Leitfaden zur Produktionsberichterstattung für KMUs

Für kleine Fertigungsunternehmen ist ein klares Verständnis der Abläufe in der Fertigung von entscheidender Bedeutung, um die Produktionsziele zu erreichen. Eine effiziente Produktionsberichterstattung ist ein wesentlicher Aspekt der Fertigung und gewährleistet einen klaren Überblick über die Abläufe.

Was ist Produktionsberichterstattung?

Die Produktionsberichterstattung umfasst die Erfassung und Verfolgung des Fortschritts von Fertigungsprozessen, wie z. B. die Fertigstellung und Geschwindigkeit von Aufgaben, die Menge der verbrauchten Materialien, die Anzahl der aufgetretenen Fehler usw. Sie ist ein wichtiger Aspekt des Produktionsmanagements, der sicherstellt, dass der Fertigungsbetrieb gemäß den Produktionsplänen, termingerecht und mit einer hohen Qualitätsrate läuft.

Die Produktionsberichterstattung hilft Managern, sich einen Überblick über die Abläufe in der Fertigung zu verschaffen, die Einhaltung der Produktionspläne sicherzustellen und Einblicke in die Produktionseffizienz, die Kapazitätsauslastung und andere Leistungskennzahlen zu gewinnen.

Die Produktionsberichterstattung kann je nach verwendetem Produktionsmanagementsystem und Art der zu verfolgenden Prozesse auf verschiedene Weise erfolgen. Die Berichterstattung kann somit…

• vollständig manuell erfolgen, wie in sehr einfachen oder papierbasierten Fertigungssystemen.
• teilweise digital erfolgen, wenn beispielsweise einfache Bestandsmanagementsoftware oder Tabellenkalkulationen zur Verfolgung des Materialverbrauchs verwendet werden, die Arbeitsprozesse jedoch manuell verfolgt werden…
• vollständig digital erfolgen, wenn eine umfassende Produktionssoftware oder ein Manufacturing Execution System (MES) eingerichtet ist, um alle Produktionsprozesse zu verfolgen…
• teilweise oder vollständig automatisiert sein, wenn Maschinen mit Sensoren ausgestattet sind, die Prozesse automatisch verfolgen.

In jedem Fall entstehen Produktionsberichte, die einen Überblick über den Produktionsfortschritt geben und umsetzbare Erkenntnisse für die Analyse und Visualisierung liefern.

Was ist ein Produktionsbericht?

Ein Produktionsbericht ist ein Dokument, das verschiedene Fertigungskennzahlen, die im Rahmen des Produktionsberichtsprozesses gemessen werden, detailliert auflistet und zusammenfasst, mit dem Ziel, die Produktionseffizienz zu maximieren. Sie können von einfachen Tabellen mit wenigen Formeln bis hin zu detaillierten Listen und Tabellen reichen, die Informationen zu verschiedenen Fertigungskennzahlen liefern. Moderne Fertigungssoftware fasst Produktionsberichte in Dashboards zusammen, um sie leicht verständlich und analysierbar zu machen.

Die Daten für Produktionsberichte werden an verschiedenen Punkten innerhalb des Fertigungsprozesses erfasst. Aus diesen Daten werden dann manuell oder automatisch Berichte erstellt. Fortschrittliche MRP-Systeme umfassen viele verschiedene Berichte, von Arbeitsberichten aus der Fertigung und Materialverbrauch bis hin zu Qualitätskontrolle, Fertigwarenbeständen, Abschreibungen und vielem mehr.

Was sollten Produktionsberichte enthalten?

Wie bereits erwähnt, können die in Berichten gesammelten Informationen je nach verwendetem Fertigungs- und Produktionsmanagementsystem stark variieren. Berichte können Informationen zu verschiedenen Kennzahlen enthalten, wie zum Beispiel:

• Fertigwarenbestand – die Gesamtzahl der fertiggestellten Produkte.
• Produktionsraten – die über bestimmte Zeiträume gemessene Produktionsleistung (z. B. pro Schicht, Tag oder Charge).
• Auftragsstatus – Fortschritt einzelner Kundenaufträge, einschließlich Lieferfristen (pünktlich oder verspätet).
• Maschineneffizienz – Leistungsdaten für Anlagen, einschließlich Kennzahlen wie der Gesamtanlageneffektivität (OEE).
• Work-in-Process-Levels (WIP) – die Menge der unfertigen Erzeugnisse und ihr Fertigstellungsgrad.
• Kennzahlen zur Qualitätskontrolle – Inspektionsergebnisse, bestandene oder nicht bestandene Qualitätskontrollen usw.

Kennzahlen zur Messung der Produktionseffizienz

Produktionsberichte sind umsetzbare Dokumente, die Managern einen detaillierten Überblick über den Produktionsprozess verschaffen, mit dem Ziel, die Produktionseffizienz zu steigern. Die darin enthaltenen Daten werden zur Berechnung verschiedener Kennzahlen für die Fertigung verwendet.

Es gibt Dutzende von produktionsorientierten Kennzahlen, aber die Entscheidung, welche davon verfolgt werden sollen, sollte wohlüberlegt sein. Die für Ihren Betrieb relevanten Kennzahlen sollten umsetzbar und leicht erreichbar sein und zur Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens beitragen.

Hier sind einige der wichtigsten Kennzahlen zur Messung der Produktionseffizienz.

1. Gesamtanlageneffektivität (OEE) – Misst, wie effektiv Anlagen genutzt werden. Die OEE kombiniert Verfügbarkeit, Leistung und Qualität zu einer einzigen prozentualen Bewertung.
2. Gesamtanlageneffektivität (TEEP) – Erweitert die OEE um die Berücksichtigung der gesamten verfügbaren Zeit, einschließlich geplanter Ausfallzeiten, um die volle Potenzialauslastung der Anlagen widerzuspiegeln.
3. Kapazitätsauslastung – Misst den Prozentsatz der tatsächlich genutzten Gesamtproduktionskapazität. Dies ist nützlich, um festzustellen, ob Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen.
4. Produktionsausfallzeiten – Verfolgt die Zeit, in der Produktionsanlagen nicht betriebsbereit sind, in der Regel kategorisiert nach Wartung, Ausfällen oder Materialengpässen.
5. Zykluszeiten – Die für jeden Prozess benötigte Zeit, die häufig mit Standardraten verglichen wird, um die Effizienz zu verfolgen. Diese liefern weitere Informationen zur Durchlaufzeit, die die Zeit, die ein Produkt im Fertigungsprozess verbringt, in einer einzigen Kennzahl zusammenfasst.
6. First Pass Yield (FPY) – Berechnet den Prozentsatz der Produkte, die ohne Nacharbeit oder Reparatur korrekt hergestellt wurden, und spiegelt damit die Prozessqualität und -effizienz wider.
7. Ausschussquote – Verfolgt den Prozentsatz der während der Produktion verschwendeten Materialien. Sie ergänzt die FPY, indem sie mehr Einblick in den Ausschuss gibt.

Lesen Sie weiter über Kennzahlen in der Fertigung.

Implementierung der Produktionsberichterstattung

Wie implementieren Sie also ein Produktionsberichtssystem für Ihren Fertigungsbetrieb? Ein geeigneter Ansatz hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Fertigungsstruktur, die produzierten Produkte und die Art des verwendeten Produktionsmanagementsystems. Grob gesagt kann die Produktionsberichterstattung entweder manuell auf Papier oder in einer Tabellenkalkulation oder automatisch mit digitalen Tools erfolgen. Hersteller entscheiden sich jedoch häufig für eine kombinierte Lösung, bei der je nach den spezifischen Anforderungen Elemente aus beiden Bereichen zusammengeworfen werden.

Manuelle Produktionsberichterstattung

Bei der manuellen Produktionsberichterstattung werden Produktionsdaten von Hand oder mit einfacheren Tools wie Excel erfasst. Diese Methode wird häufig in kleineren Betrieben oder in Umgebungen ohne zentralisierte Verwaltungssoftware verwendet. Sie bietet auch Flexibilität in nicht standardisierten Umgebungen, wie z. B. bei Sonderaufträgen oder Prototypen, wo eine Automatisierung nicht immer möglich ist. Obwohl sie oft ein praktischer Ausgangspunkt ist, hat die manuelle Berichterstattung jedoch ihre Grenzen.

Zum einen erhöht die manuelle Eingabe das Risiko menschlicher Fehler, und da Berichte nachträglich erstellt werden müssen, verzögert sich oft die Umsetzung von Maßnahmen. Darüber hinaus bieten manuelle Methoden kaum oder gar keine Echtzeit-Transparenz über die Produktionsleistung, was eine schnelle Reaktion auf Probleme erschwert. Auch die Datenkonsolidierung wird schwieriger, insbesondere wenn Informationen von mehreren Teams oder Schichten gesammelt werden, was die Genauigkeit beeinträchtigen und zu Inkonsistenzen führen kann.

Trotz dieser Nachteile kann die manuelle Berichterstellung für einfachere Konfigurationen oder wenn die Kosten für eine Automatisierung nicht gerechtfertigt sind, sinnvoll sein. Mit zunehmender Größe und Komplexität der Abläufe werden jedoch zeitnahere und genauere Daten immer wichtiger.

Automatische Produktionsberichterstattung

Die automatische Produktionsberichterstattung stützt sich auf Fertigungssoftware, die die Erfassung und Verarbeitung von Produktionsdaten unterstützt. Diese Systeme sind direkt in die Fertigung und das Lager integriert und ermöglichen eine nahtlose Dateneingabe und automatische Analyse. Da die Software mit dem gesamten Fertigungsbetrieb verbunden ist, werden die Daten aus der Berichterstellung auch in andere Prozesse wie Wartungsplanung, Beschaffung oder Qualitätskontrolle integriert, was einen kohärenteren Betrieb gewährleistet.

Zu den Methoden der automatischen Berichterstellung gehören:

• Fertigungsberichterstattung: Die Bediener geben die Produktionsdaten über mit dem Internet verbundene Terminals direkt in das System ein. Cloud-basierte Fertigungssoftware ermöglicht auch die Berichterstellung mit mobilen Geräten und Tablets über spezielle Apps.
• Barcode-Scansysteme: Barcodes werden in verschiedenen Produktionsphasen gescannt, um den Fortschritt automatisch zu aktualisieren.
• IIoT-Geräte und Sensoren: Mit Sensoren oder RFID-Technologie ausgestattete Maschinen verfolgen Produktionskennzahlen ohne manuelle Eingaben. Manufacturing Execution Systems fungieren häufig als zentrale Drehscheibe für diese Methoden, koordinieren die Datenerfassung aus verschiedenen Quellen und integrieren die Produktionsberichterstattung in übergeordnete Planungs- und Steuerungssysteme.

Bewährte Verfahren für die Produktionsberichterstattung für KMU

Sehen wir uns sechs Tipps für die Implementierung eines kohärenten Produktionsberichtssystems an.

1. Erstellen Sie einen Plan für den Produktionsprozess

Beginnen Sie mit einer gründlichen Planung Ihres Fertigungsprozesses. Identifizieren Sie jede Phase, Aufgabe und jeden wichtigen Datenpunkt. Dies bildet die Grundlage für eine effektive Produktionsberichterstattung, da so sichergestellt ist, dass alle für Sie relevanten Aktivitäten von Anfang bis Ende erfasst werden. Ein klarer Prozessplan lässt Sie genau bestimmen, wo Daten erfasst werden sollten, und zeigt Lücken oder Ineffizienzen auf, die die Genauigkeit der Berichterstattung beeinträchtigen könnten.

2. Definieren und dokumentieren Sie Verfahren zur Datenerfassung

Sobald der Produktionsprozess abgebildet ist, entwickeln Sie Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs), um zu definieren und zu dokumentieren, wie Produktionsdaten erfasst, aufgezeichnet und gemeldet werden sollen. SOPs sind ein praktischer Leitfaden für Mitarbeiter, der die spezifischen Methoden, Tools und Berichtsfrequenzen detailliert beschreibt. Sie fördern die Konsistenz, tragen zur Reduzierung von Schwankungen bei und stellen sicher, dass das Datenmanagement mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmt.

3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Datenmanagement

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die mit der Produktionsüberwachung befassten Mitarbeiter sowohl verstehen, wie Daten erfasst werden, als auch warum eine genaue Berichterstattung wichtig ist. Die Schulungen sollten Methoden zur Dateneingabe, die Bedeutung einer zeitnahen Berichterstattung und den Beitrag dieser Daten zu übergeordneten betrieblichen Zielen umfassen. Durch die Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten für Berichtsaufgaben wird sichergestellt, dass die Datenerfassung und -überprüfung konsistent durchgeführt werden.

4. Verfolgen und melden Sie relevante Daten

Konzentrieren Sie sich nur auf die Erfassung von Daten, die zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele erforderlich sind. Identifizieren Sie die für Ihren Betrieb relevanten Kennzahlen und stellen Sie sicher, dass Ihr Berichtsprozess auf deren Verfolgung zugeschnitten ist. Überlasten Sie das System nicht mit unnötigen Datenpunkten, die keine umsetzbaren Erkenntnisse liefern.

5. Automatisieren Sie die Produktionsberichterstattung, wo immer möglich

Nutzen Sie, wo immer möglich, Technologien zur Automatisierung der Datenerfassung und Berichterstattung. Dazu können Barcode-Scanner, Terminals in der Fertigung oder die Integration von IIoT-Geräten gehören. Durch Automatisierung lassen sich manuelle Eingaben reduzieren, Fehler minimieren und Echtzeitdaten zur Produktionsleistung bereitstellen.

6. Überprüfen und verfeinern Sie regelmäßig

Produktionsberichtsprozesse sollten nicht statisch sein. Überprüfen Sie regelmäßig die erfassten Daten und die Berichtsabläufe, um sicherzustellen, dass sie weiterhin mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Die kontinuierliche Verbesserung und Verfeinerung der Abläufe trägt dazu bei, die Relevanz und Effektivität im Zuge der Weiterentwicklung der Abläufe aufrechtzuerhalten.

Die Vorteile einer effizienten Produktionsberichterstattung

Eine gut durchdachte (und zumindest teilweise automatisierte) Produktionsberichterstattung ermöglicht es Managern, fundierte Entscheidungen zu treffen und schneller auf Probleme zu reagieren. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick.

• Echtzeit-Transparenz über den Produktionsstatus. Eine effiziente Berichterstattung gibt Ihnen einen Echtzeit-Überblick über die Vorgänge in der Produktion. Wenn diese Daten über ein MES- oder MRP-System verbunden sind, sind sie sofort für das gesamte Team zugänglich. So können Sie leichter erkennen, wenn etwas nicht nach Plan läuft, und den Fortschritt an Ihren Produktionszielen ausrichten, während die Arbeit in der Fertigung weiterläuft.
• Reduzierte Produktionsausfallzeiten. Eine aktuelle Berichterstattung hilft dabei, Muster zu erkennen, die zu ungeplanten Ausfallzeiten führen können. Die Erkenntnisse aus präzisen Berichten ermöglichen zeitnahe Anpassungen, die verhindern, dass Probleme eskalieren. Die Berichterstellung hilft auch dabei, die Ursachen von Problemen wie Geräteausfällen, Verzögerungen in der Lieferkette oder Personalprobleme zu identifizieren.
• Engpässe leicht erkennen. Produktionsberichte können auch dabei helfen, Bereiche aufzuzeigen, in denen Arbeitsabläufe verlangsamt sind oder stocken. Sie ermöglichen es Managern, Engpässe zu lokalisieren und gezielte Verbesserungen umzusetzen, um die Produktionsleistung zu steigern und Vorlaufzeiten zu reduzieren.

• Verbesserte Rückverfolgbarkeit und digitaler Thread. Die Produktionsberichterstattung erstellt eine digitale Aufzeichnung der Produktionsaktivitäten und ist eine Kernkomponente der durchgängigen Rückverfolgbarkeit. Die Rückverfolgbarkeit unterstützt die Qualitätskontrolle, hilft bei der Aufdeckung der Ursachen von Problemen und ist oft eine wesentliche Voraussetzung für den Eintritt in regulierte Märkte. Ein vollständiger digitaler Thread vereinfacht außerdem die Compliance und macht Audits wesentlich stressfreier.
• Strategische Entscheidungsfindung. Letztendlich läuft alles darauf hinaus, dass ein zuverlässiger Zugriff auf genaue Produktionsdaten eine strategische Langzeitplanung und Entscheidungsfindung ermöglicht. Wichtige Entscheidungen müssen auf genauen Daten basieren, um die Rentabilität sicherzustellen. Ob es um die Anpassung der Kapazitäten, Investitionen in neue Anlagen oder die Verschiebung von Produktionszeitplänen geht – eine gut funktionierende Produktionsberichterstattung ist der kürzeste Weg zu effektiveren Managemententscheidungen.

Integrierte Fertigungssoftware mit Echtzeit-Berichterstattung aus der Fertigung

Fertigungs-ERP-Systeme heben die Produktionsberichterstattung auf die nächste Stufe, indem sie die Fertigung direkt mit dem übergeordneten Geschäftsmanagementprozess verbinden. MRPeasy bietet integrierte Tools für die Produktionsberichterstattung, die die Datenerfassung vereinfachen, die Transparenz verbessern und KMUs Echtzeit-Einblicke in die Fertigungsabläufe ermöglichen.

Vereinfachte Produktionsberichte

MRPeasy integriert die Produktionsberichterstattung direkt in zentrale Fertigungsfunktionen wie Bestandsmanagement, Beschaffung und Terminierung. Die Produktionsdaten fließen direkt von der Fertigungslinie in das ERP-System, ohne dass separate Tabellenkalkulationen erforderlich sind.

Die Produktionsberichtstools von MRPeasy ermöglichen eine einfache Verfolgung des Fortschritts von Fertigungsaufträgen, die Überwachung der Ressourcennutzung und der Mitarbeiteraktivitäten sowie die Erfassung der Produktionsmengen. Darüber hinaus können Unternehmen detaillierte Berichte über den Status von Arbeitsaufträgen, die Arbeitszeit, den Materialverbrauch und die Fertigwaren erstellen, was sowohl den täglichen Betrieb als auch die langfristige Planung unterstützt.

Verwandeln Sie Daten mit Dashboards und Analysen in Erkenntnisse

Integrierte Fertigungssoftware fasst Produktionsdaten auch in Dashboards zusammen. Die Produktions-Dashboards von MRPeasy bieten leicht verständliche Übersichten über den Produktionsfortschritt, die Effizienz und Ausfallzeiten. So erhalten alle Beteiligten schnelle Einblicke und können Trends und Anomalien im Produktionsprozess erkennen.

MRPeasy unterstützt auch erweiterte Analyseintegrationen wie Microsoft Power BI, mit denen Sie über die grundlegende Datenanalyse hinausgehen können. Durch die Verknüpfung von Produktionsdaten mit Analysetools können kleine Unternehmen tiefe Einblicke in ihre Abläufe gewinnen, von der Identifizierung langfristiger Effizienz-Trends bis hin zur Vorhersage potenzieller Engpässe, bevor diese auftreten.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die Produktionsberichterstattung ist der Prozess der Verfolgung und Aufzeichnung von Fertigungsaktivitäten wie der Erledigung von Aufgaben und dem Materialverbrauch, um sicherzustellen, dass die Abläufe mit den Produktionsplänen übereinstimmen.
• Eine genaue Produktionsberichterstattung ist für kleine Fertigungsunternehmen unerlässlich, um die Aktivitäten in der Fertigung zu überwachen, einen taktischen Überblick über den Betrieb zu gewinnen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
• Die Produktionsberichterstattung kann manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen oder automatisiert über integrierte Systeme wie Fertigungs-ERPs und Fertigungsausführungssysteme (MES) für die Echtzeit-Datenerfassung erfolgen.
• Zu den Richtlinien für die Implementierung einer effizienten Produktionsberichterstattung gehören die Abbildung Ihrer Prozesse, die Festlegung, wie und wann Daten erfasst werden sollen, sowie die Schulung Ihres Teams in der Einhaltung dieser Standards.
• Die Berichterstattung sollte nach Möglichkeit automatisiert und regelmäßig überprüft und angepasst werden, um sie an den Geschäftszielen auszurichten.
• Fertigungssoftware bietet die beste Lösung für die Produktionsberichterstattung. Sie integriert die Berichterstattung in Kerngeschäftsfunktionen wie Lager, Finanzen und Produktion und bietet Echtzeit-Dashboards und erweiterte Analysen für zusätzliche Einblicke.

Häufig gestellte Fragen

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