Segelhersteller löscht Feuer endgültig mit MRP-Software

Als Judy und David Blumhorst Cruising Design International erwarben, erdachten sie es als stressfreies Ruhestands-Geschäft. Ohne ordnungsgemäßes Produktionsmanagement wurde Feuerlöschen in ihrem Betrieb jedoch zur täglichen Routine. Glücklicherweise entschied sich das Duo frühzeitig für die Einführung von MRP-Software.

Eine ikonische Marke, heute ein Familienunternehmen

Cruising Design International (CDI) ist ein in Kalifornien ansässiger Hersteller von Segelausrüstung mit einer über 40-jährigen Geschichte. CDI stellt Rollreffanlagen her, Vorrichtungen für Segelboote, die das Ein- und Ausrollen der Segel vereinfachen. Der Vertrieb erfolgt hauptsächlich über Händler und Schiffsausrüster, ein Netzwerk von rund 100 Unternehmen in ganz Nordamerika. Das Unternehmen liefert auch Ersatzteile direkt an Endkunden und versendet komplette Rollreffanlagen per Dropshipping an Käufer.

Seit seiner Gründung in den 1970er Jahren hat CDI mehrmals den Besitzer gewechselt. Ende 2023 wurde es von Judy und David Blumhorst erworben, einem Ehepaar, das alle Aspekte des Betriebs selbst verwaltet. Judy, die seit den 1990er Jahren die Produkte von CDI verkauft, kümmert sich um den größten Teil der maschinellen Bearbeitung, während David sich auf die Montage konzentriert. Gemeinsam kümmern sie sich um die Planung, den Einkauf, die Produktion, den Versand und die Kundenbeziehungen. Das Unternehmen ist damit ein kleiner, aber effizienter Produktionsbetrieb, der vollständig von einem zweiköpfigen Team geführt wird.

Der Engpass: saisonale Nachfrage, lange Vorlaufzeiten und keine Vorhersehbarkeit

CDI ist in einer saisonalen Branche tätig, in der die meisten Verkäufe zwischen März und Juni getätigt werden. In dieser Zeit gibt es kaum Spielraum für Lieferfehler, was bedeutet, dass eine genaue Nachfrageprognose und Bestandskontrolle von größter Bedeutung sind. Jeder Rollreff besteht aus etwa 50 Teilen, von denen viele lange Vorlaufzeiten haben und in mehrstufigen Stücklisten (BOMs) angeordnet sind. Schon der Mangel an einem einzigen Bauteil kann die Produktion der gesamten Linie zum Erliegen bringen

Genau das ist in ihrer ersten Saison als Eigentümer passiert. „Wir haben nicht bemerkt, dass wir ein bestimmtes Teil benötigten, und haben es zu spät bestellt. Zu Beginn der Saison war es noch nicht angekommen. Das hat uns die gesamte Saisonumsätze für diesen bestimmten Rollreff gekostet“, sagt David.

Die bestehende Lösung von CDI, ein einfaches Bestandsverwaltungssystem, konnte zwar den Lagerbestand verfolgen und verwalten, bot jedoch keine aussagekräftigen Prognosen oder Vorlaufzeitenschätzungen und verfügte fast gänzlich über keine Produktionsplanungsfunktionen. Es gelang ihm nicht, die Nachfrage über Stücklisten zu kaskadieren, es gab keine automatischen Nachbestellungswarnungen und es konnte die erforderliche Transparenz nicht bieten, um Engpässe vorherzusehen. David erkannte, dass CDI nicht nur das Verfolgen von Beständen, sondern eine vollständige Materialbedarfsplanung benötigte.

Ein großes ERP-System kam nicht in Frage

Die Notwendigkeit einer MRP-Software zu erkennen, war eine Sache. Das richtige System zu finden, war eine andere. Viele Unternehmenssysteme sind preislich und vom Design her für viel größere Betriebe ausgelegt. „Für sehr viele kleine und mittlere Unternehmen kommt es nicht in Frage, sich für SAP oder ähnliche Lösungen mit sechs- bis siebenstelligen Implementierungskosten zu entscheiden. Und kleine Unternehmen machen einen großen Teil der Branche aus – allein in Nordamerika sind es Zehntausende“, erklärt David.

Die Blumhorsts durchsuchten App-Marktplätze und prüften mehrere Optionen, um ihre komplexen Anforderungen zu erfüllen. Sie benötigten eine leistungsfähige Möglichkeit, Bestände zu verfolgen, mit Prognosefunktionen, Kompatibilität mit QuickBooks Online und ShipStation, Auftragsverwaltung und Versandfunktionen. All das zu einem Preis, den ein Zwei-Personen-Betrieb rechtfertigen konnte. Die meisten Angebote konnten jedoch die Funktionen nicht mit der Erschwinglichkeit in Einklang bringen.

MRPeasy kristallisierte sich als Kandidat heraus, da es wiederholt in Suchergebnissen und Marktplatzempfehlungen auftauchte. Die soliden Nutzerbewertungen und die praktischen Funktionen der App brachten sie auf die Auswahlliste des Paares. „MRPeasy versprach ein Preis-Leistungs-Verhältnis, das für uns genau richtig schien. Es enthielt entweder alle Funktionen, die wir benötigten, oder bot nahtlose Integrationen für diese“, bemerkt Judy.

Obwohl sie zunächst vorsichtig waren, fanden die Blumhorsts keine vergleichbare Alternative, die ein so überzeugendes Verhältnis zwischen Preis und Leistung bot, wonach sie sich letzten Endes für MRPeasy entschieden. Wie sich schnell herausstellte, hat sich ihre Entscheidung mehr als ausgezahlt.

In wenigen Wochen live gehen, dann Workflows verfeinern

CDI ging am 1. Mai 2024 mit MRPeasy live. David bereitete die historischen Daten vor und migrierte sie ohne Probleme, und innerhalb weniger Wochen führte das Ehepaar Verkaufsaufträge aus, reservierten Lagerbestände, erteilten Fertigungsaufträge (MOs) und gaben Bestellungen über das System auf.

Obwohl es eine gewisse Einarbeitungszeit gab – insbesondere bei der Prognose und Berichterstellung –, fanden die Blumhorsts schnell ihren Rhythmus. „Man muss lernen, wie genau die Software „denkt“, erklärt David. „Als wir die Logik von MRPeasy verstanden hatten, wurde das tägliche Management einfach.“

Die Blumhorsts beauftragten außerdem einen Berater von Business Solution Providers, einem langjährigen und etablierten Implementierungspartner von MRPeasy, um ihre Prozesse weiter zu optimieren. Dies half CDI dabei, bewährte Verfahren zu übernehmen und effizientere Möglichkeiten zur Nutzung einiger Funktionen der Software zu entdecken. Die Beratungskosten beliefen sich auf etwa 5.000 bis 10.000 Dollar, was die Blumhorsts als gut investiertes Geld betrachten.

Optimierte Prognosen, Auftragsverwaltung und weniger Feuerlöschen

Dank zuverlässiger Prognosen und einer mehrstufigen Stücklistenverbreitung sind Teilemangel kein ständiger Dorn im Auge mehr, und das Ehepaar kann ohne Sorgen um die Verfügbarkeit in die Hochsaison starten. Judy scherzt sogar, dass ihr Blutdruck gesunken sei, seit verspätete Teile kein Problem mehr sind. „Dank MRPeasy müssen wir nicht mehr ständig Feuer löschen. Es ist viel kostengünstiger und zeitsparender, und wir haben viel weniger Ausschuss.“

Auch das Auftragsmanagement und die Dokumentationsabläufe haben sich erheblich verbessert. Aufträge werden bestätigt, Lagerbestände gebucht, Fertigungsaufträge geplant, Bestellungen an Lieferanten versandt und der Versand läuft über ShipStation – alles ohne manuellen Aufwand. David schätzt besonders die Bestandsübersicht in der Artikelliste von MRPeasy. Wenn eine Zählung nicht stimmt, kann er die Zeitachse zurückverfolgen, doppelte oder fehlende Wareneingänge erkennen und das Problem schnell beheben. „Ohne MRPeasy könnten wir beide ein Unternehmen dieser Größe unmöglich führen“, sagt er.

Die Veränderung ist auch in ihrem Alltag sichtbar. Anstatt ständig Tabellen zu überprüfen oder sich zu fragen, was fehlt, können sich die Blumhorsts auf die Führung ihres Unternehmens konzentrieren und sogar Spaß daran haben. David meint: „Wir haben ein kleines Unternehmen mit einigen komplexen Anforderungen an die Materialverwaltung, wie mehrstufige Stücklisten, lange Vorlaufzeiten und komplizierte Lieferantenbeziehungen. MRPeasy erfüllt diese Anforderungen perfekt.“

Ratschlag für KMU: Weg von den Tabellenkalkulationen

Die Blumhorsts geben anderen KMU einen klaren Rat: „Excel ist für die Unternehmensführung ungeeignet. Es ist flexibel, aber anfällig. Man kann komplexe Formeln erstellen und sogar einfache Programmierungen vornehmen, aber wenn man es nicht richtig schützt, kann das Ganze sehr leicht kaputtgehen.“

Es gibt komplexere Tabellenkalkulationsprogramme wie Smartsheet, das Tabellen und Berichte miteinander verknüpft, aber David findet: „Ich kann mir immer noch nicht vorstellen, damit eine ordentliche Bedarfsprognose oder Bedarfsplanung zu erstellen. Eine speziell für diese Aufgabe entwickelte Fertigungssoftware ist jedes Mal überlegen.“

MRPeasy bietet CDI lange Voraussicht. David kann die Nachfrage acht bis zwölf Monate im Voraus prognostizieren, und wenn etwas nicht stimmt, geht er davon aus, dass es an seinem Prozess liegt, nicht am System. „So sehr vertrauen wir mittlerweile auf MRPeasy. Es bietet uns die Transparenz und Rückverfolgbarkeit, die Excel oder jede andere Software in dieser Preisklasse einfach nicht bieten kann. MRPeasy erleichtert uns die Führung unseres Unternehmens und hilft uns, so zu tun, als wären wir tatsächlich Rentner.“

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