Giannini.

Das Unternehmen wickelt Kundenaufträge über ein separates Front-End-System ab, das über eine API mit MRPeasy synchronisiert wird, während Xledger für die konzernübergreifende Finanzberichterstattung und Grafana für Business Intelligence genutzt wird.

Anstatt dass Mitarbeiter in jedem Geschäftssystem mit separaten Dashboards arbeiten müssen, bündelt Apeel die Informationen in einem einzigen unternehmensweiten Business-Intelligence-Dashboard. So können Nutzer die Geschäftsaktivitäten an einem zentralen Ort überwachen, während MRPeasy weiterhin die zugrundeliegenden Fertigungs- und Bestandsprozesse abwickelt.

Geringere Kosten und bessere Rückverfolgbarkeit

Einer der größten Vorteile, den Apeel Sciences seit der Umstellung auf MRPeasy erzielt hat, sind Kosteneinsparungen. Die Senkung der Softwarekosten war einer der Hauptgründe für den Austausch des bisherigen ERP-Systems, und laut Giannini hat die Umstellung die vom Unternehmen erwarteten Einsparungen gebracht.

„Das war der ausschlaggebende Grund, warum wir diesen Schritt unternommen haben, und es hat genau so funktioniert, wie wir es uns erhofft hatten“, sagt er.

Da Apeel in der Lebensmittelindustrie tätig ist, ist auch die Rückverfolgbarkeit von besonderer Bedeutung. Das Unternehmen nutzt MRPeasy, um eine Rückverfolgbarkeit „einen Schritt vorwärts, einen Schritt zurück“ über alle Materialien und Produkte hinweg zu gewährleisten, die bei der Behandlung von Frischwaren zum Einsatz kommen.

„MRPeasy lässt uns nachverfolgen, was in unsere Beschichtungen einfließt, welche Erzeugnisse behandelt wurden und wo diese Erzeugnisse letztendlich landen“, sagt Giannini.

Für die Kunden bedeutet dies mehr Transparenz und Kontrolle hinter den Kulissen, was die Qualitäts- und Rückverfolgbarkeitsanforderungen unterstützt, die entlang der gesamten Lebensmittelversorgungskette erwartet werden.

Ein weiterer entscheidender Faktor bei der Wahl von MRPeasy war die Sicherheit. Giannini richtete in MRPeasy Benutzerberechtigungen ein und gewährte den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen über ein eigenes VPN und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, wodurch der Zugriff für Personen ohne entsprechende Berechtigung unmöglich wurde.

Auch die Anpassbarkeit der neuen Software spielte bei der Auswahl eine wichtige Rolle. Apeel konnte Pflichtfelder zu Bestellungen, Kundenaufträgen und Fertigungsabläufen hinzufügen, was die korrekte Zuordnung von Transaktionen und den Abgleich von Finanzdaten über die internationalen Standorte hinweg vereinfachte.

Verzichten Sie auf Tabellenkalkulationen, bevor diese zum Engpass werden

Giannini erklärt, dass Tabellenkalkulationen für sehr kleine Unternehmen durchaus sinnvoll sein können. Doch wenn ein Unternehmen wächst und immer mehr Mitarbeiter mit denselben Informationen arbeiten müssen, wird die Pflege des Verlaufs, die Kontrolle von Änderungen und die Erweiterung tabellenbasierter Prozesse zunehmend umständlich.

„Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit vielleicht zwei oder drei Mitarbeitern sind, dann sind Tabellenkalkulationen durchaus sinnvoll“, sagt er. „Sobald Sie jedoch wachsen und immer mehr Mitarbeiter an allen Prozessen beteiligt sind, wird es schwieriger.“

Für wachsende Fertigungsunternehmen sieht er spezielle Fertigungssoftware als eine weitaus skalierbarere Option.

„Zu dem Preis, den wir für MRPeasy zahlen, ist es sehr angemessen“, sagt er. „Es ermöglicht Ihnen, Ihre Prozesse zu erweitern, ohne dass Sie über Vorkenntnisse in der Softwareentwicklung verfügen müssen.“

Giannini verweist zudem auf die Benutzerfreundlichkeit als wichtigen Aspekt bei der Abkehr von Tabellenkalkulationen oder beim Ersatz eines anderen ERP-Systems.

„Deshalb ist MRPeasy eine gute Wahl“, sagt er. „Es ist leicht zu erlernen und fühlt sich sehr intuitiv an.“

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