Supply chain planning: creando resiliencia en la cadena de suministro

La planificación moderna de la cadena de suministro le ayuda a identificar problemas con mayor anticipación y a tomar decisiones informadas sobre los compromisos que debe asumir.

¿Qué es el supply chain planning?

La planificación de la cadena de suministro o Supply chain planning (SCP), es la capa de toma de decisiones de la gestión de la cadena de suministro (SCM) que convierte la demanda prevista en un plan viable para la compra de materias primas, la producción, la determinación de los niveles de inventario y la entrega. Conecta la planificación de la demanda (lo que necesitarán los clientes) con la planificación del suministro (cómo se fabricará y suministrará), de modo que se pueda equilibrar los materiales, la capacidad de producción, la gestión del inventario y los tiempos de entrega antes de que la planta de producción sufra las consecuencias.

El supply chain planning se reduce a responder tres preguntas básicas:

• ¿Qué demanda de los clientes estamos tratando de satisfacer y/o qué ha cambiado?
• ¿Contamos con las materias primas y la capacidad de producción necesarias para satisfacerla?
• Si no es así, ¿cuál es la mejor solución? ¿inventario, calendario, proveedor o fechas de entrega prometidas?

La planificación de la cadena de suministro abarca tres perspectivas basadas en el tiempo:

1. La planificación estratégica se proyecta con meses o años de antelación y abarca decisiones importantes como el diseño de la red de suministro, el enfoque de abastecimiento y la planificación de la capacidad principal para satisfacer la demanda futura.
2. La planificación táctica se lleva a cabo en plazos de semanas a meses y se centra en alinear los datos de demanda de los clientes, las tendencias del mercado y el suministro mediante una cadencia de S&OP, estableciendo objetivos de inventario y asegurando los compromisos de los proveedores.
3. La planificación operativa se ejecuta día a día y semana a semana, traduciendo el plan en acciones a través de los resultados del programa maestro de producción, los planes de compras y los programas de producción.

Planificación de la cadena de suministro vs. gestión de la cadena de suministro

La gestión de la cadena de suministro (SCM) es todo el sistema. Es la forma en que usted planifica, abastece, produce y entrega, incluyendo cómo maneja las devoluciones y el servicio al cliente. Incluye a las personas, los procesos y las rutinas diarias que mantienen los materiales y los envíos en movimiento.

La planificación de la cadena de suministro es el componente de toma de decisiones dentro de ese sistema completo. Establece prioridades, objetivos y calendarios para que las compras y la producción no se basen en suposiciones. Para las pymes, esto no es algo académico o teórico. Es relevante y pragmático, basado en resultados prácticos, sensatos y realistas.

Las operaciones débiles o deficientes de la cadena de suministro se convierten en un caos de constantes aceleraciones, un hábito costoso que, en efecto, significa que la gestión de crisis se ha convertido en la nueva normalidad. La satisfacción del cliente suele ser una de las primeras áreas en las que comienza a fallar la rentabilidad.

Una planificación sólida de la cadena de suministro reduce las sorpresas, estabiliza el calendario de producción y facilita mucho el cumplimiento de las fechas de envío.

Planificación de la cadena de suministro vs. optimización de la cadena de suministro

La optimización de la cadena de suministro consiste en el uso de tecnologías como la inteligencia artificial, el análisis de datos en tiempo real, el blockchain y los sistemas conectados para maximizar la eficiencia y el rendimiento en toda la red de suministro. Va más allá de la planificación e incluye decisiones de diseño (ubicación de las instalaciones, flujo de productos), sistemas de ejecución (gestión de almacenes, transporte) y gestión de excepciones en tiempo real cuando se producen interrupciones.

La optimización de la cadena de suministro rompe los silos de datos que suelen separar funciones internas como compras, producción, almacenamiento o transporte, y amplía la visibilidad a proveedores, vendedores y socios logísticos. Esta visibilidad integral le permite ver lo que realmente está sucediendo en toda su red, no solo dentro de su propia organización.

El supply chain planning se inscribe en este marco de optimización más amplio. Se trata de una labor continua y repetitiva que consiste en tomar decisiones bajo restricciones en tiempo real: decidir qué comprar, qué fabricar y cuándo fabricarlo en función de los tiempos de entrega, la capacidad, los objetivos de inventario y las fechas de entrega prometidas.

Así pues, la planificación crea la hoja de ruta, mientras que la optimización utiliza la tecnología para ayudarle a seguir esa hoja de ruta de manera más eficiente y a ajustarse automáticamente cuando surgen obstáculos inevitables.

Componentes clave del proceso de planificación de la cadena de suministro

La planificación de la cadena de suministro es un conjunto de actividades de planificación interconectadas que se complementan entre sí. Cuando están alineadas, las compras y la producción dejan de ser una incógnita. Cuando no lo están, se producen retrasos en las piezas, cambios en los plazos y costosos gastos de expedición. Estos son los componentes clave del proceso de planificación de la cadena de suministro y cómo pasan de uno a otro.

1) Planificación de la demanda

La planificación de la demanda consiste en estimar qué necesitarán los clientes y cuándo. No tiene por qué ser sofisticada, pero sí debe ser coherente. El resultado es un plan de demanda (a menudo elaborado a partir de previsiones y datos de pedidos en tiempo real) que proporciona al resto de la empresa un punto de partida realista para satisfacer la demanda.

Una buena planificación de la demanda se caracteriza por:

• … un pronóstico que se pueda explicar en lenguaje sencillo.
• … una breve lista de lo que ha cambiado desde el último ciclo (nuevos pedidos, cancelaciones, picos).
• un acuerdo sobre los principales factores (estacionalidad, promociones, programas para clientes).

Errores comunes en las pymes.

• Previsión de la demanda a un nivel inadecuado (demasiado detallado o demasiado general).
• Tratar las cotizaciones como si fueran demanda firme.
• Ignorar la volatilidad y luego sorprenderse cuando se produce.

Cuando se tiene una proyección precisa de la demanda de los clientes, la siguiente pregunta es: ¿se puede satisfacer?

2) Planificación del suministro

La planificación del suministro convierte la demanda en un plan viable sobre cómo satisfacerla. Aquí es donde se equilibran los materiales, la capacidad de producción y los plazos. Para los fabricantes, la planificación del suministro suele incluir la planificación de materiales, las compras y la planificación de la producción trabajando conjuntamente.

La planificación del suministro decide…

• … qué se fabricará vs. qué se comprará o subcontratará.
• … cuándo se llevará a cabo el trabajo y qué tendrá prioridad.
• … dónde hay limitaciones de capacidad (mano de obra, maquinaria, herramientas, cambios).

Qué suele romperlo:

• Tiempos de entrega poco realistas.
• Pensar que la capacidad de producción es “ilimitada”.
• Planes elaborados sin verificar las limitaciones.

Pero incluso un buen plan de suministro puede fracasar si la estrategia de inventario es errónea.

3) Planificación del inventario

La planificación del inventario consiste en decidir qué almacenar, dónde almacenarlo y cuánta protección o stock de seguridad se necesita. Aquí es donde se establecen las reglas de gestión de inventario que evitan la escasez o el desabastecimiento sin inmovilizar efectivo en los artículos equivocados.

La planificación del inventario implica establecer…

• .. puntos de reorden / niveles mínimos y máximos de inventario (o cualquier otra política que utilice).
• … objetivos de stock de seguridad para los artículos que realmente lo necesitan para evitar cuellos de botella.
• … dónde debe ubicarse el inventario (materias primas, desacoplamiento, productos terminados, múltiples ubicaciones).

Lo que se considera adecuado:

• Almacenamiento selectivo, no “aumentar el stock de seguridad en todo”.
• Razones claras para cada reserva, teniendo en cuenta la variabilidad, el riesgo de tiempo de inactividad y el nivel de servicio.
• Revisión periódica de los artículos que causan más problemas.

Las políticas de inventario solo funcionan cuando la realidad de los proveedores se tiene en cuenta en el plan.

4) Planificación y gestión de proveedores

La planificación de escenarios de proveedores es la parte de la gestión de proveedores que impacta directamente el plan: tiempos de entrega, MOQ (cantidades mínimas de pedido), riesgo de calidad, fiabilidad y opciones de respaldo. Es menos sobre fichas de puntuación y más sobre preguntarse: “¿Podemos confiar en esta fuente de suministro cuando realmente importa?”.

La planificación de proveedores incluye…

• … los tiempos de entrega de proveedores y artículos que realmente actualiza.
• … las decisiones sobre las cantidades mínimas de pedido y la cadencia de los pedidos que se ajustan al flujo de caja.
• … la segmentación de proveedores (críticos vs. no críticos, tiempos de entrega largos vs. tiempos de entrega cortos).
• … opciones de respaldo realistas, como alternativas aprobadas o segundas fuentes precalificadas, y soluciones alternativas para las interrupciones de la cadena de suministro.

Qué suele romperlo:

• Suponer que los proveedores “encontrarán la solución” durante una interrupción de la cadena de suministro.
• No medir la variabilidad del tiempo de entrega (solo tener en cuenta los promedios).
• Descubrir problemas de calidad cuando la línea ya está parada.

A continuación, se necesita un ritmo para mantener la demanda, el suministro y el inventario alineados.

5) Alineación de S&OP

La planificación de ventas y operaciones (S&OP, por sus siglas en inglés) es la cadencia regular de reuniones interfuncionales en las que los departamentos de ventas, operaciones, finanzas y la dirección alinean los planes de demanda con las capacidades de suministro. Desarrollan decisiones de compensación sobre la capacidad, el inventario y los compromisos con los clientes. Es aquí donde la planificación se convierte en una toma de decisiones estratégica, lo que obliga a la alineación antes de que los problemas lleguen a la planta de producción.

La mayoría de las pymes adoptan un enfoque simplificado que alinea la demanda, la oferta, la capacidad y el inventario sin los gastos generales de los programas formales de S&OP. Muchas empresas lo utilizan cuando la aceleración constante supone un costo, pero añadir más procesos no parece la solución adecuada. El objetivo no es realizar una previsión perfecta de la demanda, lo cual es casi imposible debido a la variabilidad inherente de la misma. El objetivo es una alineación más rápida y mejores compensaciones antes de que los problemas afecten al calendario.

Lo que se alinea:

• Los cambios en la previsión de la demanda y cómo responderá a la variabilidad de la demanda.
• Las limitaciones de capacidad y lo que tiene prioridad.
• Objetivos de inventario y lo que está dispuesto a arriesgar.
• Realidades de las compras (retrasos de los proveedores, asignaciones, variaciones de precios).

Lo que es bueno para las pymes:

• Una breve reunión semanal para determinar qué salió mal y por qué.
• Una revisión mensual del plan que fije las prioridades y las decisiones.
• Responsables claros de los datos y parámetros (tiempos de entrega, puntos de reorden, stock de seguridad).

Los planes no fracasan de golpe. Se desvían, a veces de forma casi imperceptible. Por eso es necesario contar con un ciclo de retroalimentación para mantener una planificación eficaz de la cadena de suministro.

6) Gestión de excepciones y retroalimentación

La gestión de excepciones es el ciclo de control que mantiene el plan en marcha. Es donde se vigilan los fallos, se actúa con rapidez y se actualiza el sistema para no tener que volver a enfrentarse al mismo problema la semana siguiente.

La gestión de excepciones supervisa…

• .. los pedidos tardíos y los errores de los proveedores.
• … la escasez y el desabastecimiento (especialmente de artículos críticos).
• … los cambios en los plazos y los retos de agilización.
• … retenciones por control de calidad y desechos que interrumpen el suministro.

Qué se mejora con el tiempo:

• Actualizar los tiempos de entrega basándose en cifras de rendimiento reales en tiempo real.
• Ajustar los puntos de reorden y el stock de seguridad cuando la variabilidad es real.
• Reclasificar los artículos críticos a medida que cambian los productos y los clientes.

Las ventajas y los retos de la planificación de la cadena de suministro

El supply chain planning no consiste en alcanzar la perfección, sino en mantener el control de la gestión de riesgos. Cuando su plan es sólido, la planta de producción funciona con mayor estabilidad, el equipo de compras deja de adivinar y las fechas de envío se cumplen con mayor facilidad. Seguirán surgiendo sorpresas, pero las verá antes y podrá gestionarlas con opciones y sin entrar en pánico. Estas son las cuatro ventajas principales de la planificación de la cadena de suministro.

Ventajas

• Programaciones más estables y menos urgencias de reabastecimiento. Reducirá los cambios de última hora, las tarifas de transporte premium y el caos de las “listas urgentes”.
• Mejores fechas de entrega que satisfacen las expectativas de los clientes. Se compromete en función de la capacidad de producción real y la disponibilidad exacta de materias primas.
• Inventario más inteligente y flujo de caja más sólido. Usted compra el inventario adecuado, no solo más inventario, y reduce el exceso y la obsolescencia.
• Mayor rendimiento y menos tiempo de inactividad. Menos escasez y menos paradas o cuellos de botella en la línea de producción significan que se produce más trabajo.

Por muy buenos que parezcan los beneficios, también hay que ser consciente de los retos a los que se enfrentará. Reconocerlos puede ayudarle a evitar fallos en su planificación.

Retos

La planificación de la cadena de suministro no suele fallar porque el equipo sea perezoso. Falla porque el plan se basa en fundamentos poco sólidos. Tiempos de entrega que no son reales. Listas de materiales que no están claras. Capacidad de producción que se trata como si fuera ilimitada. Entonces, el calendario empieza a desviarse, se acumulan los faltantes y todos terminan acelerando el proceso. Los retos que se indican a continuación suelen ser los culpables.

• Variabilidad. Las fluctuaciones de las tendencias del mercado, el rendimiento de los proveedores y los problemas de calidad crean un desvío constante en el rendimiento de la cadena de suministro.
• Puntos ciegos en la capacidad. La mano de obra, las máquinas, las herramientas, los cuellos de botella y los cambios son limitaciones reales: si se ignoran, el calendario se convierte en ficción.
• Lagunas en la responsabilidad. Si nadie se responsabiliza de los parámetros (tiempos de entrega, puntos de reorden, stock de seguridad), el sistema fallará.
• Limitaciones de las pymes. El poder de negociación limitado con proveedores, los MOQ, el efectivo disponible, el espacio y la capacidad del equipo hacen que muchos consejos de “mejores prácticas” sean difíciles de aplicar.

Ahora que se han expuesto las ventajas y los retos, es bueno saber cómo toda esta planificación y toma de decisiones refuerza la resiliencia de la estructura de su red de cadena de suministro.

La planificación de la cadena de suministro genera resiliencia en la red.

Una cadena de suministro resiliente tiene que ver principalmente con el tiempo. Tiempo para detectar un problema. Tiempo para decidir. Tiempo para recuperarse. El supply chain planning mejora estos tres aspectos, ya que conecta la gestión de la demanda, el suministro y el inventario en un único plan viable. Así es como se detectan los riesgos a tiempo, antes de que la planta de producción tenga que pagar por ellos.

Las cadenas de suministro frágiles fallan de maneras predecibles. Piezas de un solo proveedor. Tiempos de entrega largos y variables. Visibilidad limitada de la cadena de suministro. Inventario demasiado reducido o en el lugar equivocado. La planificación rompe ese patrón. Le obliga a señalar los artículos y proveedores críticos, vigilar la variabilidad de los tiempos de entrega y crear reservas específicas donde el riesgo es real. Luego, la cadencia o un ritmo establecido hace el resto:

• Seguimiento semanal de excepciones.
• Revisiones mensuales.
• Decisiones rápidas como sustituciones, proveedores alternativos, reordenación, cambios en las fechas de entrega y agilización inteligente.

La planificación no eliminará por completo las interrupciones. Sin embargo, reducirá el alcance de los daños y los hará más manejables.

¿Cómo puede el software de planificación de la cadena de suministro simplificar la gestión de la cadena de suministro?

Incluso con una cadena de suministro relativamente sencilla y una línea de productos sin complicaciones, los problemas pueden acumularse rápidamente. Con métodos de seguimiento manuales, como hojas de cálculo y bases de datos independientes, los problemas pueden salirse de control en un abrir y cerrar de ojos.

Sin un buen proceso para la visibilidad de la cadena de suministro y la gestión de la cadena de suministro, una empresa puede verse rápidamente desbordada. Ahí es donde entra en juego el software de planificación de la cadena de suministro.

A continuación, se presentan cuatro formas en las que un software de planificación de la cadena de suministro, como MRPeasy, puede simplificar su SCM.

1. Una única fuente de información veraz para los datos de planificación. Centralice los datos maestros de los productos, las listas de materiales (BOM), los tiempos de entrega, las cantidades mínimas de pedido, el stock de seguridad y la información de los proveedores para que los empleados dejen de trabajar con versiones diferentes de la realidad.
2. Mejor visibilidad de lo que hay en existencia, lo asignado y lo que está por recibir. Consulte el estado del inventario y las recepciones previstas para que pueda detectar faltantes con anticipación y evitar paradas inesperadas en la línea de producción.
3. Decisiones de adquisición y producción más rápidas y coherentes. Convierta los planes en acciones (sugerencias de compra, órdenes de trabajo y alertas de reposición) para no tener que volver a elaborar el plan desde cero cada semana.
4. Automatice las alertas de excepciones en lugar de requerir una supervisión humana constante. Reciba notificaciones cuando las existencias sean bajas, los pedidos se retrasen o se produzcan fallos en el suministro, para que pueda centrarse en las decisiones y no en la búsqueda de datos.

Una vez que los datos están centralizados y las alertas funcionan, el siguiente paso es utilizarlos con disciplina. Una simple revisión semanal. Un reajuste mensual. Unas cuantas reglas claras para lo que se debe agilizar y lo que se debe mantener en reserva. Ahí es donde la planeación de la cadena de suministro comienza a sentirse como control en lugar de caos.

Consejos de planificación del suministro para distribuidores y fabricantes pymes

Es posible que haya tomado algunas notas sobre cómo crear una red de suministro resiliente mientras leía este artículo. Es fundamental que encuentre formas de simplificar y gestionar su cadena de suministro para evitar interrupciones importantes en su proceso de fabricación. Si es distribuidor, mayorista o minorista, muchos de estos conceptos también se aplican a usted.

A continuación, ofrecemos siete consejos para la planificación del suministro que pueden utilizar todas las empresas.

1. No busque la “resiliencia perfecta”. Busque una recuperación rápida. No está construyendo una red de suministro empresarial. Está creando opciones que permiten que el trabajo siga adelante cuando algo falla. Empiece por definir qué significa para usted “recuperarse”. Calcule cuántos días puede tolerar la escasez de sus productos críticos antes de que le afecte negativamente.
2. Diversifique de manera inteligente, no necesariamente amplia. Las fuentes secundarias suenan de maravilla hasta que las cantidades mínimas de pedido (MOQ), los precios y el limitado poder de negociación le cierran la puerta. Trabaje primero los ángulos prácticos: preapruebe alternativas, califique sustitutos y mantenga una lista corta de proveedores de respaldo para las piezas que más importan.
3. Utilice el inventario como una herramienta, no como una red de seguridad. Tener stock de seguridad en todas partes aplastará el flujo de caja y ocupará espacio. Proteja mediante reservas lo que garantiza el tiempo de actividad y los compromisos con los clientes: piezas con largos tiempos de entrega, artículos de alta variabilidad y los componentes que pueden detener una línea. Todo lo demás se somete a reglas más estrictas y a una revisión más rigurosa.
4. Planifique teniendo en cuenta la variabilidad, no los promedios. Los tiempos de entrega varían. El rendimiento de los proveedores fluctúa. Los rendimientos cambian. Realice un seguimiento de los tiempos de entrega reales y planifique considerando la variabilidad, especialmente en piezas con largos tiempos de entrega y artículos críticos, para que los faltantes dejen de sorprenderle.
5. Elabore un manual de estrategias para las interrupciones que ve con más frecuencia. Proveedores que se retrasan. Rechazos por calidad. Picos de demanda. Retrasos en el transporte. Decida su respuesta antes de que se produzca la emergencia: sustitución, reordenación, envío parcial, proveedor alternativo, subcontratación o ajuste de las fechas de entrega prometidas. Un manual de estrategias sencillo reduce el tiempo de decisión cuando las cosas se complican. Anotarlo le ahorrará tiempo en el futuro y agilizará su proceso.
6. Incorpore el mantenimiento a la resiliencia. Una pieza de repuesto de $40 que falta puede provocar una interrupción del servicio por valor de $40.000. Trate los repuestos críticos como materiales de producción: seguimiento de tiempos de entrega largos, reglas de reorden y una lista corta de artículos que pueden detener la línea. Su programa de mantenimiento solo es tan confiable como las piezas que puede obtener a tiempo. Conozca y comprenda cuáles son.
7. Haga que la responsabilidad sea real. Los sistemas de planificación se desvían cuando nadie se hace cargo de las entradas. Asigne una responsabilidad clara para los tiempos de entrega, los puntos de reorden, el stock de seguridad y las actualizaciones del rendimiento de los proveedores. Sin ello, volverá a encontrarse con la urgencia, la recuperación ante desastres y el caos de las hojas de cálculo.

Hacer de la resiliencia de la cadena de suministro un hábito: sus próximos 30 días

La resiliencia de la cadena de suministro no es un proyecto de planificación empresarial que se termina, sino un hábito que se mantiene y se perfecciona. Cuando la demanda, la oferta, el inventario y los proveedores están conectados, y se convierte la revisión del plan en un proceso continuo, las interrupciones dejan de convertirse en emergencias.

Por supuesto, seguirá habiendo sorpresas de vez en cuando. Pero las verá antes, tomará decisiones más rápido y mantendrá el trabajo vital en marcha. Esto hace que todas las partes interesadas estén más satisfechas.

Comience poco a poco. Seleccione los principales artículos que provocan paros de línea. Reduzca los tiempos de entrega. Establezca reservas de inventario donde reside el tiempo de inactividad. Realice una revisión semanal de excepciones. Trabaje para mejorar la precisión del pronóstico y los datos de demanda futura.

Hágalo durante 30 días y notará la diferencia. La planificación no hará que el mundo de la fabricación o la distribución sea perfectamente predecible. Pero hará que sus respuestas sean predecibles y eficaces.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La planificación de la cadena de suministro o supply chain planning es el nivel de toma de decisiones que convierte la demanda prevista en planes ejecutables de compra, producción, inventario y entrega. Conecta lo que los clientes quieren con lo que usted puede fabricar y comprar de forma realista, de modo que las compensaciones se deciden con antelación, y no en la planta de producción durante una crisis.
• El valor real de la planificación de la cadena de suministro es el tiempo. Tiempo para detectar riesgos, tiempo para decidir y tiempo para recuperarse. Una planificación sólida reduce las prisas, estabiliza los calendarios y permite hacer promesas de entrega basadas en la capacidad y la realidad de los materiales, no en el optimismo.
• Un SCP eficaz es un proceso estructurado e integral, no una simple previsión. La planificación de la demanda alimenta la planificación del suministro, que a su vez influye en las políticas de inventario, las decisiones de los proveedores y la alineación de las operaciones, todo ello respaldado por una gestión continua de las excepciones y ciclos de retroalimentación.
• La mayoría de los fallos en la planificación se deben a datos erróneos, no a malas intenciones. Los tiempos de entrega irreales, restricciones de capacidad ignoradas, listas de materiales (BOM) desordenadas y parámetros sin un responsable asignado provocan que los planes se desvíen hasta que la agilización de pedidos se convierte en el modo de operación predeterminado.
• Para las pymes, una buena planificación es pragmática, no teórica. Los ritmos simplificados de S&OP, las reservas de inventario selectivas y la planeación de proveedores basada en la variabilidad real aportan mucho más valor que los marcos de “mejores prácticas” que ignoran las restricciones de efectivo, espacio y poder de negociación.
• La planificación de la cadena de suministro crea resiliencia por diseño. Al identificar los elementos críticos, observar la variabilidad y definir de antemano los planes de respuesta, las empresas reducen el alcance de los daños causados por las interrupciones y mantienen el flujo de trabajo cuando algo inevitablemente falla.

Preguntas frecuentes

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