Un fabricante de hardware informático duplica sus ingresos desde que implementó un ERP

El fabricante de hardware informático Exacta Technologies necesitaba un software que respaldara su crecimiento al tiempo que creaba productos y procesos cada vez más complejos. “Desde que empezamos a utilizar MRPeasy, hemos logrado un crecimiento de más del 100% en nuestros ingresos”, afirma Chris Landen, director de operaciones.

Construcción de plataformas de hardware personalizadas y servidores de trading con overclocking

Exacta Technologies Group es un fabricante de hardware informático con sede en Bristol, Reino Unido. La empresa tiene dos divisiones: Exacta Technologies y Blackcore.

Exacta Technologies se centra en la creación de plataformas de hardware personalizadas que se adaptan a los requisitos de software de los clientes, mientras que Blackcore se especializa en servidores comerciales overclockeados de alto rendimiento que se utilizan en entornos de comercio electrónico.

Según Landen, la fortaleza del grupo radica en su capacidad para diseñar, construir y entregar sistemas completos bajo un único modelo operativo, desde la ingeniería y la fabricación hasta la integración y la ejecución del sistema.

“Funcionamos eficazmente como una fábrica virtual para nuestros clientes”, explica Landen. “Nos encargamos del desarrollo, la fabricación, la integración y la entrega del hardware para que nuestros clientes puedan centrarse en sus propios productos y mercados. El objetivo es ofrecerles algo en lo que puedan confiar, que sea fiable, consistente y representativo de su marca”.

Otra área en la que Exacta se diferencia es su enfoque operativo en la confiabilidad y la disciplina de los procesos. En lugar de depender únicamente de la intervención reactiva in situ, la empresa opera un modelo avanzado de soporte de reemplazo en el que los clientes reciben un sistema de reemplazo cuando se produce una falla y devuelven la unidad defectuosa para su diagnóstico y reparación.

“Nuestra prioridad es siempre crear sistemas que no fallen en primer lugar”, afirma Landen. La calidad en el diseño, el ensamblaje y las pruebas es lo que protege la continuidad operativa mucho antes de que el soporte sea necesario. Y cuando algo efectivamente sale mal, nuestro modelo de soporte está diseñado para devolver a los clientes a un estado conocido y estable de la forma más limpia posible”.

Auto implementación de un nuevo ERP de fabricación

Antes de 2019, Exacta utilizaba Sage para gestionar la contabilidad y el inventario. Sin embargo, a medida que aumentaba la complejidad de la producción, la falta de funcionalidades específicas para la fabricación se convirtió en un obstáculo para seguir creciendo. Después de explorar varias opciones, eligieron MRPeasy por su sólida funcionalidad y su integración nativa con Xero.

“MRPeasy destacó por su excelente equilibrio entre la facilidad de uso y la profundidad de funcionalidades que se espera de sistemas mucho más grandes”, explica Landen. “Nos proporcionó las herramientas que necesitábamos sin la complejidad ni el costo de sistemas mucho más grandes”.

Landen dirigió la implementación del ERP internamente. Aunque al principio resultaba abrumador, la gran cantidad de material de apoyo disponible en el sitio web de MRPeasy le permitió resolverlo todo por su cuenta.

“Pasar a un nuevo sistema fue un reto, debido a la complejidad de nuestra operación”, afirma. “Gestionamos un gran número de listas de materiales, incluidas las listas de materiales matriciales, y nos ocupamos de la subcontratación y la producción en varias etapas. Pero MRPeasy nos proporcionó la flexibilidad que necesitábamos”.

Un sistema asequible que permite integraciones críticas

Cinco años después de la implementación, Exacta Technologies tiene 66 usuarios configurados en la versión ilimitada de MRPeasy. Incluso con este número de usuarios en el plan más costoso, Landen sostiene que el software sigue siendo asequible.

“MRPeasy ofrece mucho por lo que cuesta”, afirma. “Hay sistemas que cuestan mucho más y no ofrecen una funcionalidad significativamente mejor”.

Exacta se pasó al paquete ilimitado para acceder a la API de MRPeasy e integrarse con herramientas de terceros como Grafana, una herramienta avanzada de análisis de datos. Con la integración, pueden generar gráficos visuales fáciles de entender para supervisar los KPI, las previsiones, el inventario y las compras.

“Ahora podemos visualizar los KPI, los niveles de existencias, la actividad de compras y las previsiones con mucha más claridad”, afirma. “Los datos están disponibles en MRPeasy, pero Grafana facilita su interpretación y supervisión”.

MRPeasy también ofrece integraciones listas para usar con aplicaciones de contabilidad como Xero y QuickBooks Online. Esto ha permitido a Exacta transferir automáticamente los datos de costos de producción y materiales de MRPeasy a Xero, lo que simplifica enormemente la contabilidad y la supervisión financiera.

El control sobre las operaciones satisface a los clientes

Según Landen, algunas de las mayores ventajas de MRPeasy son la estructura que introduce en la empresa y la visibilidad que proporciona.

“Ahora contamos con procesos estandarizados y una visibilidad clara de la producción, el stock y las compras”, afirma. “Esto nos permite coordinarnos de forma más eficaz y reducir los errores manuales y los cuellos de botella”.

La funcionalidad de la lista de materiales de MRPeasy es algo que Landen destaca constantemente: además de las simples listas de materiales de un solo nivel, el sistema permite a los usuarios crear y gestionar listas de materiales configurables y multinivel, así como realizar un seguimiento de las versiones y revisiones de las listas de materiales.

“Nuestra gama de productos es amplia y compleja”, afirma. “MRPeasy nos permite gestionar listas de materiales multinivel y configurables, al tiempo que controlamos adecuadamente las revisiones y los cambios de ingeniería”.

MRPeasy también ha permitido a Exacta controlar su inventario y sus compras, lo que ha ayudado a la empresa a evitar la escasez y las paradas de producción.

“Tenemos visibilidad continua de los componentes que tenemos y de los que se necesitarán a continuación”, afirma Landen. “Eso ha sido muy valioso a la hora de lidiar con largos tiempos de entrega globales y cadenas de suministro limitadas”.

Landen destaca que MRPeasy ha mejorado sustancialmente los procesos internos de la empresa, lo que, en consecuencia, ha tenido un efecto positivo en la satisfacción de sus clientes.

“Podemos ofrecer cotizaciones más rápidamente y programar con mayor precisión”, afirma Landen. “Esto mejora directamente la fiabilidad de las entregas y la comunicación con los clientes”.

Duplicar los ingresos y triplicar el equipo

Quizás lo más importante es que MRPeasy ha proporcionado a Exacta Technologies la base operativa y el enfoque que respaldan su rápida expansión y el aumento del volumen de pedidos.

“Desde que empezamos a utilizar MRPeasy, hemos logrado un crecimiento de más del 100% en los ingresos”, afirma Landen. “Y hemos casi triplicado nuestra plantilla, pasando de 25 a 70 empleados, sin añadir la misma proporción de gastos administrativos”.

Aunque Exacta ha crecido a una velocidad vertiginosa, la empresa no tiene planes de reducir el ritmo. Aunque el grupo se encuentra actualmente en proceso de reestructuración, su objetivo de ingresos para el año pasado era la impresionante cifra de 20 millones de libras esterlinas.

En cuanto a las recomendaciones para otros fabricantes que buscan respaldar su crecimiento con herramientas digitales, Landen es claro: “Recomiendo MRPeasy. Ofrece muchas más capacidades de las que uno esperaría por su tamaño y precio. Pero, como cualquier ERP, es necesario implementarlo correctamente: tómese el tiempo necesario, estructure bien los datos e intégrelo con sus sistemas más amplios cuando sea posible”.

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