¿Qué es el stock muerto y cómo evitarlo?

El stock muerto, también llamado inventario muerto, se produce cuando los materiales, componentes o productos pierden su utilidad. Comprender las causas del stock muerto le ayudará a evitar costosas inmovilizaciones de efectivo y espacio. La gestión del stock muerto empieza por reconocer las señales de advertencia.

¿Qué es el stock muerto?

El stock muerto es el inventario que ya no se puede vender ni utilizar. Camine por cualquier almacén y verá palés de piezas que llevan meses allí, componentes que parecían valiosos sobre el papel pero que no pueden generar ingresos en el mundo real. Eso es stock muerto.

El stock muerto representa uno de los mayores costos ocultos de la gestión de inventarios. La mayor parte del stock muerto procede de estas situaciones:

• Inventario obsoleto: las piezas actuales se sustituyen por versiones más nuevas, o cuando las líneas de productos se interrumpen por completo.
• Daños físicos: contratiempos en el envío, accidentes en el almacén o cuando las condiciones de almacenamiento estropean los materiales.
• Plazos de caducidad: productos perecederos, productos químicos que se estropean, adhesivos que se secan o cualquier otro producto con fecha de caducidad que se vuelve invendible.
• Fallos de calidad: artículos defectuosos que no cumplen las normas y cuya reparación o reelaboración costaría demasiado.

Las empresas de fabricación se enfrentan a retos únicos con el stock muerto, ya que trabajan con componentes que pueden quedar inutilizables de la noche a la mañana por cambios de diseño. Los minoristas se enfrentan a otros dolores de cabeza —adornos navideños inactivos en febrero, artículos de moda que pasan de moda o productos promocionales que nadie quiere, ni siquiera como regalo.

Incluso las empresas bien gestionadas pueden encontrarse con que entre el 20% y el 30% de su inventario es stock muerto, es decir, artículos que se mueven lentamente o no se mueven en absoluto. Esa cifra puede ser aún mayor en sectores con frecuentes cambios en el diseño de los productos. Aunque es casi imposible eliminar el stock muerto, reducirlo libera efectivo para el inventario que se vende o para otras inversiones críticas para el negocio.

¿Cuáles son las causas del stock muerto?

Las causas fundamentales del stock muerto suelen ser cinco. La mayoría pueden mitigarse, como veremos más adelante. Algunas son las fuerzas impulsoras de los problemas mencionados anteriormente. Comprender estos factores que provocan el stock muerto ayuda a prevenir futuras situaciones que afecten negativamente los resultados financieros.

Fallos en la previsión de la demanda

Una mala previsión de la demanda genera la mayoría de los problemas de stock muerto.

• Sobreestimar la demanda de los clientes basándose en previsiones optimistas.
• Análisis deficiente de los datos históricos de ventas y de los patrones estacionales.
• Los equipos de ventas y los planificadores de inventarios no se comunican entre sí.
• Recesiones económicas que nadie vio venir.

Cambios en el ciclo de vida del producto

• Cambios de ingeniería que hacen que sus componentes actuales pierdan valor.
• Nuevas tecnologías que hacen que sus líneas de productos parezcan anticuadas.
• Modelos actualizados de los que ya nadie quiere la versión antigua.
• Cambios normativos que obligan a modificar el diseño.

Problemas de calidad y almacenamiento

• Condiciones del almacén que estropean los productos: demasiado calor, demasiado frío, demasiado humedad.
• Manejo brusco durante el transporte y la manipulación de materiales.
• Contaminación por malas prácticas de almacenamiento.
• Fallos del equipo que comprometen la integridad del producto.

Mala gestión del inventario.

Estas prácticas suelen generar un exceso de existencias que, con el tiempo, se convierte en un riesgo de stock muerto.

• Falta de sistemas de seguimiento en tiempo real de los niveles de existencias.
• Mantenimiento de registros y procedimientos de recuento cíclico inexactos.
• Establecer niveles excesivos de existencias de seguridad sin justificación.
• No aplicar la rotación FIFO (primero en entrar, primero en salir).

Factores externos del mercado

• Recesiones económicas que reducen la demanda global.
• Nuevas normativas que hacen que los productos existentes no sean conformes.
• Presiones competitivas de alternativas superiores.
• Interrupciones en la cadena de suministro que afectan a los tiempos de distribución.

El verdadero costo del stock muerto

Los costos del stock muerto van mucho más allá del precio de compra inicial de los artículos. El impacto financiero directo consiste en capital inmovilizado y problemas de tesorería, junto con costos de almacenamiento y depósito innecesarios. Además, los gastos de seguro y mantenimiento aumentan aún más los costos.

Los costos de oportunidad ocultos representan el dinero que podría haber gastado en inventario que realmente se vende, haciendo crecer su negocio en lugar de frenar su crecimiento. El costo de oportunidad del stock muerto a menudo supera el precio de compra original. Cuanto más tiempo permanezca inmovilizado el stock muerto, más dinero perderá por las oportunidades perdidas de invertir ese dinero en algo rentable. El stock muerto afecta gravemente al flujo de caja al inmovilizar el capital circulante.

Las ineficiencias operativas se producen cuando el stock muerto ocupa espacio en el almacén y consume tiempo del personal en la gestión de basura que no genera dinero. Su personal dedica tiempo a contar, mover y cuidar inventarios inútiles en lugar de realizar un trabajo productivo.

A menudo, las empresas subestiman sus costos totales de gestión del stock muerto. El impacto del stock muerto puede cuantificarse calculando el porcentaje del costo total de transporte (normalmente entre el 20% y el 30% anual) multiplicado por el valor del stock muerto, y añadiendo después los costos de eliminación y la pérdida de oportunidades de retorno. Este análisis revela a menudo que, con el tiempo, el costo del stock muerto supera con creces el precio de compra original.

Los peligros del stock muerto

El stock muerto conlleva riesgos y consecuencias para toda la empresa que repercuten negativamente en los estados financieros. No sólo crea una interrupción del flujo de caja, sino que también reduce la rentabilidad y los márgenes de beneficio. A continuación, presentamos algunos ejemplos de los sectores minorista y de fabricación.

El stock muerto en el comercio minorista

Para los minoristas, el stock muerto plantea problemas como la falta de venta de productos de temporada, la desaparición repentina de productos que dependen de la moda y las tendencias, y la caducidad de productos perecederos. Los artículos navideños que sobran una vez finalizada la temporada representan un ejemplo clásico de stock muerto en el comercio minorista que se traduce en existencias sin vender.

El resultado afecta a la experiencia del cliente por la reducción del espacio en las estanterías para los productos rentables, crea presión para hacer descuentos en los artículos, lo que devalúa la marca, y limita el capital disponible para introducir nuevos productos que los clientes realmente quieran.

Stock muerto para fabricantes y minoristas de e-commerce

Para los fabricantes, los retos incluyen materias primas y componentes que se vuelven obsoletos debido a cambios de ingeniería, cantidades mínimas de pedidos de proveedores que superan las necesidades reales de producción y componentes especializados con aplicaciones limitadas. El inventario WIP (trabajo en proceso) también puede convertirse en stock muerto cuando las especificaciones del producto cambian a mitad de la producción.

Estas situaciones crean varios problemas operativos. La interrupción de la producción se produce cuando el stock de seguridad pierde su valor tras los cambios de especificación. El inventario muerto interfiere con la fabricación ajustada al inmovilizar recursos en existencias no productivas. La programación de la producción se afecta cuando el inventario obsoleto ocupa un valioso espacio en el almacén.

Las empresas de e-commerce se enfrentan a retos adicionales con las devoluciones de mercancía y los artículos de temporada que no se venden a través de los canales previstos.

Cómo gestionar el stock muerto

Seguramente usted deseará encontrar una forma de mitigar o, al menos, reducir el impacto financiero que el stock muerto tiene en su empresa. Tanto si es minorista como fabricante, hay varias formas de lograrlo. Pero primero, debe identificar el stock muerto y su origen lo antes posible.

Identifique pronto las posibles fuentes

La identificación del stock muerto debe ser mensual, no trimestral. Ejecute informes de antigüedad para detectar los artículos que llevan inactivos 90, 180 ó 365 días. El plazo depende de su tipo de negocio y de otros factores, como las fechas de caducidad. Si no está seguro, cuente su inventario real más a menudo y compárelo con lo que aparece en sus registros. Observe sus índices de rotación y el tiempo que los artículos permanecen en el almacén. Eso le avisará cuando se esté acumulando stock muerto.

Opciones de eliminación y recuperación

Las ventas en liquidación y los grandes descuentos pueden recuperar parte del valor del stock muerto, aunque supondrán una pérdida de margen. Las subastas de liquidación son otra opción para deshacerse del stock muerto. Los programas de devolución a proveedores funcionan cuando se tienen buenas relaciones con los proveedores y los artículos cumplen criterios específicos de devolución. Para deshacerse con éxito del stock muerto se requieren varias estrategias.

Agrupar los artículos de rotación lenta con productos populares puede ayudar a mover el stock muerto más rápidamente. Las estrategias de agrupación de productos al por menor funcionan bien para el stock muerto estacional. Los programas de donación ofrecen ventajas fiscales a la vez que liberan espacio en el almacén, y muchas organizaciones benéficas aceptan donaciones de inventario empresarial para sus operaciones o para recaudar fondos.

Otra opción son las liquidaciones de existencias, una posible estrategia tanto para tiendas físicas como para mercados en línea como eBay.

Reutilización y usos alternativos

menudo existen mercados secundarios para componentes y materiales industriales que ya no se ajustan a las necesidades principales de su empresa. Esta puede ser una opción potencial para deshacerse del stock muerto. El aprovechamiento de componentes permite rescatar piezas útiles de conjuntos que, de otro modo, quedarían obsoletos. La reutilización creativa implica encontrar diferentes aplicaciones para el stock muerto dentro de su organización o venderlas a empresas de sectores relacionados que puedan utilizar los materiales.

Consideraciones contables y de baja contable

Hable con su contador sobre la posibilidad de reducir el valor del stock muerto al precio realista de venta o de darle de baja si el stock sobrante carece totalmente de valor. Normalmente, estas pérdidas pueden deducirse de los impuestos, pero las normas varían según el lugar. El seguro puede cubrir el stock muerto en caso de desastres como inundaciones o incendios, así que mantenga un buen registro de lo ocurrido y de su valor.

Estrategias para evitar el stock muerto

La prevención del stock muerto resulta más rentable que su eliminación. Las estrategias anteriores están diseñadas para identificar y gestionar el stock muerto que ya está presente. Como ya se ha dicho, es casi imposible eliminar todo el stock muerto y desterrarlo para siempre. Sin embargo, existen estrategias para evitar la mayoría de los problemas del stock muerto.

Mejora de la previsión de la demanda

Estudie sus ventas anteriores y observe los cambios actuales del mercado para predecir lo que realmente va a necesitar. Asegúrese de que sus equipos de ventas, marketing e inventario se coordinan para que nadie trabaje con cifras diferentes. Unas predicciones más precisas significan menos posibilidades de comprar existencias que no se moverán. Una previsión precisa de la demanda requiere tanto datos históricos como un análisis de las tendencias del mercado. El software de previsión de la demanda integra múltiples fuentes de datos para mejorar las predicciones. Las plataformas de e–commerce proporcionan datos de ventas en tiempo real que mejoran la precisión de la previsión de la demanda. Esto puede aliviar el exceso de pedidos de nuevas existencias y ayudar a prevenir las malas ventas debidas a la falta de demanda.

Mejor gestión de proveedores

Los acuerdos de pedidos flexibles le permiten ajustar las cantidades en función de la demanda real en lugar de estar sujeto a grandes pedidos mínimos. Los programas de inventario en consignación permiten a los proveedores mantener la propiedad hasta que usted utilice realmente los materiales. Los sistemas de gestión de inventarios gestionados por el proveedor trasladan la responsabilidad de las decisiones sobre el nivel de existencias a los proveedores, que suelen tener una mejor visibilidad de las condiciones del mercado.

Técnicas de optimización del inventario

El análisis ABC ayuda a priorizar los esfuerzos de gestión del inventario centrándose en los artículos de alto valor que representan el mayor riesgo. Averigüe cuál es el punto óptimo entre los costos de pedido y los de almacenamiento para encontrar las cantidades de compra adecuadas. La gestión de inventarios “justo a tiempo” y la gestión de pedidos significa recibir las entregas cuando realmente se necesitan, en lugar de almacenar materiales. Una optimización adecuada del inventario evita la acumulación excesiva de existencias que da lugar a stock muerto.

Gestión del ciclo de vida del producto

Hable con antelación con sus equipos de ingeniería y producto para saber cuándo planean cambios que harán que su inventario actual pierda valor. Cuando los productos empiecen a decaer, reduzca su stock de seguridad y deje de comprar más a medida que disminuya la demanda. Una comunicación clara entre ingeniería y compras evita situaciones en las que se piden componentes obsoletos tras cambios de diseño.

Supervisión periódica del inventario

El recuento cíclico proporciona una visibilidad continua de los niveles reales de existencias y ayuda a identificar los artículos de baja rotación antes de que se conviertan en stock muerto. Los puntos de reorden automatizados de los sistemas de gestión de inventarios activan las compras en función de los patrones de consumo reales y no de calendarios fijos. Las revisiones y auditorías periódicas del inventario detectan los problemas a tiempo, cuando las medidas correctivas aún pueden evitar la formación de stock muerto.

Cómo ayuda el software de gestión de inventarios a eliminar el stock muerto

Dado que la fabricación y la venta al por menor modernas avanzan a un ritmo vertiginoso, la tabulación de papel y lápiz de la vieja escuela e incluso las hojas de cálculo basadas en software ya no siguen el ritmo. Lo que se necesita es un software de gestión de inventarios que automatice los procesos de almacenamiento y mantenga un recuento y una valoración precisos de las existencias. Las soluciones de software modernas pueden reducir el stock muerto controlando la antigüedad de los artículos y proporcionando una mejor visión general de su inventario. A continuación, compartimos cinco ventajas que ofrece el software de gestión de inventario.

Visibilidad y seguimiento en tiempo real

Puede ver exactamente qué inventario tiene en todas sus ubicaciones sin tener que esperar a que alguien cuente todo de manera manual. El sistema realiza un seguimiento de la vida útil y envía alertas cuando los artículos permanecen demasiado tiempo sin moverse, detectando así la posibilidad de que se conviertan en stock muerto antes de que se convierta en un problema mayor. Los informes de antigüedad le indican qué productos se acercan al territorio del stock muerto y necesitan su atención.

Capacidades avanzadas de previsión

El innovador software aprende de su historial de ventas y patrones de mercado para predecir lo que va a necesitar sin estar adivinando o utilizando viejas hojas de cálculo. Se basa en las cifras actuales de ventas y producción para que sus previsiones coincidan con lo que está sucediendo en su negocio. Puede probar diferentes escenarios para ver cómo pueden afectar los cambios a sus necesidades de inventario.

Controles de inventario automatizados

El sistema incluye puntos de reorden y notifica automáticamente a los usuarios los cambios en la demanda o los tiempos de entrega. Genera pedidos de compra para los artículos agotados, al tiempo que evita que haga demasiados pedidos. Las herramientas integradas de gestión de las relaciones con los proveedores facilitan los pedidos y mantienen a todo el mundo al tanto de las necesidades de inventario.

Informes y análisis

Los paneles de control de existencias ofrecen representaciones visuales de los problemas de inventario y las tendencias a lo largo del tiempo. El análisis de rotación de inventario revela además qué productos funcionan bien y cuáles corren el riesgo de convertirse en stock muerto. Las funciones de seguimiento de costos calculan el gasto real que supone tener stock muerto, incluidos los costos de almacenamiento y de oportunidad.

Ventajas de la integración

La conexión de un sistema de gestión de inventario con su sistema MRP o ERP, le ofrece una visión completa del inventario en toda su empresa. La información fluye instantáneamente entre compras, producción y ventas, por lo que nadie trabaja con cifras obsoletas. Todo el mundo toma decisiones basándose en los mismos datos de inventario actuales en lugar de hacer conjeturas o utilizar información contradictoria.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El stock muerto es inventario invendible o inutilizable, a menudo causado por obsolescencia, daños, caducidad o errores de previsión. Representa un importante costo oculto en la gestión de inventarios.
• Hasta un 30 % del inventario de una empresa puede ser stock muerto, lo que inmoviliza capital circulante, espacio de almacén y tiempo del personal sin generar ingresos.
• Las causas más comunes del stock muerto son una mala previsión de la demanda, cadenas de suministro desalineadas y falta de visibilidad del inventario en tiempo real.
• La reducción del stock muerto comienza con un control regular del inventario, una comunicación clara entre departamentos y estrategias de compra más inteligentes.
• El software de gestión de inventarios es esencial para identificar, gestionar y prevenir el stock muerto mediante el seguimiento, la previsión y la automatización en tiempo real.

Preguntas frecuentes

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