Un pequeño fabricante de chocolate prospera durante la temporada alta gracias al ERP

Las herramientas de planificación manuales de York Cocoa Works no podían seguir el ritmo de sus ambiciones, por lo que el equipo decidió implementar un ERP diseñado para pequeños fabricantes. “Nos ha permitido ser mucho más eficientes en el uso de los recursos y realizar las entregas de forma más puntual”, afirma Sophie Jewett, fundadora.

Preservando el legado chocolatero de York

York Cocoa Works es un fabricante de chocolate “bean-to-bar” (del grano a la tableta) situado en el centro histórico de York, una ciudad que en su día fue sinónimo de gigantes de la confitería como Rowntree’s y Terry’s. El negocio nació de la pasión de su fundadora, Sophie Jewett, por el chocolate y de su deseo de preservar el legado manufacturero de York a través de la educación, la producción artesanal y procesos transparentes. Tras comenzar en 2009 elaborando chocolates belgas en su cocina, Jewett amplió su visión hasta convertirla en una fábrica de chocolate plenamente operativa en 2018. Actualmente, la empresa cuenta con un equipo de 18 empleados y un centro de visitantes donde el público puede conocer todo el proceso de elaboración del chocolate, desde el grano de cacao hasta la barra terminada.

Sin embargo, el crecimiento de la empresa trajo consigo una creciente presión operativa. La planificación de la producción, la previsión de la demanda y la gestión de los recursos se hicieron cada vez más difíciles, especialmente durante el periodo de la COVID-19, cuando la demanda fluctuaba de forma impredecible. York Cocoa Works dependía en gran medida del papel y las hojas de cálculo de Excel para modelar la capacidad y organizar el flujo de trabajo. A medida que el negocio crecía, estas herramientas manuales ya no podían seguir el ritmo de sus ambiciones.

“Teníamos importantes retos en cuanto a la previsión de la demanda y la asignación de recursos”, recuerda Jewett. “Estábamos creando nuestros modelos en papel y hojas de cálculo de Excel, pero necesitábamos algo que nos ayudara a visualizar nuestros recursos y liberar capacidad”.

Un sistema de riesgo mínimo para un pequeño fabricante de alimentos

La búsqueda de una solución digital comenzó con un requisito sencillo: el sistema debía integrarse con Shopify, del que la empresa ya dependía. MRPeasy surgió durante esta búsqueda y, a diferencia de otras soluciones, presentaba precios claros, un riesgo mínimo y un modelo de suscripción asequible que se adaptaba a la realidad de un pequeño pero creciente fabricante de la industria de alimentos.

“Hablé con otros productores regionales que compartían frustraciones similares a la hora de encontrar un sistema MRP adecuado para la fabricación a escala artesanal”, recuerda Jewett. “MRPeasy destacó como la única herramienta que satisfacía nuestras necesidades sin requerir una inversión masiva”.

La implementación comenzó finalmente en abril de 2025 y se planificó deliberadamente como una puesta en marcha por fases. Este enfoque permitió al equipo adoptar el sistema sin sobrecargar las operaciones en curso, especialmente durante los periodos de mayor actividad. Un departamento tomó la iniciativa y utilizó MRPeasy para gestionar el inventario, programar la producción y mantener registros digitales. Ese equipo ahora opera sin papel y de acuerdo con los principios de la producción ajustada, al tiempo que difunde las ventajas del nuevo sistema en toda la empresa.

“Somos una empresa dinámica, en continuo cambio y evolución”, explica Jewett. “Necesitamos herramientas que sean robustas y que nos permitan gestionar el cambio de forma proactiva, y MRPeasy es justo eso”.

Los datos accesibles ayudan a la empresa a prosperar durante los periodos de mayor actividad

Apenas ocho meses después de su implementación, York Cocoa Works ya ha recopilado datos precisos que ahora sirven de base para la planificación empresarial del año siguiente. Según Jewett, la ventaja más valiosa del nuevo sistema es la claridad que ha aportado a sus operaciones.

“MRPeasy es nuestro centro de comunicaciones para compartir información sobre lo que ocurre en el negocio y la cadena de suministro”, afirma. “Esto es fundamental, ya que ahora nos encontramos en el periodo más ajetreado del año”.

Lo más importante es que el equipo de York Cocoa Works ahora tiene una idea clara de su inventario de ingredientes y productos. Saben exactamente lo que tienen en stock y lo que necesitan comprar para cumplir con los pedidos. Además, el nuevo sistema les permite controlar los costos de producción y materiales, lo que facilita un mejor control de los costos unitarios y la rentabilidad.

“Como pequeña empresa, necesitamos ser ágiles, receptivos y eficientes”, afirma Jewett. “MRPeasy nos ha permitido ser mucho más eficientes en el uso de nuestros recursos y realizar las entregas de forma más puntual. Incluso con una implementación parcial, ya nos ha proporcionado información valiosa que nos muestra cómo podemos mejorar y alinear mejor nuestros procesos”.

Una base sólida para hacer realidad las ambiciones futuras

De cara al futuro, York Cocoa Works tiene previsto profundizar en el uso de MRPeasy aprovechando las capacidades de modelización del sistema para evaluar oportunidades futuras, optimizar los flujos de trabajo y comprender cómo se distribuyen los costos y los gastos generales en toda la empresa. Jewett considera que esto es fundamental para alcanzar la siguiente etapa de crecimiento.

“MRPeasy es una herramienta estupenda para permitir a una empresa trazar sus ambiciones potenciales”, concluye. “Su modelado permite visualizar los impactos del crecimiento y las oportunidades, y comprender cómo distribuir los costos y los recursos en toda la empresa”.

York Cocoa Works se propuso revivir la tradición chocolatera de York con habilidad artesanal y orgullo local. Ahora, con MRPeasy como base de sus procesos de producción, la empresa cuenta con los cimientos digitales necesarios para ampliar esa visión sin perder la artesanía que la define.

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