Bestandsverfolgung – Ein unverzichtbarer Leitfaden

Bestandsverfolgung bedeutet, Inventarbewegungen zu überwachen, um die Lieferkettentransparenz des Unternehmens zu erhöhen. Diese zusätzliche Transparenz lässt Unternehmen ihre Bestell- und Bestandsverwaltung verbessern, die Rückverfolgbarkeit sicherstellen und gewährleisten, dass Artikel genau zum richtigen Zeitpunkt dort sind, wo sie benötigt werden.

Was ist Bestandsverfolgung?

Bestandsverfolgung ist der Teilbereich des gesamten Bestandsmanagements, der die Bewegung von Materialien und Produkten innerhalb der Lieferkette eines Unternehmens überwacht.

Nehmen wir als Beispiel einen Hersteller von Holztischen. Der Verfolgungsprozess beginnt mit der Bestellung von Holz bei einem Lieferanten und setzt sich über alle Produktionsschritte fort, bis der fertige Tisch beim Kunden ankommt. Ein ordnungsgemäßes Bestandsverfolgungssystem zeichnet alle Ereignisse auf, bei denen der Artikel oder die zu seiner Herstellung verwendeten Materialien bewegt oder verarbeitet werden. Dadurch hat der Tischhersteller einen klaren Überblick über den Standort seiner Artikel, den Status seiner Bestellungen und, was besonders wichtig ist, darüber, welche Materialien in welchen Produkten verwendet wurden und wohin diese Produkte geliefert wurden.

Arten von Beständen

Während Händler, Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen nur eine einzige Art von Bestand berücksichtigen müssen, nämlich Endprodukte, haben Hersteller mit verschiedenen Arten von Beständen zu tun, die alle sorgfältig verfolgt werden müssen, um Transparenz und Effizienz zu gewährleisten:

1. Rohstoffe. Jedes produzierende Unternehmen verwendet in irgendeiner Form Rohstoffe. Rohstoffe sind die Grundkomponenten, die zur Verarbeitung zu Fertigprodukten verwendet werden.
2. Unfertige Erzeugnisse. Unfertige Erzeugnisse bestehen aus teilweise verarbeiteten Materialien und Produkten, die sich zwischen den Produktionsstufen befinden. Dazu können auch teilweise fertiggestellte Baugruppen in verschiedenen Montagephasen gehören.
3. Fertigprodukte. Fertigprodukte sind die Endprodukte, die an Kunden ausgeliefert werden.

Komplexere Systeme verfolgen auch Wartungs-, Reparatur- und Betriebsvorräte (MRO) wie Muttern, Schrauben, Riemen, Klebeband, Klebstoff oder andere Materialien, die zur Instandhaltung der physischen Anlage oder zur Unterstützung der Fertigungsfunktionen verwendet werden.

Vorteile der Bestandsverfolgung

Die Bestandsverfolgung ist eine wichtige Funktion der Bestandsverwaltung. Wenn sie systematisch durchgeführt wird, kann sie Ihre Geschäftsabläufe in vielerlei Hinsicht verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Genaue Bestandsmengen

Eine systematische Bestandsverfolgung lässt Unternehmen genaue Bestandsmengen führen, indem sie Spekulationen durch konsistente Zählungen und Dokumentationen ersetzt. Regelmäßige Bestandsaktualisierungen, zyklische Inventuren und periodische Audits machen die Bestandskontrolle zuverlässiger, selbst wenn die Verfolgung manuell erfolgt. Diese Bestandsgenauigkeit unterstützt eine bessere Prognose und fundiertere Nachbestellungsentscheidungen.

2. Bessere Standortverfolgung

Auch ohne Automatisierung verbessert die Bestandsverfolgung die Lagerverwaltung, indem sie klar dokumentiert, wo Materialien und Produkte gelagert werden. Die Verwendung von beschrifteten Standorten, Lagerkarten oder einfachen Standortlisten trägt zur Rationalisierung der Kommissionier- und Nachschubabläufe bei. Wenn Artikel definierte Lagerorte haben, verbringen die Teams weniger Zeit mit der Suche und mehr Zeit mit der Bearbeitung von Bestellungen.

3. Rückverfolgbarkeit und Compliance

Die Bestandsverfolgung unterstützt die Rückverfolgbarkeit, indem sie aufzeichnet, woher die Materialien stammen, in welchen Produkten sie verwendet wurden und wohin die fertigen Waren versandt wurden. Dies ist besonders wichtig für Qualitätsprobleme, Rückrufe und Audits. Dank klarer Aufzeichnungen können sich Unternehmen auf behördliche Audits vorbereiten und Probleme entlang der Lieferkette zurückverfolgen, ohne den gesamten Betrieb zu stören.

4. Verbesserte Auftragsabwicklung

Wenn die Bestandsaufzeichnungen auf dem neuesten Stand gehalten werden, wird die Auftragsabwicklung vorhersehbarer. Vertriebs- und Produktionsteams können den verfügbaren Bestand überprüfen, bevor sie Aufträge annehmen, und genaue Vorlaufzeiten angeben, wodurch Verzögerungen und versäumte Liefertermine reduziert werden. Eine zuverlässige Bestandsverfolgung trägt zur Optimierung der Abwicklungsabläufe bei und verbessert die Koordination zwischen Lager, Produktion und Vertrieb.

5. Weniger Fehlmengen und Überbestände

Die Verfolgung der Bestandsnutzung im Zeitverlauf ermöglicht eine bessere Prognose und eine ausgewogenere Bestandsauffüllung. Unternehmen können niedrige Bestände früher erkennen und Nachbestellungen aufgeben, bevor es zu Engpässen kommt, und gleichzeitig die Anhäufung von Überbeständen, die Kapital und Lagerraum binden, erkennen und verhindern. Dies trägt zur Optimierung der Lagerbestände bei und reduziert die betrieblichen Auswirkungen von Fehlmengen und Überbeständen.

6. Verhindert Diebstahl, Verlust und Schwund

Regelmäßige Verfolgung, Stichproben und Audits machen Unstimmigkeiten sichtbar und verhindern Diebstahl und unachtsamen Umgang. Selbst einfache Bestandsaufzeichnungen schaffen Verantwortlichkeit und zeigen auf, wo Verluste auftreten. Konsequente Bestandskontrollpraktiken reduzieren Schwund und begrenzen die kumulativen Auswirkungen kleiner, wiederkehrender Fehler.

7. Erhöhte Rentabilität

Eine bessere Bestandsverfolgung erhöht die Rentabilität, indem sie Verschwendung reduziert, Notkäufe verhindert und Betriebskapital freisetzt. Weniger Fehlmengen bedeuten einen reibungsloseren Produktions- und Verkaufsablauf, während weniger Überbestände die Lagerkosten senken. Wenn der Bestand konsequent verfolgt wird, wird es einfacher, Arbeitsabläufe zu optimieren und gesündere Margen zu erzielen.

9 bewährte Verfahren für die Bestandsverfolgung

Bestandsverfolgung bedeutet nicht einfach nur, Artikel in einem Notizbuch oder einer Tabelle zu notieren. Ein robustes Nachverfolgungssystem erfordert sorgfältige Aufzeichnungen und durchdachte Prozesse. Hier sind einige der besten Praktiken für die Bestandsverfolgung:

1. Erstellen Sie ein SKU-System

Weisen Sie jedem verfolgten Artikel einen eindeutigen SKU-Code zu, einschließlich Rohstoffen, Komponenten und Fertigprodukten. SKUs beseitigen Unklarheiten und verhindern Verwechslungen zwischen ähnlichen Artikeln. Ein klares SKU-System erleichtert die Bestandskontrolle, reduziert menschliche Fehler und stellt sicher, dass Bestandsbewegungen über Einkauf, Produktion und Versand hinweg konsistent erfasst werden.

2. Vergeben Sie Losnummern

Verwenden Sie Losnummern, um zu verfolgen, wann und woher Artikel stammen und wie sie durch die Produktion oder den Verkauf gelangen. Die Verfolgung der Losnummern verbessert die Rückverfolgbarkeit, unterstützt Audits und erleichtert die Isolierung von Qualitätsproblemen, ohne den gesamten Bestand zu beeinträchtigen. Selbst bei manueller Verfolgung helfen Losnummern dabei, die Kontrolle über Kosten, Verfallsdaten und Materialverbrauch zu behalten.

3. Organisieren Sie Ihren Lagerraum physisch

Die Bestandsverfolgung funktioniert nur, wenn das physische Lager gut organisiert ist. Beschriften Sie Regale, Behälter und Lagerbereiche deutlich und stellen Sie sicher, dass Artikel feste Standorte haben. Eine gute Lagerverwaltung rationalisiert die Kommissionierung, Nachschub und Bestandszählungen, reduziert Spekulationen und verhindert Bestandsfehler, die durch falsch platzierte Artikel verursacht werden.

4. Erfassen Sie jede Bestandsbewegung sofort

Stellen Sie die Regel auf, dass keine Bestandsbewegung ohne Erfassung erfolgen darf. Einkäufe, Produktionsprobleme, Fertigstellungen, Lieferungen, Rücksendungen und Anpassungen sollten alle sofort protokolliert werden. Verzögerte Einträge sind eine Hauptursache für Ungenauigkeiten, insbesondere in manuellen Systemen, und können letztendlich Ihre Planung und Nachbestellungsentscheidungen beeinträchtigen.

5. Verwenden Sie einheitliche Maßeinheiten

Erfassen Sie Mengen für einen bestimmten Artikel immer in derselben Maßeinheit. Die Vermischung von Stückzahlen, Kartons und Kilogramm ohne klare Umrechnungsregeln führt zu Verwirrung und Rechenfehlern. Konsistente Einheiten machen die laufenden Summen zuverlässig und sorgen für einheitliche Bestandsdaten in Ihrem gesamten Betrieb.

6. Führen Sie regelmäßige Bestandszählungen durch

Warten Sie nicht auf eine vollständige jährliche Bestandsaufnahme, um Probleme zu erkennen. Regelmäßige Zykluszählungen helfen, Inventurdifferenzen frühzeitig zu erkennen, die Auswirkungen von Fehlern zu reduzieren und Audits weniger störend zu gestalten. Häufige Zählungen stärken die Bestandskontrolle und schaffen im Laufe der Zeit Vertrauen in Ihre Bestandsdaten.

7. Definieren Sie klare Nachbestellpunkte

Durch die Festlegung einfacher Bestellpunkte für kritische Artikel reduzieren Sie Überraschungen aufgrund geringer Lagerbestände und verbessern die Nachschubversorgung, ohne ständig manuelle Kontrollen durchführen zu müssen. Klare Nachbestellregeln unterstützen eine bessere Materialplanung und halten die Produktion auch bei schwankender Nachfrage am Laufen.

8. Erstellen Sie SOPs und schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Halten Sie schriftlich fest, wie der Bestand verfolgt werden soll, und stellen Sie sicher, dass alle denselben Prozess befolgen. Eine klare Dokumentation reduziert die Abhängigkeit von individuellem Wissen, verhindert inkonsistente Praktiken und sorgt für eine zuverlässige Bestandsverfolgung, auch wenn Ihr Team wächst.

9. Implementieren Sie eine spezielle Software

Manuelle Bestandsverfolgung funktioniert, wenn Ihr Betrieb klein ist und Sie nur mit einer geringen Anzahl von Lagereinheiten arbeiten. Mit steigendem Auftragsvolumen, mehr SKUs und komplexeren Arbeitsabläufen wird die Pflege von Tabellenkalkulationen jedoch immer schwieriger und anfälliger für menschliche Fehler. Die Implementierung von Bestandsmanagementsoftware lässt Sie Ihre Bestandsverfolgung optimieren, die Rückverfolgbarkeit verbessern, Audits unterstützen und den Aufwand für die Verwaltung großer Betriebsabläufe reduzieren.

Bestandsmanagementsoftware zur Verfolgung des Bestandes

Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen über die Phase eines Kleinstunternehmens hinauswachsen wird, sollten Sie bereits jetzt die Implementierung einer speziellen Software zur Verfolgung des Bestandes in Betracht ziehen. Folgendes sollten Sie dabei beachten:

1. Passen Sie die Software an Ihre geschäftlichen Anforderungen an

Nicht alle Bestandsmanagementsoftwares sind für die gleichen Anwendungsfälle konzipiert. Beginnen Sie damit, Ihre geschäftlichen Anforderungen zu definieren: Anzahl der SKUs, Auftragsvolumen, Komplexität des Lagers und ob Sie Funktionen für Einkauf, Fertigung oder Vertrieb benötigen. Die Wahl einer Bestandsverwaltungslösung, die zu Ihren aktuellen Abläufen passt und Ihnen Raum für Wachstum bietet, lässt Sie unnötige Komplexität und spätere Preisüberraschungen vermeiden.

2. Implementieren Sie lieber früher als später

Tabellen funktionieren am Anfang, aber mit zunehmendem Bestand an Daten wird Excel schwieriger zu pflegen und anfälliger für Fehler. Manuelle Formeln, Versionskonflikte und Kopierfehler verlangsamen die Arbeit der Teams und erhöhen Risiken. Bestandsmanagementsoftware zentralisiert Bestandsdaten, reduziert den manuellen Aufwand und ersetzt anfällige Excel-Tabellen durch strukturierte Arbeitsabläufe. Moderne Cloud-basierte Lösungen sind sehr erschwinglich, und je früher Sie sie implementieren, desto einfacher ist der Prozess.

3. Achten Sie auf Echtzeit-Transparenz und -Aktualisierungen

Ein modernes Bestandsverwaltungssystem bietet Echtzeit-Aktualisierungen, während der Bestand durch Einkauf, Produktion und Versand läuft. Dies verbessert die Entscheidungsfindung, reduziert Unsicherheiten beim Lagerbestand und unterstützt ein effizienteres Lieferkettenmanagement. Echtzeit-Transparenz hilft Teams auch dabei, schneller auf Situationen mit niedrigem Lagerbestand zu reagieren, ohne auf manuelle Aktualisierungen warten zu müssen.

4. Nutzen Sie Barcode-Scanning und QR-Codes

Barcode-Scanning und QR-Codes reduzieren die manuelle Dateneingabe und menschliche Fehler erheblich. Das Scannen von Artikeln bei Wareneingang, Kommissionierung und Versand beschleunigt die Arbeitsabläufe im Lager und stellt sicher, dass die Bestandsdaten korrekt bleiben. Selbst einfache Scanfunktionen können die Bestandsgenauigkeit im Vergleich zur manuellen Eingabe allein erheblich verbessern.

5. Ziehen Sie Cloud-basierte Lösungen lokalen Systemen vor

Cloud-basierte Software zur Bestandsverfolgung bietet im Vergleich zu lokalen Systemen einen einfacheren Zugriff, automatische Aktualisierungen und geringere Vorabkosten. Teams können von überall auf Bestandsdaten zugreifen, was besonders für Lager mit mehreren Standorten oder Remote-Arbeit nützlich ist. Cloud-basierte Softwarelösungen sind in der Regel auch besser skalierbar, wenn das Unternehmen wächst.

6. Achten Sie auf leistungsstarke Funktionen für das Einkaufs- und Auftragsmanagement

Bestandsmanagementsoftware sollte Bestellungen, Supplier Performance Management und Nachschub an einem Ort verwalten. Eine enge Integration zwischen Bestandsmengen und Einkauf lässt Sie Fehlmengen vermeiden, Ihre Planung verbessern und effizientere Arbeitsabläufe in den Bereichen Beschaffung, Lager und Fertigung unterstützen.

7. Überprüfen Sie die Berichterstellung und Bestandsanalyse

Bestandsberichte wandeln rohe Bestandsdaten in verwertbare Erkenntnisse um. Suchen Sie nach einer Software, die übersichtliche Bestandsübersichten, Bewegungshistorien, Bestandsbewertungen und andere Berichte bietet. Diese Berichte unterstützen Audits, verbessern die Prognosegenauigkeit und helfen, langsam drehende oder überschüssige Bestände frühzeitig zu identifizieren.

8. Planen Sie für erweiterte Bestandsanforderungen

Mit zunehmender Reife der Betriebsabläufe werden erweiterte Bestandsfunktionen wie Chargenverfolgung, Seriennummern, Lager an mehreren Standorten und Nachbestellbenachrichtigungen unerlässlich. Durch die Wahl einer Bestandsmanagementsoftware, die von Anfang an erweiterte Bestandsfunktionen unterstützt, können Sie spätere mühsame Migrationen vermeiden.

9. Vergleichen Sie Preise und Skalierbarkeit sorgfältig

Die Preise für Bestandsverfolgungssoftware variieren stark, von einfachen Einstiegstools bis hin zu vollständigen ERP-Systemen. Schauen Sie über die monatlichen Gebühren hinaus und berücksichtigen Sie Benutzer- und Funktionsbeschränkungen und Wachstumskosten. Eine skalierbare Lösung sollte ein erhöhtes Volumen, eine größere Benutzerbasis und eine höhere Komplexität unterstützen, ohne dass ein vollständiger Systemaustausch erforderlich ist.

10. Bestandsmanagementsoftware oder ERP?

Die Bestandsverwaltung ist häufig Teil eines umfassenderen ERP-Systems. Beispielsweise bietet eine ERP-Software für die Fertigung wie MRPeasy eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und verbindet den Bestand mit Einkauf, Produktion, Vertrieb und Finanzen, sodass eine einzige zuverlässige Datenquelle für den gesamten Betrieb entsteht.

Obwohl der Begriff „ERP” kleine Hersteller abschrecken könnte, sind viele moderne Cloud-basierte Systeme speziell auf ihre Bedürfnisse und Budgets zugeschnitten. So bietet MRPeasy alles, was kleine Hersteller benötigen, und ist bereits ab 49 US-Dollar pro Monat erhältlich.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Durch die Bestandsverfolgung wissen Sie immer, was Sie haben, wo es sich befindet und wie es sich durch Ihre Lieferkette bewegt.
• Im Gegensatz zu Einzelhändlern müssen Hersteller Rohstoffe, unfertige Erzeugnisse und Fertigwaren (und manchmal auch MRO) verfolgen, um die Kontrolle, Rückverfolgbarkeit und Produktionseffizienz aufrechtzuerhalten.
• Eine konsistente Verfolgung des Bestandes reduziert Spekulationen, verhindert Fehlmengen und Überbestände, verbessert die Auftragsabwicklung und trägt direkt zu gesünderen Margen bei.
• Klare SKUs, Losnummern, eine organisierte Lagerung, die sofortige Erfassung von Bewegungen und definierte Bestellpunkte sind wesentliche Grundlagen der Verfolgung des Bestandes, egal ob manuell oder digital.
• Tabellenkalkulationen und manuelle Protokolle sind für sehr kleine Betriebe effektiv, aber sie werden mit zunehmender Anzahl von SKUs, Auftragsvolumina und Prozesskomplexität zeitaufwändig und fehleranfällig.
• Moderne, Cloud-basierte Bestandsverwaltungs- und ERP-Systeme bieten Echtzeit-Transparenz, bessere Berichterstellung, Automatisierung und Skalierbarkeit – und sind damit der logische nächste Schritt, wenn das Unternehmen wächst.

Häufig gestellte Fragen

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