Guía de informes de producción para PYME de fabricación

Para las pequeñas empresas de fabricación, tener una idea clara de lo que ocurre en el taller es primordial para cumplir los objetivos de producción. Los informes de producción eficientes son un aspecto esencial de la fabricación, ya que garantizan una visión clara de las operaciones.

¿Qué son los informes de producción?

Los informes de producción son la tarea de registrar y seguir el progreso de los procesos de fabricación, como la finalización y la velocidad de las tareas, la cantidad de materiales consumidos, el número de errores que se han producido, etc. Es un aspecto vital de la gestión de la producción que garantiza que las operaciones de fabricación se desarrollen de acuerdo con los planes de producción, en los plazos previstos y con un alto índice de calidad.

Los informes de producción ayudan a los responsables a obtener una visión general del funcionamiento del taller, garantizar la alineación con los programas de producción y obtener información sobre la eficiencia de la producción, la utilización de la capacidad y otras métricas de rendimiento.

La producción puede informarse de diversas maneras, según el sistema de gestión utilizado y la naturaleza de los procesos que se supervisan. Así pues, los informes pueden ser:

• .. totalmente manuales, como en los sistemas de fabricación muy sencillos o basados en papel.
• … parcialmente digitales, por ejemplo, si se utilizan programas básicos de gestión de inventarios u hojas de cálculo para controlar el consumo de material, pero los procesos laborales se controlan manualmente.
• … totalmente digitales, si se crea un software de producción integral o un sistema de ejecución de fabricación (MES) para realizar un seguimiento de todos los procesos de producción.
• … parcial o totalmente automatizados, en los casos en que la maquinaria incluye sensores que realizan un seguimiento automático de los procesos.

En cada caso, el resultado son informes de producción, que ayudan a obtener una visión general del progreso de la producción y proporcionan información procesable para el análisis y la visualización.

¿Qué es un informe de producción?

Un informe de producción es un documento que detalla y resume diversas métricas de fabricación medidas dentro del proceso de elaboración de informes de producción, con el objetivo final de ayudar a maximizar la eficiencia de la producción. Pueden ir desde simples hojas de cálculo con algunas fórmulas hasta listas y tablas detalladas que proporcionan información sobre diversas métricas de fabricación. El software de fabricación moderno compila los informes de producción en cuadros de mando para facilitar la comprensión y el análisis.

Los datos para los informes de producción se recopilan en distintos puntos del proceso de fabricación. A continuación, los informes se elaboran de forma manual o automática a partir de los datos. Los sistemas MRP avanzados incluyen una amplia variedad de informes, desde reportes de mano de obra en planta y consumo de materiales, hasta control de calidad, conteo de productos terminados, bajas de inventario y más.

¿Qué deben incluir los informes de producción?

Como se mencionó, la información recopilada en los informes puede variar considerablemente según el sistema de gestión de fabricación y producción que se utilice. Los informes pueden incluir información sobre diversas métricas como:

• Recuento de productos terminados: el número total de productos terminados.
• Índices de producción: producción medida en periodos de tiempo específicos (por ejemplo, por turno, día o lote).
• Estado de los pedidos: progreso de los pedidos de cada cliente, incluidos los tiempos de entrega (a tiempo o con retraso).
• Eficiencia de las máquinas: datos de rendimiento de los equipos, incluidas métricas como la eficacia general de los equipos (OEE).
• Niveles de trabajo en proceso (WIP): la cantidad de productos no terminados y su grado de terminación.
• Métricas de control de calidad: resultados de inspecciones, puntos de control de calidad superados o no superados, etc.

Indicadores clave de rendimiento de la producción

Los informes de producción son documentos procesables que ayudan a los directivos a obtener una visión general en profundidad del proceso de producción, todo ello con el objetivo último de aumentar la eficiencia de la producción. Los datos que recogen se utilizan para calcular diversos indicadores clave de rendimiento (KPI) de fabricación.

Aunque hay docenas de indicadores clave de rendimiento centrados en la producción, la decisión de cuáles seguir debe ser ponderada. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para su actividad deben ser viables, fácilmente alcanzables y contribuir a la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa.

Estas son algunas de las métricas clave utilizadas para medir la eficiencia de la producción.

1. Eficacia general de los equipos (OEE): mide la eficacia con la que se utilizan los equipos. La OEE combina disponibilidad, rendimiento y calidad en una única puntuación porcentual.
2. Rendimiento efectivo total de los equipos (TEEP): amplía la OEE al tener en cuenta todo el tiempo disponible, incluido el tiempo de inactividad planificado, para reflejar el uso potencial total de los equipos.
3. Utilización de la capacidad: Mide el porcentaje de la capacidad total de producción que se está utilizando realmente. Es útil para determinar si está maximizando los recursos.
4. Tiempo de inactividad de la producción: Registra el tiempo que el equipo de producción no está en funcionamiento, normalmente por mantenimiento, averías o escasez de material.
5. Duración de los ciclos: el tiempo necesario para cada proceso, a menudo comparado con los índices estándar para el seguimiento de la eficiencia. Estos datos también se utilizan para calcular el tiempo de producción, que suma el tiempo que pasa un producto en el proceso de fabricación en una única métrica.
6. Rendimiento de primera pasada (FPY): Calcula el porcentaje de productos fabricados correctamente sin necesidad de retrabajo o reparación, reflejando la calidad y eficiencia del proceso.
7. Tasa de desechos: Registra el porcentaje de materiales desperdiciados durante la producción. Complementa al FPY al ofrecer más información sobre los residuos.

Seguir leyendo sobre KPI de fabricación.

Implementación de los informes de producción

Entonces, ¿cómo implementar un sistema de informes de producción en su empresa? El enfoque adecuado depende de varios factores, como la configuración de la fabricación, lo que se está produciendo y el tipo de sistema de gestión de la producción en uso. A grandes rasgos, los informes de producción pueden realizarse manualmente, en papel o en una hoja de cálculo, o automáticamente mediante herramientas digitales. Sin embargo, los fabricantes suelen optar por una solución mixta, combinando elementos de ambas en función de las necesidades específicas.

Informe manual de producción

El informe manual de producción consiste en registrar los datos de producción a mano o utilizando herramientas sencillas como Excel. Este método se emplea comúnmente en operaciones pequeñas o en entornos donde no se cuenta con un software de gestión centralizado. También ofrece flexibilidad en ambientes no estándar, como trabajos personalizados o prototipos, donde la automatización no siempre es posible. Sin embargo, aunque suele ser un punto de partida práctico, el informe manual presenta ciertas limitaciones.

En primer lugar, la entrada manual incrementa el riesgo de errores humanos y, dado que los informes deben elaborarse después de los hechos, las conclusiones útiles suelen retrasarse. Además, los métodos manuales ofrecen poca o ninguna visibilidad en tiempo real del rendimiento de la producción, lo que dificulta una respuesta rápida a los problemas. La consolidación de datos también se convierte en un reto, especialmente cuando la información se recopila de varios equipos o turnos, lo que puede dificultar la precisión y dar lugar a incoherencias.

Pero, a pesar de sus inconvenientes, los informes manuales pueden funcionar en configuraciones más sencillas o cuando el costo de la automatización no está justificado. Sin embargo, a medida que las operaciones aumentan en tamaño y complejidad, es fundamental disponer de datos más precisos y actualizados.

Informes automáticos de producción

El informe automático de producción se basa en software de fabricación para ayudar en la recopilación y el procesamiento de los datos de producción. Estos sistemas se integran directamente con el área de producción y el almacén, lo que permite una entrada de datos fluida y un análisis automático. Dado que el software está conectado a toda la operación de fabricación, los datos de los informes también se integran con otros procesos, como la programación del mantenimiento, las adquisiciones o el control de calidad, lo que garantiza una operación más cohesionada.

Los métodos de presentación automática de informes incluyen:

• Informes de producción: Los operarios introducen los datos de producción directamente en el sistema a través de terminales conectados a Internet. El software de fabricación basado en la nube también permite generar informes con dispositivos móviles y tabletas a través de aplicaciones específicas.
• Sistemas de escaneado de códigos de barras: Los códigos de barras se escanean en distintas fases de la producción para actualizar el progreso automáticamente.
• Dispositivos y sensores IIoT: La maquinaria equipada con sensores o tecnología RFID realiza un seguimiento de los parámetros de producción sin necesidad de intervención manual. Los sistemas de ejecución de fabricación suelen actuar como eje central de estos métodos, coordinando la recopilación de datos de distintas fuentes e integrando los informes de producción con sistemas de planificación y control de nivel superior.

Buenas prácticas de elaboración de informes de producción para PYME

Veamos seis consejos para implementar un sistema coherente de informes de producción.

1. Trace el proceso de producción

Comience por trazar un mapa exhaustivo de su proceso de fabricación. Identifique cada etapa, tarea y punto de datos clave. Esto sienta las bases para la elaboración de informes de producción eficaces, ya que garantiza que todas las actividades relevantes para usted se contabilizan de principio a fin. Un mapa de procesos claro ayuda a determinar dónde deben recopilarse los datos y pone en evidencia cualquier laguna o ineficacia que pueda afectar a la exactitud de los informes.

2. Defina y documente los procedimientos de recolección de datos

Una vez trazado el proceso de producción, desarrolle procedimientos operativos estándar (SOP) para definir y documentar cómo deben recogerse, registrarse y notificarse los datos de producción. Los SOP son guías prácticas para los empleados que detallan los métodos específicos, las herramientas y la frecuencia con la que deben realizar los informes. Promueven la coherencia, ayudan a reducir la variabilidad y garantizan que la gestión de datos se ajuste a la estrategia operativa general.

3. Capacite a los empleados en gestión de datos

Es fundamental que los empleados que participan en el control de la producción sepan cómo recopilar los datos y por qué es importante que los informes sean precisos. La capacitación debe abarcar los métodos de introducción de datos, la importancia de informar a tiempo y la forma en que estos datos apoyan objetivos operativos más amplios. Asignar responsabilidades claras para las tareas de elaboración de informes garantiza que la recopilación y la revisión de datos se lleven a cabo de forma coherente.

4. Realice el seguimiento y reporte los datos relevantes

Céntrese en capturar únicamente los datos necesarios para alcanzar sus objetivos empresariales. Identifique los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para su actividad y asegúrese de que el proceso de elaboración de informes se adapta a ellos. Evite saturar el sistema con datos innecesarios que no aporten información útil.

5. Automatice los informes de producción en la medida de lo posible

Siempre que sea posible, aproveche la tecnología para automatizar la recopilación de datos y la elaboración de informes. Esto puede incluir el uso de escáneres de código de barras, terminales en el área de producción o la integración con dispositivos IIoT. La automatización reducirá la entrada manual, minimizará errores y proporcionará datos en tiempo real sobre el desempeño de la producción.

6. Revise y perfeccione periódicamente

Los procesos de elaboración de informes de producción no deben ser estáticos. Revise periódicamente los datos que se recopilan y los flujos de trabajo de elaboración de informes para asegurarse de que siguen alineados con los objetivos empresariales. Mejorar y perfeccionar continuamente las operaciones ayuda a mantener la relevancia y la eficacia a medida que evolucionan las operaciones.

Las ventajas de unos informes de producción eficaces

Unos informes de producción bien elaborados (y al menos parcialmente automatizados) permiten a los responsables tomar decisiones informadas y responder a los problemas con mayor rapidez. A continuación se describen las principales ventajas.

• Visibilidad en tiempo real del estado de la producción. Unos informes eficaces le permiten conocer en tiempo real lo que ocurre en la producción. Cuando se conectan a través de un sistema MES o MRP, todo el equipo puede acceder a estos datos al instante, lo que facilita la detección de variaciones y la alineación del progreso con los objetivos de producción, todo ello mientras la planta de producción sigue en movimiento.
• Reducción de los tiempos de inactividad de la producción. Los informes actualizados ayudan a detectar patrones que pueden provocar tiempos de inactividad imprevistos. Los informes precisos permiten realizar ajustes a tiempo para evitar que los problemas se agraven. Los informes también ayudan a identificar las causas de los problemas, como fallos de los equipos, retrasos en la cadena de suministro o problemas de personal.
• Detecte fácilmente los cuellos de botella. Los informes de producción también pueden ayudar a resaltar las áreas en las que los flujos de trabajo se ralentizan o se estancan. Permiten a los responsables detectar los cuellos de botella y aplicar mejoras específicas para aumentar el rendimiento de la producción y reducir los tiempos de entrega.

• Mejora de la trazabilidad y el hilo digital. Los informes de producción crean un registro digital de las actividades de producción y son un componente esencial de la trazabilidad de extremo a extremo. La trazabilidad apoya el control de calidad, ayuda a descubrir las causas de los problemas y suele ser un requisito esencial para entrar en mercados regulados. Una cadena digital completa también simplifica el cumplimiento y hace que las auditorías sean mucho menos estresantes.
• Toma de decisiones estratégicas. Todo esto se reduce al hecho de que el acceso fiable a datos de producción precisos permite la planificación estratégica a largo plazo y la toma de decisiones. Las grandes decisiones deben basarse en datos precisos para garantizar la rentabilidad. Por lo tanto, ya sea para ajustar la capacidad, invertir en nuevos equipos o modificar los programas de producción, los informes de producción bien hechos son un camino corto para tomar decisiones de gestión más eficaces.

Software de fabricación integrado con informes en tiempo real desde el taller

Los sistemas ERP de fabricación llevan los informes de producción a un nivel superior al conectar directamente la planta de producción con el proceso de gestión empresarial más amplio. MRPeasy ofrece herramientas integradas de generación de informes de producción que simplifican la recopilación de datos, mejoran la visibilidad y ofrecen a las pymes información en tiempo real sobre las operaciones de fabricación.

Informes de producción simplificados

MRPeasy integra los informes de producción directamente en las principales funciones de fabricación, como la gestión de inventarios, las adquisiciones y la programación. Los datos de producción fluyen directamente de la línea de producción al sistema ERP sin necesidad de hojas de cálculo desconectadas.

Las herramientas de generación de informes de producción de MRPeasy facilitan el seguimiento del progreso de las órdenes de producción, el control del uso de los recursos, la supervisión de las operaciones de los trabajadores y la captura de los volúmenes de producción. También permite a las empresas generar informes detallados sobre el estado de las órdenes de trabajo, el tiempo de mano de obra, el consumo de materiales y los productos terminados, apoyando tanto las operaciones diarias como la planificación a largo plazo.

Convierta los datos en información con cuadros de mando y análisis

El software de fabricación integrado también recopila datos de producción en cuadros de mando. Los cuadros de mando de producción de MRPeasy presentan resúmenes de fácil comprensión sobre el progreso de la producción, la eficiencia y el tiempo de inactividad. Esto permite a las partes interesadas obtener información rápida y poner en evidencia tendencias y anomalías en el proceso de producción.

MRPeasy también es compatible con integraciones avanzadas de análisis, como Microsoft Power BI, lo que permite ir más allá del análisis de datos básico. Gracias a la conexión de los datos de producción con las herramientas de análisis, las pequeñas empresas pueden conocer en profundidad sus operaciones, desde la identificación de tendencias de eficiencia a largo plazo hasta la predicción de posibles cuellos de botella antes de que se produzcan.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Los informes de producción son el proceso de seguimiento y registro de las actividades de fabricación, como la finalización de tareas y el uso de materiales, para garantizar que las operaciones se ajusten a los planes de producción.
• La elaboración de informes de producción precisos es esencial para que las pequeñas empresas de fabricación supervisen las actividades del taller, obtengan una visión táctica de las operaciones e introduzcan la toma de decisiones basada en datos.
• Los informes de producción pueden realizarse manualmente mediante hojas de cálculo o automatizarse a través de sistemas integrados como los ERP de fabricación y los sistemas de ejecución de fabricación (MES) para la recopilación de datos en tiempo real.
• Las directrices para implementar informes de producción eficientes incluyen trazar sus procesos, definir cómo y cuándo deben recopilarse los datos y capacitar a su equipo para que siga estas normas.
• Los informes deben automatizarse siempre que sea posible, con revisiones y ajustes periódicos para mantenerlos alineados con los objetivos empresariales.
• El software de fabricación ofrece la mejor solución para los informes de producción. Integra la elaboración de informes con funciones empresariales básicas, como las existencias, las finanzas y la producción, y proporciona cuadros de mando en tiempo real y análisis avanzados para obtener información adicional.

Preguntas frecuentes

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