Was sind Inventurdifferenzen und wie lassen sie sich vermeiden?

Ob Verbraucher oder Lieferanten – Ihre Kunden verlassen sich darauf, dass Sie ihnen qualitativ hochwertige Produkte pünktlich und vollständig liefern. Inventurdifferenzen aufgrund von fehlerhaften Bestandsdaten sind eine der Hauptursachen für Lieferverzögerungen, die oft zu Reputationsschäden und Vertrauensverlust führen.

Was ist eine Inventurdifferenz?

Eine Inventurdifferenz ist eine Diskrepanz zwischen den Bestandsdaten und dem tatsächlichen Bestand. Das bedeutet, dass der Bestand, den Sie zu haben glauben, nicht mit der tatsächlichen Bestandszählung übereinstimmt. Es kann mehrere Gründe für Inventurdifferenzen geben. Diese werden wir gleich besprechen. Sie können jedoch leicht zu Fehlbeständen und Überbeständen führen.

Genau wie ein Stein, der in ein Wasserbecken fällt, haben Bestandslücken einen Dominoeffekt auf Ihr Unternehmen. Sie betreffen fast jeden Bereich Ihres Unternehmens. Bevor wir uns mit den Ursachen befassen, wollen wir zunächst die verschiedenen Arten und häufigen Ursachen von Inventurdifferenzen definieren.

Arten und Ursachen von Inventurdifferenzen

Nicht alle Bestandsfehler sind auf fehlende erwartete Bestände zurückzuführen. Einige entstehen dadurch, dass Sie mehr Produkte haben, als Sie dachten. Beide sind nachteilig, da Sie erstere daran hindern, Aufträge zu erfüllen, während letztere Ihren Produkten tatsächlich einen Wertverlust zufügen können.

Nicht übereinstimmende Bestandszahlen

Dies bedeutet einfach, dass die Angaben Ihres Inventarsystems nicht mit Ihrem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmen. Dies wirkt sich häufig auf die Produktion aus, da Ihnen die für die Fertigstellung einer Bestellung erforderlichen Teile fehlen. Beispielsweise gibt das System an, dass Sie 100 Tischbeine vorrätig haben, obwohl Sie nur 90 auf Lager haben. Ihre Bestandsaufzeichnungen stimmen nicht mit Ihrem tatsächlichen Lagerbestand überein.

Dafür gibt es mehrere Gründe. Wenn beispielsweise eine Lieferung von Teilen bei der Annahme nicht sorgfältig gezählt wird, um die Richtigkeit zu gewährleisten, kann es vorkommen, dass Ihre Wareneingangsabteilung Artikel meldet, die Sie nicht erhalten haben. Ungenauigkeiten in den Versandunterlagen für angenommene Sendungen sind ein Problem in der Lieferkette, das behoben werden muss.

Falschzählungen bei der physischen Bestandsaufnahme sind eine weitere Ursache für Diskrepanzen. Es kann leicht passieren, dass ein Artikel übersehen wird, insbesondere wenn er klein ist. Falsche Dateneingaben sind eine weitere Fehlerquelle. Die Eingabe von Bestandswerten in das falsche Feld oder das Drücken der falschen Taste sind häufig menschliche Fehler.

Fehlmengen

Während Bestandsdifferenzen in der Regel Teile betreffen, beziehen sich Fehlmengen in der Regel auf Fertigprodukte. Ihr System gibt an, dass Sie X Artikel haben, aber tatsächlich haben Sie nur Y, also weniger als erwartet.

Dies wird manchmal erst entdeckt, nachdem ein Kunde eine Bestellung aufgegeben hat und Sie diese angenommen haben, nur um dann festzustellen, dass Sie nicht genügend Artikel für die Ausführung der Bestellung vorrätig haben. Im schlimmsten Fall ist der Kunde verärgert und kauft bei einem anderen Anbieter, der dann zu seinem bevorzugten Lieferanten wird.

Häufige Ursachen sind Verzögerungen bei der Bestandserfassung oder Fehler bei der Integration zwischen Bestandsystemen und Bestellplattformen, insbesondere bei Online-Bestellungen im E-Commerce.

Ein weiteres Beispiel ist, wenn jemand ein Produkt „verschenkt“, aber die Menge nicht an das Lager meldet. Beispielsweise könnte ein Manager ein Lebensmittelprodukt für einen guten Zweck spenden, dies aber nicht ordnungsgemäß melden. Dies ist nur eine der unbekannten Möglichkeiten, wie nicht aufgezeichnete Bestandsverluste in Ihrem Bestand auftreten können.

Überbestände und Totbestand

Überbestände und Lagerüberhänge sind zwar nicht unbedingt eine Diskrepanz an sich, aber oft das Ergebnis schlechter Verkaufsprognosen. Überbestände bedeuten, dass Sie mehr Lagerbestände haben, als zur Deckung der Nachfrage erforderlich sind. Diese Überbestände führen oft zu Preisnachlässen, und Sie erzielen weniger als den gewünschten Erlös für ein Produkt, manchmal verkaufen Sie Einzelhandelsprodukte zu Großhandelspreisen oder darunter.

Tote Lagerbestände sind Produkte, die so lange im Regal liegen, dass sie nicht mehr verkäuflich oder veraltet sind. Lebensmittel mit Verfallsdatum oder begrenzter Haltbarkeit sind zwei gängige Beispiele. Während Überbestände abgeschrieben werden können, d. h. ihr Wert wird zu einem niedrigeren Preis neu berechnet, müssen veraltete Lagerbestände vollständig abgeschrieben werden. Beides beeinträchtigt Ihre Gewinnmargen.

Beide Szenarien wirken sich negativ auf die finanzielle Gesundheit und das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens aus.

Verlegte Bestände

Ihre Bestandsaufzeichnungen zeigen, dass Sie ein Produkt auf Lager haben. Sie wissen, dass Sie das Produkt auf Lager haben. Sie können es nur nicht finden. Verlegte Bestände entstehen häufig durch Änderungen der Lagerorte. Eine Palette mit dem Produkt wurde möglicherweise in ein anderes Lager verlegt. Der neue Standort wurde jedoch nicht im System aktualisiert. Ein weiterer häufiger Grund sind falsch etikettierte Produkte. Wenn beim Einlesen in das System ein falsches Etikett auf ein Produkt oder eine Palette geklebt wird, wird es falsch erfasst. Beides lässt sich mit einem effektiven Lagerverwaltungssystem weitgehend vermeiden.

Versandfehler

Die meisten Inventurdifferenzen treten auf der Produktions- oder Lagerebene auf, aber auch Versandfehler können sie verursachen. Der Versand einer falschen Menge als auf der Bestellung angegeben oder der Versand des falschen Produkts wirkt sich auf den Bestand aus. Dies führt zu einer Diskrepanz zwischen den Bestandsaufzeichnungen und dem Versandmanifest.

Selbst beschädigte Produkte, unabhängig davon, ob Sie oder das Versandunternehmen dafür verantwortlich sind, können zu Inventurdifferenzen führen. Wenn beispielsweise ein beschädigtes Produkt ersetzt wird, wird es aus dem verfügbaren Bestand entnommen. Nun können andere Bestellungen, die auf dem ursprünglichen Lagerbestand basieren, nicht mehr ausgeführt werden.

Versandfehler haben zwar mehrere finanzielle Auswirkungen, doch zwei der größten sind die zusätzlichen Kosten für den erneuten Versand der Bestellung und die Rücksendekosten für falsche oder beschädigte Produkte. In beiden Fällen leidet die Kundenzufriedenheit.

Die Auswirkungen von Inventurdifferenzen

Bestandsungenauigkeiten passieren. Wenn sie jedoch an der Tagesordnung stehen, können sie die finanzielle und operative Leistung eines Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen. Direkte finanzielle Verluste entstehen beispielsweise, wenn Sie aufgrund von Überbeständen die Stückkosten senken oder eine Produktcharge abschreiben müssen.

Inventurdifferenzen können zu schwerwiegenden betrieblichen Mängeln führen, die die Produktivität beeinträchtigen. Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung und der erhöhte Arbeitsaufwand für die Suche nach Produkten und den Abgleich der Bücher können sich erheblich auf Ihren Gewinn auswirken. Fehlende Rohmaterialien, die für die Produktion benötigt werden, stören die Produktionssteuerung und beeinträchtigen den gesamten Arbeitsablauf. Dies gilt insbesondere, wenn Sie optimierte Bestands- und Fertigungssysteme wie Just-in-Time einsetzen.

Diskrepanzen führen letztendlich zu nicht erfüllten oder sogar stornierten Aufträgen. Versandverzögerungen, Unterbrechungen der Lieferkette und ungenaue Auftragsinformationen führen zu Unzufriedenheit bei den Kunden und potenziellen Kundenabwanderungen, bei denen sie zu einem anderen Anbieter wechseln und nie wieder zurückkehren. Die durch eine schlechte Kundenerfahrung verursachte Abwanderung ist eine wichtige Kennzahl für die Bestimmung der Gesundheit Ihres Unternehmens.

Wie Sie Inventurdifferenzen finden

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Inventurdifferenzen zu finden und zu vermeiden. Viele davon werden manuell durchgeführt. Der Schlüssel zu ihrer Wirksamkeit liegt jedoch in regelmäßigen, konsequenten Maßnahmen.

Im Folgenden betrachten wir drei Arten von Kontrollen. Alle sind Methoden der Bestandsaufnahme, einem grundlegenden Prozess zur Sicherstellung genauer Bestandsaufzeichnungen. Bei einer Bestandsaufnahme zählen Sie die Bestände physisch und erfassen sie, um sie anschließend mit Ihren Bestandsdaten zu vergleichen.

Sichtprüfung

Selbst wenn Sie Ihre Bestandsliste mithilfe von Technologie verwalten, gibt es keinen Ersatz dafür, durch die Lagergänge zu gehen und sich den Bestand anzusehen, um die Bestandskontrolle aufrechtzuerhalten. Sie sehen vielleicht nicht alles, aber regelmäßige Sichtprüfungen als Teil Ihres gesamten Bestandsmanagementsystems tragen wesentlich dazu bei, offensichtliche Probleme aufzudecken.

Stichproben oder zyklische Inventur

Bei dieser Methode der Bestandsverfolgung werden kleine, zufällige Stichproben eines Produkts oder Teils entnommen. Sie zählen diese physisch und vergleichen sie mit den erfassten Mengen. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Effektivität und Ineffizienz Ihres Bestandsmanagementprozesses.

Zyklische Inventuren ähneln Stichproben, bei denen ein kleiner Teil Ihres Bestands manuell überprüft wird. Der Unterschied besteht darin, dass diese Prüfung regelmäßiger nach einem festen Zeitplan durchgeführt wird.

Regelmäßige Audits

Eine vollständige Prüfung ist zwar zeitaufwändig, ermöglicht Ihnen jedoch eine umfassendere Bewertung Ihres Bestandsprozesses. Viele Unternehmen führen regelmäßig, vierteljährlich, halbjährlich oder einmal jährlich Prüfungen durch. Da jeder Artikel manuell gezählt wird, ist dies sehr arbeitsintensiv. Aber es garantiert Ihnen einen umfassenden Überblick.

Die Verwendung von Bestandszählungen bietet mehrere Vorteile:

• Bestandsgenauigkeit – stellt sicher, dass die Bestandsaufzeichnungen die tatsächlichen Bestände widerspiegeln.
• Reduzierte Bestandsverlustquote – identifiziert Verluste durch Diebstahl, Beschädigung, Veralterung oder Verderb.
• Verbesserte Auftragsabwicklung – vermeidet Fehlbestände und stellt sicher, dass Kunden ihre Bestellungen pünktlich erhalten.
• Effektive Bestandsverwaltung – dient als Maßstab für die Bestandsverwaltung und führt zur Identifizierung von Trends, zur Optimierung der Lagerbestände und zur Verbesserung der Gesamtqualität Ihres Bestandsystems.

Vermeidung und Verhinderung von Inventurdifferenzen

Der Schlüssel zu einem effizienten Bestandsmanagementsystem ist Konsistenz. Neben regelmäßigen Inventuren gibt es weitere wichtige Maßnahmen, mit denen Sie Abweichungsquoten minimieren und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb gewährleisten können.

Softwareimplementierung

Die Verwendung von Bestandsmanagementsoftware zur Rückverfolgbarkeit ist in den meisten Fertigungsunternehmen Standard. Sie ist eine praktische Option, um Echtzeit-Einblicke in Bestandsstatistiken zu erhalten. Die Wahl der richtigen Lösung trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Bestandsdaten synchron bleiben. Wenn das Bestandsmanagementsystem eigenständig ist, müssen Sie es auch in andere von Ihnen verwendete Unternehmenssoftware integrieren, insbesondere in Vertriebs- und Auftragsabwicklungsprogramme. Eine gute Fertigungssoftware bietet jedoch eine Komplettlösung.

Automatisierungstechnologien wie RFID, Barcode-Inventarkontrollsysteme und Scanner sowie QR-Codes, die mit Produkt-SKUs verknüpft sind, können zusätzlich implementiert werden oder sind bereits in moderne Bestandsverwaltungssoftware integriert. Diese erhöhen die Genauigkeit der Datenerfassung und -eingabe erheblich.

Denken Sie daran, Ihre Produktions- und Lagerteams in der richtigen Verwendung dieser Tools zu schulen. Eine angemessene Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit neuen Technologien ist bei deren Einsatz von entscheidender Bedeutung.

Operative Verbesserung

Wenn Sie mit der Bestandsverwaltung beginnen, werden Sie wahrscheinlich zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Prozesse entdecken. Die Entwicklung von SOPs (Standardarbeitsanweisungen) und Richtlinien trägt zur einheitlichen Anwendung bei. Legen Sie unbedingt Qualitätskontrollstandards fest, um zu verhindern, dass beschädigte Produkte oder falsche Lieferungen das Unternehmen verlassen. SOPs bieten Ihnen eine Grundlage für die Ermittlung der Ursachen für ungenaue Bestandszahlen. Auch hier müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen, um den Erfolg sicherzustellen.

Sicherheitsmaßnahmen

Es ist frustrierend, aber manchmal neigen Produkte – insbesondere kleine Elektronikgeräte und Lebensmittel – dazu, Beine zu bekommen und aus dem Laden zu laufen. Diebstahl durch Mitarbeiter ist eine der Hauptursachen für Bestandsverluste. Ein Teil jedes effektiven Bestandsverwaltungsprogramms ist die Sicherheit. Zur physischen Sicherheit der Räumlichkeiten können Überwachungskameras und Sicherheitspersonal gehören. Einige Mitarbeiter empfinden dies möglicherweise als Eingriff in ihre Privatsphäre, aber erinnern Sie sie daran, dass dies auch zu ihrer eigenen Sicherheit dient.

Zugangskontrollmaßnahmen sind auf jeden Fall eine gute Idee, um das Betreten durch Unbefugte zu verhindern. Dies wird häufig durch den Einsatz von Ausweislesegeräten erreicht, die für jeden Benutzer individuell angepasst werden können.

Die Sicherheit des Netzwerksystems ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um Daten vor Hackern zu schützen. Cloud-basierte Lösungen sind oft sicherer als lokale Infrastrukturen.

Erhöhen Sie die Bestandsgenauigkeit durch Automatisierung

Es gibt mehrere gute Softwarelösungen, mit denen Sie Inventurdifferenzen moderieren und verringern können. MRP-Systeme (Material Requirements Planning) legen die für die Produktfertigung benötigten Teile fest. Bessere Anwendungen überprüfen den vorhandenen Bestand, sodass Sie Produktionspläne automatisch anpassen und Artikel in Aufträge buchen können. Voll integrierte Lösungen bilden umfassende ERP-Systeme für die Fertigung, die Ihre gesamte Unternehmensverwaltung miteinander verbinden.

Die für die Automatisierung Ihrer Bestandsaufzeichnungen erforderliche Hardware hängt von der verwendeten Lösung ab. Bei den meisten Cloud-basierten Lösungen können Teammitglieder über tragbare Geräte wie Laptops, Smartphones und Tablets auf die Informationen zugreifen. Interne Programme erfordern eine IT-Infrastruktur, die manchmal komplex und teuer ist, um die erfassten Bestandsdaten zu speichern und abzurufen.

Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden, bietet die Automatisierung Ihrer Bestandsprozesse und -verfahren enorme Vorteile. Durch die Reduzierung menschlicher Fehler, insbesondere bei der Dateneingabe, lassen sich viele Ungenauigkeiten im Bestand vermeiden. Darüber hinaus können Sie verschiedene Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erzielen.

Wenn beispielsweise die Bestandserfassung automatisiert ist, wird Personal für wichtigere, arbeitsintensive Aufgaben frei, die menschliches Geschick erfordern. Darüber hinaus können die im System gespeicherten Daten Kostenanalysen liefern und Produktionsprognosen ermöglichen, oft mit nur wenigen Tastendrücken.

Bewährte Verfahren zur Gewährleistung der Bestandsgenauigkeit

Viele Hersteller stellen fest, dass die Aufrechterhaltung der Bestandsgenauigkeit auf eine Kombination aus physischen und softwarebasierten Anwendungen zurückzuführen ist:

• Führen Sie routinemäßige, konsistente Bestandszählungen wie oben beschrieben durch, um Diskrepanzen schnell zu erkennen und rasch zu beheben.
• Führen Sie ein zyklisches Inventurprogramm ein, bei dem Teile Ihres Bestands an bestimmten Standorten überprüft werden, um die Bestandskontrolle überschaubar zu halten.
• Sicherheitsmaßnahmen tragen dazu bei, Verluste durch Diebstahl, Beschädigung und Verderb zu verhindern.
• Verwenden Sie ein klar definiertes, strukturiertes Lagersystem, um Lagerfehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass sich alles am richtigen Ort befindet.
• Stellen Sie sicher, dass eine ordnungsgemäße Nachverfolgung der Lieferkette und SOPs vorhanden sind und befolgt werden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Bestandsmanagementsoftware mit Ihrem Vertriebsprozess, einschließlich E-Commerce-Websites, synchronisiert ist, um Echtzeitstatistiken zu erhalten.

Schließlich sorgt die Aufrüstung Ihres Bestandsmanagementprozesses um Software und Hardware wie Barcode-Scanner oder RFID für eine höhere Datengenauigkeit. Diese Lösungen sorgen zusammen mit Ihren Mitarbeitern für einen reibungsloseren Geschäftsbetrieb.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Eine Inventurdifferenz ist eine Diskrepanz zwischen dem erfassten und dem tatsächlichen Bestand. Sie tritt auf, wenn Ihr System einen bestimmten Lagerbestand anzeigt, der nicht mit dem physisch verfügbaren Bestand übereinstimmt, was zu möglichen Fehlmengen oder Überbeständen führen kann.
• Differenzen werden meist durch menschliche Fehler und Prozessfehler verursacht. Häufige Ursachen sind Fehlzählungen bei der physischen Bestandsaufnahme, Fehler bei der Dateneingabe, Versandfehler und nicht gemeldete Produktbewegungen.
• Inventurdifferenzen müssen unbedingt vermieden werden, da sie sich direkt auf die Geschäftsleistung auswirken. Sie können zu Produktionsverzögerungen, Unzufriedenheit der Kunden und finanziellen Verlusten aufgrund ineffizienter Bestandsverwaltung und entgangener Umsätze führen.
• Sowohl manuelle als auch automatisierte Methoden sind für die Erkennung und Behebung von Diskrepanzen unerlässlich. Regelmäßige Bestandszählungen, Sichtkontrollen und zyklische Inventuren in Kombination mit Technologien wie Barcode-Scannern und RFID tragen dazu bei, dass die Bestandsdaten korrekt bleiben.
• Integrierte Bestandsverwaltungssoftware optimiert die Abläufe und verbessert die Genauigkeit. Durch die Synchronisierung von Echtzeitdaten über Produktion, Lagerhaltung und Vertriebskanäle hinweg reduzieren diese Systeme menschliche Fehler, steigern die Effizienz und unterstützen eine bessere Entscheidungsfindung.

Häufig gestellte Fragen

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