Control de calidad en la fabricación: guía para pymes

Un solo problema de calidad puede traducirse en llamadas de clientes enfadados, devoluciones costosas y daños en las relaciones que ha tardado años en construir. Para los pequeños fabricantes de diversos sectores, lo que está en juego es especialmente importante. A continuación, le indicamos cómo evitar que los problemas de calidad se conviertan en problemas empresariales sin sacrificar su presupuesto.

¿Qué es el control de calidad?

El control de calidad consiste en comprobar los productos para asegurarse de que están bien fabricados antes de salir al mercado. Los fabricantes suelen realizar inspecciones en varias etapas. Algunos comprueban primero los materiales entrantes, otros se centran en los pasos clave de la producción y la mayoría realiza una comprobación final antes del envío. Las auditorías se llevan a cabo en diversas partes del proceso de fabricación para mantener los estándares de calidad.

¿Por qué preocuparse por el control de calidad? Las matemáticas son sencillas. Encontrar una pieza defectuosa en sus instalaciones puede costar veinte dólares repararla o sustituirla. Si esa misma pieza llega a un cliente, tendrá que hacer frente a los gastos de devolución, los costos de sustitución y el tiempo dedicado a gestionar las reclamaciones, lo que fácilmente puede suponer cientos de dólares. La satisfacción del cliente es uno de los principales impulsores del proceso de control de calidad.

Además, necesita un control de calidad para cumplir con los requisitos de calidad que se aplican a su sector. Certificaciones ISO, normas industriales, normativas de seguridad, requisitos de los clientes —siempre hay algo que se debe cumplir. Cuando usted mantiene al día los controles de calidad, se enfrenta a menos crisis y mantiene a los clientes satisfechos al fabricar productos de alta calidad.

Control de calidad vs. garantía de calidad

La gente confunde estos conceptos constantemente y, sinceramente, los nombres no ayudan mucho. El control de calidad es lo que la mayoría de la gente piensa cuando oye “calidad” —es la inspección y las pruebas que se realizan para detectar piezas defectuosas en el proceso de producción. Se buscan problemas después de que ya se han producido. La garantía de calidad es diferente. Se trata de establecer medidas para que los problemas no se produzcan en primer lugar. Mejores procesos de producción, capacitación del personal y metodologías similares que garantizan la calidad de los productos terminados.

¿En cuál debería centrarse? Depende de lo que esté fabricando y cómo lo esté haciendo. Algunos fabricantes lo inspeccionan todo porque no pueden permitirse que se les escape ningún defecto. Otros dedican tiempo a la capacitación de personal y la mejora de los procesos porque prefieren prevenir los problemas antes que detectarlos más tarde. La mayoría de las empresas hacen un poco de ambas cosas. El truco está en encontrar la combinación adecuada sin gastar tanto en calidad como para que sus precios le dejen fuera del mercado.

La importancia del control de calidad en la fabricación

El control de calidad no consiste solo en detectar las piezas defectuosas. Se trata de evitar que su empresa adquiera una mala reputación de marca debido a los costosos problemas que genera una gestión deficiente del control de calidad. El control de calidad es fundamental para mantener las expectativas de los clientes.

Impacto empresarial del control de calidad

La mala calidad cuesta mucho más de lo que la mayoría de la gente cree. Claro, puede que gaste cincuenta dólares en arreglar una pieza defectuosa en su taller. Pero si ese producto final llega a un cliente, podría tener que hacer frente a cientos de dólares en trabajos de garantía, además del tiempo que su personal dedica a gestionar las quejas y las devoluciones.

Luego está el daño a la reputación. Una mala experiencia y ese cliente se lo cuenta a otras diez personas. Un buen control de calidad cambia esta situación. Cuando los clientes saben lo bueno que es su producto, siguen volviendo y también hablan a otros sobre usted.

Ventajas normativas y de cumplimiento

Todos los sectores tienen requisitos normativos que deben cumplir. Normas ISO, requisitos de seguridad, especificaciones de los clientes —siempre hay algo. El control de calidad le ayuda a demostrar que cumple estos requisitos cuando llegan los auditores o los clientes hacen preguntas.

También le protege legalmente. Si algo sale mal y le demandan, disponer de registros que demuestren que ha seguido los métodos adecuados de control de calidad puede salvar a su empresa.

Aumento de la eficiencia operativa

Un buen control de calidad, en realidad, agiliza las cosas y puede optimizar sus procesos de producción en lugar de ralentizarlos. Cuando se detectan los problemas a tiempo, no es necesario detener todo para solucionar una crisis. De este modo, se evita tener que volver a elaborar las piezas defectuosas o explicar a los clientes por qué se retrasa su pedido.

El control de calidad también le proporciona mejor información sobre lo que ocurre en sus procesos. Usted empieza a notar patrones y puede solucionar los problemas antes de que se conviertan en costosos inconvenientes. Sus proveedores también mejoran cuando usted les proporciona comentarios sobre temas de calidad.

Métodos de control de calidad

Existen varias formas de abordar las actividades de control de calidad. Lo que funciona depende de lo que esté fabricando, de su presupuesto y del riesgo que pueda tolerar si algo sale mal. A continuación se presentan algunos métodos esenciales de control de calidad utilizados en la fabricación.

Control estadístico de procesos y control estadístico de calidad

El control estadístico de procesos (SPC) y el control estadístico de calidad (SQC) utilizan métodos estadísticos para supervisar sus procesos. Se realiza un seguimiento de las mediciones a lo largo del tiempo y se representan en gráficos de control para detectar cuándo algo se desvía de lo normal. En lugar de limitarse a comprobar cada pieza individualmente, se buscan patrones que indiquen posibles problemas futuros. Esto funciona bien cuando se ejecutan procesos de producción consistentes. Funciona especialmente bien en operaciones de gran volumen, en las que pequeños cambios en las fases iniciales pueden causar grandes problemas en las fases posteriores.

Método de inspección al 100%

Esto es bastante sencillo. Se inspecciona cada pieza que llega. Sí, se detecta todo, pero lleva mucho tiempo y es muy costoso. La mayoría de los lugares solo lo hacen cuando una sola pieza defectuosa podría causar problemas graves, o cuando ya saben que hay problemas con una tirada o un proveedor en particular.

Inspección del primer artículo (FAI)

Aquí es donde se inspecciona minuciosamente la primera pieza fabricada al comenzar un nuevo trabajo, cambiar un proceso o utilizar nuevas herramientas. La idea es detectar los problemas de configuración antes de fabricar un lote completo de piezas defectuosas. Es especialmente habitual en los sectores aeroespacial y automovilístico, donde un solo error de configuración podría arruinar cientos de componentes costosos. Los puntos de referencia están diseñados para garantizar la coherencia.

Hojas de verificación y listas de verificación de control de calidad

Las listas de verificación de inspección son documentos sencillos que indican a los inspectores exactamente qué deben buscar y cómo identificar las anomalías. Estandarizan el proceso para que diferentes personas comprueben lo mismo de la misma manera. Las buenas listas de verificación facilitan la capacitación y ayudan a garantizar que no se pase nada por alto durante los periodos de mayor actividad. Según mi experiencia, las mejores incluyen requisitos de medición específicos y criterios claros de aprobado/no aprobado, sin lugar a suposiciones. Son formas sencillas de mantener una calidad constante.

Principios Lean y Six Sigma

Se trata de sistemas de mejora más amplios que incluyen la calidad como parte del paquete completo. PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) es un ciclo de cuatro pasos para abordar los problemas: se planifica qué hacer, se prueba, se verifica si ha funcionado y, a continuación, se actúa en función de lo aprendido. Las 5S del principio Six Sigma consisten en organizar el espacio de trabajo para que los problemas se hagan evidentes de inmediato. Ambos funcionan mejor cuando cuentan con el respaldo de los directivos y las personas están dispuestas a cambiar sus rutinas.

Análisis de la causa raíz

Cuando algo sale mal, este es el método para descubrir por qué pasó realmente, no solo qué fue lo que falló. Consiste en seguir preguntando “¿por qué?” hasta llegar a la causa de fondo que sí se puede resolver. Sin un análisis de la causa raíz, se acaba solucionando los mismos problemas una y otra vez, normalmente con los mismos resultados defectuosos.

Cómo llevar a cabo el control de calidad

Por muy importante que sea el control de calidad, es necesario contar con un proceso bien definido para llevarlo a cabo. A continuación, se indican algunos de los aspectos fundamentales para implementar un sistema de gestión de calidad total.

Planificación de su enfoque de control de calidad

Empiece por averiguar dónde es más probable que se produzcan problemas en su proceso de fabricación y qué es lo que más perjudicaría a los clientes si llegara a ocurrir. No intente comprobarlo todo, ya que eso le abrumará y agotará sus recursos. Elija los aspectos que realmente importan para el rendimiento de su producto. ¿Con qué frecuencia debe realizar las inspecciones? Eso depende del nivel de riesgo que esté dispuesto a asumir y de lo que pueda permitirse gastar. Quizás compruebe cada décima pieza, o tome muestras al azar, o se centre en determinados pasos en los que ha tenido problemas anteriormente.

Flujo de trabajo de implementación

Establezca estaciones de inspección en algunos puntos clave para probar los productos y las materias primas. La mayoría de las empresas comprueban los materiales entrantes, luego vuelven a hacerlo después de cualquier operación que haya causado problemas y realizan una última comprobación antes del envío. Capacite a sus inspectores de control de calidad para que todos busquen lo mismo y midan de la misma manera.

¿Qué ocurre cuando alguien encuentra un defecto? Es igual de importante averiguarlo con antelación.

¿A quién se le notifica? ¿Cómo se documenta el problema? ¿Se cierra la línea o solo se ponen en cuarentena las piezas defectuosas?

Si las iniciativas de inspección se perciben como un trabajo adicional que entorpece el proceso, la gente no las llevará a cabo correctamente.

Documentación y mantenimiento de registros

Lleve un registro de lo que se inspeccionó, cualquier problema que haya encontrado y cómo lo resolvió. Puede utilizar una hoja de cálculo básica para inspecciones o cualquier otra herramienta que se adapte a su operación. El software de fabricación con funcionalidad de control de calidad integrada suele ofrecer la mejor relación calidad-precio. En cualquier caso, lo importante es disponer de suficiente información para detectar problemas y tendencias, y demostrar a los clientes que realmente está realizando controles.

Los registros de control de calidad también le ayudan a determinar si su sistema de calidad está funcionando como debería. Además, los defectos repetidos pueden indicar problemas en el diseño del producto.

8 consejos y mejores prácticas de control de calidad para pequeñas empresas de fabricación

Después de trabajar en la fabricación y el procesamiento de alimentos durante más de tres décadas, he descubierto ocho consejos y mejores prácticas de control de calidad que funcionan de manera eficaz. Aplíquelas a conciencia y su proceso de fabricación mejorará significativamente.

1. Empiece por lo básico. Céntrese primero en las características críticas de calidad. Esto es algo que aprendí por las malas: es casi imposible controlar todo a la vez. Es inevitable que algo se pase por alto en la confusión. Encuentre los problemas más importantes, concéntrese en ellos hasta que se conviertan en rutina y, a continuación, elija algunos más en los que trabajar. A menudo, esta es la mejor manera de iniciar la gestión de proyectos de calidad.
2. Incorpore hábitos de calidad en las operaciones diarias. Capacite a los operadores para que reconozcan los problemas de calidad. No espere que sepan intuitivamente qué deben buscar. No todo el mundo tiene instinto para detectar los problemas de calidad. Trabaje con su equipo hasta que la búsqueda de problemas se convierta en algo natural para ellos.
3. Haga que la calidad sea responsabilidad de todos. Involucre al personal de producción en las decisiones relacionadas con la calidad. La mayoría de los fabricantes y procesadores de alimentos y bebidas cuentan con personal dedicado al control de calidad. Pero no espere que estén en todas partes al mismo tiempo. Su equipo de producción debe saber qué buscar y ser capaz de informar inmediatamente a su departamento de control de calidad cuando surjan problemas, con el fin de mantener altos estándares.
4. Cree bucles de retroalimentación entre turnos y departamentos. Establezca expectativas claras en materia de calidad y diseñe una forma de comunicación eficaz, incluso entre turnos. La información de un turno debe llegar al siguiente. Esto podría incluir una sesión informativa entre turnos o ciclos de producción para que los miembros del equipo entrante sepan qué deben tener en cuenta.
5. Equilibre la minuciosidad con la eficiencia. Elija los niveles de inspección de calidad adecuados para los diferentes productos. No todo es crítico. Utilice enfoques basados en el riesgo para centrar los esfuerzos. Gestionar los costos de calidad sin comprometer los estándares es importante para satisfacer las necesidades de los clientes, mantener los márgenes de beneficio y proteger la reputación de su marca. Esto variará según el tipo de producto, por lo que debe buscar áreas en las que no sea necesaria la perfección absoluta.
6. Aprenda de los problemas de calidad. En mis años en el sector de la fabricación, he visto cómo la cultura de la culpa empeora los problemas de calidad. Trate los defectos como oportunidades de aprendizaje, no como motivos para reprender o culpar. Comparta las lecciones sobre calidad en toda la organización para que todos se sumen al control de calidad (producto) y al aseguramiento de la calidad (proceso). Desarrolle conocimientos institucionales sobre problemas comunes mediante su seguimiento, registro y, tal vez, la creación de un manual de instrucciones. Los recuerdos se desvanecen, pero las instrucciones escritas perduran.
7. Gestión de la calidad de los proveedores. No todos los problemas de calidad son culpa suya. Establecer expectativas de calidad con los proveedores es fundamental para el control de calidad. No se puede crear un producto de calidad si las materias primas que se reciben son de baja calidad. Las estrategias de inspección de los materiales entrantes garantizan que las piezas, los componentes o los ingredientes sean aceptables antes incluso de que salgan de la zona de recepción.
8. Establezca alianzas para la mejora continua con todos sus proveedores. Incorpore de forma consciente y responsable a sus proveedores en su “ecosistema” de control de calidad. Las buenas prácticas influyen en todos los integrantes de la cadena de suministro. Cuando colabora con sus proveedores para ayudarles a mejorar, todos se benefician. Y todos están más satisfechos, especialmente sus clientes y partes interesadas.

Control de calidad con software de fabricación

Para las pequeñas empresas de fabricación, comprar un software de gestión de calidad independiente a menudo no tiene sentido desde el punto de vista financiero, especialmente cuando ya se utiliza un software de fabricación que puede encargarse del control de calidad esencial.

Sistemas de gestión de calidad integrados vs. sistemas independientes

El software de gestión de calidad (QMS) independiente puede costar miles de dólares al mes y requiere capacitación, ingreso de datos y mantenimiento por separado. Es difícil justificarlo cuando ya está gestionando el desarrollo de productos, inventario, producción y compras en otro sistema. Contar con funciones de control de calidad integradas en su software de fabricación significa un solo inicio de sesión, una sola base de datos y un único sistema que mantener.

Sus datos de calidad se conectan automáticamente con los números de lote, las órdenes de compra y los registros de producción sin necesidad de introducir datos manualmente. Es cierto que los sistemas integrados pueden no tener todas las sofisticadas funciones del software QMS específico. Pero la mayoría de las pequeñas empresas de fabricación solo necesitan flujos de trabajo básicos de inspección, procedimientos de retención y algunos informes de calidad. Las funciones especializadas a menudo no justifican el costo adicional y la complejidad.

Funciones esenciales de control de calidad en el software de fabricación

Busque sistemas que puedan retener los materiales entrantes para su inspección y realizar un seguimiento de los lotes que han superado o no la inspección. Cuando lleguen los productos para su inspección, es conveniente que se le notifique automáticamente. También es necesario gestionar los artículos rechazados, ya sea creando órdenes de reelaboración o dándolos de baja, sin tener que cambiar a otro software.

A veces se cuelan defectos. La trazabilidad es muy importante en este caso. Si un cliente llama con un problema, hay que rastrear esa pieza hasta su origen. ¿Qué proveedor envió el material? ¿En qué fecha se fabricó? ¿A qué ciclo de producción pertenecía? Un buen sistema de informes muestra las tendencias a lo largo del tiempo. Quizás un proveedor sigue enviando materiales defectuosos, o un operario en concreto comete muchos más errores que los demás.

Consideraciones sobre la implementación

No elija un software que sea mucho más complicado de lo que necesita. Si su personal tarda semanas en comprender las funciones de calidad, algo está mal. Los mejores sistemas hacen que el control de calidad se sienta como parte de lo que ya está haciendo, no como algo separado que debe recordar. Su equipo debería poder aprenderlo en unas pocas horas, no en varios días.

También hay que tener en cuenta los costos. Si añadir funciones de calidad duplica lo que paga por el software, quizá sea mejor seguir utilizando listas de comprobación en papel y llevar un buen registro.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El control de calidad en la fabricación es el proceso de inspeccionar y probar los productos en diferentes etapas de la producción para garantizar que cumplen con los estándares de calidad y los requisitos del cliente, y para evitar que los defectos lleguen al cliente.
• No es necesario complicar demasiado el control de calidad. Elija los aspectos más importantes de su producto y compruébelos cada vez. Una lista de verificación básica que todo el mundo utilice realmente funciona mejor que un sistema elaborado que se queda en un cajón.
• Las piezas defectuosas cuestan mucho más de lo que cree. Es cierto que puede perder veinte dólares por cada pieza defectuosa, pero luego tendrá que lidiar con devoluciones, trabajos de garantía y clientes molestos. Un poco de control de calidad, junto con medidas correctivas inmediatas, le ahorrará muchos dolores de cabeza más adelante.
• Si ya utiliza un software de fabricación, compruebe qué funciones de gestión de la calidad tiene antes de comprar otro por separado. Es posible que ya tenga lo que necesita y que sea más fácil de usar que un software de calidad independiente, que cuesta más y requiere capacitación adicional.
• Preste atención a los patrones en sus problemas de calidad. Cuando los mismos problemas siguen apareciendo, suele haber una razón que puede solucionar. Anote lo que sale mal y, al cabo de un tiempo, notará qué problemas se producen con más frecuencia. Entonces será posible mitigar el problema de forma más eficaz.

Preguntas frecuentes

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