Costo de implementación de ERP: lo que los fabricantes deben saber

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) puede mejorar considerablemente sus operaciones diarias. Sin embargo, es importante saber que la inversión total para estos sistemas va más allá de la licencia del software. Tener una idea clara de todos los costos le ayudará a elaborar un presupuesto preciso, evitar costos ocultos y garantizar que su ERP aporte un valor real a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son los costos de implementación de un ERP?

Los costos de implementación de un ERP son la inversión total necesaria para desplegar y configurar un sistema ERP.

El costo real de un ERP (Planificación de recursos empresariales) a menudo va mucho más allá de la propia licencia del software. El hardware, la consultoría, la capacitación y la asistencia al cliente continua pueden sumar una cantidad considerable, lo que es una de las razones por las que más del 30% de los proyectos de ERP superan su presupuesto inicial. Para los fabricantes pequeños y medianos, en particular, es fundamental comprender estos costos por adelantado para elaborar un presupuesto eficaz y evitar sorpresas durante la implementación de un nuevo sistema ERP.

En este artículo, desglosaremos el costo total de la implementación de un ERP, lo que le ayudará a mejorar su proceso de toma de decisiones a la hora de elegir una solución que se adapte a las necesidades de su empresa, sin incurrir en costos ocultos ni plazos de implementación prolongados.

Diferentes tipos de ERP

Antes de analizar los costos de la implementación de un ERP, es importante comprender los diferentes tipos de sistemas ERP disponibles. Esto se debe a que el tipo de ERP que elija tiene un gran impacto en el costo total, el plazo y la complejidad de su implementación.

Por ejemplo, algunos sistemas requieren una amplia personalización y conocimientos técnicos especializados, lo que puede aumentar tanto los costos iniciales como los continuos. Otros están listos para usar desde el primer momento, lo que reduce el tiempo de configuración, pero ofrece menos flexibilidad.

Sistemas ERP personalizados locales

Los sistemas ERP personalizados están diseñados para funcionar en la infraestructura interna de una empresa (por ejemplo, servidores, hardware) y se adaptan a las operaciones específicas de cada negocio. Estos sistemas requieren una amplia personalización. Esto puede incluir reglas de secuenciación de producción personalizadas, flujos de trabajo de control de calidad únicos o integraciones de clientes con equipos de la planta de producción. Debido a este nivel de personalización, la implementación de un ERP personalizado en las instalaciones requiere una participación especialmente estrecha de las partes interesadas internas, así como de equipos de implementación externos dedicados, a menudo contratados por el proveedor de servicios.

Esta personalización ofrece muchas ventajas, pero también hace que la implementación sea costosa y requiera mucho tiempo. Por ejemplo, no es inusual que la implementación de un ERP tome entre 6 y 18 meses, o incluso más, y que los costos de implementación alcancen cifras de siete dígitos.

Hoy en día, los ERP personalizados locales siguen siendo habituales, pero están reservados casi exclusivamente a las grandes empresas multinacionales.

Plataformas ERP locales listas para usar

Los ERP listos para usar (pero locales) son sistemas prefabricados que incluyen módulos y flujos de trabajo preconfigurados. Esto permite a las empresas implementarlos con relativa rapidez y con poca o ninguna personalización. En comparación con los sistemas locales personalizados, el software listo para usar ofrece una implementación más rápida y menores costos iniciales, lo que lo hace más atractivo para las pequeñas y medianas empresas.

Sin embargo, dado que este tipo de software es menos flexible que los ERP personalizados, las empresas que optan por software listo para usar a veces tienen que ajustar sus procesos para adaptarlos al software (y no al revés). Además, dado que sigue instalándose en servidores locales, su implementación sigue requiriendo la creación de una infraestructura de TI en la que ejecutarse.

Software ERP basado en la nube

La mayoría del software ERP actual se ofrece como SaaS (software como servicio). Estos sistemas funcionan con un modelo de precios basado en suscripciones y se encuentran principalmente en la nube. En este tipo de configuración, el proveedor de ERP se encarga de todo, desde las actualizaciones de software hasta el mantenimiento del hardware. El cliente paga una suscripción mensual o anual y solo necesita dispositivos conectados a Internet para acceder al sistema.

El software ERP basado en la nube suele incluir módulos para la gestión de inventarios, la planificación de la producción, la gestión de la planta de producción e incluso herramientas de CRM. Esto proporciona a los fabricantes pequeños y medianos una plataforma ERP todo en uno, sin la complejidad de los sistemas locales.

Estos sistemas ERP se han vuelto cada vez más populares en los últimos años, y el 72% de las organizaciones optarán por soluciones ERP SaaS en 2025. Esta fuerte demanda de sistemas ERP SaaS se debe a su mantenimiento mínimo, bajos costos iniciales y escalabilidad.

Explicación de los costos de los sistemas ERP

A la hora de evaluar el costo del software ERP, es fundamental tener en cuenta que los costos iniciales suelen representar solo una pequeña parte del costo total. Para hacerse una idea más clara del costo real de la implementación de un ERP, es fundamental comprender el costo total de propiedad (TCO) de los ERP.

El TCO mide todos los costos asociados con la adquisición, implementación y funcionamiento de un sistema ERP a lo largo de todo su ciclo de vida. Esto significa ir más allá del precio del software en sí mismo e incluir gastos como el hardware (por ejemplo, servidores, dispositivos), los costos de funcionamiento (por ejemplo, costos de mantenimiento y capacitación), los servicios de implementación, etc. Al evaluar las soluciones ERP, debe tratar de comprender bien el costo total anual de propiedad, para gestionar los presupuestos y calcular eficazmente el retorno de la inversión (ROI).

El costo de la implementación de un ERP puede variar mucho entre empresas, pero hay varios factores fundamentales que suelen tener una gran influencia:

• Complejidad de la empresa: un mayor número de líneas de productos, centros o requisitos normativos implica más configuración y capacitación, lo que aumenta los costos de implementación.
• Número de usuarios: la mayoría de los modelos de precios de los ERP funcionan por usuario. Por lo tanto, un mayor número de usuarios suele aumentar las tarifas de licencia del software.
• Experiencia interna: los servicios de consultoría pueden tener un costo elevado, especialmente en el caso de los sistemas personalizados o listos para usar. Si el personal interno tiene el tiempo y las habilidades necesarias para apoyar la configuración y la capacitación, los costos de consultoría serán menores.
• Calidad de los datos: si las listas de materiales, las hojas de ruta y los registros de inventario necesitan limpieza o estandarización, la implementación se prolonga y se vuelve más costosa.
• Integraciones: conectar el ERP con otro software empresarial o con equipos de planta añade complejidad técnica y aumenta el costo.

En general, cuanto más complejo sea el negocio y mayor sea la integración necesaria, mayor será el costo de implementación. Al mismo tiempo, unos datos claros, unos procesos bien alineados y la experiencia interna pueden ayudar a mantener bajo control tanto el tiempo como los costos.

A continuación, desglosamos los principales elementos del costo de implementación de un ERP, empezando por las tarifas de licencia.

1. Tarifas de licencia de software

Las tarifas de licencia de software son el precio que paga una empresa por acceder y utilizar un sistema ERP. Dependiendo del proveedor, puede tratarse de una compra única, un contrato anual o una suscripción mensual. El costo de una licencia de software también puede variar significativamente en función del tipo de sistema ERP, el número de usuarios y los módulos o complementos incluidos. A continuación se ofrece una descripción general de los costos promedio de las licencias para cada tipo de sistema ERP:

• Sistemas personalizados locales: los sistemas personalizados locales suelen utilizar un modelo de licencia perpetua, en el que los clientes pagan una única cuota inicial por cada licencia de usuario. Por ejemplo, con SAP Business One, hay un costo único de alrededor de $3200 por usuario. Estos costos de licencia pueden aumentar rápidamente, ya que cada usuario adicional requiere su propia licencia completa.
• Sistemas locales listos para usar: en el caso de los ERP listos para usar, las cifras aproximadas oscilan entre unos pocos miles de dólares para las pequeñas y medianas empresas, hasta medio millón para los proyectos de ERP a gran escala.
• Sistemas ERP basados en la nube: los sistemas ERP SaaS son los menos costosos en lo que respecta a las tarifas de licencia de software y se han vuelto mucho más asequibles en los últimos años. A partir de 2025, la tarifa de suscripción mensual típica para los ERP SaaS oscila entre $40 y $600 por usuario.

2. Costos de hardware e infraestructura

Los costos de hardware pueden variar mucho dependiendo del tamaño de la empresa y sus operaciones. Sin embargo, una regla general es que los costos de hardware para implementar sistemas ERP deben representar entre el 20% y el 30% del presupuesto total de ERP. El tipo de software utilizado también juega un papel importante en la determinación de los costos de hardware.

Por ejemplo, con los sistemas locales, los costos de infraestructura pueden representar una parte sustancial de los gastos de implementación del ERP. Dado que estos sistemas se alojan y gestionan internamente, la empresa debe invertir en (y mantener) todo el hardware y los recursos de TI necesarios para que el ERP funcione correctamente. El personal de TI interno también es responsable de supervisar el sistema, resolver problemas, realizar el mantenimiento y las copias de seguridad.

Por otro lado, los sistemas ERP SaaS se alojan en la nube y su mantenimiento corre a cargo del proveedor. Estos sistemas siguen teniendo costos de hardware e infraestructura, pero son significativamente más bajos. Por lo general, los únicos requisitos son el acceso a Internet y dispositivos como computadoras o tabletas para utilizar el sistema. Con los sistemas ERP SaaS, no hay cuotas de mantenimiento separadas, ya que el soporte y las actualizaciones están incluidos en la suscripción. Esta infraestructura ligera hace que las soluciones ERP basadas en la nube sean más accesibles para los fabricantes pequeños y medianos.

3. Costos de implementación

La implementación es lo que se necesita para instalar un sistema ERP y configurarlo de acuerdo con los procesos existentes. Dependiendo de la organización, estos servicios pueden ser gestionados por el equipo de incorporación del proveedor, por expertos internos, por consultores externos o por una combinación de los tres.

Los servicios de implementación pueden representar una parte significativa del presupuesto de implementación de un ERP, a veces entre el 30% y el 50% del costo total del software ERP. Dependiendo del tipo de sistema que elija, puede esperar los siguientes costos de servicios de implementación:

• ERP personalizados locales: la implementación suele costar entre dos y tres veces el valor del software e incluye una alta personalización, plazos prolongados y frecuentes sobrecostos. Estos proyectos requieren una configuración e incorporación extensas lideradas por el proveedor.
• ERP locales listos para usar: la implementación suele costar aproximadamente lo mismo que el propio software. Aunque se trata de sistemas “listos para usar”, pueden ser complejos y seguir requiriendo configuración y cierta personalización.
• ERP basados en la nube (SaaS): los costos de implementación son los más bajos, ya que no requieren instalación, la configuración técnica es menor y los flujos de trabajo son más intuitivos. Muchas pequeñas empresas pueden implementar sistemas ERP basados en la nube con un soporte mínimo para la implementación.

En el caso de los sistemas ERP locales, la implementación requiere más recursos. Para alinear estos sistemas ERP con los flujos de trabajo existentes, las empresas deben configurar el hardware, instalar el sistema, configurar las bases de datos y personalizar el software. El personal interno de TI y los consultores externos deben participar activamente para gestionar las integraciones, probar el sistema y garantizar que todo funcione como es debido.

Los sistemas ERP basados en la nube requieren mucho menos tiempo y recursos para su implementación. Este tipo de software está alojado y gestionado por el proveedor, por lo que la implementación se limita a tareas como la configuración de cuentas, la migración de datos, la configuración de usuarios y el mapeo de procesos, en lugar de la instalación técnica. Esto requiere un esfuerzo mucho menor por parte de la empresa. Muchos proveedores de ERP en la nube también ofrecen documentación detallada para agilizar el proceso y facilitar la auto implementación.

4. Costos de incorporación/capacitación

El costo de la capacitación depende en gran medida del tipo y la complejidad del sistema ERP. Por ejemplo, los ERP personalizados suelen requerir una capacitación práctica y exhaustiva, ya que se diseñan en función de las necesidades y los procesos específicos de cada empresa.

Los empleados deben aprender tanto los aspectos técnicos del software como los flujos de trabajo únicos configurados para su organización. La capacitación suele incluir talleres extensos, documentación y soporte técnico externo, todo lo cual incrementa el costo total de propiedad (TCO).

Por otro lado, los ERP basados en la nube son sistemas estandarizados que resultan más fáciles de usar. La capacitación y la incorporación suelen requerir menos recursos y, a menudo, pueden realizarse de forma independiente, con la ayuda de manuales de usuario y videos de demostración integrados.

En promedio, la capacitación inicial cuesta entre $1.000 y $2.500 por usuario. La capacitación anual adicional suele costar entre el 10% y el 15% de la inversión inicial en el ERP. Sin embargo, estos costos adicionales también dependen de la plataforma ERP que se utilice.

5. Costos de mantenimiento

El mantenimiento es el trabajo necesario para mantener el software seguro, estable y actualizado después de su implementación. Los costos de mantenimiento suelen ser entre el 15% y el 22% de las tarifas de licencia del software, pero esto también depende del tipo de software que se utilice.

Las organizaciones que implementan sistemas ERP locales son responsables del mantenimiento. Esto incluye todo, desde la instalación de actualizaciones de software y la gestión de bases de datos hasta la supervisión del rendimiento del servidor y la garantía de que se realizan copias de seguridad. Algunas empresas también requieren personal de TI adicional para realizar tareas periódicas de supervisión, resolución de problemas y actualizaciones de versiones.

Con los sistemas ERP basados en la nube, todo el mantenimiento está incluido. El usuario paga la cuota de suscripción y el proveedor se encarga de todas las actualizaciones, la seguridad y la gestión de la infraestructura. Esto significa que los usuarios reciben automáticamente nuevas funciones, correcciones de errores y actualizaciones de cumplimiento sin costo adicional.

6. Costos de consultoría

Un paso clave de cualquier proyecto de implementación de ERP es alinear el software con los procesos empresariales existentes. Los consultores pueden ayudar en esta tarea, normalmente ayudando a las empresas en aspectos críticos de la implementación, tales como:

• Mapeo de procesos
• Configuración del sistema (listas de materiales, inventario, producción, compras, cálculo de costos)
• Entornos de prueba y ensayos
• Capacitación e incorporación del equipo
• Asistencia para la puesta en marcha
• Optimización posterior al lanzamiento

Los costos adicionales de consultoría pueden variar mucho en función de la organización, sus procesos y el software ERP que se implemente. Para las grandes empresas que implementan un ERP personalizado, los costos de consultoría pueden ascender a cientos de miles de dólares. Para las pequeñas empresas que utilizan un ERP SaaS, a veces no se necesita consultoría, o esta puede ser relativamente sencilla. Por lo tanto, es difícil dar un costo para los servicios de consultoría de ERP.

A continuación se presentan algunos ejemplos reales de consultores que ayudan a las pymes a implementar el ERP de fabricación MRPeasy:

• Altemir Consulting, fundada por el ex ingeniero de la NASA David Altemir, ayuda a los fabricantes de toda Norteamérica a implementar y optimizar sistemas ERP. Altemir Consulting suele gestionar todo el proceso de adopción del ERP, desde la etapa de diagnóstico y configuración hasta el soporte posterior a la puesta en marcha. Sus proyectos de ERP suelen durar alrededor de tres meses, con un costo de consultoría que oscila entre $12.000 y $25.000.
• Move 2 Cloud es un consultor asociado de MRPeasy de Australia. Las consultas suelen durar alrededor de un mes y cuestan entre $2.500 y $30.000 dólares australianos (entre $1.600 y $19.500 dólares estadounidenses).
• Cohesis es otra empresa australiana de consultoría de ERP. Cohesis ofrece una implementación estructurada y capacitación práctica, que suele durar entre tres y cuatro meses. El costo de sus servicios suele oscilar entre $15.000 y $20.000 dólares australianos (entre $9.750 y $13.000 dólares estadounidenses).

Ejemplo de costos de implementación de ERP

Para ilustrar lo que puede costar la implementación de un ERP, veamos un ejemplo real. Imaginemos una empresa fabricante de bebidas gaseosas con 50 empleados que se enfrenta a problemas de trazabilidad, recuentos manuales de inventario y herramientas de planificación poco fiables. Han decidido que es hora de adoptar un sistema ERP adecuado.

Alrededor de 10 personas (desde supervisores de producción y compras hasta supervisores de almacén y directivos) necesitarán acceder al nuevo sistema. La empresa compara las dos opciones más realistas: un sistema local listo para usar y un ERP más moderno basado en la nube.

A continuación se presenta un desglose de los costos de cada uno:

Escenario 1: un ERP listo para usar e instalado en las instalaciones

Este tipo de sistema ERP proporciona módulos estándar para la producción, el inventario y el control de lotes, pero requiere instalación local, hardware y una mayor presencia de consultoría. La implementación requiere más tiempo y trabajo práctico, y el soporte informático se realiza internamente.

Costos estimados:

• Licencia de software: entre $50.000 y $75.000 en licencias perpetuas
• Servicios de consultoría e implementación: entre $50.000 y $100.000
• Hardware e infraestructura: entre $8.000 y $12.000
• Mantenimiento (asistencia del proveedor, mantenimiento del servidor, electricidad, etc.): entre $13.000 y $20.000 al año
• Capacitación (sesiones impartidas por el proveedor e incorporación interna): entre $3.000 y $4.000
• Costo total estimado para el primer año: entre $124.000 y $210.000
• Costo anual después del primer año (mantenimiento continuo): entre $13.000 y $20.000 al año

Esta configuración puede satisfacer bien los requisitos del fabricante, pero el costo de propiedad es elevado, especialmente durante el primer año. Aunque la cuota de licencia es un pago único, hay que mantener el hardware, el personal de TI sigue estando muy involucrado y cualquier cambio en el flujo de trabajo suele requerir consultoría adicional de pago. Además, cuando sale una nueva versión del sistema ERP, no hay garantía de que el proveedor del software no publique una nueva licencia de software.

Escenario 2: ERP basado en la nube (SaaS)

Optar por un ERP basado en la nube elimina por completo la necesidad de servidores e instalaciones. El software ofrece una funcionalidad completa en lo que respecta a la planificación de la producción y la gestión de inventario. Sin embargo, el equipo aún necesita orientación en aspectos como la estandarización de recetas, la adaptación de flujos de trabajo y la configuración de la gestión de pedidos.

Costos estimados:

• Cuotas de suscripción (entre $500 y $1.000 al mes para 10 usuarios, según el plan): entre $6.000 y $12.000 al año
• Servicios de consultoría e implementación (migración de datos, configuración de recetas, adaptación de flujos de trabajo, pruebas, puesta en marcha): de $0 a $15.000
• Capacitación de usuarios: de $0 a $2.000
• Hardware (3 computadoras portátiles y monitores grandes para estaciones de trabajo y 2 tabletas para la planta de producción): ~$6.000
• Costo total estimado para el primer año: entre $12.000 y $35.000
• Costo anual después del primer año (cuotas de suscripción): de $6.000 a $12.000

Con un ERP SaaS, el fabricante evita la mayoría de las compras de hardware, reduce los gastos generales de TI a largo plazo y recibe actualizaciones y mantenimiento automáticos como parte de la suscripción. La inversión inicial es entre un 75% y un 90% menor, y los costos continuos son más predecibles.

¿Qué ERP es el más adecuado?

Después de comparar las dos opciones, el fabricante ve que el ERP basado en la nube ofrece un retorno de la inversión mucho mayor. El sistema local puede funcionar bien, pero los elevados costos de infraestructura y el mantenimiento lo convierten en una opción más cara y arriesgada a largo plazo. La solución en la nube ofrece una implementación más rápida y limpia, y unos costos controlados que se ajustan al presupuesto de una empresa de 50 personas.

Elegir el ERP adecuado para su negocio

En general, a la hora de decidir cuál es el sistema ERP con el precio adecuado, la clave está en evaluar no solo la licencia, sino el costo total de propiedad. Los servicios de implementación, el hardware, la capacitación y el mantenimiento contribuyen de manera significativa al costo total del proyecto.

Los costos de los consultores también pueden acumularse rápidamente, lo que hace que el costo de la implementación del ERP sea mucho más alto que el precio inicial de compra del software. Por esta razón, siempre considere si se necesitarán consultores externos para ayudarle a implementar el software e incluya estos costos en su presupuesto.

Cuando busque el ERP adecuado para su empresa, pregúntese lo siguiente:

• ¿Cuánto tiempo y dinero requiere el proceso de implementación?
• ¿Qué inversión se necesita para la incorporación y la capacitación?
• ¿El software cumple con los requisitos de mi sistema actual?
• ¿El software se ajusta a los objetivos a largo plazo de la empresa?
• ¿En qué medida están dispuestos nuestros empleados a aprender a utilizarlo?
• ¿Qué nivel de asistencia se necesita por parte del proveedor?
• ¿Con qué otros sistemas debe integrarse el ERP?

Principales aspectos a tener en cuenta

• El costo de implementación del ERP es la inversión total necesaria para desplegar un sistema ERP, incluyendo el software, la consultoría, el hardware, la capacitación y el mantenimiento continuo. Estos costos varían significativamente en función del tamaño y la complejidad de la organización, y de si la solución ERP es local o basada en la nube.
• El tiempo y el esfuerzo interno invertidos en la implementación son tan importantes como el precio. Algunos sistemas requieren meses de configuración, desarrollo personalizado y trabajo de TI, mientras que otros se pueden implementar en semanas. Las implementaciones más largas y complejas suelen implicar mayores costos de consultoría, una mayor participación interna y un retorno de la inversión más lento.
• Cada vez más empresas se están pasando a los sistemas ERP SaaS basados en la nube. Estas plataformas modernas pueden ofrecer capacidades que antes requerían grandes instalaciones locales, al tiempo que proporcionan costos más predecibles y una escalabilidad más sencilla.
• Las necesidades de consultoría varían mucho. Los sistemas personalizados suelen requerir una consultoría exhaustiva y plazos de implementación prolongados. La implementación de sistemas SaaS suele requerir un soporte más ligero, y los consultores apoyan principalmente en tareas como el mapeo de procesos, la migración de datos y la configuración inicial.
• Comprender el costo total de propiedad evita sorpresas en el presupuesto: mirar más allá de la cuota de licencia (teniendo en cuenta el hardware, el mantenimiento, las actualizaciones y el costo del tiempo interno) le ayudará a elegir una solución que sea asequible en el momento del lanzamiento, pero también en los años venideros.

Preguntas frecuentes

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