Trazabilidad alimentaria: una guía experta para pymes

La trazabilidad es de vital importancia en la industria de alimentos y bebidas, ya que puede afectar directamente la salud y el bienestar de los consumidores. Cuando se detecta un producto defectuoso o contaminado, ya sea antes o después del envío, la prioridad principal es encontrar rápidamente el origen del problema para garantizar la salud pública.

¿Qué es la trazabilidad?

La trazabilidad consiste en los pasos y procedimientos establecidos para poder rastrear las materias primas, los componentes o los ingredientes hasta su origen. También identifica dónde y cuándo se han fabricado los productos terminados. En la industria alimentaria, esto incluye dónde y cuándo se procesa e inspecciona cada artículo.

Esto es fundamental para encontrar el origen de la contaminación y notificar de forma rápida y precisa la retirada del producto, también conocida como “recall” (retirada del mercado). Por lo tanto, además del seguimiento interno, el fabricante también debe verificar y documentar toda la cadena de suministro alimentario de la que ha obtenido los materiales.

¿Por qué es importante la trazabilidad en las industrias de fabricación?

La retirada del mercado en diciembre de 2025 en Estados Unidos de más de 45 marcas de queso rallado envasado pone en evidencia la importancia de la trazabilidad en la fabricación de alimentos y bebidas. Los quesos, fabricados por una sola empresa y vendidos a minoristas bajo diversas marcas, podían contener fragmentos metálicos peligrosos para los consumidores. Los productos lácteos se vendieron a distribuidores como Walmart, Costco y otros minoristas.

La retirada del mercado destaca la importancia de mantener registros precisos cuando se detectan contaminaciones o defectos. Gracias a los métodos y prácticas de trazabilidad de la empresa, los productos contaminados pudieron ser retirados del mercado y sustituidos por productos no contaminados. Las retiradas del mercado son necesarias para proteger al público de enfermedades transmitidas por alimentos y de posibles lesiones.

No solo se identificaron los tipos de quesos, sino que también se facilitó información sobre su destino y la fecha en que se vendieron a las cadenas de distribución. Se publicaron los tamaños de los envases, los números de lote y las fechas de caducidad. Afortunadamente, sus datos de cumplimiento estaban actualizados y eran precisos.

Cumplimiento normativo

Cuando usted fabrica productos que las personas consumen, conducen o de los que dependen para su salud, la trazabilidad no es solo una ventaja adicional. Es una obligación legal. Las empresas de alimentos, las farmacéuticas, los fabricantes automotrices y los proveedores de la industria aeroespacial operan bajo una estricta supervisión regulatoria por parte de entidades como la FDA, el USDA, la FAA y sus equivalentes internacionales.

Estas regulaciones existen por una buena razón. La seguridad pública es la principal preocupación de los organismos reguladores. Cuando es necesario retirar del mercado un producto alimenticio contaminado o se descubre un componente automotriz defectuoso, los sistemas de trazabilidad desempeñan un papel crucial. Permiten a los fabricantes identificar rápidamente qué lotes están afectados, dónde se distribuyeron y quiénes podrían estar en riesgo.

Sin cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros, no se puede operar legalmente en estas industrias reguladas, y punto. Hacerlo sería, como mínimo, incorrecto y, en el peor de los casos, podría constituir una negligencia criminal.

Responsabilidad

En la industria alimentaria y de bebidas, mantener la seguridad alimentaria puede volverse muy complicado en muy poco tiempo. La mayoría de las veces, el potencial de contaminación puede provenir de múltiples fuentes en la cadena de suministro de alimentos, tanto dentro como fuera de la planta de procesamiento. Esa es una razón importante para asegurarse de contar con un sistema sólido de gestión de la cadena de suministro.

Tomemos como ejemplo la pizza congelada. Parece sencillo hasta que se tiene en cuenta la cadena de suministro de la que proceden los ingredientes.

• La masa puede contener harina procedente de trigo cultivado en tres estados.
• Levadura de un proveedor biológico.
• Agua de fuentes municipales.
• Aceite de cocina de otro proveedor.
• El queso podría ser una mezcla de varias lecherías.
• La salsa incluye tomates, pepinos y verduras de hoja verde, especias y conservantes de diferentes proveedores.
• El pepperoni está elaborado con carne de cerdo procedente de varias granjas y procesado con condimentos de todo el mundo.

Así que la sencilla pizza se convierte ahora en una situación más compleja. Y con esa complejidad, la trazabilidad se convierte en un procedimiento más complicado, pero vital. Incluso las operaciones sencillas que implican un solo producto pueden ser complejas cuando se trata de la trazabilidad. A continuación, les comparto un ejemplo.

Trabajé durante 36 años como técnico de mantenimiento en una planta procesadora de aves de corral. Básicamente teníamos un solo producto, la gallina de Cornualles (o Cornish). Aunque la mayoría de las veces vendíamos y envasábamos aves enteras, a veces lo hacíamos por mitades. Pero no se añadían condimentos ni se realizaban otras modificaciones.

Sin embargo, nuestra materia prima procedía de granjas de toda la región. Eso significaba que teníamos que procesarla por granjas para poder realizar un seguimiento adecuado.

Además, se realizaron algunos cambios en el propio procesamiento para los distintos países a los que enviábamos nuestros productos. Todo ello debía ser objeto de seguimiento para que el producto fuera totalmente trazable en caso de defectos o contaminación. Así pues, aunque éramos una empresa procesadora de alimentos para consumo humano en Estados Unidos, en ocasiones nuestra trazabilidad debía cumplir las normas de diversos mercados internacionales.

Requisitos básicos para la industria de alimentos y bebidas

Hay algunas prácticas y requisitos básicos que los fabricantes deben seguir en la industria de alimentos y bebidas. Los requisitos serán los mismos tanto para los grandes procesadores como para las pymes. El tamaño de la empresa tiene poco o ningún efecto en las regulaciones que debe cumplir. Los requisitos obligatorios de los sistemas de trazabilidad alimentaria y de mantenimiento de registros se aplican a todos los productores de alimentos, desde las tiendas familiares hasta las grandes marcas nacionales e internacionales.

Las normas y reglamentos están siempre sujetos a cambios por parte de los organismos reguladores. Por lo tanto, asegúrese de buscar y seguir la información más actualizada. En Estados Unidos, cumpla con las normas de la FDA. Hay algunos cambios que se están preparando para 2026 y puede obtener más información al respecto en este artículo sobre la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FMSA) en lo que respecta al calendario para cumplir con los registros de trazabilidad adicionales y su norma definitiva sobre el tema. El artículo incluye preguntas frecuentes sobre los detalles relativos a los requisitos de la fecha de cumplimiento.

Desafortunadamente, el cumplimiento de la trazabilidad no está estandarizado en todo el mundo, a pesar de que la industria de procesamiento de alimentos es una industria de alto riesgo. Los requisitos para el seguimiento pueden variar y variarán en función de la ubicación no solo del lugar donde se fabrica el producto, sino también del lugar donde se distribuye.

Los mercados de la UE, EE. UU. y Asia tienen requisitos distintos y siguen evolucionando. La pandemia de COVID-19 aceleró y exacerbó la evolución de los requisitos, ya que los reguladores se vieron obligados a adentrarse en un territorio nuevo con el que no estaban familiarizados. Por lo tanto, la mejor manera de determinar qué deben cumplir sus protocolos de trazabilidad en cualquier mercado nuevo o existente es averiguar qué es lo que se considera conforme en esa jurisdicción.

Dos ejemplos de requisitos de trazabilidad de los legisladores.

Para que se haga una idea de cómo es el cumplimiento de la trazabilidad, aquí tiene dos ejemplos. Uno procede de la Unión Europea (normativas de la UE y de la Comisión Europea). El otro procede de la FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos) de Estados Unidos.

La UE exige a los operadores alimentarios que realicen un seguimiento de un paso atrás y un paso adelante en la cadena de suministro:

• Un paso atrás: saber quién suministró los materiales e ingredientes.
• Un paso adelante: saber quién recibió sus productos terminados.

Mantenga registros de estas transacciones inmediatas, incluyendo recibos, confirmaciones de envío y documentación de origen. Este enfoque compartido crea una cadena de suministro trazable sin necesidad de que un solo operador supervise toda la red de suministro, desde las materias primas hasta el consumidor final.

El enfoque de la FDA divide la trazabilidad en partes manejables:

Primero, se identificaron cinco puntos críticos donde el seguimiento es más importante: cultivo, recepción, transformación, creación y envío. Estos se conocen como eventos críticos de trazabilidad (CTE, por sus siglas en inglés).

Luego, se definió qué información debe registrarse en cada punto —los elementos clave de datos (KDE, por sus siglas en inglés). Dependiendo del CTE, puede ser necesario registrar:

• Códigos de lote y números de lote.
• El origen geográfico de los ingredientes.
• Información de la empresa de transporte.
• Detalles de las instalaciones de almacenamiento.
• Credenciales del lugar de producción.

Los KDE específicos que se rastrean dependen del CTE que se esté documentando. La recepción de materias primas requiere datos diferentes a los del envío de productos terminados.

Hay algo que debería ser obvio. Para cumplir con todos los requisitos de trazabilidad en el procesamiento de alimentos, el seguimiento manual por sí solo no es suficiente. Es necesario emplear algún tipo de tecnología basada en software que pueda seguir el ritmo de la producción y ofrecer respuestas en tiempo real.

Funciones esenciales de trazabilidad para los fabricantes de alimentos y bebidas

A la hora de elegir un software ERP de fabricación que ayude en la trazabilidad, los siguientes elementos son esenciales. Sin embargo, recuerde lo siguiente: sea cual sea su elección, la solución debe ser utilizable y legible tanto por el hardware como por los seres humanos.

Seguimiento de números de serie, lotes y partidas

La trazabilidad siempre comienza con la asignación de un número único a todo lo que se produce. En la industria de fabricación de alimentos, eso suele significar el uso de números de lote y serie.

El seguimiento de números de serie se utiliza cuando se producen artículos únicos e individuales, como televisores o automóviles. Aunque puedan ser similares, cada uno es un producto distintivo. Las retiradas de productos se envían normalmente utilizando rangos de números de serie consecutivos. Los números de serie tienen sentido en ese caso.

Sin embargo, si usted produce 10.000 frascos de salsa para pasta en una sola tirada de producción, los números de serie no tienen sentido. En su lugar, lo más probable es que utilice números de lote para identificar toda la salsa producida en ese período. Toda la información relevante —códigos de lote de ingredientes, marcas de tiempo del proceso, resultados de pruebas de aseguramiento de la calidad, información de almacenamiento— puede vincularse a ese número de lote.

Tenga en cuenta que dentro de ese número de lote se incluyen los códigos de lote de los componentes individuales, como los ingredientes. De este modo, si varios lotes fallan o deben ser retirados, es posible rastrear el defecto hasta el proveedor de la cadena de suministro. El número de lote es el punto de referencia de todo lo que atravesaron esos 10.000 frascos.

Control de la planta de producción e informes internos

Saber qué lote tiene un problema es solo la mitad de la historia. También es necesario saber qué le sucedió a ese lote durante la producción.

El seguimiento en planta captura los detalles operativos:

• Cuándo: Fecha y hora de cada paso del proceso.
• Quién: qué operador o equipo realizó el trabajo.
• Dónde: qué línea de producción o estación de trabajo se utilizó.
• Qué: Parámetros o condiciones específicos del proceso.

Esto convierte un simple número de lote en una biografía detallada de la producción. En lugar de saber simplemente que “el lote 12345 tiene un defecto”, se puede determinar que “el lote 12345 fue procesado en la línea 3, durante el segundo turno, por el operador Johnson, el martes a las 2:47 p.m.”.

Incluso los traslados de un lugar a otro en una nevera o un congelador deben registrarse en el sistema. Un problema en la refrigeración podría ser la causa, y saber qué artículos se colocaron allí podría reducir el número de artículos que deben retirarse del mercado.

El nivel de detalle que incluye la información de trazabilidad transforma la resolución de problemas, pasando de ser una tarea basada en suposiciones a una investigación específica. Los sistemas modernos utilizan quioscos digitales y terminales para trabajadores con el fin de capturar esta información automáticamente a medida que se desarrolla la producción. Incluso los montacarga pueden equiparse con dispositivos portátiles o fijos para garantizar el registro adecuado de los datos.

Sistemas de etiquetado y códigos de barras

El seguimiento digital o electrónico sigue necesitando una interfaz humana. Incluso si se utilizan chips RFID para el seguimiento, las etiquetas de inventario y los códigos de barras permiten a los trabajadores verificar rápidamente que tienen el producto correcto sin necesidad de consultar documentos o bases de datos. Las etiquetas deben incluir información importante, como los códigos de lote. Ni siquiera los trabajadores con experiencia pueden leer un código de barras. Sin embargo, pueden leer la etiqueta y asegurarse de que coincide con la información obtenida al escanear el código de barras. También he visto casos en los que el código de barras se dañaba durante la manipulación y la etiqueta legible por el ser humano salvaba la situación.

Ya sea al seleccionar ingredientes del almacén, confirmar lotes en la línea de producción o preparar envíos a clientes, los empleados pueden escanear o identificar de inmediato que “este es el lote correcto” y continuar con su trabajo. Esa verificación de dos segundos evita los errores que causan problemas reales. Errores como utilizar ingredientes caducados, procesar la fórmula incorrecta o enviar productos mal etiquetados que provocan retiradas del mercado.

Seguimiento de caducidad y FEFO

Un aspecto al que la industria alimentaria y de bebidas debe prestar especial atención es la fecha de caducidad de los productos. El seguimiento de las fechas de caducidad desempeña un papel crucial en el mantenimiento de registros de trazabilidad, desde las materias primas y los ingredientes que le suministran los proveedores para sus operaciones hasta la supervisión de la vida útil de los productos terminados.

El uso del método FEFO (primero en caducar, primero en salir) para la valoración de inventarios será de gran ayuda para los fabricantes que procesan alimentos y bebidas perecederos. Es importante recordar que, aunque la congelación de los productos perecederos puede prolongar su vida útil, no la prolonga indefinidamente.

Inspecciones y control de calidad

Las anotaciones de control de calidad o garantía de calidad desempeñan un papel fundamental en sus operaciones y en el mantenimiento de registros de trazabilidad. Pero es importante comprender que no se trata solo de decisiones de aceptación o rechazo. También son una parte fundamental de su documentación operativa.

En muchas instalaciones de procesamiento, los departamentos de control de calidad establecen sistemas HACCP (Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control). Comprueban todo, desde la calidad y las condiciones de las materias primas que llegan (cadena de suministro descendente) hasta los puntos del proceso en los que se detectan defectos (deficiencias en la línea de producción).

Si sus inspecciones de calidad están conectadas a su sistema de trazabilidad, los resultados de las inspecciones son ahora datos de inteligencia consultables que permiten detectar patrones de ineficiencia o deficiencias.

Adapte las herramientas a las necesidades reales

La trazabilidad va más allá de la simple calidad del producto. Considere cuáles son las necesidades específicas de su operación. Puede que sea la gestión de alérgenos si utiliza múltiples fórmulas o el seguimiento de envíos para la producción por contrato. Es posible que necesite un control de versiones para los cambios en las recetas.

Identifique estas necesidades críticas por adelantado, no después de haber elegido un sistema. Asegúrese de que el software que elija pueda manejar lo que necesita ahora y en el futuro. Recuerde, si no funciona para lo que necesita, simplemente no funcionará. Planifique cuidadosamente.

Mejores prácticas de trazabilidad de alimentos y bebidas

Cerremos con cinco buenas prácticas en el procesamiento de alimentos y bebidas. Si las implementa correctamente, le ayudarán a garantizar que sus instalaciones de fabricación de alimentos cumplen con las normas y regulaciones vigentes.

Formación rigurosa de los empleados

El manejo de los equipos es sencillo. Seguir los procedimientos de trazabilidad de forma sistemática, incluso cuando la producción se retrasa, requiere una formación sólida.

Los empleados deben comprender el porqué de lo que se les pide que hagan. Necesitan saber cómo su documentación evita las retiradas de productos, protege a los consumidores y mantiene el cumplimiento normativo de la empresa. Esta formación debe ser continua, especialmente cuando se producen cambios.

No es solo un requisito del primer día. Es una expectativa permanente a lo largo de toda la trayectoria para todas las partes involucradas.

Comunicación transparente

La tecnología permite y mejora la trazabilidad. Pero es la cultura de la transparencia la que la hace funcionar. Todo comienza con sus proveedores. Si saben que usted será transparente y honesto al compartir inquietudes de calidad, aprenderán a confiar en usted y a trabajar conjuntamente para mitigar los problemas.

Sí, habrá auditorías en su empresa. Pero si los inspectores reguladores saben que lleva un buen registro y está dispuesto a compartir los resultados, lo verán como una empresa que demuestra su compromiso tanto con el cumplimiento como con la colaboración.

Desarrollar protocolos de comunicación claros para compartir datos de calidad con los proveedores de su cadena de suministro, para revelar posibles preocupaciones a los clientes y el estado de cumplimiento con los organismos reguladores no es una muestra de debilidad. Al contrario, refuerza su posición en la comunidad de procesamiento de alimentos.

Información legible para los humanos

Es un hecho que la trazabilidad añade pasos a su operación. Pero, no obstante, son pasos necesarios. Sin embargo, tenga en cuenta que no solo las máquinas o la inteligencia artificial necesitan leer los datos. Los humanos también.

Por lo tanto, diseñe su etiquetado de trazabilidad pensando en el usuario con menos conocimientos técnicos. Utilice fuentes legibles en las etiquetas. Asegúrese de que los formatos de datos sean fáciles de entender. Utilice sistemas de numeración lógicos para los lotes y los números de serie. Cuando sus empleados pueden identificar y comprender rápidamente los datos del producto sin tener que descifrar una etiqueta indescifrable, la trazabilidad es más rápida y precisa.

Piénselo de esta manera: si su abuela no puede identificar la fecha de vencimiento, es momento de replantearlo. La información legible ayuda a todos los involucrados en la cadena de suministro a trabajar de forma más rápida y eficiente cuando se trata de trazabilidad.

Prepárese para las devoluciones y las RMA

Por mucho que lo intente, las devoluciones y las RMAs (Autorizaciones de devolución de mercancía) ocurren. Es una realidad en el mundo de la fabricación. La forma en que se gestionan, especialmente en la industria de procesamiento de alimentos de alto riesgo, marca una gran diferencia.

Parte del establecimiento de un protocolo de trazabilidad consiste en prepararse para la inevitable retirada del producto. Ahora es el momento de plantear las preguntas difíciles.

• ¿Quién toma la decisión de retirar el producto?
• ¿Quién se pone en contacto con los clientes?
• ¿Cómo se recuperan los productos de la distribución?
• ¿Qué se comunica a las autoridades reguladoras y cuándo?
• ¿Qué equipos internos deben participar?

Asegúrese de documentar su proceso creando un registro de trazabilidad de los elementos y acciones necesarios. Incluso si los reguladores se presentan para auditar su negocio cuando no hay un evento de retiro del mercado, el simple hecho de demostrar que está preparado para cumplir con los requisitos con una lista de trazabilidad alimentaria y un registro completo contribuirá en gran medida a demostrar su compromiso con la calidad del producto, la trazabilidad y la salud y el bienestar públicos.

Utilice un software de trazabilidad.

Seamos totalmente sinceros. No importa si usted es una gran empresa nacional de procesamiento de alimentos o una pyme regional que recién comienza. Los estándares de trazabilidad son los mismos para todos. Incluso las operaciones alimentarias más pequeñas pueden generar una complejidad de trazabilidad considerable. Además, el desafío de mantenerse al día con las regulaciones de cumplimiento es cada vez mayor año tras año.

Es obvio que mantenerse al día con las regulaciones en constante cambio requerirá algo más que un lápiz y papel o unas cuantas hojas de cálculo de Excel. Los métodos manuales parecen manejables al principio, pero la complejidad se acumula rápidamente. Al agregar productos estacionales, nuevos proveedores o acuerdos de cofabricación/copacking el seguimiento mediante hojas de cálculo se vuelve insostenible.

Recuerde que el seguimiento manual mediante hojas de cálculo fracasará, no por el tamaño de la pyme, sino por su enorme complejidad. Un solo problema relacionado con alérgenos o contaminación pondrá en evidencia las deficiencias de los protocolos de trazabilidad y podría dañar la reputación de una empresa de forma irreparable.

El momento de buscar una solución de software no es cuando el seguimiento manual falla estrepitosamente. Es ahora, antes de que los retos de trazabilidad se salgan de control.

Es posible obtener soluciones independientes que rastrean y registran solo los datos relacionados con la trazabilidad. Sin embargo, aún es necesario realizar algunas adaptaciones o modificaciones para integrarlas con su ERP de fabricación.

Una mejor solución sería utilizar un software que integre a la perfección las métricas de trazabilidad con las métricas de producción. Los ERP de fabricación como MRPeasy funcionan para operaciones de cualquier tamaño, adaptándose a medida que crece. Los pequeños productores obtienen el mismo seguimiento de lotes y la misma generación automática de informes que las operaciones más grandes, sin la complejidad ni el costo de los sistemas empresariales que requieren especialistas en TI.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Para garantizar la trazabilidad, se debe verificar cada artículo de la cadena de suministro, junto con cualquier acción relacionada con su manipulación o procesamiento.
• La industria de procesamiento de alimentos está muy regulada y la trazabilidad es un requisito fundamental, ya que la legislación se vuelve cada vez más estricta a medida que surgen nuevas situaciones.
• Para garantizar la trazabilidad en la producción de alimentos, deben incluirse varias funciones y medidas clave, como el seguimiento de lotes y partidas, la elaboración de informes y documentación internos, las inspecciones de control de calidad y la aplicación de etiquetas y códigos de barras.
• La formación rigurosa y continua de los empleados, la información legible para las personas, la comunicación transparente para todas las partes involucradas y un procedimiento definido y documentado para las retiradas y las devoluciones son características esenciales de los protocolos generales de trazabilidad.
• El uso de software de trazabilidad reduce la posibilidad de errores humanos y agiliza la recopilación y documentación de datos necesarios.
• En comparación con el software de trazabilidad independiente que debe integrarse en un sistema de gestión de la producción, el software ERP de fabricación con funciones de trazabilidad integradas no solo es más confiable, sino que, por lo general, garantiza un menor costo total de propiedad (TCO) para las operaciones de su proceso.

Preguntas frecuentes

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