Wie Sie genaue Bestandsaufzeichnungen führen

Die Führung genauer Bestandsaufzeichnungen ist ein wichtiger Bestandteil eines reibungslosen Betriebsablaufs. Eine Bestandsmanagementsoftware ist die Lösung für diese Herausforderung und sorgt für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

Was sind Bestandsaufzeichnungen?

Bestandsaufzeichnungen oder Lagerbestandsaufzeichnungen basieren auf einer strukturierten Sammlung von Informationen und Daten zu Artikeln, die sich im Besitz des Unternehmens befinden. Während sie auch physische Vermögenswerte wie Maschinen, Computer oder Möbel umfassen können, sollten Unternehmen, die physische Produkte verkaufen, auf die genaue Verwaltung der Artikel achten, die sie verkaufen oder zur Herstellung verkaufsfähiger Artikel verwenden. Für Hersteller umfasst dies Rohmaterialien, unfertige Erzeugnisse (WIP), Baugruppen und Komponenten sowie Fertigprodukte.

Während die Verfolgung in der Vergangenheit mit physischen Protokollen erfolgte, verwenden die meisten modernen Unternehmen heute Tabellenkalkulationen oder digitale Datenbanken, die sich besser für regelmäßige Aktualisierungen in Echtzeit eignen. Obwohl digitale Tabellenkalkulationen die bevorzugte Methode zur Bestandsverfolgung für kleine Unternehmen sind, können sie umständlich und für die unternehmensweite Zusammenarbeit schwierig zu verwenden sein.

Bestandsmanagementsoftware, die häufig Cloud-basiert ist, ermöglicht eine genauere und sicherere Methode für den Zugriff auf und die Aktualisierung von Daten für die Bestandskontrolle. Es können auch automatische Backups wichtiger Daten eingerichtet werden.

Kernkomponenten von Bestandsaufzeichnungen

Während einige Datensätze je nach Art des Betriebs variieren können, gibt es einige Schlüsselkomponenten, die den meisten gemeinsam sind. Dazu gehören:

• Informationen zur Produktidentifizierung und -bezeichnung (Name, SKU, Beschreibung).
• Anzahl der vorrätigen Artikel.
• Standortinformationen, sprich der Bereich im Lager, in dem sich das Produkt befindet (und in einigen Fällen Standorte in einer anderen Unternehmensniederlassung).
• Stückkosten für Schätzungen, Angebote, Kostenvoranschläge und Berechnungen des Verkaufspreises.
• Maßeinheit für das Produkt oder Teil.

Dies sind zwar einige der Kernkomponenten der Bestandsaufzeichnung, allerdings gibt es verschiedene Arten von Aufzeichnungen, die Hersteller für unterschiedliche Zwecke benötigen.

Arten von Bestandsaufzeichnungen für Hersteller

• Rohmaterialbestand – Aufzeichnungen, mit denen die verfügbaren Teile oder Zutaten für die Fertigung oder Verarbeitung verfolgt werden.
• Bestände an unfertigen Erzeugnissen (WIP) – Anzahl oder Menge der Teile oder Zutaten, die tatsächlich im Herstellungsprozess verwendet werden.
• Bestände an Fertigerzeugnissen – fertige Produkte, die für die Auftragsabwicklung, den Versand oder die Lagerung als Fertigartikel verfügbar sind.
• MRO-Material (Maintenance, Repair, Operations) – Artikel, die nicht im Produkt selbst verwendet werden, aber für den Betrieb erforderlich sind. Dazu können Schmiermittel, Ersatzteile für Maschinen oder Reinigungsmittel gehören.

Die Bedeutung einer aktuellen Bestandsaufnahme

Es gibt mehrere Gründe, warum eine genaue Bestandsaufnahme für den profitablen Betrieb eines Unternehmens notwendig ist. Dazu gehören finanzielle und betriebliche Vorteile, Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit sowie Compliance und Qualitätskontrolle. Betrachten wir jeden einzelnen Punkt im Detail.

Finanzielle Vorteile

Die Führung genauer Bestandsaufzeichnungen hat mehrere finanzielle Vorteile. Durch die Verfolgung der Bestände wird das in Überbeständen gebundene Kapital reduziert. Ein Unternehmen ist in der Lage, genau die richtigen Mengen an Lagerbeständen vorzuhalten.

Durch genaue Aufzeichnungen, anhand derer Inventurdifferenzen überprüft werden können, lassen sich Bestandsverluste und -schwund minimieren. Nicht alle Bestandsverluste sind jedoch auf Diebstahl zurückzuführen. In der Lebensmittel- und Getränkeindustrie ist die Ursache für Verluste häufig Verderb.

Genaue Bestandsaufzeichnungen werden auch für eine präzise Finanzberichterstattung verwendet und tragen zur Bewertung eines Unternehmens oder einer einzelnen Einrichtung bei. Stakeholder benötigen diese Informationen für ihre Entscheidungsfindung, daher ist eine genaue Momentaufnahme des Bestandswerts von entscheidender Bedeutung.

Für das Cashflow-Management ist es ebenfalls erforderlich, den Anfangs- und Endbestand zu kennen und zu wissen, was bestellt werden muss. Manager wissen dann, welche Ausgaben anfallen und wo das Geld ausgegeben werden sollte.

Betriebliche Vorteile

Natürlich ist Führung genauer Bestandsaufzeichnungen auch für den eigentlichen Geschäftsprozess unerlässlich. Genaue Bestandszahlen tragen dazu bei, Fehlmengen und damit unvermeidliche Verzögerungen in der Produktion und Lieferung zu vermeiden.

Genaue Bestandsaufzeichnungen optimieren auch das Lieferkettenmanagement. Durch die Kenntnis der aktuellen Bestandszahlen und Nachbestellpunkte können Manager den Warenfluss reibungslos aufrechterhalten und die Vorteile der JIT-Bestellung (Just-in-Time) nutzen.

Wenn der Lagerort mit den Bestandsaufzeichnungen verknüpft ist, lässt sich auch die Lagereffizienz steigern. „Alles hat seinen Platz und alles ist an seinem Platz“ ist sicherlich eine gute Maxime für eine effiziente Lagerverwaltung.

Da die Bestandsaufzeichnungen mit der Produktionssteuerung verknüpft sein müssen, kann ein Hersteller seine Produktionsplanung optimieren und sicherstellen, dass das fertige Produkt jederzeit pünktlich verfügbar ist.

Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit

Aus Kundensicht gibt es nichts Besseres als eine zuverlässige und pünktliche Auftragsabwicklung. Umgekehrt gibt es kaum etwas, was Kunden mehr verärgert als Lieferrückstände. Ein Unternehmen baut Kundenvertrauen und -treue auf, indem es Aufträge konsequent ausführt. Die Bestandskontrolle unterstützt die termingerechte Auftragsabwicklung, insbesondere wenn Kundenaufträge über E-Commerce-Websites erfasst werden.

Compliance und Qualitätskontrolle

Ein effizientes Bestandsverwaltungssystem hilft Ihnen, Branchenvorschriften und Qualitätskontrollanforderungen zu erfüllen. Für einige Produkte, insbesondere für verderbliche Waren, sollte ein Aufbewahrungsplan für Zutaten erstellt werden. Wenn der Lagerbestand sich seiner Verwendungsgrenze nähert, sollte das Bestandsverwaltungssystem gemäß den Nachbestellpunkten eine Nachbestellung auslösen.

Das Bestandsverwaltungssystem sollte auch eine Möglichkeit bieten, jedes Teil und jedes fertige Produkt zu verfolgen. Die Rückverfolgbarkeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn Produkte als fehlerhaft erkannt werden und zurückgerufen werden müssen.

Checkliste zur Sicherstellung und Pflege genauer Bestandsaufzeichnungen

Unabhängig davon, wie Sie Ihren Bestand verfolgen, ist es ratsam, eine Methode zur Gewährleistung der Bestandsintegrität zu haben. Hier finden Sie eine Checkliste mit Punkten, die Sie berücksichtigen sollten.

Standardisierte Verfahren festlegen

• Erstellen Sie klare Richtlinien für die Dateneingabe.
• Führen Sie einheitliche Namenskonventionen ein, damit identische Artikel korrekt gekennzeichnet werden.
• Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds, das an der Bestandsbuchhaltung und -prüfung beteiligt ist.
• Dokumentieren Sie alle Bestandsbewegungen, um die Genauigkeit sicherzustellen.

Regelmäßige Überprüfungsmethoden

• Legen Sie regelmäßige physische Bestandsaufnahmen fest und führen Sie diese durch.
• Führen Sie zyklische Inventurprogramme ein, um sicherzustellen, dass alles erfasst wird.
• Richten Sie einen Prozess für den Abgleich mit den Buchhaltungsunterlagen ein.
• Führen Sie Stichproben bei hochwertigen oder schnelllebigen Artikeln durch.

Mitarbeiterschulung und Verantwortlichkeit

• Die Mitarbeiter sollten umfassend in den Inventurverfahren geschult werden.
• Planen Sie regelmäßige Auffrischungsschulungen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
• Eine klare Verantwortlichkeit für die Genauigkeit ist für die Aufrechterhaltung der Rückverfolgbarkeit von entscheidender Bedeutung.
• Fördern Sie eine Kultur, die Wert auf Präzision und Genauigkeit legt.

Implementierung von Qualitätskontrollmaßnahmen

• Dokumentierte Datenvalidierungsprozesse.
• Zweistufige Überprüfung kritischer Einträge.
• Regelmäßige Audits der Bestandsdaten auf Basis von Abrechnungszeiträumen.
• Sofortige Korrektur festgestellter Fehler.

Optimierung der Lagerorganisation

• Verwenden Sie logische Lagerorte, um identische Artikel zusammen aufzubewahren.
• Klare Beschriftungssysteme stellen sicher, dass jeder Artikel ordnungsgemäß katalogisiert ist.
• Organisieren Sie die Wareneingangs- und Versandbereiche, damit Unordnung den Betrieb nicht behindert.
• Implementieren Sie die 5S-Methodik (sortieren, ordnen, reinigen, standardisieren, aufrechterhalten).

Tipps zur Erhöhung der Bestandsgenauigkeit

Die Erstellung einer Checkliste ist nur der erste Schritt zur Erhöhung der Bestandsgenauigkeit. Setzen Sie diese zusätzlichen Ideen um.

Nutzen Sie Technologien zur Datenerfassung, darunter Barcode-Scansysteme und RFID-Technologie für die automatische Dateneingabe und -verfolgung. Durch den Zugriff auf Ihre Bestandsverwaltungssysteme über Apps auf Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets haben Ihre Mitarbeiter in Echtzeit Zugriff auf elektronische Aufzeichnungen und sofortige Bestandsaktualisierungen.

Optimieren Sie die Bestandsabläufe durch Vereinfachung der Wareneingangsverfahren. Setzen Sie strukturierte, sogar automatisierte Kommissionierungsverfahren ein, um Rohmaterial in die Fertigung und fertige Produkte zum Versand zu bringen. Standardisierte Versandprotokolle und ein effizienter Retourenmanagementprozess optimieren nicht nur die Bestandskontrolle, sondern verbessern sie auch.

Konzentrieren Sie sich mithilfe eines ABC-Analysesystems zur Priorisierung auf kritische Bestandsartikel. Planen Sie für hochwertige Artikel häufigere Bestandszählungen ein. Für Produkte, die anfällig für Fehlleistungen bei der Kommissionierung sind, müssen zusätzliche Validierungsschritte und -verfahren festgelegt werden. Einige Produkte oder Teile sind sehr empfindlich gegenüber unsachgemäßer Handhabung – entwickeln Sie Verfahren zu ihrem Schutz.

Beheben Sie die Ursachen von Diskrepanzen und kehren Sie Fehler nicht unter den Teppich. Finden Sie die Ursache aller Bestandsfehler mithilfe einer systematischen Untersuchung. Dokumentieren Sie häufige Probleme und entwickeln Sie vorbeugende Maßnahmen zu ihrer Beseitigung.

Wie Bestandsmanagementsoftware bei der Bestandsgenauigkeit und Rückverfolgbarkeit hilft

Die Implementierung eines effektiven und effizienten Bestandsmanagementsystems kann sich wie der Kampf gegen die legendäre Hydra aus der griechischen Mythologie anfühlen. Kaum ist ein Problem gelöst, tauchen schon zwei neue auf. In der Mythologie besiegte Herkules das Ungeheuer jedoch.

In Ihrem Lager rettet eine Bestandsmanagementsoftware den Tag. Sie sollten allerdings unbedingt darauf achten, ob das Bestandsverwaltungssystem in Ihr derzeit verwendete System integriert werden kann. Beispielsweise lassen sich Tabellenkalkulationen und andere Bestandsdatenbanken oft problemlos in das umfassendere System hochladen.

So vereinfacht Bestandsmanagementsoftware die Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit.

Zentralisierte Datenverwaltung in Echtzeit

Bestandsmanagementsoftware bietet Ihnen eine einzige Quelle für genaue Bestandsinformationen. Bei Verwendung in einer Cloud-basierten Konfiguration werden Aktualisierungen automatisch für alle verbundenen Systeme und Geräte verfügbar.

Mit nur ein oder zwei Klicks auf dem Bildschirm erhalten alle Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen, von der Geschäftsleitung bis zur Fertigung, Echtzeit-Einblick in die Lagerbestände. Wenn Sie Ihre Bestände an entfernten Standorten, beispielsweise in einer anderen Stadt oder Region, lagern, können diese problemlos integriert werden. So lassen sich Fehlmenge schnell und effizient vermeiden.

Automatisierungsfunktionen

Bei Verbindung mit Barcode-Scannern, RFID-Sensoren und ähnlichen Geräten werden die Dateneingabe und Bestandsvalidierung automatisiert, wodurch das Potenzial für menschliche Fehler reduziert wird. Durch die genaue Verfolgung der Lagerbestände erhalten Manager automatische Benachrichtigungen bei niedrigen Beständen.

Die planmäßige Nachbestellung von Beständen kann auf einer Reihe von Parametern basieren, um den Bestand auf einem optimalen Niveau zu halten. Automatisierung und Planung optimieren auch die zyklischen Inventurprozesse, wenn sie eingesetzt werden.

Erweiterte Tracking-Funktionen

Einige der erweiterten Tracking-Funktionen, die in ERP-Software und Bestandsmanagementsystemen zu finden sind, sind

• Los- und Seriennummernverfolgung, die für die Rückverfolgbarkeit erforderlich ist.
• Verwaltung von Verfallsdaten für verderbliche Zutaten.
• Umfassende Prüfpfade, die Sie Unstimmigkeiten und Fehler identifizieren lassen.
• Lückenlose Dokumentation der Produktkette vom Ursprung in der Lieferkette bis zum Verlassen des Versandlagers.

Berichterstellung und Analyse

Was früher Stunden oder sogar Tage dauerte, lässt sich heute nicht mehr ohne Weiteres auf Abruf erledigen. Dazu gehören einige oder alle der folgenden Berichts- und Analysedaten.

• Trendanalysen und Prognosen für genaue Vorlaufzeiten und Lieferpläne.
• Abweichungsberichte und Nachverfolgung von Unstimmigkeiten, um Schwund zu identifizieren und Abhilfemaßnahmen zu ermöglichen.
• Performance-Dashboards helfen dabei, Engpässe im Prozess zu identifizieren, die durch eine schlechte Bestandsverwaltung verursacht werden.

ERP-spezifische Vorteile für Hersteller

Die Verwendung einer Bestandsmanagementsoftware bietet Vorteile, die speziell für kleine und mittlere Fertigungsunternehmen gelten. Die Bestandsverwaltung ist direkt in die Produktionsplanung und Prozesssteuerung integriert.

In Verbindung mit der Integration der Stücklistenverwaltung können Produktionsleiter den Fertigungsprozess freigeben oder aufgrund der Nichtverfügbarkeit von Teilen oder Komponenten neu planen.

Sobald ein Produkt in den Prozess aufgenommen wurde, erhalten Manager und Leiter durch die Verfolgung von Arbeitsaufträgen in Echtzeit einen Überblick darüber, wo sich ein Produkt im Verarbeitungszyklus befindet und wohin es zur nächsten Arbeitsstation transportiert wird.

Kurz gesagt: In eine solide Fertigungs-ERP-Lösung eingebettete Bestandsverwaltungssysteme bringen Ordnung in das Chaos, das häufig im Fertigungsprozess herrscht.

Die wichtigsten Kernpunkte

1. Genaue Bestandsaufzeichnungen sind für die finanzielle Gesundheit und betriebliche Effizienz von KMU-Herstellern von grundlegender Bedeutung. Den Stakeholdern können gültige Zahlen für die Geschäftsjahresberichte vorgelegt werden.
2. Eine regelmäßige Überprüfung durch physische Zählungen und zyklische Inventuren ist für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität unerlässlich. Ein gewisses Maß an menschlicher Interaktion ist immer erforderlich. Diese kann jedoch durch MRP-Bestandsmodule unterstützt werden.
3. Standardisierte Verfahren und Mitarbeiterschulungen bilden die Grundlage für Bestandsgenauigkeit. Wie bei allen anderen Prozessen auch, tragen SOPs (Standard Operating Procedures) und angemessene Schulungen dazu bei, gute Ergebnisse zu erzielen.
4. Technologische Lösungen wie Barcode-Scanning und RFID verbessern die Genauigkeit der Datenerfassung erheblich. Durch die Eliminierung menschlicher Fehler bei der Dateneingabe wird eine hohe Genauigkeit erreicht.
5. Die Beseitigung der Ursachen von Diskrepanzen, nicht nur der Symptome, führt zu langfristigen Verbesserungen. Genau wie in der Medizin muss die Ursache für Bestandsprobleme gefunden, behandelt und beseitigt werden.
6. Bestandsmanagementsoftware bietet die erforderlichen Tools für eine umfassende Bestandskontrolle und Rückverfolgbarkeit. Vom Ursprungspunkt bis zum Kunden gewährleistet eine lückenlose Produktkette die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die sichere Verwendung der Produkte.

Häufig gestellte Fragen

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