Hersteller von Schlägersportartikeln verbessert mit MRP-Software die Transparenz seines Bestands an mehreren Standorten

Als Hydrogen Sports routinemäßige Fehlzählungen im Beschaffungsprozess feststellte, erkannte das Unternehmen, dass die tabellenbasierte Bestandsverwaltung zu einem erheblichen Effizienzengpass geworden war. Die Folge war die Einführung eines ERP-Systems für die Fertigung.

Ein Innovator in der Herstellung von Schlägersportartikeln

Hydrogen Sports ist ein in Kalifornien ansässiger Hersteller von kompakten Tennis- und Pickleball-Ballmaschinen. Das Unternehmen wurde 2016 von Jonah Harley, einem ehemaligen Apple-Ingenieur und Designer des Apple Pencil, gegründet, der sein technisches Know-how und seine Liebe zum Tennis kombinierte, um einen innovativen Ballwerfer zu entwickeln, der sich durch seine kompakte Bauweise auszeichnet. Die Flaggschiff-Tennisballmaschine Proton bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der Konkurrenz – sie ist tragbar, per App steuerbar und weitaus erschwinglicher, sodass fortschrittliche Trainingstechnologie für jedermann zugänglich ist. Aufbauend auf diesem Erfolg hat das Unternehmen eine kompakte Pickleball-Maschine sowie Zubehör wie einen optionalen Aufschlagständer zum Üben von Aufschlägen und Smash-Returns eingeführt.

Seit seinen bescheidenen Anfängen vor sieben Jahren ist Hydrogen Sports schnell gewachsen und erzielte bereits im ersten Jahr landesweite Umsätze. Durch einen glücklichen Zufall stieg die Nachfrage während der Pandemie sprunghaft an, da Lösungen für das Einzeltraining an Beliebtheit gewannen. Heute verkauft das Unternehmen hauptsächlich direkt an Verbraucher, vor allem an Freizeitspieler, aber auch an Trainer, Schulen und Tennisclubs. Das Team ist nach wie vor klein: Etwa 10 Vertragsfertigungsmitarbeiter bauen und versenden die Produkte im Werk in Santa Clara, unterstützt von einer Handvoll Ingenieuren und Support-Mitarbeitern.

Wachstumsschmerzen deckten Schwächen der Tabellenkalkulation auf

Jede Maschine von Hydrogen Sports enthält etwa 170 Teile von Lieferanten aus den USA und dem Ausland. Mit zunehmender Produktion wurde es schnell zu einer großen Herausforderung, den Überblick über diese Komponenten sowie deren Lieferanten, Mengen und Standorte zu behalten. Anfangs verwaltete das Team die Beschaffung und den Lagerbestand mit einer benutzerdefinierten Tabellenkalkulation, aber es fehlte die Echtzeit-Verfolgung. „Es gab keine einfache Möglichkeit zu wissen, wo sich ein Teil befand oder wann es vom Lager in die Montage gelangte. Wir mussten unsere Teile jederzeit im Blick haben, von der Beschaffung bis zum Versand“, erklärt Novia Kaup, Director of Operations.

Da die Materialien über mehrere Standorte in der Fabrik in Kalifornien und bei Lieferanten in Übersee verteilt waren, wurde die manuelle Koordination zunehmend fehleranfällig. Es dauerte nicht lange, bis die Einschränkungen der Tabellenkalkulation zu echten Problemen in Form von Bestandsfehlern und Schwund führten. Aufgrund von Unstimmigkeiten durch Fehlzählungen stellte das Team manchmal erst in letzter Minute fest, dass Teile fehlten, was zu Produktionsverzögerungen und Abschreibungen führte. In einem Fall kam eine Lieferung mit einem erheblichen Anteil ungeeigneter Komponenten an – ein Problem, das mit Tabellenkalkulationen einfach nicht vorhergesehen oder behoben werden konnte.

Dies veranlasste Hydrogen Sports schließlich dazu, nach einer robusteren Methode zur Verwaltung seiner Lagerbestände und Produktionsabläufe zu suchen. „Wir suchten nach den besten Praktiken in der diskreten Fertigung. Wir fragten uns, wie wir unsere Teile, ihre Standorte und Bewegungen am besten im Blick behalten könnten“, erklärt Novia. Die Antwort war eine Fertigungssoftware, die eine genaue Verfolgung des Bestandes, Transparenz über mehrere Standorte hinweg und eine bessere Kontrolle über die Produktion ermöglichte.

Die Fertigungssoftware wurde innerhalb weniger Wochen in Betrieb genommen

Nachdem Hydrogen Sports beschlossen hatte, sich von Tabellenkalkulationen zu verabschieden, evaluierte das Unternehmen mehrere ERP-Systeme für Bestandsverwaltung und Fertigung. „Wir haben uns vier verschiedene Plattformen angesehen, und MRPeasy erwies sich als die für uns am besten geeignete“, erinnert sich Novia. MRPeasy bot die richtige Mischung aus Funktionalität, Erschwinglichkeit und Benutzerfreundlichkeit für ein Unternehmen ihrer Größe. Dennoch hatte das Team einige Vorbehalte, bevor es sich endgültig entschied. Die größte Sorge war, ob der Support während der Implementierung schnell genug reagieren würde, da die Mitarbeiter noch keine Erfahrung mit MRP-Systemen hatten

„Ein paar Mal hatten wir Fragen, bei denen wir einige Tage auf eine Antwort von MRPeasy warten mussten. Aber die Online-Tutorials und Anleitungen waren eine große Hilfe, und auch KI hat bei der Implementierung sehr geholfen!“, teilt Novia mit.

Die Implementierung begann Ende 2024 mit dem Ziel, Anfang 2025 live zu gehen. Mit Unterstützung eines externen Beraters verbrachte das Team die letzten Wochen des Jahres damit, Produktdaten wie Stücklisten und Stücklisten zu bereinigen und hochzuladen sowie MRPeasy an ihre Arbeitsabläufe anzupassen. Am 1. Januar war das Unternehmen mit MRPeasy live und bereit, vom ersten Tag des neuen Geschäftsjahres an den Lagerbestand und die Bestellungen zu verfolgen.

Nahtlose Verfolgung des Lagerbestands an acht Standorten

Hydrogen Sports hat vier Hauptnutzer des neuen Systems. Novia verwaltet den Einkauf, während die anderen es für ihre täglichen Aufgaben nutzen. Ein Teammitglied nimmt beispielsweise eingehende Lieferungen entgegen und verfolgt Rücksendungen über die Software, während der CEO Verkaufsberichte bequem überall und jederzeit einsehen kann. Novia kommentiert die Benutzeroberfläche des Systems wie folgt: „Die Umstellung auf MRPeasy war keine große Herausforderung – obwohl ich neu in der Fertigung bin, konnte ich mich ziemlich schnell einarbeiten.“

Das Team von Hydrogen Sports ist erleichtert, nach Jahren der provisorischen Bestandsverwaltung endlich über ein speziell entwickeltes Tool zu verfügen. MRPeasy wird in erster Linie verwendet, um die Lagerbestände, Stücklisten und Beschaffungsaktivitäten des Unternehmens zu verfolgen. Der gesamte Lagerbestand wird in allen acht Standorten des Unternehmens im System erfasst, sodass man sofort einen Überblick über die verfügbaren Mengen hat. Wenn Teile zur Neige gehen, erstellt das Team eine Bestellung in MRPeasy, sodass die Software den Bestellstatus verfolgen und die Lagerbestände nach Erhalt aktualisieren kann.

„Das Schöne an MRPeasy ist, dass ich unsere acht Standorte sehen und genau nachvollziehen kann, wo sich welcher Lagerbestand befindet. Wenn etwas in Verzug ist, wird dies automatisch an einem zentralen Ort hervorgehoben. Die Transparenz, die MRPeasy uns bietet, ist von unschätzbarem Wert, denn man möchte keine Zeit damit verbringen, herauszufinden, wo sich alles befindet und was man heute haben sollte“, erklärt Novia.

Skalierbare Funktionen für erweiterte Anwendungsfälle

Hydrogen Sports verwaltet den Vertrieb auf intuitive Weise mit MRPeasy. Anstatt für jeden neuen Kunden einen eigenen Datensatz anzulegen, hat das Team einige allgemeine Kundenprofile eingerichtet, um Bestellungen zu konsolidieren. Ein generisches Kundenprofil repräsentiert die wöchentliche Großbestellung ihres Distributors, während ein anderes die Garantie-Rücksendungen abdeckt. So können sie auf einfache Weise Sendungen und Rechnungen erstellen, ohne die Datenbank zu überladen. Das Team ist sich jedoch bewusst, dass eine kundenbezogene Auftragsverwaltung verfügbar ist, sollte sich das Unternehmen dafür entscheiden

Ein weiterer Bereich, der noch auf der Roadmap von Hydrogen Sports steht, ist die Einführung weiterer Produktionsfunktionen von MRPeasy. Derzeit erfolgt die Planung von unfertigen Erzeugnissen und der Montage außerhalb des Systems. „Wir verfolgen den Lagerbestand und die Fertigwaren, aber noch nicht die Produktion – wir planen, dies in Zukunft zu integrieren“, bemerkt Novia. Das Unternehmen beabsichtigt, die Fertigungsberichterstattung und Fertigungsaufträge in MRPeasy einzuführen, sobald der interne Workflow an die Best Practices angepasst ist.

Dieser schrittweise Ansatz hat sich für Hydrogen Sports bisher bewährt und spiegelt eine bewährte Best Practice für die ERP-Implementierung wider. Behandeln Sie zuerst die dringendsten Anforderungen und erweitern Sie dann auf andere Funktionen, wenn Sie bereit sind. Auch ohne alle Funktionen zu nutzen, erzielt Hydrogen Sports bereits erhebliche Verbesserungen durch MRPeasy und hat einen klaren Weg vor sich, um das System noch besser zu nutzen, wenn die Produktionslinie ihre Abläufe verfeinert.

Klarheit im Betrieb, weniger Stress und schneller ROI

Die Implementierung von MRPeasy hat Hydrogen Sports bereits im ersten Jahr der Nutzung erhebliche Effizienzsteigerungen gebracht. Vor allem aber hat sich die Genauigkeit und Transparenz der Bestände deutlich verbessert. Da nun alle Teile an einem Ort verfolgt werden, hat das Team einen zuverlässigen Echtzeit-Überblick über die Lagerbestände an allen Standorten, sodass überraschende Fehlmengen oder fehlende Komponenten praktisch ausgeschlossen sind. „Ich bin viel weniger gestresst“, sagt Novia lachend. „Unsere Abschreibungen sind deutlich zurückgegangen, weil wir einen besseren Überblick über unsere Bestände haben.“

Ein weiterer großer Vorteil ist die Zeit- und Arbeitsersparnis durch die Automatisierung bisher manueller Prozesse. Aufgaben, die früher mühsame Tabellenkalkulationen erforderten, werden nun nahtlos von MRPeasy übernommen. Und wenn sich eine Lieferung verzögert oder eine Komponente zur Neige geht, meldet das System dies automatisch, sodass keine Informationen mehr nachgejagt werden müssen. Das Unternehmen hat effektiv Stunden an Verwaltungsarbeit gegen wenige Minuten für die Überprüfung des MRPeasy-Dashboards getradet.

Novia betont: „Tabellenkalkulationen sind großartig, aber vergessen Sie nicht, wie viel Ihre Zeit kostet. Zwei zusätzliche Stunden, um den Überblick über den Lagerbestand zu behalten, oder sich bei MRPeasy anmelden und sofort wissen, was Sie benötigen? Am Ende zahlen Sie für das Abonnement weit weniger als Sie an verlorenen Stunden verlieren.“

Für Hydrogen Sports hat das benutzerfreundliche Design von MRPeasy einem Team ohne umfassende ERP-Erfahrung den Zugang zu modernen Best Practices in der Fertigung ermöglicht. Selbst Mitarbeiter ohne ERP-Vorkenntnisse haben es schnell gelernt, und was zunächst einschüchternd wirkte, hat ihre Arbeit tatsächlich vereinfacht. Novia bezeichnet die Software als „bahnbrechend, schlicht und einfach“, da sie für Organisation und detaillierte Verfolgung ihrer Prozesse sorgt.

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