Guía de migración de ERP para pequeñas empresas

Tanto si está cambiando sus sistemas heredados por un software de fabricación moderno como si está tomando la decisión estratégica de cambiar de proveedor, la migración de ERP es un proceso empresarial estratégico que requiere una cuidadosa deliberación y ejecución. Entremos en detalle.

¿Qué es la migración de ERP?

La migración de ERP es el proceso de cambiar su software de planificación de recursos empresariales por uno nuevo y trasladar los datos empresariales críticos, las configuraciones y los flujos de trabajo del sistema antiguo al nuevo. Lo más habitual es que las empresas que emprenden este proceso hayan estado utilizando un sistema heredado que se ha quedado obsoleto. Sin embargo, la migración también puede ser necesaria cuando una solución anterior no ha funcionado o su implementación no ha sido satisfactoria.

Migrar un ERP no es tarea fácil. Hay que desarrollar un proyecto de migración, nombrar un equipo, considerar la posibilidad de recurrir a consultores, etc. La migración supone una investigación exhaustiva y la toma de decisiones a nivel ejecutivo sobre las alternativas adecuadas, la gestión de datos, los problemas de seguridad, la designación de recursos para la implementación, etc. Se trata de una cuestión crítica, ya que su sistema ERP afecta en gran medida a la forma en que lleva a cabo su actividad diaria e incluso a su cadena de suministro.

Las tecnologías ERP han madurado mucho en los últimos 20 años. Ha surgido un mercado diverso a partir de lo que, en un pasado reciente, era un paquete de software goliath destinado únicamente a las grandes empresas. Hoy en día, los ERP se presentan en muchas formas, adaptadas a sectores específicos, diferentes tipos de negocio y tamaños de empresa. Las soluciones basadas en la nube, en su mayoría mucho más fáciles de implantar, están sustituyendo cada vez más a las soluciones locales.

¿Por qué cambiar de proveedor de ERP?

Muchos sectores que antes tenían un acceso limitado a las soluciones tecnológicas o encontraban que el software de productividad era excesivamente caro están adoptando cada vez más sistemas ERP modernos. En muchos casos, estas empresas están haciendo la transición desde ERP heredados obsoletos o, más comúnmente, desde hojas de cálculo y sistemas basados en papel. Un ejemplo destacado es el sector de la pequeña fabricación, que ha experimentado una importante oleada de adopción del ERP de fabricación en los últimos años.

Sin embargo, con los constantes avances tecnológicos y la gran diversidad de proveedores, la migración de ERP es cada vez más común entre todo tipo de empresas que buscan modernizar sus operaciones. Tanto es así que incluso ha surgido software específicamente diseñado para simplificar y gestionar la migración de datos ERP.

Entre las razones para cambiar de proveedor de ERP se incluyen:

• Su empresa está creciendo: han surgido nuevos requisitos o volúmenes que la solución actual no puede cubrir.
• Puede elevar el retorno de la inversión (ROI): el precio por funcionalidad ha bajado hasta un punto en el que cambiar de proveedor ofrece una mayor rentabilidad, incluso después del costo añadido de la migración.
• Necesita más integración o funcionalidad: su empresa ha llegado a depender de aplicaciones de terceros con las que el sistema actual no se integra o puede aprovechar funcionalidades que no incluye.

Elegir el sistema ERP adecuado

Aunque abundan los proveedores de ERP, cambiar de sistema debería ser un asunto muy meditado. La migración a un ERP es un proceso estratégico que afecta a toda la empresa, desde la línea de producción hasta los clientes e incluso los proveedores. A pesar del aumento de productividad que puede suponer, una implementación inadecuada también puede poner en peligro sus finanzas.

Al elegir un software ERP, usted debe abordar una serie de preguntas junto con los responsables estratégicos de la empresa. Estas incluyen aspectos como:

• ¿Cómo se adaptaría el sistema ERP a mis necesidades empresariales o cómo mejoraría mis procesos?
• ¿Está el software diseñado para el tamaño y escala de mi empresa?
• ¿Existen soluciones ERP específicas para mi caso de uso?
• ¿El sistema ofrece suficiente escalabilidad a futuro?
• ¿El precio, el costo de funcionamiento y la implementación del ERP ofrecen un ROI suficiente para justificar su adopción?
• ¿La solución proporciona suficiente trazabilidad para satisfacer mis requisitos de conformidad?
• ¿Es el sistema lo suficientemente intuitivo para que lo utilicen mis empleados?

Para obtener más información, consulte nuestra lista de Los 10 errores principales que cometen las pequeñas empresas de fabricación con el software ERP.

Retos de la migración al software ERP

Como ya se ha mencionado, migrar todo su sistema de productividad a un nuevo software es todo un reto, incluso si todo va bien. A continuación, se presentan algunos de los retos más comunes que podría enfrentar al comenzar una migración de ERP.

• Disponibilidad de recursos y evitar tiempos de inactividad. Para que los proyectos de migración a un ERP tengan éxito se necesitan mucho tiempo y recursos humanos. En promedio, una migración exitosa puede tardar desde unos pocos meses hasta un año, dependiendo de la complejidad del negocio. Asignar a las personas adecuadas y contar con recursos suficientes es fundamental para no comprometer las operaciones diarias y garantizar la salud del negocio.
• Complejidad de la implementación. La implementación de un ERP ya es exigente por sí sola. Coordinar flujos de trabajo y configuraciones entre varios departamentos conlleva una complejidad tanto técnica como logística. Sin embargo, la migración conlleva complejidades adicionales porque requiere la transición de su antiguo sistema y la puesta en marcha de uno nuevo simultáneamente.
• Adaptar vs. reimaginar los procesos empresariales. Aunque supone un reto, la migración a un ERP brinda la oportunidad de revisar los flujos de trabajo ineficaces. Considere si tiene sentido adaptar el nuevo sistema a sus procesos actuales o si puede aprovechar la oportunidad para optimizar ciertas operaciones en torno a las mejores prácticas integradas en el nuevo software.
• Preocupación por el cumplimiento de la normativa y la seguridad de los datos. La transferencia de datos empresariales sensibles entre sistemas puede exponer a su empresa a violaciones de seguridad o incumplimientos normativos. Es fundamental asegurarse de que el proceso de migración cumpla con los estándares regulatorios pertinentes. Los datos deben extraerse, transferirse y validarse de forma segura, utilizando cifrado, controles de acceso basados en roles y una documentación adecuada para mantener la integridad y la trazabilidad.
• Gestión del cambio. La migración a un ERP conlleva inevitablemente estrés para los empleados. Gestionar proactivamente la resistencia interna, comunicar los beneficios y ofrecer capacitación y acompañamiento son claves para lograr una transición fluida.

La importancia de la migración de datos de ERP

La migración de datos es uno de los temas más críticos en la migración de ERP, y presenta sus propios retos. Por ejemplo, los datos de un sistema heredado deben reformatearse para garantizar la compatibilidad con el nuevo software y con cualquier software de terceros que se vaya a utilizar, como un CRM (gestión de relaciones con los clientes) o una aplicación de eCommerce. También deben abordarse los problemas de calidad de los datos, como datos parciales, desactualizados o en formatos no estandarizados. Y la lista continúa.

En general, los datos de un sistema ERP pueden dividirse en dos categorías:

• Los datos maestros son información sobre procesos, artículos y otros datos no transaccionales necesarios para el funcionamiento de la empresa.
• Los datos históricos son el historial de transacciones y eventos empresariales procesados por el sistema.

La migración de los datos maestros es esencial y suele implicar una reestructuración para adaptarlos a la lógica del nuevo sistema y a las nuevas formas de trabajar.

La migración de datos históricos, independientemente del sistema, es un proyecto que requiere mucho tiempo. Rara vez es fácil de realizar y, en el mejor de los casos, la migración suele ser parcial. La migración de datos históricos requiere inevitablemente una estrategia eficaz de archivo de datos.

Los pasos de la migración de datos ERP

1. Mapeo y análisis de datos. Comprenda su panorama de datos actual, identifique y elija qué conjuntos de datos migrar, qué archivar y qué descartar. Céntrese en los datos maestros principales, como clientes, productos, listas de materiales y proveedores.
2. Limpieza y transformación de datos. Estandarice formatos, elimine duplicados y corrija errores para garantizar la calidad y coherencia de los datos. A continuación, reformatee y alinee los campos de datos existentes para adaptarlos a la estructura, las restricciones y los requisitos del nuevo sistema ERP.
3. Planificación de la seguridad. Asegure el proceso de migración con suficientes controles de encriptación y acceso que cumplan la normativa vigente. Además, cree una copia de seguridad segura de sus datos para descartar la posibilidad de pérdida de datos.
4. Ejecución de la migración. En función de las capacidades del sistema, ejecute la migración utilizando herramientas de importación de datos ERP integradas o secuencias de comandos personalizadas. Asegúrese de que los datos se cargan en el formato correcto y siguen las asignaciones predefinidas. Las migraciones más grandes o complejas también pueden beneficiarse de la automatización o del middleware para reducir los errores manuales.
5. Validación y pruebas. Tras la migración, compruebe los problemas de formato y la integridad de los datos para confirmar que los registros se han transferido correctamente. A continuación, realice pruebas más amplias para flujos de trabajo completos, desde el procesamiento de pedidos hasta la planificación de la producción y la gestión de los envíos. Esto garantiza que el nuevo sistema funcionará de forma fiable en situaciones reales.
6. Documentación. Cada etapa del proceso de migración de datos, incluidas las decisiones, los cambios y las asignaciones, debe documentarse para facilitar la auditoría y las actualizaciones futuras. Una documentación adecuada también ayuda a preparar el sistema para el futuro y simplifica la resolución de problemas o futuras migraciones.

Los ERP modernos suelen incorporar funciones de importación de datos que permiten importar grandes cantidades de datos formateados mediante CSV u otros formatos. Cuando la migración a gran escala de datos complejos es un hecho, puede merecer la pena considerar las funciones de importación como un criterio de selección de ERP.

Lista de comprobación de la migración a un ERP para pequeñas empresas

Dividir el proceso de migración en pasos concretos ayuda a gestionarlo con mayor eficacia. No hay dos implementaciones iguales, pero la secuencia básica sí lo es en la mayoría de los casos. A continuación se ofrece una lista de comprobación paso a paso de la migración a un ERP, agrupada en fases clave.

Fase 1: Alineación de las partes interesadas y mapeo de procesos

1. Comuníquese con las partes interesadas. Involucre a las principales partes interesadas de todos los departamentos afectados en las primeras fases del proceso de migración. Una comunicación clara alineará las expectativas, ayudará a sacar a la luz los posibles riesgos y conseguirá el apoyo necesario para una transición más fluida.

2. Establezca y evalúe los procesos empresariales existentes. Documente los flujos de trabajo actuales e identifique ineficiencias o brechas con su equipo. Esto es esencial para garantizar que el nuevo sistema ERP no replique las limitaciones existentes, sino que mejore la eficacia operativa.

Fase 2: investigación sobre el ERP y planificación de la migración

3. Investigue y elija un proveedor de ERP adecuado. Evalúe los proveedores de ERP en función del tamaño, el sector y los requisitos de su empresa. Tenga en cuenta la funcionalidad, la escalabilidad, las capacidades de integración, el costo total de propiedad y la calidad del soporte del proveedor.

4. Desarrolle un plan de migración y designe un equipo. Establezca un plan de proyecto detallado con plazos, hitos, métricas clave y responsabilidades definidas. A continuación, designe un equipo de migración interfuncional que dirija la planificación y ejecución del proceso. El equipo debe incluir al menos un empleado que conozca a fondo sus sistemas y disponga de tiempo suficiente para dedicarse a la migración. En caso necesario, también debería considerarse la posibilidad de contar con ayuda externa de consultores.

Fase 3: Preparación de los datos y migración

5. Prepare su estrategia de migración de datos. Decida qué datos son esenciales, cuáles deben archivarse y cuáles pueden dejarse atrás. Concéntrese en datos maestros y operativos limpios y relevantes que respalden el crecimiento futuro de su negocio.

6. Realice la migración y garantice la validación de los datos. Migre los datos seleccionados de forma segura utilizando herramientas de importación de ERP, middleware o secuencias de comandos automatizadas y, a continuación, valide el formato y la precisión de los datos. Ejecute pruebas funcionales para garantizar que los datos migrados admiten flujos de trabajo reales en el nuevo sistema.

Fase 4: Implementación y puesta en marcha

7. Implemente el nuevo sistema y pruébelo todo. Implemente el nuevo sistema por fases o de una sola vez, en función de la disponibilidad de recursos y del caso de uso. Pruebe la base de datos y las funcionalidades del ERP por separado, y también los flujos de trabajo completos. Asegúrese de resolver cualquier problema que surja antes de ponerlo en marcha.

8. Puesta en marcha con todos los datos. Una vez realizadas con éxito las pruebas, cambie al nuevo ERP. Considere la posibilidad de ejecutar los sistemas antiguo y nuevo en paralelo durante un breve periodo para detectar cualquier problema oculto y garantizar la continuidad. No obstante, recomendamos fijar un plazo viable y, a partir de ahí, procesar los nuevos pedidos únicamente en el nuevo sistema.

Fase 5: Capacitación y gestión del cambio

9. Gestión del cambio y apoyo posterior a la puesta en marcha. Ayude a los empleados durante la transición con una comunicación clara y una resolución activa de los problemas. Supervise de cerca el rendimiento del sistema tras la puesta en marcha, recopile opiniones y esté preparado para solucionar rápidamente los problemas que surjan en las primeras fases.

10. Capacitación continua. Ofrezca capacitación específica a todos los usuarios, adaptada a sus funciones y flujos de trabajo. Asegúrese de que la formación cubre tanto la navegación básica por el sistema como las tareas específicas de cada función, como la entrada de pedidos, la gestión de inventarios o la elaboración de informes. Considere la posibilidad de organizar sesiones de actualización continuas y materiales de apoyo para ayudar al personal a adaptarse a lo largo del tiempo. Un personal bien capacitado es esencial para el éxito a largo plazo del ERP.

Las ventajas de las soluciones ERP en la nube

Las plataformas ERP en la nube ofrecen a las pequeñas empresas y en crecimiento una amplia gama de ventajas prácticas en comparación con las configuraciones tradicionales in situ.

Por un lado, eliminan la necesidad de un costoso hardware y reducen la dependencia de los equipos informáticos internos. En lugar de mantener los servidores y la infraestructura de TI, se paga una cuota de suscripción predecible, lo que simplifica la presupuestación y suele reducir el costo total de propiedad con el tiempo.

Los ERP basados en la nube también mantienen y mejoran continuamente su software. Las actualizaciones se producen automáticamente en segundo plano, lo que significa que los usuarios pueden acceder a las últimas funciones, correcciones de seguridad y mejoras de rendimiento sin interrupciones ni necesidad de programar tiempos de inactividad.

Otro campo en el que brillan los sistemas en nube es la escalabilidad. Hacer crecer su negocio es mucho más fácil si no hay necesidad de actualizaciones manuales de los servidores o cambios significativos en la infraestructura. Cuando necesite más funcionalidad, un nivel de suscripción más alto suele ser el único costo significativo de escalar el sistema. Debido a su diseño abierto, los sistemas en la nube dan prioridad a la experiencia del usuario con interfaces intuitivas, acceso móvil y fácil incorporación, lo que los hace más accesibles.

Por último, las soluciones en la nube suelen ofrecer una mayor seguridad de los datos. Los proveedores de renombre invierten mucho en ciberseguridad, cifrado de datos, copias de seguridad y certificaciones de cumplimiento, a menudo más allá de lo que una pequeña o mediana empresa podría gestionar por sí sola.

8 mejores prácticas de migración de ERP

El éxito de la migración a un ERP depende de una planificación estratégica y una ejecución disciplinada. Sobre la base de conocimientos probados sobre el terreno y la amplia experiencia de MRPeasy en implementación, a continuación se detallan ocho prácticas recomendadas para guiar su transición.

1. Clasifique sus datos. Dedique tiempo a nombrar y codificar lógicamente los artículos, definir los grupos de productos y estructurar las listas de materiales y las rutas. Hacer cambios después de la puesta en marcha es extremadamente difícil, así que asegúrese de que su estructura de datos está preparada para el futuro desde el principio.
2. Realice pruebas exhaustivas y manténgalas separadas de la implementación. Nunca omita ni apresure la fase de pruebas. Utilice datos limpios y simplificados para las pruebas iniciales y reserve los datos reales para la fase de implementación. Separar los entornos de prueba de los reales ayuda a evitar errores difíciles de corregir posteriormente.
3. Involucre y capacite a los empleados. Las personas son tan importantes para el éxito como el software. Designe usuarios clave, ofrezca capacitación sistemática y asegúrese de que todos entienden sus responsabilidades. Prepare al personal capacitado para que pueda apoyar a otros miembros de la organización.
4. Desarrolle procedimientos operativos estándar (SOPs) claros. Cree procedimientos operativos estándar que reflejen cómo se realizarán las tareas utilizando el nuevo ERP. La documentación de estas prácticas garantiza la coherencia y facilita la incorporación y la ampliación en el futuro.
5. Sea realista en cuanto a la personalización. En lugar de personalizar el ERP para que se ajuste a todos los casos extremos de su proceso actual, considere la posibilidad de adaptar algunos flujos de trabajo para que se ajusten al sistema. A menudo se obtienen mejores resultados a largo plazo y menos complejidad.
6. Mantenga el sistema antiguo en funcionamiento durante un tiempo. El funcionamiento en paralelo puede ser un salvavidas en las primeras semanas tras la puesta en marcha. Le permite volver a comprobar la precisión y detectar problemas sin interrumpir sus operaciones.
7. No importe datos históricos. Migre sólo datos limpios, actuales y utilizables. Finalice los pedidos abiertos en su antiguo sistema y empiece de cero con los nuevos en el nuevo ERP. De este modo se evita el desorden y la confusión.
8. No retrase lo inevitable. Cuanto más espere para migrar, más se enredarán sus sistemas y procesos. Si el ERP es claramente el paso adecuado para su empresa, planifique a conciencia y avance sin dudarlo.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La migración de ERP es un proceso estratégico para sustituir el software empresarial. Implica la transición de un sistema existente, anticuado o de bajo rendimiento, a uno nuevo, al tiempo que se trasladan datos críticos, configuraciones y flujos de trabajo entre ambos.
• Entre las razones más comunes para cambiar de proveedor de ERP se incluyen el hecho de que las herramientas actuales se hayan quedado pequeñas, la necesidad de mejores integraciones o la búsqueda de una mayor rentabilidad. Las soluciones ERP modernas ofrecen funciones más amplias a menor costo, lo que hace que las actualizaciones sean más accesibles.
• La migración de datos es la parte más compleja de la migración a un ERP. Las empresas deben clasificar, limpiar y mapear cuidadosamente sus datos antes de importarlos al nuevo sistema. Migrar sólo los datos maestros limpios y relevantes garantiza la precisión, mientras que los datos históricos deben archivarse a menos que sean esenciales.
• Los ERP basados en la nube ofrecen mayor flexibilidad y retorno de la inversión que las soluciones locales, ya que eliminan la necesidad de infraestructura in situ, proporcionan actualizaciones automáticas y se adaptan más fácilmente al crecimiento de la empresa. La seguridad mejorada, el acceso móvil y el diseño intuitivo los hacen ideales para las pequeñas empresas de fabricación.
• El éxito de la migración a un ERP depende de la existencia de buenos entornos de prueba, de la preparación del personal, de procedimientos bien documentados y de que, al principio, la personalización sea mínima.

Preguntas frecuentes

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