Hautpflegehersteller baut bei 1.000 % Wachstum betriebliche Kontrolle auf

Als der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr um etwa 1.000 % stieg, gerieten die Produktionsmanagementsysteme des australischen Hautpflegeherstellers Beeautify nicht ins Wanken. „Zuverlässige Prozesse lassen sich nur mit robusten Systemen aufbauen, und MRPeasy ist eines dieser Systeme“, sagt Figge Boksjo, der Unternehmensgründer.

Case study at a glance

Company: Beeautify

Industry: Cosmetics

Product: Honey-based skincare products

Location: Western Australia

Previous system: Spreadsheets and a previous low-cost manufacturing system

Pain points: Reliance on spreadsheets and individual knowledge, poor usability, cumbersome workflows, limited scalability

Why MRPeasy: Ease of use, browser-based access, Shopify integration, Xero integration, manufacturing functionality

Implementation: 2–3 months

Key functions: Inventory management, BOMs, routings, production planning, CRM, order management, purchasing, Shopify integration, and Xero integration

Results: Supported approximately 1,000% year-over-year sales growth, faster identification of material constraints, centralized inventory and sales data, reduced manual order entry, better production and purchasing visibility, and more reliable customer fulfillment

Aus westaustralischem Honig werden natürliche Hautpflegeprodukte

Beeautify ist ein Hersteller natürlicher Hautpflegeprodukte mit Sitz in Westaustralien. Das Unternehmen produziert Hautpflegeprodukte in kleinen Chargen, deren Rezepturen auf Honig und anderen lokal bezogenen Inhaltsstoffen basieren.

Die ursprüngliche Idee stammte von Figges Ehefrau und Mitbegründerin Dani Boksjo. Da Dani in Brasilien aufgewachsen war, war sie daran gewöhnt, dass Honig für weitaus vielfältigere Zwecke verwendet wurde als nur als Lebensmittel.

Nach ihrem Umzug nach Westaustralien begann sie sich mit der Imkerei zu beschäftigen und nahm an einem von der Universität geleiteten Programm teil, das nach Möglichkeiten suchte, aus lokal produziertem Honig einen höheren Mehrwert zu schaffen. Mit ihrem Hintergrund in Lebensmitteltechnologie und -wissenschaft begann Dani, natürliche Hautpflegeformulierungen auf der Basis von australischem Honig zu entwickeln.

Figge brachte andere Kompetenzen in das Projekt ein. Er hatte einen Großteil seiner Karriere in den Bereichen Unternehmens-IT, Produktmanagement und Geschäftsprozessoptimierung verbracht.

„Dani war die Rezepturentwicklerin, und ich kümmerte mich um die Prozesse“, sagt er.

Das Paar gründete Beeautify auf der Grundlage von drei Kernwerten: Professionalität, Ethik und Freundlichkeit. Diese Grundsätze leiten auch heute noch alle Entscheidungen in Bezug auf Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Produkte.

„Wir können uns fragen: Ist das wirklich professionell? Ist es ethisch? Ist es freundlich?“, sagt Figge. „Die Werte gehören zu den ersten Dingen, die wir jedem erklären, der neu in das Unternehmen eintritt.

Tabellenkalkulationen waren nur eine vorübergehende Lösung

Beeautify wurde anfangs von den Gründern finanziert und arbeitete mit einem begrenzten Budget. In der frühesten Phase des Unternehmens wurden Rezepturen, Materialien und andere betriebliche Informationen in Excel verwaltet.

Figge war sich jedoch der Risiken bewusst, die mit der Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen einhergingen, und hatte Bedenken, ein Unternehmen aufzubauen, das zu stark von individuellem Fachwissen und manuell gepflegten Dateien abhängig war.

„Wenn man ein Unternehmen aufbaut, das man möglicherweise irgendwann verkaufen wird, ist oft nur eine einzige Person der Experte für eine Excel-Tabelle“, sagt er. „Diese Person ist möglicherweise die einzige, die versteht, wie alle Formeln funktionieren. Wenn sie das Unternehmen verlässt oder nicht mehr verfügbar ist, hat das Unternehmen ein ernstes Problem.“

Die Suche nach dem richtigen System finden nach der Einführung des falschen

Figge begann, sich über Google, YouTube-Videos, Produktvorführungen und kostenlose Testversionen mit Fertigungs- und ERP-Plattformen zu befassen. Aufgrund der begrenzten finanziellen Mittel des Unternehmens entschied er sich für das kostengünstigste System.

Obwohl das System grundlegende Funktionen bot, erschwerten seine veraltete Benutzeroberfläche und umständliche Arbeitsabläufe den Mitarbeitern die Nutzung.

„Ich fand es gut, ein System zu haben, da ich ein Systemmensch bin“, sagt Figge. „Aber die Mitarbeiter beschwerten sich darüber, weshalb ich schließlich doch noch einmal einen Blick auf MRPeasy geworfen habe.“

Die moderne, Browser-basierte Benutzeroberfläche von MRPeasy war eines der ersten Dinge, die ihn überzeugten. Auf die Software konnte von überall aus zugegriffen werden, ohne dass ein lokaler Server oder eine komplizierte Installation erforderlich war.

Integrationen waren ein weiterer wichtiger Aspekt. Beeautify benötigte ein Fertigungssystem, das den Shopify-Shop mit Xero vernetzt und gleichzeitig eine zentrale Bestands- und Betriebsdatenverwaltung gewährleistet.

Nach Abschluss der Demonstration und der Bewertung der verfügbaren Funktionen entschied Figge, dass MRPeasy die sinnvollste Plattform für die nächste Entwicklungsphase des Unternehmens sei.

„Zuverlässige Prozesse lassen sich nur mit robusten Systemen aufbauen, und MRPeasy ist eines dieser Systeme“, sagt Figge.

Die Migration dauerte zwei bis drei Monate

Trotz Figges beruflicher Erfahrung mit ERP-Projekten war die Migration des Kleinunternehmens zu MRPeasy dennoch ein umfangreiches Unterfangen.

„Ich habe Migrationen beruflich geleitet und ging davon aus, dass die Migration unseres kleinen Unternehmens relativ einfach sein würde“, sagt er. „Das war sie jedoch nicht.“

Die Migration dauerte etwa zwei bis drei Monate. Da das Unternehmen bereits geschäftlich tätig war, änderten sich Bestände, Bestellungen und Produktionsdaten kontinuierlich, während Figge das neue System vorbereitete.

Anstatt eine direkte Eins-zu-Eins-Übertragung durchzuführen, nutzte er die Gelegenheit, die Daten und die Produktionsabläufe des Unternehmens zu optimieren. Dazu gehörten die Überarbeitung von Stücklisten, die Verbesserung der Arbeitspläne und die Festlegung klarerer Konventionen für die Artikelnummerierung.

Eine weitere Herausforderung stellte die Akzeptanz durch die Mitarbeiter dar. Figge verstand, warum genaue Transaktionsaufzeichnungen unerlässlich waren, doch die Mitarbeiter in der Produktion konzentrierten sich – wenig überraschend – eher auf die Herstellung der Produkte.

Das Team musste lernen, dass die Entnahme einer Zutat oder eines Verpackungsartikels aus dem Lager ebenfalls die Erfassung dieser Bewegung im System erforderte.

„Man muss dem System vertrauen, aber das System ist nur so gut wie die Informationen, die die Menschen in es eingeben“, sagt Figge.

Er erklärte, dass diese Abläufe notwendig seien, um ein nachhaltiges Unternehmen aufzubauen. Ohne genaue Bestandsdaten, konsistente Stücklisten, Versionskontrolle und dokumentierte Prozesse würde das Unternehmen früher oder später auf ernsthafte Probleme stoßen.

„Wir haben nicht gesagt, dass das neue System jede Aufgabe sofort vereinfachen würde“, sagt er. „Wir haben gesagt, dass es der einzige nachhaltige Weg in die Zukunft sei.“

Das rasante Wachstum stellte das neue System auf die Probe

Der Wert der betrieblichen Grundlagen von Beeautify wurde besonders deutlich, nachdem das Unternehmen in 9News, einer der meistgesehenen Nachrichtensendungen Australiens, vorgestellt wurde. Die Medienpräsenz sorgte für große Aufmerksamkeit, und das Marketingteam von Beeautify konnte die gesteigerte Sichtbarkeit erfolgreich in neue Umsätze umwandeln.

Von einem Quartal zum nächsten stieg der Umsatz des Unternehmens um etwa 500 %. Im Jahresvergleich erreichte das Wachstum rund 1.000 %. Der sprunghafte Anstieg der Nachfrage übte unmittelbaren Druck auf Produktion, Lagerbestand und Einkauf aus.

„Sobald die Umsätze eintrafen, musste der Betrieb sofort reagieren“, sagt Figge.

Da MRPeasy bereits im Einsatz war, musste Beeautify während der Phase des rasanten Wachstums kein neues System einführen. Stattdessen konnte das Team die vorhandenen Daten nutzen, um Probleme zu erkennen und zu verstehen, welche Engpässe die Herstellung von Produkten verhinderten.

„Wir konnten Engpässe sofort identifizieren“, sagt Figge. „Wir konnten erkennen, ob Inhaltsstoffe abgelaufen waren, ob uns ein wichtiger Inhaltsstoff fehlte oder ob ein Engpass uns daran hindern würde, ein Produkt herzustellen.“

Die Nachfrage stieg schließlich so stark an, dass Beeautify den Verkauf vorübergehend einschränken musste, bis die Produktion wieder Schritt halten konnte. Diese Erfahrung bestätigte die Notwendigkeit, Material und Kapazitäten mehrere Monate im Voraus zu planen; das Unternehmen nutzt nun seine Betriebsdaten, um sich auf Zeiten hoher Nachfrage wie den Black Friday vorzubereiten.

„Wir müssen kritische Lagerbestände überprüfen, einschätzen, was wir aufrechterhalten können, und ein, zwei oder drei Monate im Voraus planen“, sagt Figge.

Eine zentrale Datenquelle für Großhandel und Online-Vertrieb

Beeautify vertreibt seine Produkte über zwei Hauptkanäle. Direktbestellungen von Endkunden gehen über den Shopify-Shop des Unternehmens ein, während Großhandelsbestellungen direkt in MRPeasy erfasst werden. Die Finanzdaten werden anschließend an Xero übertragen. MRPeasy dient als zentrales Betriebssystem, das diese Kanäle miteinander verbindet.

„Wenn ein Kunde eine Bestellung über Shopify aufgibt, weiß ich, dass die Informationen über MRPeasy – unser Hauptsystem für die Bestandsverwaltung – und anschließend in Xero fließen“, sagt Figge.

Dieser Ablauf reduziert die manuelle Auftragserfassung und trägt dazu bei, dass die Bestandsinformationen unternehmensweit konsistent bleiben.

„Wenn ein Artikel in MRPeasy nicht verfügbar ist, sollte er auch nicht online zum Verkauf stehen“, sagt er. „Der durchgängige Prozess ist für mich der größte Vorteil, und ich finde es großartig, dass er funktioniert.“

Durch diese Konfiguration erhält Beeautify zudem einen konsolidierten Überblick über Umsatz und Materialverbrauch. Shopify kann dem Unternehmen zwar anzeigen, wie viele Einheiten online verkauft wurden, berücksichtigt jedoch nicht die an Großhandelskunden gelieferten Produkte. Da beide Kanäle über MRPeasy laufen, kann das Team die gesamten Produktbewegungen analysieren, ohne Berichte manuell in Excel zusammenführen zu müssen.

„Ich möchte eine einzige verlässliche Datenquelle“, sagt er. „Ich möchte nicht wieder auf Excel zurückgreifen und die Zahlen manuell zusammenführen müssen.“

Die MRPeasys CRM– und Order Management-Funktionen verschaffen dem Team zudem einen klareren Überblick über die aktuelle Nachfrage und den Auftragsstatus.

„So können wir überprüfen, wo sich Aufträge befinden, welche bereits eingeplant sind und welche noch ausstehen, weil der erforderliche Lagerbestand nicht verfügbar ist“, sagt Figge.

Für die Mitarbeiter in der Fertigung und im Einkauf bieten Stücklisten eine weitere Ebene der Transparenz.

„Aus der Sicht eines Produktionsleiters geht es darum, zu verstehen, wie die Stücklisten zusammenpassen, und anhand dieser zu bestimmen, welche Inhaltsstoffe wir beschaffen müssen“, erklärt er.

Professionelle Prozesse verbessern das Kundenerlebnis

Die betrieblichen Verbesserungen sind auch für die Kunden von Beeautify sichtbar. Figge nutzt MRPeasy zur Erstellung professioneller Rechnungen, Lieferscheine, Kartonetiketten und Frachtbriefe. Diese Dokumente lassen kleinere Hersteller sich mit einer Konsistenz präsentieren, die Kunden normalerweise nur von viel größeren Unternehmen erwarten.

Für eine kürzlich erfolgte Lieferung an einen Kosmetikhändler, der am Flughafen Perth eröffnete, druckte Figge Etiketten aus, auf denen der Lieferant, der Empfänger und der genaue Inhalt jedes Kartons angegeben waren.

„Es war äußerst einfach, sah aber professionell aus“, sagt er. „Obwohl wir ein kleines Unternehmen sind, sah die Lieferung so aus, als stamme sie von Amazon.“

Das System verringert zudem das Risiko, Aufträge anzunehmen, die nicht erfüllt werden können, Materialengpässe zu übersehen oder Kunden unzuverlässige Lieferinformationen zu geben.

Figge ist der Ansicht, dass die wichtigere Frage nicht einfach darin besteht, ob MRPeasy das Kundenerlebnis verbessert hat, sondern wie das Erlebnis ohne ein geeignetes System ausgefallen wäre.

„Ohne MRPeasy wäre das Kundenerlebnis wahrscheinlich schrecklich gewesen“, sagt er.

Schaffung einer Grundlage für zukünftige Compliance und Wachstum

Da die Produktionsplanung wie am Schnürchen läuft, erwägt Beeautify für die Zukunft auch die Zertifizierung nach den Good Manufacturing Practice-Richtlinien. Figge geht davon aus, dass genaue Aufzeichnungen, Rückverfolgbarkeit, Qualitätsverfahren und dokumentierte Fertigungsprozesse mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmend an Bedeutung gewinnen werden. Er betrachtet MRPeasy als Teil der Grundlage, die zur Unterstützung dieser zukünftigen Ziele erforderlich ist.

„Wir müssen entweder nachweisen, dass unsere eigene Produktionsstätte die Anforderungen erfüllt, oder mit Labors und Produktionsstätten zusammenarbeiten, die diese bereits einhalten“, sagt er. „Qualitätssicherung ist uns sehr wichtig.“

Hersteller sollten Software aus einem klaren Grund einführen

Figge rät anderen kleinen Herstellern, ihre Ziele zu definieren, bevor sie ein ERP-System einführen. Für Beeautify bestand dieses Ziel darin, ein gut organisiertes, zuverlässiges Unternehmen zu schaffen, das über die Gründer hinauswachsen und eines Tages möglicherweise verkauft werden könnte.

Figge warnt wachsende Hersteller zudem davor, eine Allzweck- oder kostengünstige Plattform zu wählen, die nicht für die Produktionssteuerung ausgelegt ist.

„Wenn Sie ein kleines, aber wachsendes Unternehmen sind, sollten Sie nicht übermäßig sparsam sein und ein billiges Tool wählen, das nicht wirklich für diesen Zweck konzipiert ist, nur weil Sie denken, es sei gut genug“, sagt er.

Vor der Migration sollten Unternehmen ihre Daten bereinigen, sinnvolle SKU-Konventionen festlegen, ihre Stücklisten verstehen und bestimmen, wie Bestands-, Produktions- und Einkaufsinformationen miteinander verknüpft werden sollen. Sie sollten zudem jemanden benennen, der die zugrundeliegende Logik des Systems versteht, anstatt sich lediglich zu merken, wo man klicken muss.

„Ich war nicht gerade beliebt, als ich das System einführte“, sagt Figge. „Die Leute fragten, warum wir das taten, und beschwerten sich, dass es zu viele Schritte erforderte. Aber es hat sich gelohnt. Mittlerweile versteht jeder den Nutzen und ist dankbar, dass wir über ein robustes, zuverlässiges System verfügen.“

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