Esta herramienta es fundamental para la rentabilidad, dice un fabricante de Ohio

Tras haber pasado 7 años implementando un sistema ERP en una empresa anterior, Rob Wynn puso en marcha el sistema de Forge Fire & Co. en solo 2 meses, obteniendo control sobre los pedidos, la producción y los márgenes. “Si le importa su rentabilidad, una herramienta como esta es fundamental”, dice.

Entornos de entrenamiento realistas para bomberos

Forge Fire & Co. es un fabricante de equipos de seguridad para entrenamiento de incendios con sede en Bucyrus, Ohio. La empresa se especializa en construir estructuras modulares que proporcionan a los bomberos entornos realistas para el entrenamiento con fuego real.

La empresa fue fundada en 2021 por Todd Shepherd, un bombero con amplia experiencia, y su esposa Carie. Durante sus décadas de trabajo en la industria contra incendios, Todd pudo experimentar la falta de buenas herramientas de entrenamiento y se dio cuenta de que existía una seria necesidad de soluciones de entrenamiento realistas que simularan situaciones reales de incendio. Comenzó a construir varios accesorios en su garaje y el negocio despegó rápidamente. Para 2023, había crecido lo suficiente como para que Todd decidiera alejarse del servicio de bomberos y comenzara a gestionar el negocio a tiempo completo. Hoy, Forge Fire & Co. emplea a alrededor de 50 personas, muchas de las cuales son ex bomberos, y vende sus productos en EE. UU. y a nivel internacional.

A finales de 2024, la empresa se expandió y se mudó a su primera planta de producción dedicada, internalizando así toda su fabricación. Para ayudar a gestionar los volúmenes cada vez mayores, Todd y Carie contrataron al director de operaciones Rob Wynn, quien había desempeñado el mismo cargo con uno de sus proveedores anteriores. Rob sabía que una empresa de fabricación seria no debía operar sin un sistema ERP y se propuso como tarea principal implementar uno lo antes posible.

“En ese momento, la empresa ya era de buen tamaño y no había forma de que pudiéramos haber continuado con métodos manuales”, dice Rob. “Necesitábamos software que nos ayudara a gestionar los flujos de trabajo de producción y el inventario”.

Encontrar el ERP ideal tras malas experiencias

Con 20 años de experiencia usando sistemas ERP y MRP en trabajos anteriores, incluida una migración de 7 años de Epicor a NetSuite en una empresa que cotiza en bolsa con ingresos de miles de millones, Rob tenía esperanzas de encontrar una mejor solución para Forge Fire & Co. Pasó alrededor de dos meses investigando opciones de software, viendo videos, revisando sitios web y comparando funciones. Tras reducir las opciones a dos soluciones, seleccionó MRPeasy por su funcionalidad, sus precios y su facilidad de uso.

“He usado algunos sistemas ERP de alto nivel y, aunque aprecio su sofisticación, son una pesadilla para aprender, implementar y mantener”, dice Rob. “Lo que me llamó la atención de MRPeasy fue la rapidez con la que pudimos ponerlo en marcha”.

A Rob también le gustó que la facilidad de uso de MRPeasy no se obtuviera a expensas de la potencia y la escalabilidad. Como la empresa estaba empezando casi desde cero, necesitaban un sistema que pudiera satisfacer sus necesidades inmediatas y escalar a medida que el negocio crecía.

“Para nosotros, MRPeasy cubre los requisitos básicos para una fabricación eficiente y ajustada en un sistema simple y fácil de usar”, dice. “Igual de importante, es basado en la nube, por lo que no tuvimos que lidiar con alojar una base de datos local y pudimos apoyar fácilmente a los trabajadores remotos”.

De cero a completamente operativo en solo 2 meses

Rob comenzó a implementar el nuevo sistema por su cuenta a finales de enero de 2025, y la empresa entró en operación con él ya en marzo. Según él, el proceso fue muy rápido y sencillo, respaldado por la biblioteca de materiales y videos de demostración que MRPeasy tiene disponibles en línea.

“Era solo yo, una persona, tratando de tener los datos listos para respaldar una operación de varios millones de dólares”, dice. “Y no dediqué esos dos meses completos únicamente a implementar MRPeasy: también estaba manejando muchas otras responsabilidades. Así que pasar de absolutamente nada a completamente operativo en solo dos meses fue excepcional”.

La facilidad de uso fue igual de importante después de la puesta en marcha. Mientras que el personal de oficina se adaptó rápidamente, Rob estaba especialmente enfocado en asegurarse de que los empleados de la planta de producción se sintieran cómodos con el sistema. Forge Fire & Co. utiliza la interfaz de quiosco web de MRPeasy para revisar los documentos de producción y dar seguimiento al tiempo de producción en todos los departamentos, incluyendo CNC, soldadura, pintura, fabricación y ensamblaje.

“Me tomó 15 minutos capacitar a los empleados sobre cómo usar la interfaz de la planta de producción”, dice Rob.

La única curva de aprendizaje real fue descubrir el alcance completo de las capacidades de MRPeasy con el tiempo. A medida que el equipo se familiarizó más con el sistema, volvieron y refinaron algunos flujos de trabajo para aprovechar mejor funciones como los BOM multinivel y las órdenes de fabricación (MO), ambas de las cuales ayudaron a hacer la planificación de la producción aún más eficiente.

“Esas funciones son una maravilla”, dice. “Nunca había experimentado este tipo de funcionalidad tan optimizada en un sistema MRP o ERP”.

Obteniendo control sobre los pedidos, la producción y los márgenes

Después de más de un año de ejecutar sus operaciones en MRPeasy, Forge Fire & Co. está viendo grandes mejoras en eficiencia, visibilidad y flexibilidad. Por un lado, MRPeasy facilita mantener la producción alineada con los cambios de ingeniería.

“Lo que más me encanta de MRPeasy es su naturaleza dinámica”, dice Rob. “Si el departamento de ingeniería actualiza una lista de materiales, MRPeasy preguntará si queremos actualizar también las órdenes de fabricación relacionadas, manteniendo a todos al tanto. No estoy acostumbrado a ese tipo de flexibilidad en los sistemas ERP”.

Rob también destaca la visibilidad del sistema sobre las métricas de rendimiento y su confiable integración con QuickBooks Online. Sin problemas de sincronización y con fácil acceso a los datos de eficiencia en las órdenes de fabricación, el equipo puede comparar el rendimiento real de producción con los tiempos de ruta y costos planificados. Eso le da a Forge Fire & Co. una visión más clara de dónde se pueden mejorar los procesos y si los márgenes se mantienen en el objetivo.

“Nuestra integración con QuickBooks ha funcionado sin ningún problema, y los datos de eficiencia son increíblemente valiosos”, dice Rob. “Puedo ver rápidamente cómo se desempeñaron realmente los trabajos en comparación con nuestros costos y tiempos planificados, lo que nos ayuda a asegurarnos de que el costeo sea preciso y los márgenes estén donde deben estar”.

Tiempos de entrega precisos y trazabilidad completa del producto

El nuevo sistema también ha tenido un efecto positivo en las relaciones con los clientes de Forge Fire & Co. Con un volumen de pedidos muy alto, sus tiempos de cumplimiento pueden extenderse fácilmente más de un año, por lo que MRPeasy permite al equipo programar los pedidos de manera confiable a largo plazo, proporcionando a los clientes tiempos de entrega precisos y estableciendo expectativas realistas.

“Sin una herramienta de programación sólida como MRPeasy, nos sería imposible dar estimaciones de tiempo de producción confiables a nuestros clientes”, dice Rob.

El sistema también ayuda a la empresa a investigar rápidamente cualquier pregunta relacionada con la calidad. Al abrir una orden de fabricación pasada, Rob puede ver de inmediato qué materiales se consumieron, quién trabajó en el producto y cuánto tiempo se registró en su fabricación.

“Esa trazabilidad y los conocimientos rápidos son muy útiles para cualquier tipo de problema de control de calidad que pueda surgir”, dice.

Los fabricantes pierden dinero sin un sistema adecuado

Para Rob, la idea de gestionar una empresa de fabricación en crecimiento con hojas de cálculo es difícil de justificar. Si bien entiende por qué algunas empresas más pequeñas dudan en adoptar un sistema ERP o MRP, cree que muchas están frenadas por suposiciones obsoletas moldeadas por historias de terror de grandes implementaciones empresariales.

“Para mí, es una decisión absolutamente obvia”, dice. “El potencial de error humano en las hojas de Excel es simplemente impensable”.

En su opinión, el verdadero riesgo es no adoptar un sistema en absoluto. Sin datos adecuados, visibilidad y costeo, los fabricantes terminan tomando decisiones con muy poco control sobre sus operaciones y márgenes. Como resultado, las empresas terminan perdiendo mucho más dinero al no implementar un sistema de lo que gastarían en ponerlo en marcha.

“Cada vez que se logran mejorar los márgenes sin aumentar los precios, al hacer que la producción sea más eficiente, eso es una gran victoria”, afirma. “Si le importa su rentabilidad, una herramienta como MRPeasy es fundamental”.

Después de años lidiando con plataformas ERP grandes y complejas, Rob dice que MRPeasy ha sido un contraste refrescante.

“Con todas las frustraciones que he experimentado con otros sistemas, MRPeasy simplemente hace mi vida mucho más fácil”, dice. “Nunca podría volver a un sistema ERP como SAP, NetSuite o Epicor después de usar MRPeasy”.

También le puede interesar: Fabricante de protección contra incendios crece un 25% en su primer año usando software MRP