Un fabricante de veleros apaga los incendios para siempre con el software MRP

Cuando Judy y David Blumhorst adquirieron Cruising Design International, su intención era que fuera un negocio tranquilo para su jubilación. Sin embargo, sin una gestión adecuada de la producción, apagar incendios se convirtió en la norma diaria. Afortunadamente, la pareja decidió implementar el software MRP desde el principio.

Una marca icónica, ahora una empresa familiar

Cruising Design International (CDI) es una empresa de equipamiento náutico con sede en California y más de 40 años de historia. CDI fabrica enrolladores, dispositivos utilizados en veleros que simplifican el enrollado y el despliegue de las velas. Vende principalmente a través de distribuidores y tiendas náuticas, una red que abarca alrededor de 100 empresas en toda Norteamérica. También suministra piezas de repuesto directamente a los clientes finales, al tiempo que envía enrolladores completos a los compradores.

Desde su creación en la década de 1970, CDI ha cambiado de manos varias veces. A finales de 2023, fue adquirida por Judy y David Blumhorst, un matrimonio que gestiona todos los aspectos de las operaciones por sí mismos. Judy, que lleva vendiendo los productos de CDI desde la década de 1990, se encarga de la mayor parte del mecanizado, mientras que David se centra en el ensamblaje. Juntos gestionan la planificación, las compras, la producción, los envíos y las relaciones con los clientes. Se trata de una operación de fabricación pequeña pero eficiente, dirigida íntegramente por un equipo de dos personas.

El cuello de botella: demanda estacional, largos tiempos de entrega y cero previsión

CDI opera en un sector estacional, en el que la mayor parte de las ventas se producen entre marzo y junio. Durante este período, hay muy poco margen para errores de suministro, lo que significa que es fundamental realizar previsiones precisas de la demanda y controlar el inventario. Cada enrollador consta de unas 50 piezas, muchas de ellas con largos tiempos de entrega, que se organizan en listas de materiales (BOM) de varios niveles. La falta de un solo componente puede detener la producción de toda la línea.

Eso es exactamente lo que ocurrió en su primera temporada como propietarios. “No nos dimos cuenta de que necesitábamos una pieza en concreto y la pedimos demasiado tarde. Cuando empezó la temporada, todavía no había llegado. Eso nos costó toda la temporada de ventas de ese enrollador en particular”, afirma David.

La solución existente de CDI, un sistema de inventario básico, permitía realizar un seguimiento y gestionar las existencias disponibles, pero no ofrecía previsiones significativas ni estimaciones de tiempos de entrega, y carecía casi por completo de funciones de planificación de la producción. No conseguía distribuir la demanda a través de las listas de materiales, no disponía de alertas automáticas de reposición y no podía proporcionar la visibilidad necesaria para anticipar la escasez. David se dio cuenta de que lo que CDI necesitaba no era solo un seguimiento del inventario, sino una planificación de las necesidades de materiales completa.

Los grandes sistemas ERP no eran una opción

Reconocer la necesidad de un software MRP era una cosa. Encontrar el sistema adecuado era otra. Muchos sistemas empresariales tienen un precio y un diseño pensados para operaciones mucho más grandes. “No hay forma de que una gran cantidad de pymes puedan optar por SAP o similares, con costos de implementación de seis o siete cifras. Y las pequeñas empresas constituyen un gran segmento de la industria —decenas de miles de empresas solo en Norteamérica”, explica David.

Tras examinar los mercados de aplicaciones, los Blumhorst exploraron varias opciones para satisfacer su compleja combinación de requisitos. Necesitaban un sistema capaz de realizar un seguimiento del inventario con funciones de previsión, compatible con QuickBooks Online y ShipStation, con gestión de pedidos de venta y funciones de envío. Todo ello a un precio que una tienda de dos personas pudiera justificar. Pero la mayoría no lograba equilibrar las funciones con la asequibilidad.

MRPeasy surgió como una opción cuando apareció repetidamente en las búsquedas y recomendaciones del mercado. Las excelentes opiniones de los usuarios y el práctico conjunto de funciones de la aplicación la colocaron en la lista de finalistas de la pareja. “MRPeasy prometía una relación calidad-precio que nos parecía perfecta. Incluía todas las funciones que necesitábamos u ofrecía integraciones perfectas para ellas”, comenta Judy.

Aunque al principio se mostraron cautelosos, los Blumhorst no encontraron ninguna alternativa comparable que ofreciera un equilibrio tan atractivo entre precio y rendimiento, y decidieron seguir adelante con MRPeasy. Como pronto se vería, su decisión dio sus frutos con creces.

Puesta en marcha en semanas y posterior perfeccionamiento de los flujos de trabajo

CDI puso en marcha MRPeasy el 1 de mayo de 2024. David preparó y migró los datos históricos sin problemas y, en pocas semanas, la pareja ya estaba gestionando pedidos de venta, reservando existencias, lanzando órdenes de fabricación (MO) y realizando pedidos a través del sistema.

Aunque hubo una curva de aprendizaje, especialmente en lo que respecta a las previsiones y los informes, la pareja pronto encontró su ritmo. “Hay que aprender a “pensar como un software””, explica David. “Una vez que comprendimos la lógica de MRPeasy, la gestión diaria se volvió fácil”.

Los Blumhorst también contrataron a un consultor de Business Solution Providers, uno de los socios de implementación de confianza de MRPeasy desde hace mucho tiempo, para perfeccionar aún más sus procesos. Esto ayudó a CDI a adoptar las mejores prácticas y descubrir formas más eficientes de utilizar algunas de las funciones del software. El gasto en consultoría fue de entre $5.000 y $10.000, lo que los Blumhorst consideran un dinero bien invertido.

Previsiones optimizadas, gestión de pedidos y menos imprevistos

Gracias a la fiabilidad de las previsiones y a la propagación de la demanda a través de listas de materiales multinivel, la escasez de piezas ya no es una amenaza constante y la pareja puede afrontar la temporada alta sin preocuparse por la disponibilidad. Judy incluso bromea diciendo que su presión arterial ha bajado desde que ya no tiene que preocuparse por los retrasos en las piezas. “Hemos dejado de estar en modo de apagar incendios gracias a MRPeasy. Es mucho más eficiente en términos de costos y tiempo, y tenemos muchos menos rechazos”.

La gestión de pedidos y los flujos de trabajo de documentación también han mejorado considerablemente. Los pedidos se confirman, el inventario se registra, se programan las órdenes de fabricación, las órdenes de compra se envían a los proveedores y los envíos se gestionan a través de ShipStation, todo ello sin esfuerzo manual. David valora especialmente el gráfico de niveles de inventario de la lista de artículos de MRPeasy. Si un recuento parece incorrecto, puede rastrear la cronología, detectar un problema de doble recepción o de recepción perdida y solucionarlo rápidamente. “No hay forma de que los dos pudiéramos dirigir una empresa de este tamaño sin MRPeasy”, afirma.

El cambio también es visible en su día a día. En lugar de estar constantemente revisando hojas de cálculo o preguntándose qué falta, los Blumhorst pueden concentrarse en dirigir e incluso disfrutar de su negocio. David afirma: “Tenemos una empresa pequeña con algunas necesidades sofisticadas de gestión de materiales, como listas de materiales de varios niveles, tiempos de entrega largos y relaciones complejas con los proveedores. MRPeasy satisface perfectamente esas necesidades”.

Consejo para las pymes: aléjense de las hojas de cálculo

Los Blumhorst ofrecen un consejo sencillo a otras pymes: “Excel es horrible para intentar dirigir un negocio. Es flexible, pero frágil. Se pueden configurar fórmulas sofisticadas e incluso hacer alguna programación sencilla, pero si no se protege adecuadamente, es muy fácil que todo se estropee”.

Existen programas de hojas de cálculo más complejos, como Smartsheet, que vincula hojas y superpone informes, pero, como dice David, “sigo sin imaginarme haciendo una proyección adecuada de la demanda o una planificación de los requisitos con él. El software de fabricación diseñado específicamente para esa tarea siempre lo superará”.

Hoy en día, MRPeasy ofrece a CDI visibilidad futura. David puede proyectar la demanda con ocho a doce meses de antelación y, si algo falla, asume que es su proceso, no el sistema. “Así es como hemos llegado a confiar en MRPeasy. Nos proporciona la visibilidad y la trazabilidad que Excel o cualquier otro software de este rango de precios simplemente no podrían ofrecer. MRPeasy facilita la gestión de nuestro negocio y nos ayuda a vivir como si estuviéramos jubilados”.

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