8 Tipps und Techniken zur Bestandsoptimierung für KMU

Kaum etwas stört den Betriebsablauf schneller als Bestand, der nicht der Nachfrage entspricht. Überbestände binden Kapital. Fehlmengen verzögern Lieferungen und die Fertigung. Echtzeit-Transparenz durch effektive Bestandsoptimierung erleichtert die Bestandsverwaltung.

Was ist Bestandsoptimierung?

Bestandsoptimierung ist der Prozess, bei dem die Lagerbestände an den tatsächlichen Geschäftsbedarf angepasst werden. Das Ziel besteht darin, über genügend Rohstoffe, Komponenten, unfertige Erzeugnisse und Fertigwaren zu verfügen, um Produktion und Auftragsabwicklung aufrechtzuerhalten, ohne dass es zu Überbeständen, vermeidbaren Lagerhaltungskosten oder Cashflowbelastungen kommt.

Für KMU-Fertiger besteht das Ziel nicht darin, möglichst wenig Lagerbestand zu führen. Vielmehr geht es darum, den richtigen Lagerbestand an den richtigen Orten zu halten, damit die Produktion fortgesetzt werden kann, ohne das Unternehmen mit Überbeständen zu überlasten. Dies führt zu betrieblicher Effizienz.

Fehlt dieses Gleichgewicht, treten Probleme im Bestandsmanagement auf, die sich auf Produktion, Einkauf, entgangene Umsätze und den Cashflow auswirken.

Was passiert, wenn der Lagerbestand nicht optimiert ist?

Ein nicht optimierter Lagerbestand verursacht Probleme, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. Es ist also keineswegs nur das Angebot in den Regalen betroffen, sondern auch die Produktionssteuerung, Einkaufsentscheidungen, Kundenaufträge und der Cashflow.

Zu den häufigsten Problemen zählen:

1. Fehlmengen und Produktionsverzögerungen. Fehlende Materialien können Arbeitsabläufe zum Stillstand bringen, Lieferungen verzögern und Teams zu kurzfristigen Ausweichlösungen zwingen.
2. Überbestände und gebundenes Kapital. Überbestände verbrauchen Geld, Lagerfläche und Managementressourcen, die anderweitig genutzt werden könnten. Die Lagerbestände sind nicht aufeinander abgestimmt.
3. Schlechte Einkaufsentscheidungen. Ohne genaue Bestandsdaten bestellen Einkäufer möglicherweise zu früh, zu spät oder in falschen Bestellmengen nach. Probleme bei der Beschaffung werden zur Regel.
4. Geringere Kundenzufriedenheit. Wenn Bestandsprobleme die Auslieferung von Fertigprodukten verzögern, spüren Kunden die Auswirkungen durch längere Vorlaufzeiten oder versäumte Liefertermine.

Mit anderen Worten: Ein nicht optimierter Lagerbestand führt zu einem kostspieligen Missverhältnis zwischen dem, was das Unternehmen vorrätig hat, dem, was die Produktion benötigt, und dem, was Kunden erwarten.

Die Vorteile der Bestandsoptimierung

Die Bestandsoptimierung verschafft Herstellern eine bessere Kontrolle über einen der kostspieligsten Bereiche des Unternehmens: die Bestände, die sie einkaufen, lagern, transportieren und verbrauchen. Dies ermöglicht eine effizientere Bestandsverwaltung für das Unternehmen.

Besserer Cashflow

Bestände, die im Regal liegen, sind Geld, das das Unternehmen bereits ausgegeben, aber noch nicht wieder in Umsatz umgewandelt hat. Wenn Hersteller Überbestände abbauen und ihre Bestände näher an der tatsächlichen Nachfrage halten, steht mehr Liquidität für Materialien, Zahlungen an Lieferanten, Löhne, Reparaturen und geplante Verbesserungen zur Verfügung. Beispielsweise kann der Abbau von langsam drehenden Beständen Betriebskapital für die Teile und Komponenten freisetzen, die für aktuelle Aufträge benötigt werden.

Reibungsloserer Produktionsablauf

Wenn die richtigen Materialien zur richtigen Zeit verfügbar sind, sind Produktionsteams mit weniger Verzögerungen, Terminänderungen und kurzfristigen Ausweichlösungen konfrontiert. Ausfallzeiten aufgrund von Bestandsengpässen werden praktisch eliminiert. Die nachteiligen Auswirkungen von Störungen in der Lieferkette werden minimiert.

Geringere Lagerkosten

Ein optimierter Lagerbestand kann Lager-, Umschlag-, Veralterungs-, Verderb- und andere Lagerhaltungskosten senken. So benötigt beispielsweise ein Hersteller, der Überbestände an selten genutzten Komponenten abbaut, möglicherweise weniger Regalfläche, verbringt weniger Zeit mit der Bestandsaufnahme und dem Umlagern dieser Artikel und muss weniger Abschreibungen vornehmen, wenn Teile veralten oder beschädigt werden. Geringere Lagerkosten setzen Kapital für andere Verbesserungen frei, wie beispielsweise Modernisierungen hinsichtlich Automatisierung oder Erweiterungen für die Produktionsanlagen.

Zuverlässigere Auftragsabwicklung

Kunden interessiert es in der Regel nicht, warum eine Bestellung verspätet ist. Sie wissen lediglich, dass sie nicht zum erwarteten Zeitpunkt eingetroffen ist. Eine bessere Bestandsoptimierung lässt Hersteller vermeidbare Verzögerungen vermeiden, indem stets die richtigen Materialien für die Produktion und die richtigen Fertigwaren für den Versand bereitstehen.

Diese Vorteile kommen vor allem dann zum Tragen, wenn sie sich im täglichen Betrieb bemerkbar machen. Die folgenden Tipps zur Bestandsoptimierung können dazu beitragen, mehr Kontrolle über Einkauf, Produktion und Bestandsmanagement zu erlangen.

8 Tipps und Techniken zur Bestandsoptimierung

In den meisten Fällen lassen sich sich verschärfende Bestandsprobleme nicht durch eine einzige große Veränderung lösen. Die Bestandsoptimierung ist ein schrittweiser Prozess, der sich durch konsequente Maßnahmen verbessert, wie beispielsweise eine bessere Nachverfolgung, sauberere Daten, intelligentere Planung und eine diszipliniertere Nachschubsteuerung. Hier sind acht Techniken zur Bestandsoptimierung, die mittelständischen Fertigungsunternehmen Schritt für Schritt eine bessere Kontrolle erlangen lassen.

1. Vefolgen Sie Bestände genau

Bestandsoptimierung beginnt damit, zu wissen, was Sie haben, wo Sie es haben und wie schnell es umschlägt. Sind die Bestandsaufzeichnungen ungenau, wird jede darauf basierende Entscheidung unsicherer.

Eine genaue Bestandsverfolgung bedeutet, die Bestandsaufzeichnungen stets auf dem neuesten Stand zu halten, sobald Materialien eingehen, verlagert, in der Produktion verbraucht, zurückgegeben, verschrottet oder versandt werden. Dazu gehört auch der Einsatz eines effektiven Lagerverwaltungssystems, um Artikelnummern zu klären, einheitliche Lagerorte zu gewährleisten und zuverlässige Prozesse zu definieren, damit sich die Teams nicht auf ihr Gedächtnis, handschriftliche Notizen oder „ungefähre“ Zählungen verlassen müssen.

Denken Sie daran: Fehlerhafte Daten wirken sich auf das gesamte Fertigungssystem aus. Dies äußert sich in fehlenden Materialien, falschen Einkäufen, ungeplanten Terminänderungen und Verzögerungen bei den Kunden.

2. Verbessern Sie die Nachfrageprognose

Die Nachfrageprognose hilft Herstellern dabei, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Materialien, Komponenten und Fertigwaren sie über einen bestimmten Zeitraum benötigen. Eine gute Prognose berücksichtigt historische Verkaufszahlen, aktuelle Aufträge, saisonale Muster, bekannte Kundennachfrage sowie Marktveränderungen wie beispielsweise die Saisonalität von Produkten.

Prognosen sind besonders wichtig in einem Push-System, in dem Einkaufs- und Produktionsentscheidungen auf der erwarteten Nachfrage und der Marktvolatilität basieren. Die Prognose muss nicht perfekt sein, sollte aber gut genug sein, um fundiertere Einkaufsentscheidungen zu treffen, Engpässe in letzter Minute zu reduzieren und den übermäßigen Einkauf von Artikeln mit geringer Umschlagshäufigkeit zu verhindern.

Ein praktischer Bestellpunkt sollte Folgendes berücksichtigen:

• Durchschnittlichen Verbrauch.
• Vorlaufzeit des Lieferanten.
• Sicherheitsbestand.
• Nachfrageschwankungen.

3. Setzen Sie Sicherheitsbestände dort ein, wo es sinnvoll ist

Sicherheitsbestände bieten Herstellern einen Puffer gegen Unsicherheiten und können dabei helfen, Nachfragespitzen, Lieferverzögerungen, Qualitätsprobleme oder länger als übliche Vorlaufzeiten abzufedern.

Entscheidend ist, Sicherheitsbestände selektiv einzusetzen. Zu hohe zusätzliche Lagerbestände bei jedem Artikel können genau die Cashflow- und Lagerprobleme verursachen, die durch die Optimierung eigentlich behoben werden sollen. Kritische Materialien, Komponenten mit langer Vorlaufzeit, Artikel von unzuverlässigen Lieferanten und Teile, die die Produktion zum Stillstand bringen können, erfordern in der Regel eine genauere Überprüfung der Sicherheitsbestände.

4. Legen Sie Bestellpunkte fest

Ein Bestellpunkt signalisiert dem Team, wann es an der Zeit ist, weiteren Lagerbestand zu beschaffen. Anstatt zu warten, bis der Vorrat aufgebraucht ist, gibt der Nachbestellpunkt der Einkaufsabteilung ein frühzeitigeres Signal, das auf Verbrauch, Vorlaufzeit und Sicherheitsbestand basiert.

Wenn beispielsweise die Lieferzeit für eine Komponente zwei Wochen beträgt und diese in der Produktion kontinuierlich verbraucht wird, sollte der Bestellpunkt ausgelöst werden, solange noch genügend Lagerbestand vorhanden ist, um den Bedarf während dieser Vorlaufzeit zu decken. So können Hersteller von Notfallkäufen wegkommen und zu einer besser geplanten Nachschubplanung übergehen.

5. Setzen Sie Materialkits zur Unterstützung der Produktion ein

Beim Materialkitting werden die Komponenten und Teile für einen Auftrag bereits vor Produktionsbeginn zusammengestellt. Anstatt die Artikel während des Auftrags einzeln zu entnehmen, bereitet das Team das Benötigte im Voraus vor.

Dies kann die Kommissionierzeit verkürzen, Verzögerungen durch fehlende Komponenten verhindern und die Abwicklung von Arbeitsaufträgen erleichtern. Kitting hilft zudem dabei, Engpässe früher aufzudecken, noch bevor ein Auftrag bereits in der Fertigung ist und auf ein fehlendes Teil wartet.

6.Rationalisieren Sie Ihre SKUs

SKU-Rationalisierung bedeutet, die Artikel zu überprüfen, die ein Unternehmen einkauft, herstellt, lagert und verkauft, um zu entscheiden, welche davon weiterhin sinnvoll sind. Einige SKUs verkaufen sich regelmäßig und sorgen für eine profitable Nachfrage. Andere binden Lagerfläche, erschweren die Planung oder verbleiben länger im Lagerbestand, als sie sollten.

Dies bedeutet nicht immer, Produkte sofort aus dem Sortiment zu nehmen. Vielmehr geht es darum, Nachfrage, Margen, Lagerumschlag, Produktionskomplexität, Kundenbedeutung und Lagerhaltungskosten zu betrachten. Das Ziel besteht nicht darin, den Katalog um seiner selbst willen zu verkleinern, sondern unnötige Komplexität zu reduzieren, während die Artikel erhalten bleiben, die zu einem profitablen Geschäftsergebnis beitragen.

7. Führen Sie regelmäßig Bestandsaufnahmen durch

Selbst gute Bestandsverwaltungssysteme bedürfen einer Überprüfung. Bestandsaufnahmen lassen Herstellern den verbuchten Bestand mit dem tatsächlich vorhandenen vergleichen.

Dies kann vollständige physische Zählungen, zyklische Inventuren oder gezielte Kontrollen von hochwertigen, schnell drehenden oder problembehafteten Artikeln umfassen. Regelmäßige Bestandsaufnahmen im zweiwöchentlichen oder monatlichen Rhythmus tragen dazu bei, Fehler zu erkennen, bevor sie sich auf den Einkauf, die Terminplanung, die Produktion oder Kundenaufträge auswirken.

8. Setzen Sie Just-in-Time-Bestände umsichtig ein

Just-in-Time-Bestände (JIT) zielen darauf ab, Überbestände zu reduzieren, indem Materialien erst kurz vor ihrem Bedarf angeliefert werden. Bei richtiger Umsetzung kann dies die Lagerhaltungskosten senken, Verschwendung reduzieren und Liquidität freisetzen.

Allerdings ist JIT auf zuverlässige Lieferanten, genaue Nachfragesignale und eine disziplinierte Terminplanung angewiesen. Am besten funktioniert es oft als Teil eines Pull-Systems, bei dem der Nachschub durch den tatsächlichen Verbrauch oder eingehende Bestellungen ausgelöst wird. Für viele mittelständische Fertigungsunternehmen führt dies zu schlankeren Beständen mit ausreichender Sicherheitsreserve, um die Produktion am Laufen zu halten.

Mit diesen Techniken im Gepäck können Herstellern einen disziplinierteren Bestandsprozess aufbauen – durch bessere Transparenz, weniger Überraschungen und mehr Vertrauen in die Entscheidungen, die die Produktion am Laufen halten. Der nächste Schritt besteht darin, zu wissen, welche Kennzahlen zeigen, ob diese Verbesserungen wirken.

Kennzahlen zur Bestandsoptimierung

Bessere Verfahren zur Bestandskontrolle und -optimierung sind nur dann sinnvoll, wenn sie die Leistung verbessern und rationalisieren. Hersteller benötigen deshalb einige praktische Kennzahlen und KPIs, die aufzeigen, ob der Bestand präziser, verfügbarer und kostengünstiger zu verwalten ist.

Zu den nützlichen Kennzahlen zur Bestandsoptimierung gehören:

Lagerumschlagshäufigkeit

Die Lagerumschlagshäufigkeit gibt an, wie oft der Bestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums verbraucht und erneuert wird. Ein höherer Lagerumschlag kann auf eine stärkere Nachfrage und weniger im Lagerbestand gebundenes Kapital hindeuten. Ist der Lagerumschlag jedoch zu hoch, arbeitet das Unternehmen möglicherweise zu knapp und erhöht damit das Risiko von Lieferengpässen.

Lagerhaltedauer

Die Lagerhaltedauer gibt an, wie lange der Bestand im Lager verbleibt, bevor er verbraucht oder verkauft wird. Hersteller können diese Kennzahl heranziehen, um langsam drehende Materialien, überschüssige Fertigwaren oder Artikel zu identifizieren, die nicht mehr der aktuellen Nachfrage entsprechen.

Lagerhaltungskosten

Die Lagerhaltungskosten messen, welche Kosten durch das Vorhalten von Lagerbeständen entstehen. Dazu können Lagerung, Versicherung, Umschlag, Schwund, Veralterung, Beschädigungen sowie die Opportunitätskosten des im Lager gebundenen Kapitals gehören.

Fehlmengenquote

Die Fehlmengenquote verfolgt, wie oft benötigte Lagerbestände nicht verfügbar sind. In der Fertigung kann dies fehlende Rohstoffe, Komponenten, Verpackungen oder Fertigwaren bedeuten. Eine hohe Fehlmengenquote kann auf eine unzureichende Prognose, ungeeignete Nachbestellpunkte, Probleme mit Lieferanten oder ungenaue Bestandsaufzeichnungen hindeuten.

Erfüllungsquote

Die Erfüllungsquote misst, wie oft Kundenbestellungen aus dem verfügbaren Bestand oder aus Vertriebszentren erfüllt werden können. Hersteller können damit aufzuzeigen, ob die Bestandsplanung eine zuverlässige Lieferung und die Erfüllung der Kundenerwartungen unterstützt.

Prognosegenauigkeit

Die Prognosegenauigkeit vergleicht die erwartete Nachfrage mit den tatsächlichen Nachfragemustern. Eine höhere Prognosegenauigkeit lässt Hersteller, Einkäufe, Produktionssteuerung, Sicherheitsbestände und Nachbestellpunkte mit größerer Sicherheit planen. So können sie die Nachfrage decken, selbst im E-Commerce-Umfeld, in dem Marktschwankungen an der Tagesordnung sind.

Bestandsgenauigkeit

Die Bestandsgenauigkeit vergleicht die erfasste Bestandsmenge mit dem tatsächlich vorrätigen Bestand. Wenn das System angibt, dass ein Teil verfügbar ist, das Regal jedoch leer ist, können Einkaufs- und Produktionsentscheidungen bereits von vornherein falsch sein.

Deadstock oder veraltete Lagerbestände

Deadstock sind Lagerbestände, die sich nicht mehr verkaufen lassen oder die aktuelle Nachfrage nicht mehr decken. Durch deren Verfolgung können Hersteller erkennen, wo Geld für Lagerhaltungskosten, Lagerfläche und Verwaltungsaufwand verschwendet wird. Sie können Maßnahmen ergreifen, um dies durch Rabattverkäufe oder gegebenenfalls durch Verschrottung zu mindern. Unabhängig davon, wie sie vorgehen, muss dieser „tote“ oder veraltete Lagerbestand aus den Büchern entfernt werden, um die Gewinnmargen zu verbessern.

Keine einzelne Kennzahl gibt das vollständige Bild wieder. Ein Hersteller kann einen hohen Umschlag haben und dennoch mit Fehlmengen zu kämpfen haben. Er kann über reichlich Lagerbestände verfügen und dennoch wichtige Komponenten vermissen.

Das Ziel besteht darin, diese Kennzahlen gemeinsam zu betrachten, damit das Unternehmen bessere Entscheidungen darüber treffen kann, was es einkaufen, was es produzieren und was es vorrätig halten soll.

Bestandsoptimierung mit ERP-Software

Lösungen zur Bestandsoptimierung sind auf fundierte Informationen angewiesen. Sobald Lagerbestände, Einkauf, Produktion, Kundenaufträge und Stücklisten in unterschiedliche Richtungen ziehen, wird es immer schwieriger, sich auf Tabellenkalkulationen und manuelle Aktualisierungen zu verlassen.

Bestandsmanagementsoftware und ERPs für die Fertigung machen dies möglich. Sie lassen KMUs diese beweglichen Teile miteinander verknüpfen, sodass Bestandsentscheidungen auf aktuellen Daten basieren und nicht auf verzögerten Aktualisierungen, verstreuten Dateien oder Vermutungen.

Unternehmensweite Verknüpfung von Bestandsdaten

Entscheidungen im Bestandsmanagement können nicht effektiv im luftleeren Raum oder isoliert getroffen werden. Ein Fertigungsauftrag verändert den Materialbedarf. Ein Kundenauftrag kann die Verfügbarkeit von Fertigprodukten beeinflussen. Eine Verzögerung seitens eines Lieferanten kann verändern, was produziert wird, wann es produziert wird und ob der Auftrag pünktlich versandt wird.

Bei vielen ERP- und MRP-Softwarelösungen ist das Lieferkettenmanagement in das System integriert.

Unterstützung für bessere Entscheidungen im Tagesgeschäft

Mit Fertigungssoftware können Hersteller Bestellpunkte, Sicherheitsbestände, Materialbedarf, Bestandsbewegungen, Bestellungen und die Produktionsplanung über ein einziges System verwalten.

Verschiedene Rollen können auf denselben Bestandsdaten zugreifen und sehen dabei dennoch genau die Informationen, die für ihre Arbeit am relevantesten sind. Der Einkauf kann den Nachschubbedarf prüfen. Die Produktion kann die Materialverfügbarkeit überprüfen, bevor Aufträge eingeplant werden. Lager- und Fertigungsteams können Handheld-Geräte und Barcodes nutzen, um Bestandsbewegungen zu erfassen, die Kommissionierung zu unterstützen und die zyklische Inventur zu vereinfachen.

Dadurch wird es einfacher, Bestandsaufzeichnungen auf dem neuesten Stand zu halten, Engpässe früher zu erkennen, Überbestände gezielter zu kontrollieren und bessere Entscheidungen zu treffen, bevor Bestandsprobleme die Fertigung erreichen.

Erleichterung der Bestandsverwaltung

Software optimiert den Lagerbestand nicht von selbst. Sie benötigen nach wie vor gute Prozesse, saubere Daten und eine disziplinierte Entscheidungsfindung. Doch das richtige System erleichtert die Umsetzung dieser Praktiken zur Aufrechterhaltung effektiver Bestandsstrategien.

Für mittelständische Fertigungsunternehmen liegt darin der wahre Wert der ERP-gestützten Bestandsoptimierung: bessere Lieferkettentransparenz, genauere Planung und mehr Sicherheit, dass die richtigen Materialien verfügbar sind, wenn die Produktion sie benötigt. Durch das Verfolgen historischer Verkaufsdaten sind sie zudem in der Lage, die zukünftige Nachfrage genauer vorherzusagen.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Bei der Bestandsoptimierung geht es darum, Verfügbarkeit, Kosten, Cashflow und operative Kontrolle in Einklang zu bringen.
• Ein nicht optimierter Bestand kann zu Fehlmengen, Überbeständen, Produktionsverzögerungen, schlechten Einkaufsentscheidungen und Problemen im Kundenservice führen.
• Praktische Methoden wie genaue Verfolgung, Nachfrageprognosen, Sicherheitsbestände, Nachbestellpunkte, Kitting, SKU-Rationalisierung, Bestandsaufnahme und der umsichtige Einsatz von Just-in-Time-Beständen (JIT) können die Bestandsleistung verbessern.
• Die Bestandsoptimierung unterstützt sowohl prognosegesteuerte Push-Systeme als auch nachfragegesteuerte Pull-Systeme, indem sie Hersteller die richtige Bestandsmenge bereithalten lässt, ohne das Unternehmen mit Überbeständen zu überlasten.
• Kennzahlen wie Lagerumschlag, Lagerdauer, Lagerhaltungskosten, Fehlmengenquote, Erfüllungsquote, Erfüllungsquote, Genauigkeit von Prognosen und Markttrends, Bestandsgenauigkeit sowie Altbestände lassen Sie aufzeigen, ob Ihre Optimierungsmaßnahmen erfolgreich sind.
• Mit ERP-Software können Hersteller Lagerbestände, Einkauf, Produktion, Kundenaufträge und Stücklisten miteinander verknüpfen, sodass Bestandsentscheidungen auf einer besseren Echtzeit-Datenanalyse basieren.

Häufig gestellte Fragen

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