Del vapor a la eficiencia: Un fabricante de saunas lleva 45 años de experiencia artesanal a la era digital

Para el fabricante de saunas Oceanic Saunas, con sede en el Reino Unido, la actualización del sistema de producción con un nuevo software de fabricación ha aportado beneficios tangibles tanto en las ventas como en las operaciones de la planta de producción, la visibilidad y las finanzas.

Una empresa familiar apasionada por el calor

Desde su creación en la década de 1970, Oceanic Saunas se ha convertido en uno de los principales fabricantes de saunas y baños de vapor del Reino Unido. Desde cabinas infrarrojas compactas hasta baños turcos a medida, la empresa con sede en Wolverhampton es conocida por diseñar y construir espacios de bienestar de alta calidad para hogares y locales comerciales.

La directora Sarah Jones, que se incorporó al negocio familiar hace aproximadamente dos décadas, ha liderado la empresa a través de una importante evolución en los últimos años. Oceanic Saunas solía vender una amplia gama de productos para el baño, incluyendo bañeras, duchas y accesorios para el cuarto de baño, además de su producto estrella, los saunas. “Vi que el mercado se estaba saturando y tomé la decisión de centrarme exclusivamente en los saunas y las salas de vapor. Eso es lo que realmente sabemos hacer y por lo que los clientes nos reconocen hoy en día”, afirma Sarah.

Oceanic Saunas cuenta con unos 20 empleados a tiempo completo en su planta de Wolverhampton y, con casi medio siglo de experiencia, sigue siendo un fabricante orgullosamente independiente, decidido a adoptar métodos de fabricación modernos.

Era necesario renovar el sistema

Los sistemas internos de la empresa no habían seguido el ritmo de la innovación de sus productos, como suele ocurrir a veces con las empresas de larga trayectoria. “Llevábamos utilizando Sage 50 desde siempre”, explica Sarah. “Pero se trata básicamente de un programa de contabilidad. No nos proporcionaba todo lo que necesitábamos desde el punto de vista de las ventas y la producción”.

Como resultado de la dependencia de la empresa de herramientas de productividad ineficientes, el proceso de producción estaba plagado de pequeñas ineficiencias: SKU duplicadas (unidades de mantenimiento de inventario), materiales inconsistentes y una visibilidad inexistente del taller. “Todo el sistema de SKU era un desastre”, afirma Sarah. “A lo largo de los años, había demasiada gente creándolos. Era necesario hacer una limpieza a fondo. Y como estábamos ampliando nuestra gama de saunas, parecía el momento adecuado para hacer todo más eficiente y cambiar los sistemas”.

Lo que comenzó como una limpieza del sistema pronto se convirtió en un proyecto de modernización de toda la empresa: una reorganización integral de las estructuras de productos, los flujos de trabajo y el espacio físico. “Y queríamos un software realmente bueno que lo respaldara todo. Algo que nos ayudara a ordenar, realizar un seguimiento adecuado y fortalecer el negocio de cara al futuro”, recuerda Sarah.

Desde programas gubernamentales hasta marketplaces de aplicaciones

Sarah no previó que su búsqueda de software de fabricación se convertiría en un camino de 12 meses en el que participarían múltiples socios y programas de subvenciones. Primero se puso en contacto con CW Growth Hub, una organización regional de apoyo empresarial para pymes. Esta la puso en contacto con el Manufacturing Technology Centre (MTC), un centro de excelencia dedicado al avance de las tecnologías de fabricación, que a su vez recomendó a Oceanic Saunas que se uniera al programa Made Smarter, una iniciativa respaldada por el Gobierno del Reino Unido para ayudar a los fabricantes a acelerar su adopción de tecnologías digitales. “Nos proporcionaron personas que nos guiaron sobre lo que debíamos tener en cuenta y nos hicieron demostraciones de software utilizando nuestros datos en tiempo real”.

Con el apoyo de Made Smarter, Sarah también comenzó su propia investigación independiente. Fue entonces cuando descubrió MRPeasy, un software de fabricación enfocado a las pymes. Sarah probó la versión de prueba y quedó impresionada, incluso comprobó cómo se veía en su teléfono para asegurarse de que fuera fácil de usar para los trabajadores del almacén, que serían los principales usuarios para la elaboración de informes. “Me encantó desde el primer momento. Era intuitivo y tenía una interfaz maravillosa. Mi lógica era que, si a mí me resultaba fácil de usar, a mis vendedores y al resto del personal también les resultaría fácil”, afirma.

Regresó a MTC y les dijo que había encontrado MRPeasy y que le gustaba. Como MTC no podía ofrecerle asistencia directamente, pusieron a Sarah en contacto con una consultoría independiente especializada en fabricación y ERP, Smart Manufacture, socio autorizado de implementación de MRPeasy, que se encargó directamente de la configuración e implementación del sistema.

El consultor acudió a las instalaciones, trazó un mapa de la configuración de la producción, habló con todos los departamentos y obtuvo un conocimiento profundo del funcionamiento de la empresa, llegando a la conclusión de que MRPeasy era la solución adecuada para las necesidades de la empresa.

Implementación en medio de cambios importantes

La implementación de MRPeasy comenzó a finales de 2022, justo en medio de tres grandes proyectos paralelos: un rediseño completo de la gama de productos, una nueva página web de e-commerce Magento 2 y, para Sarah personalmente, tener dos hijos. “Fue un periodo de mucho movimiento”, dice riendo. “Pero todo tenía que encajar para que funcionara”.

La transición no estuvo exenta de dificultades. Dado que la empresa estaba cambiando en muchos frentes al mismo tiempo, la implementación tardó alrededor de un año desde los primeros pasos hasta su puesta en marcha.

A pesar de cierta resistencia inicial, la reacción interna de Oceanic Saunas ante la renovación del sistema pronto se tornó positiva. “La gente se acostumbra a hacer las cosas a su manera. Muchos de nuestros empleados utilizaban mucho las hojas de cálculo e imprimían todo. Tuvimos que animarlos a que dejaran de hacerlo”, explica Sarah. “Pero hoy en día, MRPeasy se ha adaptado muy bien. ¡A algunos de mis empleados les encanta el nuevo sistema y casi compiten por resolver los problemas cuando surge alguno!”.

Ventaja: una visión más clara del negocio.

Desde su puesta en marcha, MRPeasy se ha convertido en un elemento central para el funcionamiento de Oceanic Saunas. Proporciona a Sarah una visión completa y global del funcionamiento de la empresa. “Puedo iniciar sesión desde cualquier parte del mundo y ver cómo va el negocio: cuántas ventas hemos tenido hoy, qué se está produciendo, qué va a llegar, todo”, afirma Sarah. Utiliza filtros CRM para supervisar las tasas de conversión de las cotizaciones y realizar un seguimiento del rendimiento diario de las ventas. Algo que antes era difícil de ver. “Ahora lo tengo todo a la vista”.

Al hablar de la capacidad de respuesta y la capacidad de MRPeasy para satisfacer los requisitos de Oceanic Saunas durante y después de la implementación, Sarah señala: “En general, MRPeasy siempre ha tenido una solución. Su equipo de soporte es realmente excelente, y el sistema de tickets funciona muy bien. No hemos tenido ningún problema que no se haya resuelto en un tiempo relativamente corto”.

La eficiencia de la producción aumenta como el calor

Además de la mayor visibilidad, el cálculo preciso de los costos ha sido otra mejora significativa para Oceanic Saunas. “Uno de nuestros principales problemas con Sage era que no podíamos calcular los costos con suficiente detalle. Con MRPeasy, podemos asignar los gastos generales y hacer que el sistema calcule automáticamente el costo de un producto basándose en las configuraciones de SKU. Ahora tengo mucha más confianza en él y, además, puedo hacerlo muy rápidamente”.

Sarah también valora especialmente la función BOM (lista de materiales) con parámetros de MRPeasy, que permite configuraciones flexibles de los productos. “Tenemos variaciones de productos: diferentes materiales, acabados, detalles, etc. Es muy fácil elegir la variación y que MRPeasy cree automáticamente los pedidos relacionados, calcule los costos y los tiempos de entrega, e incluso genere órdenes de compra para los artículos que faltan. Esto le ahorra mucho trabajo al equipo”.

Consejo del director: Haga los deberes antes de renovar los sistemas.

Para otras empresas que estén considerando adquirir un software ERP de fabricación, Sarah ofrece un consejo: “No se precipiten. Yo leería todo lo que pudiera sobre los sistemas MRP y ERP para centrarme en mis necesidades”, afirma. “Estos sistemas son enormes y hay mucho que tener en cuenta. Para nosotros, lo importante era cómo el software gestiona los pedidos de fabricación, cómo se transfieren los datos a la planta de producción y cómo los operadores acceden a las instrucciones”.

Concluye con la claridad de alguien que ha realizado un arduo trabajo: “Fue esencial pasar por el proceso de aprender lo que necesitaba que hiciera el software. Aunque me llevó un tiempo, me dio la confianza necesaria para reconocer un buen software cuando lo vi. MRPeasy es muy fácil de usar y tiene todo lo que necesitas, desde CRM hasta planificación de la producción. Eso fue lo que me convenció. Sin duda, hemos ganado en eficiencia con él”, concluye. “MRPeasy respalda el tipo de disciplina de fabricación que buscábamos y nos proporciona la estructura necesaria para adaptarnos al cambio”.

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