Innovator im Bereich Wohnmöbel führt MRP-Software in zwei Unternehmen gleichzeitig ein

Als ein einfaches Lagerverwaltungssystem und ein Gewirr von Tabellenkalkulationen seine wachsenden Aktivitäten nicht mehr unterstützen konnten, wusste der in Pennsylvania ansässige Unternehmer Robert Ogden, dass es Zeit für eine Veränderung war. Was folgte, war eine doppelte Implementierung von MRP-Software, die ein neues Maß an Genauigkeit und Zusammenarbeit ermöglichte.

Vom Garagen-Startup zum Fertigungserfolg

RTO Lighting ist ein Hersteller von hochklassigen Beleuchtungskörpern aus Pennsylvania. Das Unternehmen ist auf die Entwicklung und Herstellung hochwertiger, maßgeschneiderter Leuchten spezialisiert, die künstlerisches Design mit handwerklicher Perfektion verbinden. Robert Ogden gründete das Unternehmen 2002 als Nebenprojekt, um sich kreativ mit maßgeschneiderten Beleuchtungslösungen zu beschäftigen. Nach bescheidenen Anfängen in Roberts Garage hat sich RTO Lighting zu einem beachtlichen Unternehmen entwickelt.

Im Jahr 2008 erwarben Robert und seine Frau Lostine, ein Einrichtungsunternehmen, in dem das Paar zuvor als Designer gearbeitet hatte. Lostine bietet eine Vielzahl hochwertiger Produkte an, von Spiegeln und Möbeln bis hin zu Küchenaccessoires und Vintage-inspirierten Wohnaccessoires. Ähnlich wie RTO Lighting hat sich Lostine zu einer bekannten Marke auf dem Markt für hochwertige Einrichtungsgegenstände entwickelt. Trotz ihrer getrennten Identitäten teilen RTO Lighting und Lostine eine einzigartige Synergie und fertigen häufig Produkte füreinander.

Angetrieben von der Vision der Eigentümer, hochwertige, nachhaltig produzierte und traditionsreiche Produkte herzustellen, die mit Stolz in den USA gefertigt werden, wuchs das Unternehmen von einem kleinen Team von sieben Mitarbeitern auf insgesamt fast 60 Vollzeitmitarbeiter in beiden Unternehmen.

Wachsende Unternehmen benötigen skalierbare Lösungen

Der Betrieb von zwei unterschiedlichen, aber miteinander verbundenen Unternehmen stellte Robert und seine Frau vor einzigartige Herausforderungen, insbesondere bei der Verwaltung von Lagerbeständen, Produktionsplänen und Arbeitskosten. Jahrelang jonglierten sie mit mehreren Tools und nutzten eine einfache Lagerverwaltungsplattform für die Materialverfolgung und eine Vielzahl von Tabellenkalkulationen für die Kostenkalkulation und Produktionsplanung. Mit dem Wachstum der Unternehmen stieß die Patchwork-Lösung an ihre Grenzen. Unter dem Druck der Ineffizienz erkannten die Unternehmen schließlich, dass eine robustere Lösung erforderlich war.

Der Wendepunkt kam, als Robert feststellte, dass keines der beiden Unternehmen die Arbeitskosten verfolgen oder Vorlaufzeiten genau angeben konnte. „Wir hatten angefangen, ein Bestandsverwaltungssystem einzusetzen, nur um dann zu sehen, dass es weder die Fertigungszeit noch den Arbeitsaufwand erfasst. Als Hersteller mussten wir die Zeit als Aufwand jedoch kennen, um Vorlaufzeiten anzugeben und unsere Kosten genauer zu wissen“, erklärt Robert.

Da der Bedarf an einem einheitlichen System für eine effiziente Bestandsverwaltung, Arbeits- und Kostenverfolgung sowie Produktionssteuerung immer dringlicher wurde, suchte die Geschäftsleitung nach einer geeigneten Softwarelösung, um das Wachstum der Unternehmen zu unterstützen.

MRP-Systeme und die Entscheidung zur Implementierung

Zunächst war Robert unsicher, auf welche Art von Software er sich bei seiner Suche konzentrieren sollte. Glücklicherweise wies ihn ein Vertriebsmitarbeiter für CRM-Software in die richtige Richtung. Da er erkannte, dass ein CRM-System die Anforderungen von RTO Lighting nicht erfüllen konnte, stellte der Vertriebsmitarbeiter eine Liste mit MRP-Systemen zur Prüfung zusammen, darunter auch MRPeasy.

Die Benutzerfreundlichkeit und die umfassenden Funktionen zur Produktionssteuerung von MRPeasy beeindruckten ihn sofort. „Als ich sah, wie einfach man den Produktionskalender in MRPeasy bearbeiten kann, war ich überzeugt. Ich zeigte es meinem Team, und alle waren begeistert, als sie die Benutzerfreundlichkeit sahen”, erinnert sich Robert.

Weitere wichtige Faktoren für die Entscheidung waren die mühelose Arbeitsverfolgung und die genauen Funktionen zur Kosten- und Vorlaufzeitberechnung von MRPeasy, die eine genaue Analyse der Margen pro Produkt versprechen. Außerdem stellte er fest, dass MRPeasy die von RTO Lighting bevorzugte Buchhaltungsplattform QuickBooks vollständig integriert unterstützt, was ihm die Entscheidung erleichterte.

„MRPeasy schien alle unsere Anforderungen an die Materialbedarfsplanung zu erfüllen und bot Funktionen, von denen wir zum Zeitpunkt der Implementierung noch nicht einmal wussten, dass wir sie benötigen, die wir aber heute täglich nutzen“, teilt Robert mit.

Die anspruchsvolle doppelte Implementierung hat sich ausgezahlt

Roberts ursprünglicher Plan war es, MRPeasy nur bei RTO Lighting zu implementieren. Er erkannte jedoch schnell, dass die parallele Verwaltung von zwei verschiedenen Fertigungs- und Bestellsystemen zu umständlich und unintuitiv sein würde. Daher traf er die mutige Entscheidung, MRPeasy in beiden Unternehmen gleichzeitig zu implementieren.

Während ursprünglich geplant war, MRPeasy zuerst bei RTO Lighting zu implementieren, gelang es Lostine, das neue System einen ganzen Monat früher in Betrieb zu nehmen. Die doppelte Implementierung war zwar mit Herausforderungen verbunden, erwies sich aber insgesamt als vorteilhaft, da sich beide Unternehmen gegenseitig unterstützten, ihr Wissen teilten und Probleme gemeinsam lösten. Diese Zusammenarbeit trug auch entscheidend dazu bei, die Lernkurve zu verkürzen und einen reibungslosen Übergang für beide Teams zu gewährleisten.

Der Prozess dauerte insgesamt etwa acht Monate, davon vier Monate parallele Tests mit den alten Systemen, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktionierte, bevor ausschließlich mit MRPeasy weitergearbeitet wurde. Robert ging zunächst davon aus, dass eine Person die Implementierung bewältigen könnte, doch letztendlich waren zwei Mitarbeiter erforderlich. Rückblickend merkt Robert an: „Ich wünschte, ich hätte von Anfang an zwei Mitarbeiter in Vollzeit damit beauftragt. Es war eine größere Aufgabe als erwartet, aber die Vorteile überwogen bei weitem die Herausforderungen.“

Robert beauftragte außerdem einen autorisierten MRPeasy-Berater, um den Prozess zu beschleunigen und weitere Unterstützung zu erhalten.

MRPeasy informiert nicht nur über Vorlaufzeiten – es verkürzt sie auch

Seit der erfolgreichen Implementierung von MRPeasy im Frühjahr 2023 haben RTO Lighting und Lostine ihre betriebliche Effizienz gesteigert. Die Software hat viele Aspekte ihres Fertigungsprozesses verändert, von der genauen Verfolgung der Arbeitszeiten über die Bestandsverwaltung in Echtzeit bis hin zu präzisen Kostenberechnungen.

Zwei Vollzeitmitarbeiter nutzen MRPeasy täglich – einer kümmert sich um die Auftragsverwaltung und Terminplanung, der andere ist für die Beschaffung zuständig. Das gesamte Team profitiert jedoch von der Software und den Daten, die sie bietet, und hat sich sehr gut an ihre Nutzung gewöhnt.

Dank MRPeasy können beide Unternehmen nicht nur Vorlaufzeiten genau vorhersagen, sondern diese auch verkürzen, da Zeit bei Verwaltungsaufgaben eingespart wird. Die Arbeitsauslastung wurde ebenfalls deutlich verbessert, ebenso wie die Genauigkeit der Materialverfolgung.

Robert beschreibt die Auswirkungen: „MRPeasy ist ein leistungsstarkes und unverzichtbares Werkzeug für die Fertigung. Es ist wie ein Gabelstapler – wenn man endlich den ersten kauft, fragt man sich schnell, wie man jemals ohne ihn ausgekommen ist!“

Eine umfassende Lösung ist am besten bei der Implementierung von Fertigungssoftware

Im Rückblick auf den Implementierungsprozess weist Robert darauf hin, dass die Unterschätzung des Zeit- und Ressourcenaufwands für die Implementierung eines MRP-Systems wahrscheinlich einer der größten Fehler ist, den ein Unternehmen machen kann. Rückblickend rät er dringend, ausreichend Personal bereitzustellen – mindestens zwei Mitarbeiter, die mit dem Produktionssystem des Unternehmens vertraut sind, um einen reibungslosen und effizienten Prozess zu gewährleisten.

Über die internen Ressourcen hinaus betont er auch den Wert der Einholung von externem Fachwissen. RTO Lighting und Lostine arbeiteten beide mit externen Beratern zusammen, die die Implementierung beschleunigten und tiefere Einblicke in bewährte Verfahren vermittelten. Robert empfiehlt anderen Herstellern, die ein MRP-System in Betracht ziehen, sich nicht zu scheuen, Hilfe in Anspruch zu nehmen – sei es durch Softwareanbieter, Berater oder Branchenkollegen.

Robert ist aktives Mitglied der Makers Alliance, einem Netzwerk von 50 kleinen und mittleren amerikanischen Herstellern. Innerhalb dieser Gruppe hat er seine Erfahrungen mit MRPeasy geteilt und aus erster Hand gesehen, wie Hersteller vom gegenseitigen Lernen profitieren. Er hat sogar ein anderes Mitglied der Allianz zu sich eingeladen, um sich dessen Einrichtung anzusehen – ein Beweis dafür, dass die besten Erkenntnisse manchmal von denen kommen, die den Prozess bereits durchlaufen haben.

Roberts letzter Ratschlag lautet, immer das große Ganze im Blick zu behalten: „Genaue Daten führen zu besseren Entscheidungen. Wenn wir den Gewinn pro Quadratmeter, pro Arbeitsstunde und pro Materialverbrauch kennen, können wir die Kapazitätsauslastung maximieren und die Effizienz optimieren. Die Investition in das richtige System – und in die richtigen Leute, um es zu implementieren – hat für uns alles verändert.“

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