Chemischer Auftragshersteller nutzt Software, um seinen Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren
„Wir haben MRPeasy eingeführt, um kleinere Ineffizienzen zu beseitigen, aber wir wussten nicht, dass es unsere für Verwaltungsaufgaben nötige Zeit so drastisch reduzieren würde“, sagt Alece Piper, stellvertretende Geschäftsführerin von Bernard Laboratories, einem Auftragshersteller von Industriechemikalien aus Cincinnati, Ohio.
Ein 75 Jahre altes Familienunternehmen, das sich modernisieren will
Bernard Laboratories ist ein Familienunternehmen in Cincinnati, Ohio, das verschiedene chemische Produkte nach Kundenspezifikationen herstellt und verpackt. Es handelt sich dabei hauptsächlich um Industrieprodukte wie Fette, Schmiermittel, Dichtstoffe und Epoxidharze. Das Unternehmen verwendet entweder die vom Kunden gelieferte Rezeptur, um die fertigen Produkte von Grund auf herzustellen, oder erhält eine große Charge des Produkts vom Kunden und verpackt es dann in kleinere Behälter wie Flaschen, Tuben, Kartuschen, Gläser usw.
Das Unternehmen wurde 1948 gegründet und wird aktuell in der 3. Generation von der Familie geführt. Ursprünglich stellte das Unternehmen Parfüms und Pharmazeutika her, doch aufgrund der immer strengeren Vorschriften in diesen Branchen entschied man sich, stattdessen in die Industriechemie einzusteigen. Heute ist Bernard Laboratories ein globales Unternehmen mit 22 Vollzeitbeschäftigten.
Als die Corona-Pandemie herrschte, musste Bernard Labs einen Weg finden, einen Teil seiner Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen zu können. Das vor Ort installierte ERP-System erwies sich dabei jedoch als Problem und das Unternehmen musste sich stattdessen auf E-Mails und andere manuelle Methoden verlassen, um aus der Ferne zusammenzuarbeiten.
„An diesem Punkt wurde uns klar, dass wir ein Cloud-basiertes System brauchen, auf das wir von überall aus zugreifen können“, sagt Alece Piper, stellvertretende Geschäftsführerin von Bernard Laboratories.
Eine Fertigungssoftware, die einfach genug ist, um sie selbst zu implementieren
Piper begann, sich mit den auf dem Markt verfügbaren Lösungen zu befassen, indem sie auf verschiedenen Softwareauswahlseiten Bewertungen von Cloud-basierten MRP- und ERP-Systemen las. Nachdem sie einige Optionen in die engere Wahl gezogen und deren kostenlose Testversionen genutzt hatte, fühlte sich Piper sicher, mit MRPeasy weiterzumachen.
„Mir gefällt an MRPeasy, wie einfach es ist“, sagt sie. „Ich fühlte mich nicht überfordert und fand das System einfach genug, um es selbst zu lernen und das Wissen an unsere Mitarbeiter weiterzugeben. Und auch die Erschwinglichkeit der Software hat bei der endgültigen Entscheidung eine Rolle gespielt.“
Die Implementierung begann im Oktober 2020, als Piper mit der Migration aller Geschäftsdaten aus dem alten ERP-System in das neue System anfing. Dazu zählten unter anderem die historischen Daten eines ganzen Jahres aus dem gesamten Unternehmen. In den ersten Monaten liefen das alte und das neue System parallel, um sicherzustellen, dass alles funktionierte. Im Oktober 2021 wurde die alte Software schließlich abgeschaltet.
Obwohl die neue Software einfach zu bedienen ist, stellen vorzunehmende Änderungen in einem Unternehmen mit einer langen Geschichte stets eine Herausforderung dar – vor allem, wenn es Mitarbeiter gibt, die seit Jahrzehnten im Unternehmen arbeiten und fest in ihren Gewohnheiten verankert sind. Anstatt diesen Unternehmensveteranen die Umstellung aufzuzwingen, beschloss Bernard Laboratories, einen neuen Büroverwalter einzustellen, der zum Hauptbenutzer der neuen Software wurde.
„Als die älteren Mitarbeiter in den Ruhestand gingen und neue hinzukamen, war der Widerstand nicht mehr so groß“, erklärt Piper.
Software hilft bei der Standardisierung von Dokumentation und Prozessen
Der Teil des Unternehmens, der bei der Implementierung an erster Stelle stand, war der Einkauf. Zuvor hatten die beiden Einkäufer Bestellungen manuell mit Hilfe von Tabellenkalkulationen erstellt. Es gab weder einen Bestellungsstandard noch eine einheitliche Vorgehensweise im gesamten Einkaufsprozess. Das Gleiche galt für die von der Vertriebsabteilung erstellten Angebote und Rechnungen. MRPeasy führte zu einer schnellen Standardisierung dieser Prozesse und Dokumente.
„Jetzt sehen alle unsere Bestellungen und Rechnungen professionell aus, was vorher nicht der Fall war“, sagt Piper.
Eine weitere Kernfunktion, die das vorherige ERP-System nicht bieten konnte, war die Verwaltung von Fertigungsaufträgen, die das Unternehmen jetzt intensiv nutzt. Kurz nach der Einführung von MRPeasy übernahm Bernard Laboratories auch das Buchhaltungssystem QuickBooks und nutzte die Vorteile der nativen Integration zwischen den beiden Systemen.
„Die QuickBooks-Integration ist sehr wichtig, denn sie gibt uns die Gewissheit, dass die an die Finanzabteilung fließenden Informationen auch wirklich korrekt sind“, sagt Piper. „Die Kombination fungiert als ein System der Kontrolle und des Ausgleichs, dem wir vertrauen können.“
Verwaltungsaufwand um zwei Gehälter reduziert
Piper ist sehr zufrieden mit der Art und Weise, wie alles in MRPeasy verfolgt und aufgezeichnet wird und wie das Auffinden von Daten dank der Such- und Filterfunktionen sehr einfach ist. Darüber hinaus sammelt die Software wertvolle Daten, um verschiedene Berichte, Grafiken und Statistiken zu erstellen, die für fundierte Geschäftsentscheidungen genutzt werden können.
„Mit Tabellenkalkulationen können Sie dieses Maß an Effizienz nicht erreichen“, sagt sie. „Alles ist miteinander verknüpft, sodass Sie die gesuchten Daten anhand verschiedener Kriterien finden können.“
Mit der neuen Software war das Unternehmen auch in der Lage, seinen Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren. Als nämlich drei leitende Büroangestellte in den Ruhestand gingen, mussten sie nur noch einen anstatt drei Mitarbeiter einstellen, da die neue Software die Verwaltungsabläufe deutlich effizienter machte. Für ein Unternehmen dieser Größe war das eine große Ersparnis, die es ermöglichte, die freigewordenen Ressourcen für andere wichtige Bereiche aufzuwenden.
„Wir sind dank MRPeasy definitiv gewachsen“, sagt Piper. „Wir sind jetzt in der Lage, mehr Aufträge zu erfüllen, mehr Umsatz zu erzielen und einen genauen Überblick über alles zu haben.
Auch wenn Veränderungen abschreckend sein können, rät Piper anderen kleinen Herstellern, die noch nicht auf MRP-Software umgestiegen sind, sich die verfügbaren Optionen anzuschauen, einige Produkte auszuprobieren und sich selbst davon zu überzeugen, wie einfach und effektiv sie sein können.
„Wir haben MRPeasy eingeführt, um kleine Ineffizienzen zu beseitigen, aber wir wussten nicht, dass wir damit unsere für Verwaltungsaufgaben nötige Zeit so drastisch reduzieren würden“, sagt sie.
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