Gestión del embalaje: flujos de trabajo, inventario y herramientas

El embalaje forma parte del flujo de trabajo de producción o envío tanto como el ensamblaje, la preparación o cualquier otro paso en la ruta de un producto. El software de fabricación moderno tiene esto en cuenta y ofrece funciones integradas que facilitan la gestión del embalaje.

¿Qué es la gestión del embalaje?

La gestión del embalaje es el proceso de gestionar las actividades relacionadas con el embalaje de un producto a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye todo, desde decidir la solución de embalaje hasta adquirir el inventario de embalaje, gestionar los flujos de trabajo de embalaje dentro de la producción, tener en cuenta la sostenibilidad, etc.

El embalaje es un aspecto integral de la producción que abarca la gestión de la cadena de suministro, el inventario, el diseño del producto e incluso el marketing. El embalaje de un producto es lo primero que ve el cliente, por lo que debe permanecer protegido en todo momento durante su recorrido por la cadena de suministro. El embalaje debe diseñarse teniendo en cuenta todo el ciclo de vida.

La gestión del embalaje implica la toma de decisiones sobre los materiales, los procesos y los datos asociados al mismo, así como el cumplimiento de la normativa, los objetivos de sostenibilidad, la rentabilidad y las expectativas de los clientes. En la mayoría de los casos, los materiales de embalaje forman parte de la lista de materiales (BOM) de un producto, por lo que su gestión merece el mismo escrutinio que cualquier otro material o componente.

Las funciones esenciales del embalaje

El embalaje tiene muchas funciones críticas para un producto:

• Marca y comunicación. El embalaje transmite al cliente información sobre el producto, instrucciones de uso y la identidad de la marca. Constituye un canal de marketing clave que puede diferenciar los productos en estantes saturados. Por ejemplo, las soluciones de embalaje inteligentes, como los códigos QR, pueden conectar a los clientes con contenidos digitales para fomentar el compromiso y la confianza.
• Comodidad, logística y facilidad de uso. El embalaje también facilita la manipulación, el almacenamiento y el uso tanto para los distribuidores como para los clientes finales. Un embalaje bien diseñado suele mejorar la accesibilidad del producto y los flujos de trabajo de distribución, y mejora la experiencia general del usuario.
• Cumplimiento normativo. Los embalajes también desempeñan un papel importante en el cumplimiento de las normas industriales, las leyes de etiquetado y las normativas de seguridad, cubriendo aspectos como las advertencias de peligro, la información nutricional, las instrucciones de reciclaje o los requisitos de envío internacional.

La importancia de una gestión eficaz del embalaje

Podría pensarse que el embalaje de los productos no es tan importante desde el punto de vista de las operaciones comerciales. En realidad, el embalaje afecta de manera significativa a la eficiencia operativa, desde el control de costos hasta el cumplimiento normativo y la gestión eficaz del inventario. Veamos las principales ventajas.

Integridad del producto

Un buen embalaje mantiene los productos seguros e intactos. Por ejemplo, un dispositivo frágil puede no sobrevivir a un envío de larga distancia sin un embalaje que absorba los golpes y evite daños. Los materiales protectores, como las bolsas ESD para productos electrónicos o los films industriales para alimentos (barrier films), preservan la calidad para que los productos terminados lleguen a los clientes en las condiciones previstas. Esto no solo aumenta la satisfacción del cliente y la calidad de la marca, sino que también se traduce en menos devoluciones y menos presión para el servicio de atención al cliente.

Fabricación y gestión de inventario

Un embalaje bien pensado influye directamente en la fluidez con la que los productos se mueven a lo largo de la línea de producción y el almacén. Los tamaños de embalaje estandarizados simplifican el apilamiento, el almacenamiento y la preparación de pedidos, lo que optimiza el aprovechamiento del espacio y reduce el tiempo de manipulación. El etiquetado claro y los identificadores escaneables ayudan a evitar confusiones y agilizan los recuentos cíclicos.

Logística

El embalaje también afecta a la eficiencia de la cadena de suministro. Por ejemplo, optimizar el recuento de cajas y los patrones de palés ayuda a colocar más unidades por camión y reduce el riesgo de daños durante el transporte. Incluso pequeños cambios, como cambiar de relleno o pasar a embalajes planos, pueden reducir los costos de envío y almacenamiento, al tiempo que mejoran la seguridad. El resultado es menos reenvíos y mejores márgenes.

Control de costos

La rentabilidad es fundamental en la fabricación, y esto incluye las consideraciones relativas al embalaje. Si consideramos el embalaje de un producto como una parte esencial de su lista de materiales, el material, el diseño y la ergonomía del embalaje forman parte del diseño del producto tanto como cualquier otro elemento. Una gestión eficaz del embalaje reduce los gastos empresariales en muchos niveles, desde la adquisición de materiales asequibles pero duraderos hasta la reducción de los costos de transporte mediante la optimización de las dimensiones.

Impacto medioambiental

Pocas empresas modernas pueden ignorar la huella medioambiental de sus productos. Las opciones de embalaje sostenible, como los monomateriales reciclables, los sustratos más ligeros o las bolsas reutilizables, ayudan a reducir los residuos sin comprometer la protección. La elección de materiales ecológicos o el diseño con un mínimo de relleno ayuda a reducir las emisiones y a atraer a los compradores con conciencia ambiental, por no hablar del cumplimiento de las normativas de fabricación sostenible.

Cumplimiento de la normativa

Los embalajes deben cumplir diversas normas, como el etiquetado de seguridad, la información nutricional, las normas de transporte internacional, etc. El cumplimiento de estos requisitos no suele ser opcional. Los embalajes que cumplen la normativa benefician tanto a los clientes como a las empresas. Protegen a los consumidores, garantizan el buen funcionamiento del comercio transfronterizo y le protegen de multas, retiradas de productos o daños a su reputación.

Componentes básicos de la gestión del embalaje

A continuación, examinaremos los procesos clave de la gestión de embalajes, junto con consejos para predecir problemas, gestionar flujos de trabajo y configurar el inventario de embalajes.

El embalaje como diseño de producto

Como se ha señalado, el embalaje de un producto desempeña diferentes funciones para muchos tipos de productos de consumo. Por lo tanto, debe tenerse en cuenta desde el principio de la fase de I+D para lanzar un nuevo producto al mercado. Las decisiones que se tomen en este sentido pueden afectar igualmente a la apariencia, el costo, la facilidad de fabricación (DFM), el cumplimiento normativo, etc.

El diseño del embalaje influye directamente en el atractivo para el cliente, la gestión del inventario, la eficiencia de la cadena de suministro y los flujos de trabajo de fabricación. Esto significa que el diseño debe tener en cuenta el tipo de mercado y los puntos de venta, los perfiles de los clientes, los requisitos logísticos y de distribución, y la rentabilidad de todo el proceso de fabricación.

Por ejemplo, un fabricante de muebles modulares D2C (directo al consumidor) podría optar por cajas planas para reducir los costos de envío y los requisitos de espacio de almacenamiento, al tiempo que atrae a los clientes que valoran la facilidad de transporte y el ensamblaje en casa. Esta decisión podría requerir el rediseño de todo el producto, pero los beneficios se reflejan en muchos niveles.

Optimización del flujo de trabajo de embalaje

En lo que respecta a la producción, los flujos de trabajo de embalaje deben diseñarse con el mismo cuidado que cualquier otro proceso de fabricación. Se debe prestar atención a decisiones como cuándo y cómo transportar los materiales de embalaje a la línea, dónde almacenarlos antes de su uso o en qué etapa del recorrido del producto se aplica cada componente del embalaje.

En el caso de productos sencillos con embalajes sencillos, el embalaje puede ser el último paso del proceso de producción del producto, o un simple paso adicional antes del envío o el almacenamiento. Sin embargo, cuando el embalaje forma parte de la lista de materiales, y especialmente si el embalaje implica muchos pasos, la optimización del flujo de trabajo cobra aún más importancia.

Los flujos de trabajo optimizados evitan que el embalaje se convierta en una fuente oculta de residuos. Por ejemplo, combinar el etiquetado y el embalaje en una sola estación o utilizar códigos de barras para realizar un seguimiento de los pasos del embalaje puede reducir significativamente el tiempo de manipulación. El embalaje es también un área de mejora continua, ya que las revisiones y mejoras periódicas suelen revelar oportunidades de ahorro de costos, ayudan a mejorar el control de calidad o minimizan la repetición del trabajo.

Gestión del inventario de embalajes

La gestión de los suministros de embalaje es tan importante como la manipulación de cualquier otra materia prima. Las cajas, las etiquetas y los palés pueden parecer insignificantes en comparación con el ensamblaje final, hasta que una escasez detiene los envíos y no se puede terminar la producción. Por lo tanto, trate el inventario de embalajes con el mismo rigor que cualquier otro artículo en stock.

Si el embalaje forma parte de la lista de materiales (BOM) de un producto, el departamento de compras debe ajustarse a los calendarios de producción para que los materiales estén disponibles en el momento adecuado y en las cantidades adecuadas. Esto incluye decidir cómo se entregan las cajas de cartón corrugado, cómo se almacenan los complementos para evitar daños o cuándo se deben reponer los artículos. Aunque el embalaje no forme parte de la lista de materiales y se trate de artículos más sencillos, como cinta adhesiva o relleno, su sistema de inventario debería poder contabilizar su uso para evitar visitas de última hora a la ferretería.

Al igual que con cualquier inventario, una gestión adecuada del inventario de embalajes libera espacio en el almacén, reduce los costos de transporte, y garantiza un funcionamiento rentable. Por lo tanto, apile los materiales corrugados para evitar que se deformen, utilice estantes específicos para las etiquetas e implemente la trazabilidad para estar al tanto de los niveles de existencias.

Soluciones tecnológicas en la gestión de embalajes

La tecnología puede desempeñar un papel importante a la hora de mantener bajo control los flujos de trabajo de embalaje. Dependiendo del tamaño y la complejidad de la empresa, se puede utilizar desde simples hojas de cálculo hasta sistemas ERP integrados.

Hojas de cálculo y seguimiento manual

El enfoque probado y comprobado consiste en utilizar hojas de cálculo o incluso lápiz y papel para realizar un seguimiento de los materiales y procesos de embalaje junto con sus otros flujos de trabajo de fabricación y su inventario. Si bien esta puede ser una opción viable para empresas muy pequeñas con necesidades sencillas, a menudo se vuelve propensa a errores y cada vez más lenta a medida que las operaciones crecen.

El gran problema es que la gestión y el seguimiento manuales de los proyectos carecen de visibilidad en tiempo real. A menudo dan lugar a la duplicación de datos, a errores de introducción y a confusión sobre el estado de los pedidos, lo que dificulta la previsión de las necesidades futuras o la comprensión de los niveles reales de inventario. Por lo tanto, aunque los sistemas manuales pueden parecer una solución económica al principio, rara vez se adaptan bien.

Sistemas de inventario con códigos de barras

Un avance sólido es el uso de herramientas de inventario basadas en códigos de barras. Los códigos de barras facilitan el seguimiento del embalaje y otros materiales en tiempo real, lo que reduce los errores y agiliza las tareas del almacén. Los escáneres de mano o las aplicaciones móviles conectadas a un sencillo sistema de inventario con códigos de barras pueden transformar la forma en que se supervisan las existencias.

Los sistemas de códigos de barras son relativamente asequibles, pero, aunque ayudan con la trazabilidad básica, el control de inventario y la elaboración de informes de tareas, siguen dependiendo de hojas de cálculo o software de inventario específico para funciones más avanzadas, como la programación de la producción, las retiradas de productos, los flujos de trabajo de cumplimiento normativo, etc.

IoT, RFID y etiquetas inteligentes

Entre las herramientas de seguimiento más avanzadas se incluyen los sensores IoT, las etiquetas RFID o las etiquetas inteligentes que se colocan en los paquetes. Estas soluciones legibles por máquina permiten la identificación y el seguimiento automáticos en todo el almacén y la planta de producción. Por ejemplo, las etiquetas RFID ayudan a los almacenes equipados con escáneres automáticos a registrar cuándo entran o salen palés del almacén sin necesidad de intervención manual.

Los embalajes inteligentes abren un nuevo nivel de capacidad de seguimiento en el proceso de embalaje. Los sensores pueden controlar la temperatura, la humedad o la manipulación, lo que resulta especialmente útil en industrias como la farmacéutica o la alimentaria. Estos sistemas mejoran la visibilidad, pero tienen un costo inicial significativamente más alto.

Sistemas ERP y software de embalaje

El mayor impacto en la gestión del embalaje proviene de los sistemas ERP integrados o del software de inventario. Estos sistemas ofrecen la automatización de muchos procesos de trabajo críticos y ayudan a optimizar el embalaje dentro de la gestión más amplia de la cadena de suministro y la fabricación. Con los ERP de fabricación, los materiales de embalaje se pueden incluir fácilmente en la lista de materiales, realizar un seguimiento junto con otras existencias y vincularlos a los programas de producción.

Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas de fabricación o distribuidores, un ERP de fabricación o un software de gestión de inventario ofrece la mejor relación calidad-precio. Los flujos de trabajo altamente especializados y los requisitos de embalaje más complejos pueden beneficiarse aún más de un software de gestión de embalajes específico.

Las herramientas ERP van mucho más allá de la gestión de los flujos de trabajo de embalaje. Permiten realizar un seguimiento de los costos, la documentación de cumplimiento, los informes de KPI, las retiradas de productos, el control de calidad y mucho más. Aunque la inversión es mayor, la recompensa es la visibilidad y la coordinación en toda la empresa.

Elegir la solución de gestión de embalajes adecuada

A la hora de elegir una solución, las empresas deben sopesar su tamaño, su sector, sus requisitos y sus planes de crecimiento a largo plazo. La mejor opción debe equilibrar la asequibilidad con funciones fáciles de usar y la escalabilidad.

1. Evalúe los requisitos de la organización. Empiece por analizar sus procesos actuales y los cuellos de botella. ¿Solo necesita una mayor visibilidad del stock de embalajes o también necesita documentación de cumplimiento normativo e integración del flujo de trabajo? Defina claramente sus requisitos para reducir el campo de búsqueda y evitar gastos excesivos.
2. Elija funciones y escalabilidad. Busque soluciones que se adapten a sus necesidades actuales, pero que también ofrezcan actualizaciones significativas a precios razonables. Por ejemplo, si hoy en día solo necesita un seguimiento básico, un sencillo sistema de inventario con códigos de barras puede ser suficiente. Pero después de automatizarlo, es posible que se dé cuenta rápidamente de las ventajas de la programación automatizada o el control de versiones. Tenga en cuenta la capacidad de integración de la herramienta seleccionada con una implementación completa de ERP en el futuro.
3. Integración y costo de propiedad. Una solución solo es buena si se adapta al resto de su negocio. Compruebe si se integra con sus herramientas de producción, contabilidad, logística o e-commerce. Y si es lo suficientemente fácil de usar para sus empleados. Por último, tenga siempre en cuenta el costo total de propiedad, no solo las tarifas de licencia, sino también los costos de capacitación, mantenimiento e infraestructura, asistencia técnica, etc.

¿Cómo puede el software de fabricación mejorar la gestión del embalaje?

El software de fabricación lleva la gestión del embalaje al siguiente nivel al integrarlo en el mismo sistema que gestiona la producción, el inventario, las finanzas y la cadena de suministro. Esto significa que el embalaje se convierte en una parte integrada de las operaciones comerciales, en lugar de una tarea secundaria.

• Gestión de la lista de materiales. El software de fabricación le permite tratar el embalaje como cualquier otro material de su lista de materiales. Esto significa que se planifica, se adquiere y se realiza un seguimiento de forma automática como parte de la producción. Como resultado, se evita la escasez y es más fácil calcular los costos reales del producto.
• Inventario y trazabilidad. Con el software de fabricación, todo su inventario, movimientos de stock y costos son visibles en tiempo real. Eso significa que sabe exactamente cuántas cajas, etiquetas o palés hay disponibles y cuándo debe volver a hacer un pedido. Las funciones de trazabilidad integradas también facilitan la gestión de las retiradas de productos y la realización de inventarios, auditorías o comprobaciones de cumplimiento.
• Informes y programación. El software también integra el embalaje en sus flujos de trabajo de informes y programación. Los empleados pueden informar rápidamente sobre las cantidades y los pasos del proceso, y los gerentes pueden identificar oportunidades de ahorro de costos, mejorando los procesos basándose en datos reales. El embalaje se convierte en una parte gestionada y cuantificable de las operaciones, y no en algo secundario.
• Funcionalidad de embalaje dedicada. Los ERP de fabricación modernos incluyen funciones de embalaje como una funcionalidad independiente que trata el embalaje como un paso formal en los flujos de trabajo de producción o envío sin soluciones alternativas ni modificaciones.

En MRPeasy, la función de embalaje permite a los usuarios registrar las operaciones de embalaje como un paso independiente en el flujo de trabajo de producción o envío. Puede asignar tareas de embalaje, registrar los materiales de embalaje utilizados, imprimir listas de embalaje y etiquetas, y garantizar que los datos de embalaje se transfieran sin problemas a los documentos de inventario y envío. Esto proporciona una visibilidad y trazabilidad completas, al tiempo que reduce los errores y el trabajo manual.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La gestión del embalaje es un enfoque estructurado para la planificación, el abastecimiento y el control del embalaje a lo largo de su ciclo de vida. Afecta a todo, desde el diseño y la fabricación hasta la logística y la satisfacción del cliente.
• Un buen embalaje protege la integridad del producto al tiempo que agiliza las operaciones de producción y almacenamiento. Las decisiones bien pensadas e informadas reducen los daños, las devoluciones y los costos de gestión, lo que mejora directamente la experiencia del cliente y los márgenes.
• Las decisiones sobre el embalaje influyen considerablemente en la logística y la rentabilidad. Los diseños optimizados pueden maximizar la capacidad de carga de los camiones, reducir el espacio de almacenamiento y disminuir los costos de transporte, convirtiendo el embalaje en un motor de rentabilidad.
• El embalaje sostenible y conforme a la normativa ya no es opcional. Se espera que las empresas cumplan con la normativa medioambiental, reduzcan los residuos y proporcionen un etiquetado claro para generar confianza y seguir siendo competitivas.
• El software de fabricación integra el embalaje en el panorama operativo general. Desde la gestión de la lista de materiales hasta la trazabilidad y la elaboración de informes, los ERP de fabricación ayudan a las empresas a obtener una visibilidad total, reducir los errores y gestionar el embalaje con la misma fluidez que cualquier otro paso de la producción.

Preguntas frecuentes

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