Guía de configuración de productos para PYMEs de fabricación

La configuración de productos permite personalizar los artículos sin diseñar cada pedido desde cero. Usando opciones y reglas predefinidas, los pequeños fabricantes pueden ofrecer más variedad a sus clientes manteniendo la producción repetible y manejable.

¿Qué es la configuración de productos?

La configuración de productos es el proceso de personalizar un producto para satisfacer las necesidades del cliente, manteniéndose dentro de las restricciones técnicas y comerciales del fabricante. Se basa en reglas predefinidas para garantizar que cada variante de producto pueda fabricarse. Las reglas de configuración de productos también determinan los materiales correctos, los pasos de producción, los costos, el precio y el tiempo de entrega para cada pedido.

La configuración de productos permite a los fabricantes adaptar los productos según las necesidades específicas del cliente, sin tener que personalizar completamente los diseños. Es esencial para la personalización masiva, una estrategia orientada a fabricar productos personalizados con casi el mismo costo y eficiencia que la producción en masa.

Ejemplo de configuración de productos

Un ejemplo de aplicación práctica de la configuración de productos lo encontramos en Oceanic Saunas, un fabricante británico de saunas y salas de vapor. Al ordenar saunas, los clientes parten del mismo producto base pero pueden elegir entre diferentes materiales, acabados y otros detalles.

La empresa usa software de fabricación con funcionalidad de BOM matricial integrada para gestionar sus variantes de producto. El software también crea automáticamente los pedidos relacionados, los costos, los tiempos de entrega y las órdenes de compra para los artículos faltantes

“Tenemos variaciones de productos, diferentes materiales, acabados, detalles, etc.”, dice Sarah Jones, directora de Oceanic Saunas. “Es muy fácil elegir la variación y que nuestro software cree automáticamente los pedidos relacionados, calcule los costos y los tiempos de entrega, e incluso genere órdenes de compra para los artículos faltantes. Le ahorra muchísimo trabajo al equipo”.

Configuración de ventas vs. configuración de productos

Aunque la configuración de ventas y la configuración de productos se usan a menudo indistintamente, hay una distinción importante entre los dos términos.

La configuración de productos define qué vende. Las empresas usan la configuración de productos para definir las opciones, características y accesorios que los clientes pueden elegir.

La configuración de ventas es la parte orientada al cliente de la configuración de productos. Determina cómo vende las variantes de producto a los clientes. Esto implica usar herramientas CPQ para elegir opciones de producto para los clientes, calcular costos y precios, y generar cotizaciones.

Tipos de configuración de productos

Configuración de productos basada en opciones

La configuración de productos basada en opciones es aquella en la que los clientes eligen de una lista predefinida de opciones de producto.

Funciona como un catálogo de productos, donde los clientes eligen un producto base y luego tienen una lista de opciones que pueden añadir. Por ejemplo, al comprar un automóvil: puede elegir el modelo que desea, pero luego se le ofrecen opciones para elegir el color, la cilindrada del motor o el interior del automóvil.

La configuración basada en opciones es común en la fabricación bajo pedido (configure-to-order o CTO), donde el cliente selecciona de opciones predefinidas y el fabricante construye el producto terminado según esas selecciones.

Configuración de productos basada en reglas

Cuando la configuración de productos está basada en reglas, las opciones de producto se permiten, bloquean o se aplican automáticamente según una lógica predefinida. Por ejemplo, una configuración de producción basada en reglas para un fabricante de laptops podría verse así:

• El cliente selecciona la opción de producto: GPU de alto rendimiento
• El sistema de configuración de productos bloquea: Fuente de alimentación estándar
• El sistema de configuración de productos aplica: Fuente de alimentación mejorada

En otra situación, seleccionar un tamaño de chasis específico podría limitar automáticamente las opciones de procesador disponibles. El sistema gestiona todas estas restricciones sin que el usuario necesite entender las dependencias subyacentes. Este tipo de configuración de productos funciona mejor para productos complejos con muchas dependencias, como los aparatos electrónicos o los equipos industriales.

Configuración basada en conocimiento

La configuración de productos basada en conocimiento se usa principalmente para productos complejos y de alta ingeniería. Esta forma de configuración se basa en una base de conocimiento de reglas de ingeniería, lógica de producto y restricciones comerciales para determinar la viabilidad de producción.

En lugar de simplemente seleccionar de opciones predefinidas, la configuración basada en conocimiento razona a través de entradas complejas. Por ejemplo, una configuración basada en conocimiento podría determinar si un motor seleccionado es lo suficientemente potente para la carga requerida o si los materiales elegidos pueden resistir la humedad.

La configuración basada en conocimiento encaja bien con la ingeniería bajo pedido (engineer-to-order o ETO), que requiere un sistema de configuración capaz de manejar requerimientos incompletos, dependencias a nivel de sistema y casos en los que aún se necesita trabajo de ingeniería antes de que pueda comenzar la producción.

Beneficios de la configuración de productos para los fabricantes

Eficacia operativa

Uno de los principales beneficios de la configuración de productos es que puede hacer que su producción sea más predecible y confiable. Como los equipos trabajan a partir de configuraciones predefinidas y no de diseños únicos, el trabajo dentro de cada departamento se vuelve más eficiente.

El equipo de ingeniería no necesita verificar las especificaciones con producción, producción no tiene que trabajar en productos totalmente personalizados, y las compras pueden planificar las adquisiciones con precisión sin cambios de último momento.

También hace que las ventas sean más eficientes. Cuando un cliente realiza un pedido, sus equipos de ventas pueden usar software CPQ integrado con el software de fabricación para validar automáticamente el pedido de ventas. El sistema muestra de inmediato si los materiales y la capacidad están disponibles para cumplir el pedido, y no se aceptan pedidos a menos que haya materiales, mano de obra y capacidad disponibles. Esto hace que la cotización sea más rápida y precisa, y minimiza los cuellos de botella y los pedidos tardíos.

Mejoras de calidad

Si trabaja con productos totalmente personalizables, el control de calidad puede ser un desafío. Como los diseños, los componentes y los procesos de producción difieren de un pedido a otro, cada inspección requiere una evaluación nueva. Esto hace que sea más difícil detectar errores, ya que no hay puntos de referencia establecidos.

Sin embargo, con la configuración de productos, sus equipos de control de calidad prueban consistentemente los mismos componentes, lo que facilita estandarizar los procedimientos de control de calidad, identificar problemas recurrentes y mejorar la precisión de las pruebas con el tiempo.

Menos retrabajos y desperdicios

La configuración de productos también reduce los retrabajos y los desperdicios, porque las variaciones de producto están predefinidas y estandarizadas. Los equipos trabajan a partir de diseños validados, listas de materiales (BOM) configurables y procesos de producción bien conocidos. Como las mismas configuraciones se producen repetidamente, los problemas potenciales pueden identificarse y resolverse a tiempo, en lugar de redescubrirse con cada nuevo pedido.

Como las variaciones de producto están predefinidas y estandarizadas, también se producen menos retrabajos y desperdicios. La configuración de productos le permite trabajar a partir de diseños validados, listas de materiales (BOM) configurables y procesos de producción bien conocidos. Las mismas variantes de producto se fabrican repetidamente, lo que facilita identificar y resolver los problemas temprano, en lugar de redescubrir nuevos problemas con cada pedido.

Reducción de los costos de inventario

Tener exceso de stock de productos terminados puede aumentar los costos de mantenimiento, inmovilizar capital e incrementar el riesgo de stock muerto (especialmente para las variantes de movimiento lento). La configuración de productos puede reducir estos riesgos.

En lugar de almacenar todas las variantes de producto posibles, puede almacenar solo los componentes y subensamblajes, y luego ensamblarlos en productos terminados cuando los clientes piden variantes de producto específicas. Este enfoque se conoce como ensamblaje bajo pedido (assemble-to-order o ATO). Usando la configuración de productos de esta manera, se puede reducir el riesgo de stock muerto, reducir los costos de mantenimiento y liberar capital.

Experiencia del cliente

La configuración de productos también puede mejorar la experiencia del cliente. En primer lugar, puede acelerar su proceso de ventas y cotización. Los equipos de ventas pueden usar software CPQ para determinar los precios, la viabilidad del pedido y los tiempos de entrega. Esto no solo hace que la cotización sea más rápida, sino que también garantiza que los pedidos de los clientes puedan cumplirse, y cumplirse a tiempo.

También proporciona a los clientes productos más personalizados. Con la configuración de productos, sus clientes pueden elegir entre diferentes variantes para encontrar el producto que mejor se adapte a sus necesidades.

Por último, dado que los fabricantes pueden probar componentes repetibles y detectar problemas con mayor antelación, es más probable que los clientes reciban productos que cumplan con sus expectativas, lo que se traduce en menos devoluciones.

Desafíos de la configuración de productos

Definición de las reglas de configuración

Una de las partes más difíciles de implementar un sistema de configuración de productos es definir las reglas de configuración. Usted debe decidir qué opciones de producto ofrecer a los clientes, al tiempo que evalúa estas opciones en función de sus límites técnicos y restricciones comerciales. Lograr un equilibrio entre la viabilidad técnica, la capacidad de producción, la demanda de los clientes y los precios puede ser un gran desafío.

Demasiadas opciones de producto

Cuando los clientes tienen demasiadas opciones para elegir, pueden sentirse abrumados. Demasiadas opciones también dificultan guiar a los clientes con confianza durante el proceso de ventas.

Además, la cantidad de dependencias entre las elecciones también puede generar frustración en los clientes. Por ejemplo, si elegir un cierto material limita los terminados disponibles, los clientes pueden no entender por qué algunas opciones están bloqueadas o por qué otras son obligatorias. Esta complejidad puede hacer que el proceso se sienta confuso e impredecible.

Requerimientos de datos

Uno de los mayores desafíos con la configuración de productos es que los datos del producto cambian constantemente. Por ejemplo, los precios de los materiales pueden cambiar mensualmente, los tiempos de ruta pueden ajustarse, y las nuevas variantes de producto pueden añadir reglas de dependencia. A medida que aumenta el número de variantes de producto, también se vuelve más difícil gestionar los datos del producto. Un pequeño cambio no contabilizado puede afectar muchas áreas de la producción.

También es común que los datos del producto vivan en sistemas separados. Esto podría ser un PLM para ingeniería, software CRM para ventas y un MES para los trabajadores de la planta de producción. Cuando se gestionan en sistemas separados, los distintos departamentos pueden terminar trabajando con información diferente.

A menudo, se necesita un sistema ERP de fabricación para conectar los datos de todos los departamentos, de modo que cuando cambia la información en un área de su negocio, como una lista de materiales (BOM), ese cambio se refleje en todos los departamentos.

Sistemas de configuración de productos para PYMEs de fabricación

Las listas de materiales (BOM) configurables como base de la configuración de productos

Para los fabricantes, una BOM configurable (lista de materiales), también llamada BOM matricial, es esencial para la configuración de productos.

Una BOM configurable contiene todas las piezas, opciones y reglas necesarias para fabricar una gama de variantes de producto. Cuando los clientes eligen un producto de las opciones predefinidas, el sistema usa la BOM configurable para generar la lista de piezas correcta para esa configuración. Esto elimina la necesidad de crear y mantener listas de materiales separadas para cada variante de producto.

La lista de materiales (BOM) configurable es el punto de partida para todos los demás procesos de producción. Proporciona los datos esenciales que sirven de base para los controles de inventario, las evaluaciones de viabilidad, las configuraciones de las máquinas y todos los pasos del proceso para cada variante del producto.

Software ERP para la configuración de productos

Para una gestión eficaz de la configuración de productos, los datos de la BOM deben compartirse en todos los departamentos, para que todos puedan estar seguros de que trabajan con la misma información. El software ERP de fabricación hace esto conectando los datos de la BOM configurable con el inventario, la planificación de la producción, las compras y las ventas.

Cuando se envía un pedido, un sistema ERP de fabricación utiliza la lista de materiales (BOM) configurable para verificar si el producto se puede fabricar. Compara los niveles de inventario con los componentes necesarios, evalúa la capacidad disponible, la mano de obra y las estaciones de trabajo, e identifica cualquier escasez de materiales.

Si faltan componentes, el sistema puede calcular cuánto stock necesita comprarse y permitir al usuario crear una orden de compra. Una vez confirmado el pedido, el stock se reserva para el pedido y el inventario se actualiza para mostrar esos artículos como reservados.

Si hay algún cambio en la BOM configurable, se refleja de inmediato en todas las áreas de producción. Por ejemplo, si las compras actualizan los costos de los materiales, las ventas pueden ver instantáneamente el costo actualizado en la BOM y no cotizarán precios basados en información desactualizada. Esto garantiza que todos trabajen con los datos más recientes y previene errores en la cotización, la planificación, las compras y la producción.

Configuración, fijación de precios y cotización (CPQ)

Configuración, fijación de precios y cotización (CPQ) es un tipo de software de configuración de productos que ofrece a los equipos de ventas una forma estructurada de configurar productos, calcular precios y generar cotizaciones precisas para los clientes.

Usando CPQ, sus equipos de ventas pueden ofrecer opciones de producto basadas en reglas predefinidas y estar seguros de que cada configuración de producto es válida. Esto elimina el vaivén entre departamentos y reduce significativamente el riesgo de dar cotizaciones a clientes que no pueden cumplirse.

Cuando una herramienta CPQ se integra con software ERP de fabricación, usa datos en tiempo real para informar el proceso de ventas. Al determinar si un pedido puede cumplirse, el sistema puede consultar los costos actuales de materiales, los requerimientos de mano de obra y la disponibilidad de los componentes. Los precios y los tiempos de entrega se calculan en consecuencia.

Una vez aprobada la cotización, puede crearse una orden de fabricación dentro del sistema ERP de fabricación, y el pedido puede rastrearse desde la producción hasta el envío.

Integraciones de e-commerce

Los configuradores de productos integrados en las plataformas de e-commerce permiten a los compradores seleccionar opciones de productos, ajustar características y ver los precios en tiempo real. Algunas empresas van más allá con configuradores de productos en 3D, que permiten a los usuarios personalizar visualmente los productos mediante modelos tridimensionales.

Algunos sistemas ERP de fabricación también se integran con plataformas como WooCommerce y Shopify. Los clientes pueden elegir su variante de producto a través de su sitio web de e-commerce. Luego, en lugar de transferir manualmente los detalles del pedido, los datos del producto se sincronizan automáticamente con su sistema ERP de fabricación. Puede convertirse en una orden de fabricación y programarse para la producción en solo un par de clics.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Una BOM configurable, o BOM matricial, permite a los fabricantes gestionar muchas variantes de producto desde una sola estructura de BOM. En lugar de crear una BOM separada para cada combinación posible, el sistema genera la lista de piezas correcta según las opciones que elige el cliente.
• Cuando la configuración de productos se conecta al CPQ y al software ERP de fabricación, los equipos de ventas pueden calcular precios, tiempos de entrega y viabilidad usando datos de producción reales. Esto reduce las verificaciones manuales y disminuye el riesgo de cotizar productos que no pueden fabricarse de manera viable.
• La configuración de productos mantiene alineados los departamentos de ventas, ingeniería, compras, inventario y producción en torno a los mismos datos del producto. Esto reduce el vaivén entre departamentos, previene la mala comunicación y facilita la gestión de todas las variantes de producto.
• Los fabricantes pueden ofrecer variantes de producto específicas para cada cliente sin diseñar cada pedido desde cero. Los clientes eligen entre opciones predefinidas, mientras que las reglas de configuración garantizan que cada variante sea válida, compatible y pueda fabricarse. Esto permite la personalización de productos a gran escala.
• Las listas de materiales (BOM), los costos de materiales, los tiempos de ruta, los niveles de inventario y las reglas de precios deben ser precisos. A medida que aumentan las variantes de producto, el software de fabricación se vuelve importante porque puede mantener los datos actualizados en todos los departamentos, lo que reduce los errores en cotizaciones, compras y producción.

Preguntas frecuentes

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