Hersteller von Spezialnahrungsmitteln erfüllt FDA-Anforderungen und hält sein Wachstum mit MRP-Software aufrecht

Tait Farm Foods führte MRP-Software ein, um einen klaren Überblick über seinen Betrieb zu erhalten und die Rentabilität zu steigern. „Wir sind von einer bescheidenen Bestandsverwaltung zu einem vollständigen Verständnis unseres Herstellungsprozesses übergegangen“, sagt Vertriebsleiterin Karen Addenbrook. „Das war großartig für unser Geschäft und hat unsere Zeit- und Ausgabeneffizienz enorm gesteigert.“

Problemlösung führt zur modernen Strauchrevolution

Tait Farm Foods ist ein Produzent von Spezialnahrungsmitteln mit Sitz in Centre Hall, Pennsylvania. Das Unternehmen wurde 1987 gegründet, als aus der Not eine Erfindung wurde. Der Gründer, David Tait, begann mit der Herstellung von Shrub, einem Getränkemixer auf Essig- und Fruchtbasis aus der Kolonialzeit, nachdem ein besonders schlimmer Regensturm die Himbeerernte zu vernichten drohte.

Jahrzehntelang blieb das Unternehmen auf einem Bauernhof und stellte eine Vielzahl von Shrub-Geschmacksrichtungen sowie Fruchtaufstriche, Chutneys und Vinaigrettes her. Nach Jahren stetigen Wachstums und hoher Nachfrage zog das Unternehmen in eine eigene Produktionsstätte um, die nur wenige Kilometer von der Familienfarm entfernt war. Im selben Jahr veröffentlichte der Autor Michael Dietsch ein Buch mit dem Titel „Shrubs: Ein altmodisches Getränk für moderne Zeiten“, in dem er sagte, die Tait Farm habe die „moderne Shrub-Revolution“ eingeleitet.

Seitdem ist Tait Farm Foods auf Wachstumskurs und das 20-köpfige Team produziert und verkauft aktuell mehr als 65 naturbelassene Lebensmittelprodukte, darunter mehr als 15 verschiedene Shrub-Sorten, an Restaurants, Einzelhändler, Museumsshops, Online-Shopper und an Laufkundschaft in ihrem Flagship-Store, dem Tait Farm Harvest Shop.

Die Produktionsleiterin war „blind“

Die Bewältigung dieses Wachstums war sowohl für die Vertriebs- und Marketingleiterin Karen Addenbrook als auch für die Produktionsleiterin Nikki Mattern-Klinger eine große Aufgabe. Die beiden mussten ein empfindliches Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage herstellen, während sie über verschiedene Kanäle verkauften, darunter Online-Großhandelsmarktplätze, Großhandel direkt, Amazon und ihre eigenen Online- und Offline-Läden.

„Als Produktionsleiter – die Person, die dafür sorgen muss, dass all unsere verkauften Produkte auch tatsächlich hergestellt werden – wusste ich nicht, welche Bestellungen eingingen, wie viel wir verkauft hatten oder wie viel wir auf Lager hatten“, sagt Mattern-Klinger, „ich war vollkommen blind.“

Vor 2019 wurde das Geschäft noch mit Tabellenkalkulationen und Papier verwaltet. Obwohl dies in jeder Branche schwierig ist, machten die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit im Lebensmittelsektor die Kontrolle zu einer noch größeren Belastung.

„Wir müssen die Losnummern im Auge behalten, um zu wissen, welcher Großhandelskunde welches Los erhält“, sagt Mattern-Klinger. „Das geschah manuell auf Papier und in einer nicht durchsuchbaren Tabelle, und es wäre ein Chaos gewesen, wenn wir einen Rückruf hätten organisieren müssen.“

Mehrere Lösungen wurden untersucht

Die Manager wussten, dass es an der Zeit für mehr Effizienz war, und begannen, sich eingehend mit Lösungen zur Bestandsintegration zu befassen. Zunächst entschieden sie sich für eine Software, die in erster Linie für die Bestandsverwaltung im E-Commerce konzipiert war. Diese Lösung war zwar viel besser als gar nichts, konnte aber keine Offline-Bestellungen, Rohmaterialien oder die Fertigung verwalten.

„Sie gab uns keinen ehrlichen Überblick darüber, was außer dem Endprodukt, das bereits im Regal lag, noch zu kaufen war“, sagt Addenbrook.

„Die Software berücksichtigte nur Online-Bestellungen, so dass wir die Lagerbestände für Offline-Käufe manuell anpassen mussten“, fügt Mattern-Klinger hinzu.

Wir brauchten also eine andere Lösung, um alle Daten in einem einzigen System zu konsolidieren. Zunächst testeten Addenbrook und Mattern-Klinger eine Software, die sie mit ihrer Benutzerfreundlichkeit lockte, dann aber mit Preiserhöhungen und eingeschränkter Funktionalität enttäuschte. Dann fanden sie MRPeasy.

Eine Solo-Implementierung einer MRP-Software

Obwohl MRPeasy erschwinglich war und über eine ähnlich moderne Oberfläche verfügte, überragte es die anderen Optionen durch die Tiefe der angebotenen Funktionen. Darüber hinaus war die Plattform in eine Vielzahl von Drittanbieteranwendungen integriert, sodass die Vereinheitlichung aller Betriebsdaten des Unternehmens eine echte Möglichkeit war.

„Abgesehen von QuickBooks war die Zapier-Integration von großer Bedeutung, denn sie gab mir die Gewissheit, dass ich MRPeasy bei Bedarf mit jeder Anwendung verknüpfen konnte“, erklärt Mattern-Klinger.

Mattern-Klinger nutzte die umfassenden Online-Supportmaterialien von MRPeasy, um die Implementierung und Datenintegration selbstbewusst in die Hand zu nehmen. In nur zwei Monaten war das neue System einsatzbereit. Da sie selbst die Hauptnutzerin war, wurden in den folgenden Monaten schrittweise zusätzliche Funktionen eingeführt, und vor kurzem wurde das neue System für das gesamte Unternehmen eingeführt.

„Insgesamt hat es ein Jahr gedauert, bis das gesamte Unternehmen integriert war, denn wir hatten einige Vorbehalte von internen Interessengruppen, die anfangs nicht davon überzeugt waren, dass MRPeasy eine so große Hilfe für das gesamte Unternehmen sein würde, wie es jetzt ist“, sagt Addenbrook. „Am Ende sind die Leute, die sich gegen Veränderungen sträuben, in der Regel diejenigen, die sich am meisten darüber freuen, wenn sie sie tatsächlich sehen.

Neues System ermöglicht Analyse und Kostenreduzierung

Heute werden alle Bestellungen von Anfang bis Ende in MRPeasy verarbeitet, und nach Ansicht der beiden ist dies ein entscheidender Wendepunkt. Zusätzlich zu der FDA-zugelassenen Rückverfolgbarkeit, die MRPeasy ihnen ermöglicht hat, weiß das Unternehmen jetzt genau, was es auf Lager hat und wie viel Fertigprodukt es mit den Zutaten, die es im Haus hat, herstellen kann. Darüber hinaus kann das Unternehmen auf der Grundlage der von MRPeasy erfassten historischen Verkaufsdaten seinen Materialbedarf für bestimmte Produkte leicht prognostizieren.

„Wir haben jetzt viel mehr Klarheit darüber, wie viel wir kaufen müssen und wann wir es kaufen sollten“, sagt Addenbrook. „So können wir getrost größere Mengen beschaffen und so unsere Materialkosten senken. Ganz zu schweigen davon, wie viel Zeit Nikki bei Berechnungen und Dateneingabe spart.“

Das Unternehmen hat insgesamt einen viel besseren Überblick über seine Kosten, da die neue Software alles ständig im Auge behält. Vor der Implementierung des Systems analysierten sie ihre Produktkosten und Preise einmal im Jahr, doch jetzt können sie schnell reagieren, wenn sich die Preise für Zutaten oder die Arbeitskosten wesentlich ändern. Darüber hinaus können sie Artikel mit schlechtem Absatz erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

„Vor MRPeasy habe ich viele Stunden damit verbracht, die Leistung unserer Produkte und ihre Kosten zu ermitteln und in Excel-Tabellen zu dokumentieren“, erklärt Mattern-Klinger. „Das neue System spart mir dabei so viel Zeit.“

„Wir sind jetzt profitabler, weil wir genau wissen, was uns die Herstellung unserer Produkte kostet“, fügt Addenbrook hinzu. „Und wir können unsere Preise im Laufe der Zeit erhöhen oder senken.

Wachsende Hersteller sollten sich nicht überfordert fühlen

Ein weiterer Vorteil, den Tait Farm Foods nutzt, ist die Fähigkeit von MRPeasy, genaue Schätzungen der Vorlaufzeit für eingehende Aufträge zu liefern. Zusammen mit einer schnelleren Auftragsbearbeitung und luftdichten Produktionssteuerung hilft dies dem Unternehmen, Aufträge rechtzeitig zu erfüllen und bessere Beziehungen zu seinen Kunden zu pflegen.

„Ich kann ein paar Tasten drücken und weiß sofort, wann wir die Ware an den Kunden liefern können“, sagt Mattern-Klinger.

Alles in allem hat Tait Farm Foods erhebliche Effizienzsteigerungen im gesamten Betrieb erzielt, was das Wachstum unterstützt und die Zuversicht auf dem Weg zu weiterer Expansion gestärkt hat.

„Mit MRPeasy sind wir von einer bescheidenen Bestandsverwaltung zu einem umfassenden Verständnis unseres Herstellungsprozesses übergegangen“, fügt Addenbrook hinzu. „Wir wissen, welche Kapazitäten wir zu einem bestimmten Zeitpunkt haben, alles ist nur einen Klick entfernt, und das gibt uns die Möglichkeit, unsere Kapazitäten besser auszunutzen. Das ist großartig für unser Geschäft.“

„Anderen wachsenden Herstellern würde ich sagen: Fühlen Sie sich von MRP-Software nicht überfordert. Der Aufwand lohnt sich, denn Sie werden bald sehen, wie viel Zeit Sie dadurch tatsächlich sparen“, sagt Mattern-Klinger abschließend. „Und die Einhaltung der FDA-Anforderungen ist so viel einfacher, wenn Sie ein solches System implementiert haben.“

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