Cómo un fabricante de skincare logró control operativo durante un crecimiento del 1.000%

Cuando las ventas crecieron aproximadamente un 1.000% año tras año, los sistemas de gestión de producción de Beeautify, fabricante australiana de skincare, no cedieron. “Solo se pueden construir procesos confiables con sistemas robustos, y MRPeasy es uno de esos sistemas”, afirma Figge Boksjo, fundador.

Resumen del caso de éxito

Empresa: Beeautify

Industria: Cosméticos

Producto: Cosméticos de skincare a base de miel

Ubicación: Australia Occidental

Sistema anterior: Hojas de cálculo y un previo sistema de fabricación de bajo costo

Puntos de dolor: Dependencia de hojas de cálculo y conocimiento individual, usabilidad deficiente, flujos de trabajo poco prácticos, escalabilidad limitada

Por qué MRPeasy: Facilidad de uso, acceso desde el navegador, integración con Shopify, integración con Xero, funcionalidades de fabricación

Implementación: 2-3 meses

Funciones clave: Gestión de inventario, listas de materiales, rutas de producción, planificación de producción, CRM, gestión de pedidos, compras, integración con Shopify e integración con Xero

Resultados: Respaldo a un crecimiento de ventas de aproximadamente el 1.000% año tras año, identificación más rápida de restricciones de materiales, inventario y datos de ventas centralizados, reducción del ingreso manual de pedidos, mayor visibilidad de producción y compras, y cumplimiento de pedidos a clientes más confiable

Convirtiendo la miel de Australia Occidental en skincare natural

Beeautify es un fabricante de productos de skincare natural con sede en Australia Occidental. La empresa produce cosméticos en lotes pequeños formulados con miel y otros ingredientes de origen local.

La idea original surgió de Dani Boksjo, esposa y cofundadora de Figge. Habiendo crecido en Brasil, Dani estaba acostumbrada a ver la miel utilizada para una gama mucho más amplia de propósitos que simplemente como alimento.

Tras mudarse a Australia Occidental, se involucró en la apicultura y participó en un programa universitario que exploraba formas de generar más valor a partir de la miel producida localmente. Con formación en tecnología alimentaria y ciencias, Dani comenzó a desarrollar formulaciones de skincare natural con miel australiana.

Figge aportó al proyecto un conjunto diferente de habilidades. Había dedicado gran parte de su carrera a TI corporativa, gestión de productos y mejora de procesos de negocio.

“Dani era la formuladora, y yo era el responsable de los procesos”, dice.

La pareja fundó Beeautify en torno a tres valores fundamentales: profesionalismo, ética y amabilidad. Estos principios siguen guiando las decisiones relacionadas con empleados, clientes, proveedores y productos.

“Podemos preguntarnos: ¿Esto es realmente profesional? ¿Es ético? ¿Es amable?”, dice Figge. “Una de las primeras cosas que les explicamos a quienes se incorporan a la empresa son nuestros valores”.

Las hojas de cálculo eran solo una solución temporal

Beeautify fue financiada inicialmente por sus fundadores y operó con un presupuesto limitado. En las primeras etapas del negocio, las fórmulas, los materiales y otra información operativa se gestionaban en Excel.

Sin embargo, Figge era consciente de los riesgos de depender de hojas de cálculo, y le preocupaba construir una empresa que dependiera demasiado del conocimiento individual y de archivos mantenidos manualmente.

“Si estás construyendo un negocio que eventualmente podrías vender, el responsable de una hoja de cálculo de Excel suele ser una sola persona”, dice. “Esa persona puede ser la única que entiende cómo funcionan todas las fórmulas. Si esa persona se va o no está disponible, la empresa tiene un problema serio”.

Encontrar el sistema correcto después de implementar el equivocado

Figge comenzó a investigar plataformas y ERP de fabricación a través de Google, videos de YouTube, demostraciones de productos y pruebas gratuitas. Las restricciones presupuestarias de la empresa los llevaron a elegir el sistema de menor costo.

Aunque el sistema ofrecía funcionalidades básicas, su interfaz desactualizada y sus flujos de trabajo poco prácticos dificultaban su uso para los empleados.

“Me gustaba tener un sistema porque soy una persona de sistemas”, dice Figge. “Pero el personal se quejaba de él, y eventualmente volví a evaluar MRPeasy”.

La interfaz moderna de MRPeasy, basada en navegador, fue una de las primeras cosas que le llamó la atención. Se podía acceder al software desde cualquier lugar sin necesidad de un servidor local ni de una instalación complicada.

Las integraciones fueron otra consideración importante. Beeautify necesitaba que su sistema de fabricación conectara su tienda Shopify con Xero, manteniendo al mismo tiempo un registro central del inventario y la actividad operativa.

Tras completar la demostración y evaluar las funcionalidades disponibles, Figge concluyó que MRPeasy era la plataforma más adecuada para la siguiente etapa de la empresa.

“Solo se pueden construir procesos confiables con sistemas robustos, y MRPeasy es uno de esos sistemas”, dice Figge.

La migración tomó entre dos y tres meses

A pesar de la experiencia profesional de Figge en proyectos de ERP, la migración de la pequeña empresa a MRPeasy siguió siendo una tarea considerable.

“He gestionado migraciones profesionalmente y asumí que migrar nuestra pequeña empresa sería fácil”, dice. “No lo fue”.

La migración tomó aproximadamente entre dos y tres meses. La empresa ya estaba en operación, por lo que el inventario, los pedidos y la información de producción seguían cambiando mientras Figge preparaba el nuevo sistema.

En lugar de realizar una transferencia directa uno a uno, aprovechó la oportunidad para mejorar la estructura de datos y la organización de la producción de la empresa. Esto incluyó la revisión de las listas de materiales, la mejora de las rutas de producción y el establecimiento de convenciones más claras para la numeración de artículos.

La adopción por parte de los empleados presentó otro desafío. Figge entendía por qué los registros precisos de transacciones eran esenciales, pero los empleados de producción estaban, comprensiblemente, más enfocados en fabricar productos.

El equipo tuvo que aprender que retirar un ingrediente o un ítem de empaque del stock también requería registrar el movimiento en el sistema.

“Hay que confiar en el sistema, pero el sistema solo es tan bueno como la información que las personas ingresan en él”, dice Figge.

Explicó que los procedimientos eran necesarios para construir un negocio sostenible. Sin un inventario preciso, listas de materiales coherentes, control de versiones y procesos documentados, la empresa eventualmente enfrentaría problemas serios.

“No estábamos diciendo que el nuevo sistema haría inmediatamente cada tarea más fácil”, dice. “Estábamos diciendo que era la única forma sostenible de avanzar”.

El crecimiento acelerado puso a prueba el nuevo sistema

El valor de la base operativa de Beeautify se volvió especialmente evidente cuando la empresa apareció en 9News, uno de los programas de noticias más vistos de Australia. La cobertura mediática generó un gran interés, y el equipo de marketing de Beeautify logró de manera exitosa convertir esa mayor visibilidad en nuevas ventas.

De un trimestre al siguiente, las ventas de la empresa crecieron aproximadamente un 500%. Año tras año, el crecimiento alcanzó cerca del 1.000%. El aumento repentino de la demanda ejerció una presión inmediata sobre la producción, el inventario y las compras.

“Una vez que llegaron las ventas, las operaciones tuvieron que responder de inmediato”, dice Figge.

Debido a que MRPeasy ya estaba implementado, Beeautify no tuvo que introducir un nuevo sistema durante el período de crecimiento acelerado. El equipo podría, en cambio, utilizar los datos de los que ya cuenta para detectar problemas y comprender qué faltas de materia prima estaban impidiendo la fabricación de los productos.

“Pudimos identificar las restricciones de inmediato”, dice Figge. “Podíamos ver si los ingredientes habían vencido, si nos faltaba un ingrediente crítico o si un faltante nos impediría fabricar un producto”.

La demanda llegó a ser tan alta que Beeautify tuvo que limitar temporalmente las ventas mientras la producción se ponía al día. La experiencia reforzó la necesidad de planificar materiales y capacidad con varios meses de anticipación; actualmente la empresa utiliza sus datos operativos para prepararse para períodos de alta demanda, como el Black Friday.

“Necesitamos revisar los niveles de stock críticos, entender qué podemos sostener y planificar con uno, dos o tres meses de anticipación”, dice Figge.

Una única fuente de información para ventas mayoristas y en línea

Beeautify vende a través de dos canales principales. Las ventas directas al consumidor llegan a través de la tienda Shopify de la empresa, mientras que los pedidos mayoristas se ingresan directamente en MRPeasy. La información financiera se transfiere luego a Xero. MRPeasy actúa como el sistema operativo central que conecta estos canales.

“Cuando un cliente realiza un pedido a través de Shopify, sé que la información fluye por MRPeasy, que es nuestro sistema maestro de inventario, y luego hacia Xero”, dice Figge.

Este flujo reduce el ingreso manual de pedidos y contribuye a mantener la coherencia de la información de inventario en toda la empresa.

“Si un ítem no está disponible en MRPeasy, no debería estar a la venta en línea”, dice. “El proceso de principio a fin es la principal ventaja para mí, y me encanta el resultado”.

La configuración también brinda a Beeautify una vista consolidada de las ventas y el consumo de materiales. Shopify puede mostrar cuántas unidades se vendieron en línea, pero no incluye los productos entregados a clientes mayoristas. Como ambos canales pasan por MRPeasy, el equipo puede analizar los movimientos totales de productos sin combinar manualmente informes en Excel.

“Quiero una única fuente de información verídica”, dice. “No quiero volver a Excel y combinar las cifras manualmente”.

La funcionalidad de gestión de pedidos y CRM de MRPeasy también brinda al equipo una visión más clara de la demanda actual y el estado de los pedidos.

“Nos permite verificar dónde están los pedidos, cuáles han sido programados y cuáles están en espera porque el stock necesario no está disponible”, dice Figge.

Para los empleados a cargo de la producción y las compras, las listas de materiales proporcionan otro nivel de visibilidad.

“Desde la perspectiva de un supervisor de producción, se trata de entender cómo encajan las listas de materiales y utilizarlas para determinar qué ingredientes debemos comprar”, dice.

Los procesos profesionales mejoran la experiencia del cliente

Las mejoras operativas también son visibles para los clientes de Beeautify. Figge utiliza MRPeasy para generar facturas, notas de entrega, etiquetas de cajas y guías de despacho de apariencia profesional. Estos documentos ayudan a un pequeño fabricante a proyectarse con la consistencia que los clientes esperan de una empresa mucho más grande.

Para un envío reciente a una tienda de productos de belleza que abrirá sus puertas en el Aeropuerto de Perth, Figge imprimió etiquetas en las que se indicaban el proveedor, el destinatario y el contenido exacto de cada caja.

“Era extremadamente sencillo, pero lucía profesional”, dice. “Aunque somos una empresa pequeña, la entrega parecía haber llegado de Amazon”.

El sistema también reduce el riesgo de aceptar pedidos que no pueden cumplirse, pasar por alto faltantes de materiales o proporcionar a los clientes información de entrega poco confiable.

Figge cree que la pregunta más importante no es simplemente si MRPeasy mejoró la experiencia del cliente, sino cómo habría sido esa experiencia sin un sistema adecuado.

“Sin MRPeasy, la experiencia del cliente probablemente habría sido terrible”, dice.

Construyendo las bases para el cumplimiento normativo y el crecimiento futuro

Con la planificación de producción funcionando como un reloj, Beeautify también está considerando obtener la certificación de Buenas Prácticas de Fabricación en el futuro. Figge espera que los registros precisos, la trazabilidad, los procedimientos de calidad y los procesos de fabricación documentados sean cada vez más importantes a medida que la empresa crece. Considera a MRPeasy como parte de los cimientos necesarios para respaldar esos objetivos futuros.

“Tendremos que demostrar que nuestras propias instalaciones cumplen con los requisitos o trabajar con laboratorios y plantas de fabricación que ya los cumplan”, dice. “El aseguramiento de la calidad es muy importante para nosotros”.

Los fabricantes deben implementar software con un objetivo claro

Figge aconseja a otros pequeños fabricantes que definan sus objetivos antes de implementar un sistema ERP. Para Beeautify, esa meta era construir una empresa organizada y confiable que pudiera crecer más allá de sus fundadores y, eventualmente, ser vendida.

Figge también advierte a los fabricantes en crecimiento sobre los riesgos de elegir una plataforma de uso general o de bajo costo que no esté diseñada para gestionar la producción.

“Si tienes una empresa pequeña pero en crecimiento, no seas excesivamente austero y elijas una herramienta económica que no está realmente diseñada para el propósito solo porque crees que es suficiente”, dice.

Antes de migrar, las empresas deben limpiar sus datos, establecer convenciones de SKU sensatas, comprender sus listas de materiales y determinar cómo se conectará la información de inventario, producción y compras. También deben designar a alguien que entienda la lógica subyacente del sistema, en lugar de simplemente memorizar dónde hacer clic.

“No me gané la simpatía de nadie cuando implementé el sistema”, dice Figge. “La gente preguntaba por qué lo hacíamos y se quejaba de que implicaba demasiados pasos. Pero valió la pena. Ahora todos comprenden su valor y están agradecidos de que contemos con un sistema sólido y confiable”.

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