Hersteller von Brandschutzprodukten verzeichnet im ersten Jahr nach Einführung der MRP-Software ein Wachstum von 25 %

Nachdem das Unternehmen seine Buchhaltungssoftware und Tabellenkalkulationen durch ein modernes MRP-System ersetzt hatte, verzeichnete Vanquish Hardware Protection einen massiven Umsatzanstieg, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. „Im ersten Jahr nach der Inbetriebnahme stiegen unsere Umsätze um 25 %, während wir nur ein oder zwei neue Mitarbeiter einstellten“, sagt Vertriebsleiter Mike Sutcliffe. „Ohne MRPeasy hätten wir das niemals geschafft.“

Schutz von Beschlägen an Brandschutztüren

Vanquish Hardware Protection ist ein in Großbritannien ansässiges Produktionsunternehmen, das intumeszente Brandschutzprodukte herstellt – Materialien, die sich bei Hitzeeinwirkung ausdehnen, um die Ausbreitung von Feuer zu verhindern. Das Unternehmen ist in einem sehr speziellen Nischenbereich des Brandschutzmarktes tätig und hat sich auf den Schutz von Beschlägen für Brandschutztüren spezialisiert. Die Produkte sind so konzipiert, dass sie unauffällig hinter Scharnieren, um Schließmechanismen herum und an anderen Beschlägen angebracht werden, um die Komponenten zu schützen und im Brandfall die strukturelle Integrität der Tür zu erhalten.

Vanquish wurde im Januar 2021 gegründet und ist noch ein relativ junges Unternehmen. Das Team hinter dem Unternehmen verfügt jedoch über jahrzehntelange Branchenerfahrung, wobei die Wurzeln in der Brandschutzindustrie bis in die frühen 1990er Jahre zurückreichen. Vanquish wuchs seit seiner Gründung rasant, beschäftigte Ende 2024 bereits 22 Mitarbeiter und erzielte einen Jahresumsatz von knapp 3 Millionen Pfund, da die Nachfrage nach seinen Produkten rapide anstieg.

Vanquish bietet sowohl Standardprodukte als auch maßgeschneiderte Lösungen an. Für Wiederverkäufer steht zudem ein umfassender White-Label-Service zur Verfügung. Nachdem sich Vanquish mit Brandschutztürprodukten einen Namen gemacht hatte, verfolgte das Unternehmen klare Ambitionen, sein Portfolio zu diversifizieren und weiter zu wachsen. Doch schon bald deckte das Wachstumstempo Schwachstellen in der Produktionsabwicklung auf.

Schnelles Wachstum deckte Mängel in den internen Prozessen auf

In der Anfangszeit nutzte Vanquish für die Produktions-, Lager- und Auftragsverwaltung Sage 50 in Kombination mit Tabellenkalkulationen – ein provisorisches Produktionssystem, das das Unternehmen von seinem Vorgänger übernommen hatte. Bei geringem Auftragsvolumen funktionierte das System recht gut, doch mit steigendem Volumen wurde es zu einem deutlichen Engpass.

Das Kernproblem war nicht ein einzelner Fehlerpunkt, sondern die Anhäufung manueller und doppelter Arbeitsschritte über Abteilungsgrenzen hinweg. Aufträge wurden zunächst in Sage erfasst und dann manuell in Excel neu angelegt, da die Produktionsmitarbeiter ihre eigenen Dokumente führten. Etiketten, Spezifikationen und Arbeitsanweisungen wurden ebenfalls separat gespeichert. Die Buchhaltungs- und Verwaltungsteams mussten ständig hin und her kommunizieren, um sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen. Diese Fragmentierung und das Fehlen zentraler Daten stellten ein erhebliches Risiko dar und verursachten zusätzlichen Arbeitsaufwand.

„Unsere Prozesse stützten sich stark auf manuelle Koordination – von der Terminplanung in Excel bis hin zur Verwaltung der Etikettierung und der Erfassung von Produktionsinformationen“, erklärt Vertriebsleiter Mike Sutcliffe. „Zwar hat dieser Ansatz das Unternehmen eine Zeit lang unterstützt, doch wurde klar, dass er für unseren wachsenden Betrieb nicht skalierbar war.“

Mit steigender Nachfrage begannen die Einschränkungen manueller Systeme die Effizienz zu beeinträchtigen. Gelegentliche Materialfehlbestände oder Mengenabweichungen erforderten Nacharbeiten, was den Produktionszyklus verlängerte und Druck auf die Produktionszeitpläne ausübte. Die Erkenntnis dieser Einschränkungen bot dem Unternehmen eine klare Chance, die Abläufe zu rationalisieren, die Genauigkeit zu verbessern und die termingerechte Lieferung besser zu gewährleisten.

„Sage ist eigentlich eine Buchhaltungssoftware. Sie hilft einem sicherlich nicht bei der Fertigung, der Produktionssteuerung oder der Verfolgung des Bestandes in Echtzeit, also wurde uns klar, dass wir hinterherhinkten und ein neues System brauchten, wenn wir weiter wachsen wollten“, sagt Mike.

Benutzerfreundlichkeit war der Maßstab bei der Suche nach einer neuen Lösung

Vanquish begann seine Suche nach einem neuen Produktionssystem nicht mit einer detaillierten ERP-Auswahlliste. Stattdessen machte eine E-Mail der unabhängigen Fertigungs- und ERP-Beratungsfirma Smart Manufacture das Team auf das KMU-orientierte Fertigungssystem MRPeasy aufmerksam. „Wir hatten schon seit einiger Zeit darüber nachgedacht, dass eine Veränderung notwendig sei, ohne uns jedoch bereits im Detail damit zu befassen, wie diese aussehen sollte“, sagt Mike. „Dann erhielten wir zum idealen Zeitpunkt eine E-Mail von Smart Manufacture, und das brachte uns sofort auf den Weg zu MRPeasy.“

Obwohl MRPeasy dem Team zu diesem Zeitpunkt noch unbekannt war, stach es bei der Evaluierung schnell hervor. Vanquish zog kurz eine andere Alternative in Betracht, doch dieses Angebot wirkte übermäßig komplex und erinnerte an die Tools, von denen sich das Unternehmen eigentlich befreien wollte. „Die Alternativen sahen immer noch kompliziert aus, genau wie Sage. MRPeasy hält, was es verspricht – es ist einfach und intuitiv.“

Um dem Albtraum fragmentierter Arbeitsabläufe zu entkommen, erwies sich die Benutzerfreundlichkeit für Vanquish Hardware Protection als entscheidend. Der von MRPeasy versprochene Mehrwert zeigte sich fast sofort. „Ich habe die Testversion sofort ausprobiert und innerhalb einer halben Stunde konnte ich bereits erkennen, wie alles zusammenpasst.“ MRPeasy fand die richtige Balance – leistungsstark genug, um die Komplexität der Fertigung zu bewältigen, aber einfach genug, um eine schnelle Einführung zu ermöglichen. Die Entscheidung war gefallen.

Vom Go-Live bis zur tatsächlichen operativen Wirkung

Mit der Implementierungsberatung von Smart Manufacture begann Vanquish circa im Oktober 2024 mit der Einführung von MRPeasy. Anstatt die Mitarbeiter mit einer schnellen, alles auf einmal erfolgenden Einführung zu überfordern, lag die Priorität des Teams zunächst darauf, die tägliche Arbeit zu vereinfachen. MRPeasy ist für die Eigenimplementierung konzipiert und bietet eine Reihe von Ressourcen, um diese Aufgabe zu vereinfachen. So gibt es beispielsweise Dutzende von Demo-Videos, die die Funktionen erklären, sowie einen AI-Chatbot, der auf die Funktionen der Software trainiert ist.

Vanquish gelang es, MRPeasy ohne nennenswerte Hürden in Betrieb zu nehmen. „Der Live-Chatbot ist brillant, und das Support-Team meldet sich umgehend mit hervorragenden Antworten zurück. Ich kann nichts Negatives sagen“, kommentiert Mike, „Innerhalb weniger Monate war Vanquish mit MRPeasy online und wickelte Aufträge über das neue System ab.“

Die Auswirkungen waren schnell spürbar, insbesondere in der Fertigung. Anstatt sich wie zuvor auf Ausdrucke zu verlassen, konnte das Produktionsteam nun Live-Daten wie Arbeitsaufträge, Spezifikationen und Lagerverfügbarkeit an einem Ort einsehen. „Die Leute hinterfragen die Daten nicht mehr. Unsere Mitarbeiter in der Fertigung haben über Tablets und Arbeitsplatzrechner direkten Zugriff auf die für sie relevanten Informationen, was ständiges Hin- und Herlaufen auf der Suche nach Informationen überflüssig macht.“

Dies gilt auch für die Verwaltung und die Buchhaltung, die nun einen Überblick über den gesamten Produktionsprozess erhalten. Nach der Umstellung der Software wechselte Vanquish auch sein Buchhaltungssystem von Sage zu Xero. Letzteres ist nativ in MRPeasy integriert und ermöglicht eine Automatisierung der Buchhaltung, die die Auftragsabwicklung und Kostenverfolgung optimiert.

Weniger Fehler, bessere Lagerkontrolle und eine OTIF-Quote von nahezu 100

Eine der unmittelbarsten Verbesserungen ergab sich aus der Echtzeit-Bestandsverfolgung. Mit MRPeasy sind die Lagerbestände stets korrekt und werden in Echtzeit unternehmensweit geteilt. Die früheren Bedenken von Vanquish hinsichtlich Doppelbuchungen oder der Verwendung falscher Materialien gehören der Vergangenheit an.

Die Auftragsabwicklung, die früher ständige Umgehungslösungen und doppelte Dateneingaben erforderte, ist jetzt ebenfalls wesentlich unkomplizierter. „Wir können Aufträge in Sekundenschnelle laden und Materialien buchen oder eine vom Kunden angegebene Teilenummer ohne Umwege verwenden“, sagt Mike. „Wir nutzen die automatisierte Planungsfunktion nicht wirklich und erledigen dies nach wie vor effektiv manuell, aber dennoch hat die einfache Planung mit MRPeasy definitiv einen großen Unterschied bei der Produktionssteuerung bewirkt.“

Mike nennt zudem die Möglichkeit, Arbeitsdateien und Spezifikationen an Arbeitsaufträge anzuhängen, als einen zentralen Vorteil für das Vanquish-Team. Dank der integrierten OneDrive-Anbindung ermöglicht MRPeasy den Produktionsteams, innerhalb derselben App auf alle relevanten Informationen zu jedem Bauvorhaben zuzugreifen. „Dieser direkte OneDrive-Link im Auftrag war für die Werkstatt unglaublich nützlich.“

Dank einer übersichtlicheren Planung und weniger Produktionsfehlern hat sich die Lieferleistung von Vanquish drastisch verbessert. „Unsere OTIF-Quote liegt nun konstant über 99 %. Das war noch nie besser!“

MRP-Software, mit der Sie wachsen können, ohne die Komplexität zu erhöhen

Für Vanquish ist die Erkenntnis klar: Zu lange zu warten, um sich von Tabellenkalkulationen und manuellen Arbeitsabläufen zu lösen, kann das Wachstum unbemerkt einschränken. Durch die Zentralisierung von Produktionsdaten, die Reduzierung manueller Arbeit und die Bereitstellung von Echtzeit-Transparenz für die Teams ermöglichte MRPeasy Vanquish, das Wachstumspotenzial des Marktes auszuschöpfen, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Die Ergebnisse sprechen für sich. Mike Sutcliffe fasst seine Erfahrungen zusammen: „Im ersten Jahr nach der Inbetriebnahme steigerten wir unseren Umsatz um 25 %, während wir nur ein oder zwei neue Mitarbeiter einstellten. Ohne MRPeasy hätten wir das auf keinen Fall geschafft. Sicherlich nicht, ohne viel mehr Personal einzustellen. Mein Rat lautet daher klar: Machen Sie es einfach! Es gibt nichts, was mich als KMU davon abhalten würde, dieses System einzuführen.“

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