Costeo basado en actividades: ¿Qué es el ABC y para quién es?

Si bien el costeo tradicional es una forma sencilla de determinar los costos de fabricación de las líneas de productos básicos, no siempre es la más precisa. Distribuye los gastos generales de manera uniforme entre todos los productos. Para obtener una imagen más precisa de lo que cuesta fabricar un producto, el costeo basado en actividades ayuda a las pymes a mantener su rentabilidad al comprender el costo real de la fabricación.

¿Qué es el costeo basado en actividades (ABC)?

El costeo basado en actividades, o ABC, es un método de costeo que vincula los costos indirectos y los gastos generales con las actividades que los generan. A los productos se les asignan costos según cuánto utilizan actividades específicas como configuraciones, inspecciones o movimientos de material, en lugar de recibir una tarifa general de gastos indirectos.

El modelo ABC muestra qué es lo que realmente genera los costos, lo que permite fijar mejores precios y descubrir oportunidades para mejorar los procesos. El detalle es que requiere una mayor recolección de datos. Pero ese trabajo adicional suele merecer la pena si se tiene una gama de productos muy diversa o se opera con márgenes reducidos.

ABC vs. costeo estándar

A diferencia del costeo estándar, el ABC reconoce que un producto simple no debe soportar la misma carga de gastos generales que uno complejo que requiere múltiples configuraciones, inspecciones y manejo de materiales. Así, mientras que el costeo estándar aplica los gastos generales de manera uniforme a todos los productos utilizando tasas predeterminadas, el método ABC rastrea los gastos generales hasta actividades específicas y asigna los costos en función del consumo real.

El sistema de costos estándar funciona bien para líneas de productos limitadas con procesos similares y gastos generales bajos. El ABC destaca cuando se fabrican productos diversos con necesidades de recursos variables o cuando los gastos generales representan una parte significativa de los costos.

La metodología de costeo estándar funciona bien para la producción de gran volumen con variedad limitada. El ABC tiene más sentido cuando se realizan operaciones personalizadas o de bajo volumen con mucha diversidad de productos, como la ingeniería bajo pedido. El riesgo del costeo estándar es que los productos complejos acaben teniendo un costo inferior al real, mientras que los simples se sobrevaloren, lo que desequilibra los precios.

La fórmula del costeo basado en actividades

ABC utiliza un cálculo en dos etapas. Comience con la tasa del factor de costo. Divida el total de sus costos por la cantidad total del factor de costo. Por ejemplo, si los costos de configuración son de $50.000 y realiza 100 configuraciones, su tasa es de $500 por configuración.

A continuación, los costos se asignan multiplicando esa tasa por lo que utiliza cada producto. El producto A necesita 15 configuraciones, lo que significa $7500 en costos de configuración. Haga esto para todas las actividades y para los distintos grupos de costos.

Este método contable se vuelve más potente a medida que se aplica a múltiples actividades. Los gastos generales totales de un producto equivalen a la suma de todos los costos de actividad que se le asignan. Esto puede incluir los costos de configuración de la máquina, los costos de inspección de calidad, los costos de manipulación de materiales y los costos a nivel de las instalaciones. Cada uno se calcula utilizando su factor de costo específico y su tasa de consumo. Al realizar un seguimiento del costo real de producción de esta manera, se puede obtener un costo unitario más preciso.

A continuación, exploraremos el cálculo del sistema ABC un poco más en profundidad definiendo las actividades, los grupos de costos y los factores de costo. Luego, veremos un ejemplo práctico para mostrar cómo aplicar el costeo basado en actividades.

Los componentes clave del costeo basado en actividades

El costeo basado en actividades se divide en tres partes, a veces denominadas objetos de costeo. Para entender cómo se asignan los costos a la producción, necesita comprender las actividades, los grupos de costos y los factores de costo.

Actividades

Las actividades son las tareas o procesos específicos que consumen recursos en su operación de fabricación. El ABC clasifica estas actividades en cuatro niveles jerárquicos en función de su relación con el volumen de producción y la complejidad del producto.

• Actividades a nivel de unidad: tareas realizadas para cada unidad individual producida, como el funcionamiento de la máquina, el trabajo de ensamblaje o las pruebas de calidad. Los costos unitarios aumentan proporcionalmente con el volumen de producción.
• Actividades a nivel de lote: se realizan cada vez que se procesa un lote, ya sean diez unidades o mil. Algunos ejemplos son la configuración de la máquina, la manipulación de materiales y la programación de la producción.
• Actividades a nivel de producto: son cualquier actividad que respalde productos específicos, independientemente de la cantidad que se fabrique o la frecuencia con la que se haga. Esto abarca el diseño del producto, los cambios de ingeniería y el mantenimiento de equipos especializados.
• Actividades a nivel de las instalaciones: son los gastos generales que respaldan todo lo que se hace, pero que no están relacionados con productos concretos. Algunos ejemplos típicos son el mantenimiento de las instalaciones, la seguridad, la gestión de las plantas de producción y los impuestos sobre la propiedad.

Grupos de costos

Un grupo de costos es una agrupación de gastos generales individuales relacionados con una actividad específica. En lugar de agrupar todos los gastos generales en una sola cuenta, el costeo basado en actividades crea grupos separados para cada actividad distinta. Algunos ejemplos son los costos de configuración de máquinas, los costos de inspección de calidad o los costos de manejo de materiales.

Los grupos de costos organizan los gastos de forma lógica en función de lo que los motiva. Un grupo de costos de configuración podría incluir los salarios de los operadores de máquinas durante la configuración, los ajustes de las herramientas y las pruebas de funcionamiento. Es conveniente que cada grupo contenga solo los costos que comparten el mismo factor determinante. Si se mezclan diferentes factores determinantes en un mismo grupo, las asignaciones no reflejarán la realidad. El número de grupos que se creen dependerá de la complejidad y del nivel de detalle que sea importante para sus decisiones.

La mayoría de los fabricantes terminan con grupos para aspectos como el control de calidad, la programación de la producción, el mantenimiento de los equipos, la adquisición de materiales y las operaciones de almacén. Un mayor número de grupos proporciona una mayor precisión, pero requiere un mayor seguimiento y gestión de los datos.

Factores de costo

Un factor de costo es el factor medible que hace que los costos de una actividad aumenten o disminuyan. Es la acción o el evento que desencadena el consumo de recursos. Por ejemplo, el número de configuraciones de la máquina determina los costos de configuración, mientras que el número de inspecciones de calidad determina los costos de inspección.

Para seleccionar el factor de costo adecuado es necesario comprender qué es lo que realmente provoca que se produzca el costo. Las horas de máquina funcionan bien para actividades relacionadas con el tiempo de funcionamiento de los equipos, como las operaciones de mecanizado o ensamblaje. El número de órdenes de compra se adapta a las actividades de adquisición, mientras que un número de movimientos de material se aplica a los costos de manipulación de materiales.

El factor debe tener una relación clara y lógica con la actividad que mide. Si se utiliza un factor incorrecto, los costos terminan en los lugares incorrectos. Si se elige el factor adecuado, los costos fluirán en función del consumo real. Así es como se obtienen cifras de rentabilidad precisas y se toman mejores decisiones sobre los precios.

Ejemplo de costeo basado en actividades

Un ejemplo práctico muestra cómo el ABC funciona mejor que las explicaciones abstractas. Este escenario es ficticio, pero refleja lo que ocurre cuando los fabricantes implementan realmente el costeo basado en actividades.

La situación

MidWest Manufacturing produce soportes industriales estándar y carcasas de precisión personalizadas. Los soportes son de gran volumen y sencillos. Las carcasas son de bajo volumen y complejas.

El costeo tradicional utilizaba una tasa de gastos generales vinculada a las horas de mano de obra directa. Ambos productos parecían igualmente rentables. Pero la dirección pensaba que las carcasas personalizadas consumían más recursos de los que el sistema registraba.

La configuración

Se identificaron cuatro actividades clave: configuración de máquinas, inspecciones de calidad, manipulación de materiales y tiradas de producción. Los grupos de costos se ajustaban a esas actividades. Los costos de configuración ascendían a $80.000 al año. Las inspecciones costaban $60.000 y la manipulación de materiales, $40.000. El funcionamiento de las máquinas alcanzaba los $120.000. Los factores de costo reflejaban lo que realmente impulsaba el consumo de recursos: número de configuraciones, número de inspecciones, número de movimientos de materiales y horas de máquina.

El cálculo

Los soportes estándar utilizaban 5 configuraciones, 10 inspecciones, 20 movimientos de material y 800 horas de máquina al año, produciendo 10,000 unidades. Las carcasas personalizadas necesitaban 45 configuraciones, 90 inspecciones, 80 movimientos de material y 400 horas de máquina, con un rendimiento de 2,000 unidades. Se calcularon las tasas de los factores de costo y se asignaron los costos. Los soportes estándar absorbieron $15 de gastos generales por unidad, mientras que las carcasas personalizadas absorbieron $95 por unidad. El costeo tradicional situaba ambos en $30 por unidad.

El resultado

Las carcasas personalizadas resultaron tener un costo muy inferior al real con el ABC. Por eso parecían rentables, aunque consumían recursos desproporcionados. La dirección revisó los precios de los trabajos personalizados, eliminó los pedidos personalizados no rentables y se fijó como objetivo la reducción de la configuración para ahorrar costos. Seis meses después, la rentabilidad había aumentado un 18% gracias a la mejora de los precios y los procesos.

El valor fundamental del ABC es revelar la dinámica de los costos que los métodos tradicionales ocultan. Pero más allá de las cifras, ¿qué otras ventajas ofrece este nivel de detalle a la industria de la fabricación?

Las ventajas del costeo basado en actividades

El ABC deja de tratar los gastos generales como un gran bloque y los desglosa para que se pueda trabajar con ellos. Esto es lo que se consigue:

• Rentabilidad precisa de los productos. Vea qué productos son rentables y cuáles no. Deje de fijar precios basándose en promedios que ocultan la realidad.
• Asignación más inteligente de los costos de los recursos. Realice un seguimiento de dónde van los recursos para poder duplicar lo que funciona y eliminar lo que no.
• Información sobre la rentabilidad de los clientes. Algunos clientes cuestan más que otros. El ABC le muestra cuáles consumen más recursos con pedidos urgentes, solicitudes de personalización y cambios constantes.
• Objetivos de la mejora de procesos. Sepa cuánto cuesta cada actividad para poder centrarse en las mejoras que realmente marcarán la diferencia desde el punto de vista financiero.
• Capacidad de fijación de precios competitivos. El precio del producto se basa en los costos reales en lugar de suposiciones. Asegure los trabajos que son rentables y rechace los que no lo son.
• Toma de decisiones estratégicas. Es posible tomar decisiones mejores y más informadas porque el modelo ABC proporciona herramientas precisas de gestión de costos.

Los retos del costeo basado en actividades

El ABC no es adecuado para todos los miembros de la industria de la fabricación. Comprenda primero las desventajas y luego compárelas con lo que puede ganar.

Complejidad de la implementación

Poner en marcha el ABC requiere un gran esfuerzo inicial. Hay que identificar todas las actividades relevantes, establecer grupos de costos, seleccionar los factores de costo adecuados y crear sistemas de seguimiento. Eso significa realizar entrevistas a personas de todos los departamentos, analizar los procesos en detalle y, tal vez, comprar nuevo software.

La capacitación también es importante. Los departamentos de contabilidad, producción y administración deben comprender cómo funciona el nuevo enfoque. Para las empresas más pequeñas con recursos limitados, este esfuerzo inicial puede parecer excesivo. Pero si se omite, el sistema no funcionará.

Mantenimiento continuo

El ABC no funciona por sí solo, y ahí es donde fracasan muchas implementaciones. Los cambios en los procesos, los cambios en los productos y los nuevos equipos pueden requerir la actualización de las actividades, los grupos de costos y los factores. Sin un monitoreo regular y revisiones periódicas, los datos del ABC se vuelven obsoletos rápidamente, a veces en cuestión de meses.

Además, alguien tiene que hacerse cargo del proceso. Validar las entradas, detectar cuándo se necesitan cambios y mantener todo actualizado. Sin supervisión, se terminará tomando decisiones basadas en información obsoleta.

Consideraciones de costo-beneficio

¿Su operación realmente necesita el ABC? Funciona mejor para fabricantes con líneas de productos diversas, gastos generales elevados y operaciones complejas en las que los productos utilizan los recursos de manera diferente. Las operaciones simples que fabrican productos similares con gastos generales mínimos pueden funcionar bien o incluso mejor con el costeo tradicional.

La cuestión no es si el ABC es más preciso. La cuestión es si esa precisión vale lo que va a gastar en ella, teniendo en cuenta su configuración de datos, las habilidades de su personal y la aceptación de los directivos.

Simplifique el cálculo de costos con software de fabricación

El software de fabricación moderno puede simplificar los cálculos de costos al proporcionar herramientas esenciales para el seguimiento de los costos de producción basados en datos en tiempo real de su planta de producción y sus actividades de compra. Estos sistemas le ayudan a recopilar y organizar información precisa para el análisis de costos y a compilarla en informes y paneles de control fáciles de usar.

Con herramientas de generación de informes y módulos de contabilidad integrados, el software de fabricación permite ver y comparar la rentabilidad a nivel de producto, pedido y cliente. Las integraciones financieras integradas agilizan aún más el proceso al conectar los datos de producción con los sistemas de contabilidad, de modo que los costos y los ingresos estén siempre alineados y actualizados.

Al ofrecerle una mayor visibilidad de los costos y los márgenes, el software de fabricación como MRPeasy permite una fijación de precios, una elaboración de presupuestos y una planificación más precisas. Tiende un puente entre la producción y las finanzas, lo que facilita a las pequeñas y medianas empresas de fabricación la aplicación de principios de gestión de costos como el ABC de una manera práctica y basada en datos.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Conozca sus costos reales. El ABC revela qué productos realmente generan ganancias mediante el seguimiento del consumo real de recursos en lugar de utilizar promedios de gastos generales.
• Comprenda los tres componentes. Las actividades definen lo que sucede, los grupos de costos agrupan los gastos relacionados y los factores de costos miden lo que desencadena esos costos.
• Cuestione sus precios actuales. Si utiliza el costeo tradicional, es posible que algunos productos tengan un precio demasiado bajo (lo que supone una pérdida de dinero), mientras que otros tengan un precio demasiado alto (lo que supone una pérdida de ventas).
• Evalúe su idoneidad. El ABC funciona mejor con líneas de productos diversas y gastos generales elevados. Es posible que las operaciones sencillas no necesiten tanta precisión.
• Espere descubrimientos ocultos. Probablemente descubrirá que los productos complejos y de bajo volumen cuestan más de lo que pensaba, mientras que los artículos más sencillos son más rentables.
• Mire más allá de los productos y fíjese en los clientes. El ABC también revela la rentabilidad de los clientes. Los clientes que exigen cambios frecuentes, pedidos urgentes o trabajos personalizados consumen más recursos de lo que podrían sugerir sus ingresos.
• Focalice las mejoras de forma estratégica. El ABC muestra exactamente qué actividades generan más costos, lo que le ayuda a centrar las mejoras de los procesos en aquellos aspectos que tendrán un mayor impacto financiero.
• Empiece por lo sencillo y luego amplíe. No es necesario que haga un seguimiento de todas las actividades desde el primer día. Empiece por las actividades más costosas y añada detalles a medida que adquiera experiencia.
• Deje que el software haga el trabajo. Los sistemas de fabricación modernos automatizan la recopilación de datos y los cálculos de ABC, lo que lo hace accesible incluso para las pymes. El software adecuado puede optimizar el sistema de costos ABC.

Preguntas frecuentes

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