Dieses Tool ist entscheidend für die Rentabilität, sagt ein KMU aus Ohio
Nachdem Rob Wynn sieben Jahre lang in seiner alten Firma an der ERP-Einführung gearbeitet hatte, brachte er das neue System von Forge Fire & Co. innerhalb von zwei Monaten zum Laufen und erlangte so die Kontrolle über Aufträge, Produktion und Margen. „Wenn Ihnen Ihr Geschäftsergebnis am Herzen liegt, ist ein solches Tool unverzichtbar“, sagt er.
Realistische Trainingsumgebungen für Feuerwehrleute
Forge Fire & Co. ist ein Hersteller von Sicherheitsausrüstung für die Brandbekämpfungsausbildung mit Sitz in Bucyrus, Ohio. Das Unternehmen ist auf den Bau modularer Konstruktionen spezialisiert, die Feuerwehrleuten realistische Umgebungen für Live-Brandübungen bieten.
Das Unternehmen wurde 2021 von dem erfahrenen Feuerwehrmann Todd Shepherd und seiner Frau Carie gegründet. Während seiner jahrzehntelangen Tätigkeit in der Brandschutzbranche wurde Todd den Mangel an guten Trainingshilfen bewusst und er erkannte einen großen Bedarf an realistischen Trainingslösungen, die echte Brandsituationen simulieren. Er begann daraufhin in seiner Garage mit dem Bau verschiedener Requisiten, und das Geschäft kam schnell in Schwung. Bis 2023 war es so weit gewachsen, dass Todd beschloss, sich aus dem Feuerwehrdienst zurückzuziehen und das Unternehmen in Vollzeit zu leiten. Heute beschäftigt Forge Fire & Co. rund 50 Mitarbeiter, von denen viele ehemalige Feuerwehrleute sind, und vertreibt seine Produkte in den USA sowie international.
Ende 2024 expandierte das Unternehmen und bezog seine erste eigene Produktionsstätte, wodurch die gesamte Fertigung ins eigene Haus verlagert wurde. Um die stetig steigenden Produktionsmengen bewältigen zu können, holten Todd und Carie den Betriebsleiter Rob Wynn an Bord, der zuvor dieselbe Position bei einem ihrer früheren Zulieferer innehatte. Rob wusste, dass ein seriöses Produktionsunternehmen nicht ohne ein ERP-System auskommen kann, und machte es sich zur vorrangigen Aufgabe, so schnell wie möglich ein solches System zu implementieren.
„Zu diesem Zeitpunkt war das Unternehmen bereits recht groß, und es war unmöglich, weiterhin mit manuellen Methoden zu arbeiten“, erklärt Rob. „Wir brauchten eine Software, die uns bei der Verwaltung der Produktionsabläufe und des Lagerbestands unterstützen konnte.“
Die Suche nach dem idealen ERP-System nach furchtbaren Erfahrungen
Mit 20 Jahren Erfahrung im Umgang mit ERP- und MRP-Systemen aus früheren Tätigkeiten – darunter eine siebenjährige Migration von Epicor zu NetSuite bei einem börsennotierten Milliardenunternehmen – war Rob zuversichtlich, eine bessere Lösung für Forge Fire & Co. zu finden. Er verbrachte etwa zwei Monate damit, Softwareoptionen zu recherchieren, Videos anzusehen, Websites zu prüfen und Funktionen zu vergleichen. Nachdem er die Auswahl auf zwei Lösungen eingegrenzt hatte, entschied er sich aufgrund der Funktionalität, der Preisgestaltung und der Benutzerfreundlichkeit für MRPeasy.
„Ich habe bereits einige hochentwickelte ERP-Systeme genutzt, und obwohl ich deren Ausgereiftheit schätze, sind sie absolut furchtbar zu lernen, einzuführen und zu warten“, sagt Rob. „Was mir bei MRPeasy besonders auffiel, war, wie schnell wir das System in Betrieb nehmen konnten.“
Rob schätzte außerdem, dass die Benutzerfreundlichkeit von MRPeasy nicht auf Kosten der Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit ging. Da das Unternehmen fast bei Null anfing, benötigte es ein System, das die unmittelbaren Anforderungen erfüllen und mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen konnte.
„Für uns deckt MRPeasy die Kernanforderungen für eine schlanke, effiziente Fertigung in einem einfachen, benutzerfreundlichen System ab“, sagt er. „Ebenso wichtig ist, dass es Cloud-basiert ist, sodass wir uns nicht um das Hosting einer lokalen Datenbank kümmern mussten und Remote-Mitarbeiter problemlos unterstützen konnten.“
In nur zwei Monaten von Null auf voll einsatzfähig
Rob begann Ende Januar 2025 damit, das neue System eigenständig zu implementieren, und bereits im März ging das Unternehmen damit live. Seinen Angaben zufolge verlief der Prozess sehr schnell und reibungslos, unterstützt durch die online verfügbare Materialbibliothek und die Demo-Videos von MRPeasy.
„Ich war ganz allein und habe versucht, die Daten so aufzubereiten, dass sie einen millionenschweren Betrieb unterstützen“, sagt er. „Und ich habe diese zwei Monate nicht ausschließlich der Implementierung von MRPeasy gewidmet – ich hatte auch noch zahlreiche andere Aufgaben zu bewältigen. Es war also außergewöhnlich, in nur zwei Monaten von absolut null auf den vollen Betrieb zu kommen.“
Die Benutzerfreundlichkeit war nach der Inbetriebnahme ebenso wichtig. Während sich die Büromitarbeiter schnell einarbeiteten, legte Rob besonderen Wert darauf sicherzustellen, dass sich auch die Mitarbeiter in der Fertigung mit dem System wohlfühlen würden. Forge Fire & Co. nutzt die Web-Kiosk-Oberfläche von MRPeasy, um Produktionsdokumente einzusehen und die Produktionszeiten abteilungsübergreifend zu verfolgen, darunter CNC, Schweißen, Lackieren, Fertigung und Montage.
„Ich brauchte nur 15 Minuten, meinen Fertigungsmitarbeitern beizubringen, wie die Fertigungs-Oberfläche funktioniert“, sagt Rob.
Die einzige wirkliche Lernkurve bestand darin, im Laufe der Zeit das volle Ausmaß der Funktionen von MRPeasy zu entdecken. Als das Team sich besser mit dem System vertraut gemacht hatte, überarbeitete es einige Arbeitsabläufe, um Funktionen wie mehrstufige Stücklisten und Arbeitsaufträge besser zu integrieren – beides trug dazu bei, die Produktionsplanung noch effizienter zu gestalten.
„Diese Funktionen sind einfach großartig“, sagt er. „Ich habe noch nie erlebt, dass diese Art von Funktionalität in einem MRP- oder ERP-System so optimiert war.“
Kontrolle über Aufträge, Produktion und Margen
Nach mehr als einem Jahr, in dem Forge Fire & Co. seinen Betrieb mit MRPeasy abwickelt, verzeichnet das Unternehmen erhebliche Verbesserungen hinsichtlich Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Zum einen erleichtert MRPeasy es, die Produktion an technische Änderungen anzupassen.
„Was mir an MRPeasy am besten gefällt, ist seine Dynamik“, sagt Rob. „Wenn die Technikabteilung eine Stückliste aktualisiert, fragt MRPeasy, ob wir auch die zugehörigen Fertigungsaufträge aktualisieren möchten, sodass alle auf dem gleichen Stand sind. Diese Art von Flexibilität bin ich bei ERP-Systemen nicht gewohnt.“
Rob hebt außerdem die Transparenz des Systems hinsichtlich der Leistungskennzahlen sowie die zuverlässige Integration mit QuickBooks Online hervor. Da es keine Synchronisationsprobleme gibt und der Zugriff auf Effizienzdaten zu Fertigungsaufträgen einfach ist, kann das Team die tatsächliche Produktionsleistung mit den geplanten Durchlaufzeiten und Kosten vergleichen. Dies gibt Forge Fire & Co. einen klareren Einblick darüber, wo Prozesse verbessert werden können und ob die Margen im Plan liegen.
„Unsere QuickBooks-Integration funktioniert absolut reibungslos, und die Effizienzdaten sind unglaublich wertvoll“, sagt Rob. „Ich kann schnell erkennen, wie Aufträge im Vergleich zu unseren geplanten Kosten und Zeiten tatsächlich abgeschnitten haben. So können wir sicherstellen, dass unsere Kalkulationen korrekt sind und die Margen dort liegen, wo sie sein müssen.“
Genaue Vorlaufzeiten und lückenlose Produktrückverfolgbarkeit
Das neue System hat sich zudem positiv auf die Kundenbeziehungen von Forge Fire & Co. ausgewirkt. Angesichts eines sehr hohen Auftragsvolumens können sich die Bearbeitungszeiten leicht über ein Jahr hinaus erstrecken; daher ermöglicht MRPeasy dem Team eine zuverlässige langfristige Auftragsplanung, sodass den Kunden genaue Vorlaufzeiten mitgeteilt und realistische Erwartungen geweckt werden können.
„Ohne ein solides Planungstool wie MRPeasy wäre es uns unmöglich, unseren Kunden verlässliche Schätzungen der Produktionszeiten zu geben“, sagt Rob.
Das System hilft dem Unternehmen zudem dabei, qualitätsbezogene Fragen schnell zu klären. Durch das Aufrufen eines früheren Fertigungsauftrags kann Rob sofort erkennen, welche Materialien verbraucht wurden, wer an dem Produkt gearbeitet hat und wie viel Zeit für dessen Herstellung aufgewendet wurde.
„Diese Rückverfolgbarkeit und die schnellen Einblicke sind äußerst nützlich für alle Arten von Qualitätssicherungsproblemen, die auftreten können“, sagt er.
Ohne ein geeignetes System machen Hersteller Verluste
Für Rob ist der Gedanke, ein wachsendes Fertigungsunternehmen mit Tabellenkalkulationen zu führen, kaum zu rechtfertigen. Zwar versteht er, warum manche kleinere Unternehmen zögern, ein ERP- oder MRP-System einzuführen, doch glaubt er, dass viele durch veraltete Annahmen gebremst werden, die durch Horrorgeschichten über Implementierungen in Großunternehmen geprägt sind.
„Ich persönlich muss da gar nicht nachdenken“, sagt er. „Das Potenzial für Benutzerfehler in Excel-Tabellen ist einfach unvorstellbar.“
Seiner Ansicht nach besteht das eigentliche Risiko darin, gar kein System einzuführen. Ohne ordnungsgemäße Daten, Transparenz und Kostenkalkulation treffen Hersteller letztendlich Entscheidungen mit zu wenig Kontrolle über ihre Betriebsabläufe und Margen. Infolgedessen verlieren Unternehmen durch den Verzicht auf ein System letztlich erheblich mehr Geld, als sie für dessen Einführung ausgeben würden.
„Jedes Mal, wenn Sie Ihre Margen verbessern können, ohne die Preise zu erhöhen, indem Sie die Produktion effizienter gestalten, ist das ein großer Gewinn“, erklärt er. „Wenn Ihnen Ihr Geschäftsergebnis am Herzen liegt, ist ein Tool wie MRPeasy unverzichtbar.“
Nach jahrelanger Erfahrung mit großen, komplexen ERP-Plattformen ist MRPeasy für Rob eine erfrischende Abwechslung.
„Angesichts all des Frusts, den ich mit anderen Systemen hatte, macht mir MRPeasy das Leben einfach ungemein leichter“, sagt er. „Jetzt, wo ich MRPeasy kenne, könnte ich niemals wieder zu einem ERP-System wie SAP, NetSuite oder Epicor zurückkehren.“
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