Un fabricante británico de biorreactores impulsa su crecimiento con el software MRP

La empresa de biotecnología OGI Biotec adoptó muy pronto un software de fabricación para poner en marcha su reciente producción, una medida que pronto resultó beneficiosa.

Creación de equipos biotecnológicos para liberar el tiempo de los científicos

OGI Biotec es una empresa biotecnológica emergente fundada en Edimburgo (Escocia) hace cuatro años. La empresa nació de una invención revolucionaria: un innovador biorreactor modular diseñado para automatizar y optimizar el cultivo de bacterias en diversos procesos de fermentación.

El producto estrella de OGI Biotec, el reactor modular OGI 3, sirve a dos segmentos principales de clientes: universidades que realizan investigación microbiana y clientes comerciales con procesos de fermentación industrial. Al automatizar las primeras fases del cultivo bacteriano, el sistema acelera la recopilación de datos y reduce drásticamente el trabajo manual, lo que permite a los científicos centrarse en sus descubrimientos en lugar de cuidar de sus equipos.

Gracias a su precio competitivo y a su diseño modular, la oferta de OGI Biotec representa una solución ideal para los laboratorios que desean ampliar sus operaciones sin sacrificar la precisión. En la actualidad, esta nueva empresa escocesa está ampliando sus volúmenes de producción al tiempo que mantiene un equipo reducido. Su misión final es clara: ayudar a los investigadores a generar mejores datos microbianos de forma más rápida y eficiente.

Comprometidos desde el principio con el software de fabricación

Desde el principio, los directivos de OGI Biotec se dieron cuenta de que la gestión operativa improvisada no los llevaría muy lejos. El uso de hojas de cálculo y cuadernos desconectados y la dependencia de las llamadas telefónicas o las reuniones para la comunicación crítica para la empresa obstaculizaban el rendimiento y hacían perder un tiempo valioso. Como empresa emergente que avanzaba hacia la producción en serie, los fundadores buscaban una solución que unificara la gestión de datos y permitiera a la empresa crecer sin la complejidad y los costos de los grandes sistemas empresariales.

El software tenía que ser intuitivo, fácil de usar para las PYME e implementarse sin largos plazos. David Maddison, Director de Operaciones de OGI Biotec, reflexiona: “Necesitábamos algo sencillo y fácil de manejar, no un sistema a medida de seis cifras que tardaría un año en implementarse”. Su búsqueda les llevó a MRPeasy, un sistema ERP de fabricación basado en la nube diseñado para pequeñas y medianas empresas.

La implementación se llevó a cabo de forma independiente en dos equipos

Una vez elegido el software, el equipo se dispuso a implementarlo. El proceso se dividió en dos equipos: uno se centraría en la fabricación y las adquisiciones, mientras que el otro se ocuparía del CRM y los pedidos de venta.

A lo largo de seis meses, OGI Biotec trabajó con los numerosos videos de demostración y materiales de apoyo de MRPeasy, probó las funciones y adaptó gradualmente el nuevo software a sus flujos de trabajo. La elección de una implementación relativamente temprana les permitió evitar la adaptación del software a un proceso complicado o fragmentado más adelante, un reto al que se enfrentan muchas PYMES si se retrasa la adopción de un ERP. La puesta en marcha temprana también permitió al equipo desarrollar las mejores prácticas en torno al software, lo que ayudó a reducir el riesgo de errores humanos y a garantizar la transparencia a medida que la empresa crecía.

Una solución unificada para gestionar la producción y las existencias

Con MRPeasy implementado, OGI Biotec gestiona sus operaciones de una forma mucho más ágil en comparación con los primeros días. Hoy en día, las cotizaciones de ventas de su CRM fluyen directamente a MRPeasy, donde la adquisición, la gestión de pedidos y la producción se manejan en un solo lugar.

“En cuanto se confirma una cotización, cargamos los datos en MRPeasy”, explica David. “El sistema genera órdenes de compra y fabricación, y ya estamos en marcha”. Esto proporciona al equipo visibilidad en tiempo real sobre las necesidades de materiales y tiempos de entrega, fundamental para gestionar un producto complejo con componentes modulares. “Todavía estamos desarrollando nuestro caso de uso en torno a algunos aspectos de la planificación de la producción, pero va saliendo sobre la marcha”, añade.

Según David, una característica destacada han sido los recursos de ayuda de MRPeasy. “Cada vez que he tenido un problema, la función de ayuda ha sido extremadamente útil. El soporte siempre responde en 24 horas, lo que está perfectamente bien para nuestras necesidades”.

La capacitación del personal es fundamental para adoptar un software de producción

La principal lección que OGI Biotec comparte con otras pequeñas y medianas empresas que buscan implementar software de fabricación es la importancia de una capacitación dedicada del personal durante la adopción.

Al haber heredado el sistema de su predecesor, David afirma que la interfaz intuitiva hizo que fuera relativamente fácil ponerse al día, incluso sin una formación formal. “La mayor parte del tiempo aprendí el sistema sobre la marcha, y fue manejable, sobre todo gracias a mi formación en operaciones y a mi experiencia previa en el uso de ERP a gran escala”.

Sin embargo, resalta la importancia de un enfoque estructurado de la incorporación al adoptar un software de gestión de la producción. “Aunque la documentación y los videos están muy bien, no hay nada mejor que tener a alguien en la sala con quien intercambiar ideas”. En retrospectiva, ve un claro valor en las sesiones de capacitación dedicadas o incluso en la contratación de consultores para ayudar con la puesta en marcha. El reto consiste en aprender a utilizar un sistema de planificación de necesidades de materiales y, al mismo tiempo, gestionar las operaciones diarias, un equilibrio que muchas pequeñas empresas conocen muy bien.

Además, David aconseja reservar tiempo para probar un nuevo sistema antes de ponerlo en marcha. “Inténtelo, cometa errores y haga preguntas desde el principio. Es la mejor manera de eliminar las ineficiencias que se derivan de no entender completamente el software”.

De cara al futuro, OGI Biotec prevé crear un sólido sistema de producción basado en el método pull con gestión de materiales de tipo Kanban para aumentar la flexibilidad y la capacidad de respuesta a la demanda de los clientes. Con MRPeasy como columna vertebral de sus operaciones, van por buen camino.

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