¿Cómo mantener registros de inventario precisos?

Mantener registros de inventario precisos es una parte importante del buen funcionamiento de una empresa. Una solución de software para la gestión de inventarios ofrece una respuesta a este desafío, manteniendo la salud financiera del negocio.

¿Qué son los registros de inventario?

Los registros de inventario, también conocidos como registros de existencias, se basan en una recopilación estructurada de información y datos de los artículos en posesión de la empresa. Aunque puede incluir activos físicos como maquinaria, computadores o muebles, las empresas que venden productos físicos deben preocuparse por la gestión precisa de los registros de los artículos que venden o utilizan para fabricar artículos vendibles. Para los fabricantes, esto incluye materias primas, trabajo en proceso (WIP), ensamblajes y componentes, y productos terminados.

Aunque en el pasado el seguimiento se realizaba con registros físicos, la mayoría de las empresas modernas utilizan hojas de cálculo o bases de datos digitales que son más fáciles de actualizar periódicamente en tiempo real. Y aunque las hojas de cálculo digitales son el método de seguimiento de inventarios más utilizado por las pequeñas empresas, pueden resultar engorrosas y difíciles de utilizar en una colaboración a nivel de toda la empresa.

El software de gestión de inventarios, a menudo basado en la nube, permite un método más preciso y seguro de acceso y actualización de datos para el control de inventarios. También se pueden realizar copias de seguridad automáticas de los datos críticos.

Componentes básicos de los registros de inventario

Aunque algunas entradas de registro pueden variar según el tipo de operación, hay algunos componentes clave que son comunes a la mayoría. Entre ellos se incluyen:

• Información sobre la identificación y designación del producto (nombre, SKU, descripción).
• Número de artículos disponibles.
• Información sobre la ubicación, es decir, la zona del almacén en la que se encuentra el producto (y, en algunos casos, ubicaciones en otras instalaciones de la empresa).
• Datos de costo por unidad para estimaciones, propuestas, cotizaciones y cálculos de precios al por menor.
• Unidad de medida del producto o pieza.

Aunque estos son algunos de los componentes básicos del mantenimiento de registros de inventario, existen varios tipos de registros que los fabricantes necesitan para diferentes fines.

Tipos de registros de inventario para fabricantes

• Inventario de materias primas —registra las piezas disponibles o los ingredientes disponibles para la fabricación o el procesamiento.
• Inventario de trabajo en proceso (WIP) —número o cantidad de piezas o ingredientes que intervienen realmente en el proceso de fabricación.
• Inventario de productos terminados —producto terminado que está disponible para la realización de pedidos, el envío o el almacenamiento como artículos terminados.
• Suministros MRO (Mantenimiento, Reparación, Operaciones) —artículos que no se utilizan en el producto en sí, pero que son necesarios para mantener las operaciones. Puede tratarse de lubricantes, piezas de repuesto para máquinas o artículos de limpieza.

La importancia de mantener actualizados los inventarios

Hay varias razones por las que son necesarios registros de inventario precisos para que una empresa funcione de forma rentable. Entre ellas se encuentran los beneficios financieros, las ventajas operativas, el impacto en la satisfacción del cliente y el cumplimiento y control de calidad. Veamos cada una de ellas por separado.

Beneficios financieros

El mantenimiento de registros de inventario precisos tiene varias ventajas financieras. Llevar un registro de los niveles de inventario garantiza una reducción del capital inmovilizado en exceso de inventario. Una empresa puede tener a mano las cantidades justas de existencias.

Es posible minimizar las mermas y pérdidas de inventario llevando registros precisos que puedan utilizarse para comprobar las discrepancias en el inventario. Sin embargo, no todas las mermas de inventario se deben a robos. En el sector de la alimentación y las bebidas, las mermas suelen deberse al deterioro.

Los registros de inventario precisos también se utilizan para proporcionar informes financieros exactos y contribuyen a la valuación de una empresa o instalación individual. Las partes interesadas necesitan esta información para tomar decisiones, por lo que es vital disponer de una visión precisa del valor de los balances de inventario.

Conocer cuáles son los inventarios inicial y final, así como lo que se necesita pedir, también es necesario para la gestión del flujo de caja. Los responsables sabrán cuánto deben gastar y en qué deben invertir ese dinero.

Ventajas operativas

Por supuesto, el mantenimiento de inventarios es esencial para el proceso empresarial. Un recuento exacto de las existencias ayuda a evitar la falta de existencias y los inevitables retrasos en la producción y las entregas.

Los registros de inventario exactos también agilizan la gestión de la cadena de suministro. Conocer los recuentos de inventario actuales y los puntos de reorden permite a los responsables mantener el flujo de mercancías sin problemas, aprovechando los pedidos JIT (justo a tiempo).

Cuando la ubicación de las existencias está vinculada a los registros de inventario, también es posible aumentar la eficiencia del almacén. “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” es sin duda un buen lema para una gestión eficaz del almacén.

Dado que los registros de inventario deben estar vinculados a la programación de la producción, un fabricante puede optimizar su planificación de la producción, garantizando que el producto terminado estará disponible a tiempo, en todo momento.

Impacto en la satisfacción del cliente

Desde el punto de vista del cliente, no hay nada que le haga más feliz que un cumplimiento fiable y puntual de los pedidos. Por otro lado, pocas cosas les molestan más que su producto esté pendiente de entrega. Una empresa se gana la confianza y la fidelidad de sus clientes cumpliendo sus pedidos con regularidad. El control de inventarios ayuda a cumplir con los pedidos a tiempo, especialmente si se utilizan sitios web de e-commerce para recibir los pedidos de los clientes.

Cumplimiento y control de calidad

Un sistema eficaz de gestión de inventarios le ayudará a cumplir la normativa del sector y los requisitos de control de calidad. Algunos productos, sobre todo los perecederos, deben incluir un plan de retención de ingredientes. Cuando las existencias se acercan a su fecha límite de uso, el sistema de inventario debe activar una reposición según los puntos de reorden establecidos.

El sistema de gestión de inventarios también debe incluir un medio de seguimiento de cada pieza y producto terminado. La trazabilidad es vital en caso de que los productos resulten defectuosos y deban retirarse.

Lista de chequeo para garantizar y mantener registros de inventario precisos

Independientemente de cómo realice el seguimiento del inventario, es bueno disponer de un método para mantener la integridad del inventario. A continuación presentamos una lista de cosas que hay que tener en cuenta.

Establecer procedimientos estandarizados

• Cree directrices claras para la introducción de datos.
• Establezca códigos de denominación coherentes para que los artículos idénticos se etiqueten correctamente.
• Defina las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo implicado en la contabilidad y auditoría de inventarios.
• Documente todos los movimientos de inventario para garantizar su exactitud.

Métodos habituales de verificación

• Elabore y mantenga los recuentos físicos de inventario programados.
• Implemente programas de recuento cíclico para garantizar que todo se contabiliza.
• Disponga de un proceso de conciliación con los registros contables.
• Realice comprobaciones aleatorias de los artículos de gran valor o que se mueven con rapidez.

Capacitación y responsabilidad del personal

• Los empleados deben recibir una formación completa sobre los procedimientos de inventario.
• Programe sesiones periódicas de actualización para evitar incoherencias.
• La responsabilidad clara de la precisión es vital para mantener la trazabilidad.
• Fomente una cultura que valore la precisión y la exactitud de los pedidos.

Aplicar medidas de control de calidad

• Procesos documentados de validación de datos.
• Verificación en dos pasos para entradas críticas.
• Auditorías periódicas de los datos de inventario en función de los periodos contables.
• Corrección inmediata de los errores detectados.

Optimizar la organización del almacén

• Utilice ubicaciones de almacenamiento lógicas para mantener juntos los artículos idénticos.
• Los sistemas de etiquetado claro aseguran que cada artículo esté correctamente catalogado.
• Organice las zonas de recepción y expedición para evitar que el desorden obstaculice las operaciones.
• Implemente la metodología 5S (clasificar – sort, ordenar – set in order, limpiar – shine, estandarizar – standardize y mantener – sustain).

Consejos para aumentar la precisión del inventario

Crear una lista de chequeo es solo el primer paso para mejorar la precisión del inventario. Aplique también estas ideas adicionales.

Aproveche la tecnología para la captura de datos, que puede incluir un sistema de escaneado de códigos de barras y la tecnología RFID para la introducción y el seguimiento automáticos de datos. Acceder a los sistemas de gestión de inventario a través de aplicaciones en dispositivos móviles como smartphones y tabletas permite a los trabajadores acceder en tiempo real a registros electrónicos y a actualizaciones inmediatas del inventario.

Optimice los flujos de trabajo de inventario simplificando los procedimientos de recepción. Emplee procedimientos de picking estructurados, incluso automatizados, para llevar la materia prima a la planta de fabricación y los productos terminados a la expedición. Protocolos de envío estandarizados y un proceso de gestión de devoluciones eficiente no sólo agilizan el control del inventario, sino que también lo mejoran.

Céntrese en los artículos críticos del inventario utilizando un sistema de análisis ABC para establecer prioridades. Para los artículos de alto valor, prevea recuentos más frecuentes del nivel de existencias. En el caso de los productos propensos a equivocarse en el proceso de picking, hay que prever pasos y procedimientos de validación adicionales. Algunos productos o piezas son muy sensibles a la manipulación incorrecta —diseñe procedimientos para protegerlos.

Aborde las causas profundas de las discrepancias y no esconda los errores bajo la alfombra. Utilice una investigación sistemática para encontrar la causa raíz de todos los errores de inventario. Documente los problemas comunes y diseñe medidas preventivas para eliminarlos.

Cómo ayuda el software de gestión de inventarios a la precisión y trazabilidad de las existencias

Implementar un sistema de gestión de inventario eficiente puede parecer una batalla constante, como enfrentarse a la Hidra de la mitología griega: usted resuelve un problema y aparecen dos más. Pero, como hizo Hércules, es posible superar el desafío.

En su almacén, el software de gestión de inventarios sale al rescate. Una característica clave que hay que buscar es si el sistema de control de inventario puede integrarse con el sistema actual utilizado. Por ejemplo, las hojas de cálculo y otras bases de datos de inventario suelen poder cargarse fácilmente en el sistema más completo.

A continuación le contamos cómo el software de gestión de inventarios simplifica la precisión y la trazabilidad.

Gestión centralizada de datos en tiempo real

El software de gestión de inventario le ofrece una única fuente de información precisa sobre el inventario. Cuando se utiliza en una configuración basada en la nube, las actualizaciones están disponibles automáticamente para todos los sistemas y dispositivos conectados.

Con sólo un clic en uno o dos botones de la pantalla, todas las personas con los permisos necesarios, desde los altos directivos hasta la planta de producción, pueden ver en tiempo real los niveles de existencias. Si mantiene su inventario en ubicaciones remotas, como al otro lado de la ciudad o de la región, éstos pueden integrarse fácilmente. Esto significa que se pueden evitar desabastecimientos de forma rápida y eficaz.

Capacidades de automatización

Cuando se conectan a escáneres de códigos de barras, sensores RFID y similares, la introducción de datos y la validación de existencias se automatizan, lo que reduce las posibilidades de error humano. Al hacer un seguimiento preciso de los niveles de existencias, los gestores reciben alertas automáticas de existencias bajas.

La reordenación programada del inventario puede basarse en un conjunto de parámetros para mantener el inventario en niveles óptimos. La automatización y la programación también agilizan los procesos de recuento cíclico cuando se utilizan.

Funciones avanzadas de seguimiento

Algunas de las funciones de seguimiento más avanzadas que se encuentran en el software ERP y en los sistemas de gestión de inventarios son:

• Seguimiento de lotes y números de serie, necesario para la trazabilidad.
• Gestión de la fecha de caducidad de los ingredientes perecederos.
• Registros de auditoría exhaustivos que ayudan a identificar dónde se producen discrepancias y errores.
• Documentación completa de la cadena de custodia desde el punto de origen en la cadena de suministro hasta el punto en que el producto abandona el muelle de embarque.

Informes y análisis

Lo que antes llevaba horas, incluso días, ahora es fácil de conseguir bajo demanda. Entre ellos se incluyen algunos o todos de los siguientes informes y datos analíticos.

• Análisis de tendencias y previsiones para permitir tiempos y calendarios de entrega precisos.
• Informes de variaciones y seguimiento de discrepancias para identificar las mermas y permitir su corrección y mitigación.
• Los cuadros de mando de rendimiento ayudan a identificar los cuellos de botella en el proceso que se ven afectados por una mala gestión del inventario.

Ventajas específicas de ERP para fabricantes

El uso de software de gestión de inventarios tiene ventajas específicas para las PYME de fabricación. La gestión de inventarios está integrada directamente en la planificación de la producción y el control de procesos.

Cuando se utiliza con la integración de la gestión de la lista de materiales (BOM), los responsables de producción pueden dar luz verde al proceso de fabricación o reprogramarlo debido a la falta de disponibilidad de piezas o componentes.

Una vez que un producto se pone en proceso, el seguimiento de las órdenes de trabajo ofrece a los gestores y supervisores visibilidad en tiempo real de en qué punto del ciclo de procesamiento se encuentra un producto y en qué punto se trasladará a la siguiente estación de trabajo.

En resumen, los sistemas de gestión de inventarios integrados en una solución ERP de fabricación eficaz, ponen orden al caos que a menudo se encuentra en el proceso de fabricación.

Principales aspectos a tener en cuenta

1. Unos registros de inventario precisos son fundamentales para la salud financiera y la eficiencia operativa de las PYME de fabricación. Las partes interesadas pueden disponer de cifras válidas para los informes del ejercicio fiscal.
2. La verificación periódica mediante recuentos físicos y recuentos cíclicos es esencial para mantener la integridad de los datos. Siempre es necesaria cierta interacción humana. Pero puede ser asistida por módulos de inventario MRP.
3. Los procedimientos normalizados y la formación del personal constituyen la base de la precisión del inventario. Como en todo, los SOPs (procedimientos estandarizados de trabajo) y una capacitación adecuada ayudan a garantizar buenos resultados.
4. Soluciones tecnológicas como el escaneado de códigos de barras y RFID mejoran considerablemente la precisión de la captura de datos. Al eliminar las posibilidades de error humano en la introducción de datos, se consigue una mayor precisión.
5. Abordar las causas raíz de las discrepancias, y no solo los síntomas, conduce a mejoras a largo plazo. Al igual que en la medicina, es necesario encontrar, tratar y eliminar la causa principal de la ‘enfermedad’ en el inventario.
6. El software de gestión de inventarios proporciona las herramientas necesarias para un control y una trazabilidad exhaustivos del inventario. Desde el punto de origen hasta las manos del cliente, una cadena de custodia completa garantiza el cumplimiento de la normativa y el uso seguro del producto.

Preguntas frecuentes

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