Un fabricante de máquinas de deporte mejora la visibilidad del inventario en 8 ubicaciones

Cuando Hydrogen Sports comenzó a detectar errores rutinarios en el recuento de inventario en su proceso de adquisición, se dio cuenta de que el control de inventario basado en hojas de cálculo se había convertido en un importante obstáculo para la eficiencia. Lo que siguió fue la implementación de un sistema ERP de fabricación.

Diseñando un disruptor en la fabricación de raquetas deportivas

Hydrogen Sports es un fabricante con sede en California de máquinas lanzapelotas compactas para tenis y pickleball. La empresa fue fundada en 2016 por Jonah Harley, antiguo ingeniero de Apple y diseñador del Apple Pencil, quien combinó su experiencia en ingeniería y su amor por el tenis para crear un innovador lanzapelotas que cabe en un espacio reducido. La máquina de tenis insignia, Proton, ofrece numerosas ventajas sobre la competencia: es portátil, se controla mediante una aplicación y es mucho más asequible, lo que hace que la tecnología de entrenamiento avanzada sea accesible para todos. Aprovechando su éxito, la empresa ha introducido una máquina compacta de pickleball junto con accesorios como un soporte opcional para practicar el saque y los golpes de devolución.

Desde sus humildes comienzos hace siete años, Hydrogen Sports creció rápidamente y logró ventas a nivel nacional en su primer año. De manera fortuita, la demanda se disparó durante la pandemia, cuando las soluciones de práctica individual ganaron popularidad. En la actualidad, la empresa vende principalmente directamente al consumidor, sobre todo a jugadores recreativos, pero también a entrenadores, escuelas y clubes de tenis. El equipo sigue siendo pequeño, con aproximadamente 10 empleados de fabricación por contrato que ensamblan y despachan los productos desde la planta de Santa Clara, apoyados por un pequeño grupo de personal de ingeniería y soporte.

Los problemas de crecimiento dejaron en evidencia las deficiencias de las hojas de cálculo

Cada máquina de Hydrogen Sports contiene alrededor de 170 piezas de proveedores de Estados Unidos y el extranjero. A medida que la producción se ampliaba, el seguimiento de esos componentes, junto con sus proveedores, cantidades y ubicaciones, se convirtió rápidamente en un gran reto. Inicialmente, el equipo gestionaba las compras y el stock con una hoja de cálculo personalizada, pero carecía de seguimiento en tiempo real. “No había una forma fácil de saber exactamente dónde se encontraba una pieza o cuándo pasaba del almacén al ensamblaje. Necesitábamos tener controladas nuestras piezas en todo momento, desde la adquisición hasta el envío”, explica la directora de operaciones, Novia Kaup.

Con los materiales repartidos por múltiples ubicaciones en la fábrica de California y proveedores en el extranjero, la coordinación manual de todo se estaba volviendo cada vez más propensa a errores. En poco tiempo, las limitaciones del enfoque de la hoja de cálculo dieron lugar a problemas reales en forma de errores de inventario y mermas. Las discrepancias derivadas de conteos incorrectos hacían que el equipo, en ocasiones, descubriera faltantes a último momento, lo que provocaba retrasos en la producción y ajustes contables. En una ocasión, un envío llegó con un porcentaje significativo de componentes no aptos, un problema que las hojas de cálculo simplemente no pudieron anticipar ni ajustar.

Esto finalmente llevó a Hydrogen Sports a buscar una forma más sólida de gestionar sus existencias y sus esfuerzos de producción. “Buscábamos las mejores prácticas en la fabricación discreta. Pensamos: ¿cuál es la mejor manera de controlar nuestras piezas, su ubicación y sus movimientos?”, explica Novia. La respuesta resultó ser un software de fabricación que pudiera proporcionar un seguimiento preciso del inventario, visibilidad en múltiples ubicaciones y un mejor control de la producción.

El software de fabricación se puso en marcha en pocas semanas

Después de comprometerse a dejar atrás las hojas de cálculo, Hydrogen Sports evaluó varios sistemas ERP de inventario y fabricación. “Analizamos cuatro plataformas diferentes y MRPeasy resultó ser la que mejor se adaptaba a nuestras necesidades”, recuerda Novia. MRPeasy ofrecía la combinación perfecta de funcionalidad, asequibilidad y facilidad de uso para una empresa de su tamaño. Aun así, el equipo tenía algunas reservas antes de comprometerse por completo. La principal preocupación era si el soporte técnico sería lo suficientemente receptivo durante la implementación, ya que el personal no tenía experiencia con los sistemas MRP.

“En un par de ocasiones, tuvimos preguntas para las que tuvimos que esperar varios días para obtener una respuesta de MRPeasy. Pero los tutoriales y las guías prácticas en línea fueron de gran ayuda, ¡y la IA también ayudó mucho con la implementación!”, comparte Novia.

La implementación comenzó a finales de 2024 con el objetivo de ponerlo en marcha a principios de 2025. Con el apoyo de un consultor externo, el equipo dedicó las últimas semanas del año a limpiar y cargar datos de productos, como listas de piezas y listas de materiales, y a configurar MRPeasy para que se ajustara a sus flujos de trabajo. El 1 de enero, la empresa ya estaba utilizando MRPeasy, lista para realizar el seguimiento del inventario y los pedidos de compra desde el primer día del nuevo año fiscal.

Seguimiento fluido del inventario en ocho ubicaciones

Hydrogen Sports tiene cuatro usuarios principales que utilizan el nuevo sistema. Novia gestiona las compras, mientras que los demás lo utilizan para sus tareas diarias. Por ejemplo, un miembro del equipo recibe los envíos entrantes y realiza el seguimiento de las devoluciones a través del software, mientras que el director general puede consultar cómodamente los informes de ventas en cualquier momento y lugar. Novia comenta sobre la interfaz del sistema: “El cambio a MRPeasy no supuso una gran curva de aprendizaje –alguien nuevo en la fabricación, pude aprender a utilizarlo con bastante rapidez”.

El equipo de Hydrogen Sports se siente aliviado al disponer por fin de una herramienta diseñada específicamente para sus necesidades, tras años de gestión de inventario improvisada. MRPeasy se utiliza principalmente para realizar un seguimiento de los lotes de existencias, las listas de materiales y las actividades de adquisición de la empresa. Todo el inventario se registra en el sistema en las ocho ubicaciones de la empresa, lo que proporciona una visión instantánea de las cantidades disponibles. Cuando las piezas se agotan, el equipo crea una orden de compra en MRPeasy, lo que permite al software realizar un seguimiento del estado del pedido y actualizar los niveles de existencias tras su recepción.

“Lo bueno de MRPeasy es que puedo ver nuestras ocho ubicaciones y saber exactamente dónde se encuentra cada pieza del inventario. Si algo se retrasa, se resalta automáticamente en una ubicación central. La visibilidad que nos ofrece MRPeasy no tiene precio, porque no quieres perder el tiempo tratando de entender dónde está todo y qué deberías tener hoy”, explica Novia.

Funciones escalables listas para ampliar el caso de uso

Hydrogen Sports gestiona las ventas de forma intuitiva en MRPeasy. En lugar de crear un registro para cada nuevo cliente, el equipo ha configurado varios perfiles de cliente genéricos para consolidar los pedidos. Un perfil de cliente genérico representa el pedido semanal a granel de su distribuidor, mientras que otro cubre los pedidos de devoluciones por garantía. Esto les permite generar fácilmente envíos y facturas sin saturar la base de datos. Sin embargo, el equipo sabe que la gestión de pedidos por cliente está disponible si la empresa decide implementarla.

Otra área que sigue en la hoja de ruta de Hydrogen Sports es la adopción de más funciones de MRPeasy para la planta de producción. Actualmente, la programación del trabajo en proceso y del ensamblaje se realiza fuera del sistema. “Estamos haciendo un seguimiento del inventario y los productos terminados, pero aún no de la producción; tenemos previsto integrar eso en el futuro”, señala Novia. La empresa tiene la intención de introducir los informes de la planta de producción y los pedidos de fabricación en MRPeasy una vez que el flujo de trabajo interno se haya ajustado para adaptarse a las mejores prácticas.

Este enfoque por fases ha funcionado bien para Hydrogen Sports hasta ahora y refleja una práctica recomendada probada para la implementación de ERP. Aborde primero las necesidades más urgentes y amplíe a otras funcionalidades cuando esté listo. Incluso sin todas las funciones habilitadas, Hydrogen Sports ya está obteniendo importantes mejoras gracias a MRPeasy y tiene un camino claro para aprovechar más el sistema a medida que la línea de producción perfecciona sus operaciones.

Claridad operativa, menos estrés y rápido retorno de la inversión

La implementación de MRPeasy ha supuesto un aumento considerable de la eficiencia para Hydrogen Sports en su primer año de uso. Lo más importante es que se ha producido un salto en la precisión y la visibilidad del inventario. Con todas las piezas ahora registradas en un solo sistema, el equipo cuenta con visibilidad confiable y en tiempo real de los niveles de inventario en todas las ubicaciones, prácticamente eliminando los desabastecimientos inesperados o la falta de componentes. “Mi estrés es mucho menor”, dice Novia riendo. “Nuestras pérdidas son mucho menores porque tenemos un control más firme de lo que hay en la empresa”.

Otra ventaja importante es el ahorro de tiempo y esfuerzo que supone la automatización de procesos que antes se realizaban manualmente. Las tareas que antes requerían un tedioso trabajo con hojas de cálculo ahora se gestionan a la perfección con MRPeasy. Y si se retrasa una entrega o se está agotando un componente, el sistema lo señala automáticamente, por lo que no es necesario buscar esa información. Han cambiado eficazmente horas de trabajo administrativo por unos minutos de revisión del panel de control de MRPeasy.

Como señala Novia: “Las hojas de cálculo son maravillosas, pero hablemos de cuánto vale su tiempo. ¿Dos horas extra poniéndose al día con el inventario o iniciar sesión en MRPeasy y conocer sus necesidades al instante? Al final, se paga mucho menos por la suscripción que por las horas perdidas”.

Para Hydrogen Sports, el diseño fácil de usar de MRPeasy ha puesto las mejores prácticas de fabricación modernas al alcance de un equipo sin una gran experiencia en ERP. Incluso los empleados sin conocimientos previos de ERP lo aprendieron rápidamente, y lo que al principio parecía intimidante ha simplificado su trabajo. Novia califica el software como “revolucionario, puro y simple”, por aportar organización y un seguimiento minucioso a sus procesos.

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